公司协议管理办法模板

第一章总则第一条为了加强企业协议管理,建立和完善以事前防范为主、加强事中控制和事后补救为辅企业经营风险管理体系,维护企业正当权益,依据《中国协议法》、《中国企业法》等法律、法规、规章,结合企业生产经营实际,制订本措施。第二条本措施适适用于本企业及其分支机构在经营管理活动中经营性协议管理。第三条本措施所称协议是指本企业及各分支机构在与其她平等主体法人、自然人、其她组织之间在生产经营活动中签署设置、变更、终止民事权利义务关系协议、协议。劳务协议、集体劳动合相同相关身份关系协议,不适用本措施。第四条企业协议管理实施分级管理、统一授权、分工负责管理体制,并遵照以下标准:（一）依法管理;（二）过失追究;（三）企业利益最大化;（四）职权、授权与最终决定权相结合职责管理制;（五）部门、岗位各司其职与相互配合、效率优先相结合。第五条企业各部门及各分支机构须重视协议管理工作,配置兼职协议管理人员,做好协议评审、签署、推行、纠纷处理等各步骤管理工作,提升协议管理水平和质量,确保协议正当性、规范性、有效性和可操作性,规避企业经营风险,维护企业正当权益。第二章协议管理职责划分

第六条企业法定代表人对协议管理工作负有第一领导责任;企业分支机构对经企业或企业法定代表人授权签署协议负第一领导责任。第七条企业指定一名领导分管协议管理工作,负担协议管理工作第二领导责任。第八条企业法务部为企业协议归口管理部门,全方面负责企业协议管理工作,其关键职责是:（一）宣传、落实、实施国家相关协议和协议管理法律、法规;（二）制订企业协议管理措施,建立协议管理制度,负责协议日常管理工作并监督实施;（三）参与企业重大协议论证、谈判和签署工作,监督推行并进行立案管理;;（四）审查、修改以企业名义签订协议文本;（五）建立协议管理统计分析和工作汇报制度;定时、不定时检验监督协议实施情况,指导企业协议管理工作,纠正违反协议管理制度行为提出整改意见及奖惩提议;（六）办理企业《专题授权委托证实》和《法人授权委托书》及其审核工作;（七）配合企业各部门、各分支机构办理协议报批、公证、见证等事项;（八）处理对企业有重大影响协议纠纷案件,建立协议纠纷预警机制;;（九）对本企业协议管理人员和业务人员进行法律培训,并对她们协议管理工作进行业务指导;（十）建立协议专用章管理及使用制度;（十一）对协议管理档案进行检验;（十二）其她应该由法务部推行协议管理职责。第九条企业采购、工程、市场、财务、行政人事等部门应该依据本部门职责和企业法务部要求,对协议条款进行审核联签,形成联查机制,对协议相关质量、参数、技术指标等问题提出意见和提议,对协议推行及推行后结果进行监督和评价,并与法务部相互支持、配合,共同做好协议管理工作。第十条企业从事生产经营活动部门/分支机构,应该配置含有一定法律知识和经营管理知识兼职协议管理员。兼职协议管理员基础职责是:（一）负责本部门/分支机构协议日常管理工作;参与本部门/分支机构协议谈判和签署;（三）负责审查本部门/分支机构签署协议文本,预防出现内容不正当、表述不正确、条款不完备协议;（四）跟进协议推行情况,帮助协议承接人员做好协议相关调查论证工作,参与协议谈判、起草、签署,帮助办理协议变更、解除等事项以及协议纠纷案件;（五）督促协议经办人员保管好协议签订、推行、变更、解除等过程中产生多种文件,并立刻归档,做好本部门/分支机构协议管理台账,并将相关协议管理台账副本送交企业法务部留存。（六）向本部门/分支机构责任人提出相关协议管理意见和提议,汇总分析报送相关协议管理情况及统计资料。第十一条企业法定代表人依据本企业具体情况决定委托代理人及其代理事项和代理权限,发给专题委托代理人《专题授权委托书》,发给长久委托代理人《法人授权委托书》。长久委托代理人代理事项以委托代理人所在部门/单位职责界定,《法人授权委托书》中必需明确代理事项,专题委托代理人代理事项依据具体情况决定。长久委托代理人通常委托期限为一个季度,专题委托代理人通常一事一委托。第十二条《专题授权委托书》、《法人授权委托书》被授权人员,必需含有下列条件:（一）德行操守良好。能自觉遵守国家法律政策,遵守企业各项规章制度;（二）业务素质良好。业务熟练,能够完成本职员作,并以企业利益为重,择优签约,严格履约;（三）法律意识强。熟悉《企业法》、《协议法》等法律法规,掌握相关条款并能在工作中利用。第十三条委托代理人职责:（一）委托代理人在代理事项范围内负责谈判、签署协议,应竭尽所能维护企业利益,既不能违章越权,也不能消极推诿。（二）对需报请上级领导同意协议,办理相关手续,提出本人意见,并对本人意见负责。（三）对所签署协议全方面推行具体负责,发觉问题立刻上报、并设法处理。（四）负责整理本人所签协议一切资料,协议签署完成后应立刻将资料上交本部门协议管理人员。第十四条授权委托书应妥善保管,预防遗失。不得将其转借她人或作其用,不然给予收回,并追究对应责任。委托代理人工作变动时,应将授权委托书交回企业法务部。《法人授权委托书》每个季度审核一次,由企业法务部负责经办。报企业主管领导、总经理同意后,由企业法定代表人依据情况分别做出:维持授权范围、变更授权范围、撤销授权及收回法人授权委托证书等决定。《法人授权委托书》存根留存于法务部。第十五条经企业法定代表人书面同意,方可出具加盖协议专用章空白协议、业务介绍信和空白授权（委托）书。

第三章协议签订第一节协议签订前准备第十六条在协议签订前应该进行充足背景和风险分析,包含业务背景分析、协议对方当事人资信情况分析、双方推行能力分析、政策/法律风险分析等,必需时进行尽职调查并形成汇报。对于首次合作业务对象或新业务模式（包含新开发业务领域或新业务形式）,必需就前述分析结果形成可行性研究汇报。第十七条企业工程部、采购部、人事行政部、市场部、财务部等部门应该建立用户/供给商信用分析、评价和预警机制。第十八条对于首次进行合作业务对象,应该在协议签署前经过合适方法进行用户信用调查分析,包含:（一）要求对方必需提供证实材料。包含但不限于:1．营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户证实原件及复印件（复印件须加盖公章）;2．贷款卡;3．上一年度经审计财务报表及当月/季财务报表;4．股东组成及出资百分比;5．企业涉诉情况;6．属于国家限制经营业务,应该出具相关许可证书;7、企业法人身份证实。上述材料中所包含证照应该有年检统计。（二）对方提供资料不清楚、不完整或认为有必需,应该进行以下实地调查。包含但不限于:1．在对方当事人注册工商行政管理部门查阅其企业基础信息;2．聘用律师事务所、会计师事务所、专业调查企业等中介机构进行专题调查,并出具调查汇报。第十九条拟签署协议风险较大,应该要求对方提供有效担保。第二十条重大协议谈判应该有法务部人员或者外聘法律顾问参与。法务部人员或者外聘法律顾问不能现场参与谈判,协议经办部门应该立刻将谈判情况传输给法务部人员或者外聘法律顾问。法务部人员或者外聘法律顾问应该依据所了解情况立刻提出法律意见供协议经办部门参考。本措施所称重大协议是指企业收购和吞并、重大资产处理、合资合作及其它法律关系复杂或以企业名义对外签署标额在50万元以上,或者可能对企业及股东权益造成重大影响协议。第二十一条协议经办人员要妥善保管谈判过程中信函、传真、电子邮件、手机短信、电子聊天统计、图表等书面资料。在谈判过程中有不一样意见,应该立刻以书面形式回复对方,避免因缔约过失而负担经济责任。上述材料搜集后交由协议管理人员统一保管。

协议评审第二十二条协议签署前应该进行协议评审。经过招标方法签订协议,协议评审应该在招标文件发出前进行。第二十三条协议评审可经过会签方法或集体会审进行。（一）签署协议都要进行评审。（二）协议评审由协议经办部门组织财务部、法务部、监察部等综合管理部门、分管领导等对确定好协议文本进行审核,审核经过后,各相关单位/部门在《协议审核单》上签字认可。（三）重大协议评审,协议管理分管领导可依据情况召集各相关部门召开专题会议进行会审。第二十四条协议评审前,协议经办部门应向各相关评审部门提交可行性分析和协议草案。提交评审协议草案应该依据《协议法》相关要求含有协议生成必需条款。第二十五条协议评审关键点包含:业务可行性、协议严密性、可推行性、协议技术条款适宜性、内容正当性、权利义务对等性、风险评定及对策等。参与协议评审各相关部门应该根据各自管理职责对协议相关条款进行审核。法务部对协议正当性负责,并对权利义务对等性提出意见;协议经办部门应该对提交资料真实性、业务可行性及技术条款适宜性负责;财务部门应帮助协议经办部门核查对方银行资信,并对企业财务风险性负责;采购部门或其它含有采购职能业务部门应对供给商价格合理性负责。未经法务部评审经过协议,不得加盖企业公章或者协议专用章。第二十六条为确保协议评审立刻性和有效性,应该给法务部预留合理评审时间:通常协议评审时间为一个工作日以内;法律关系较复杂协议,评审时间不超出三个工作日;法律关系尤其复杂协议,评审时间不超出五个工作日。第二十七条协议经办部门应该依据协议评审意见修改协议文本,并将相关情况反馈给参与评审各相关部门。第二十八条为确保协议文本规范性,维护企业利益,法务部可依据本企业业务特点,结合企业所属分支机构、业务部门、项目部提供协议示范文本初稿,确定协议示范文本,作为企业对外签约推荐文本。协议文本中,对双方当事人权利、义务要求必需明确、具体,文字表示清楚、正确。协议文本内容应注意关键问题:（一）协议首部,注意写明供需双方全称（与印签相符）、签约日期、签约地点;（二）正文部分,注意产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等;技术参数、质量标准要明确具体;数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理秤差及自然损耗率等;运输方法及运费负责应具体明确;交（提）货期限、地点及验收方法应明确;价格以双方约定价格为准;付款方法、时间、违约责任约定应明确具体,有法定违约金须按要求填写清楚,法律未要求或要求不具体,应明确具体处理方法,违约责任须写清楚约定违约金数额、百分比及计算方法;纠纷处理方法选择应明确具体,没有歧义。（三）协议一律采取书面格式,国家要求采取标准协议文本则必需采取标准协议文本,相关修改协议文书、图表、传真件、电子邮件等均为协议组成部分。文字有修改内容,须双方签字或加盖公章确定。（四）协议编号企业协议签署部门在拟订协议文本时,要同时对协议进行编号,格式为:TYD/XX-XX-XX-XXXX.XX协议签订月份协议签订年份协议次序号协议类别代码签署部门缩写企业拼音缩写协议类别代码(举例):CG------采购协议XS-------销售协议GC------工程协议ZL-------租赁协议协议类别编码方法由经办部门提出提议后交法务部认可,一旦确定不得自行更改。协议次序号超出两位时按自然数次序添加位数。

第三节

协议签署第二十九条签署协议应该遵守国家法律、法规要求,坚持平等、自愿、公平、老实信用标准。第三十条除以下情况外,应该采取书面形式签订协议。（一）零星购置日常办公用低值易耗品等能立刻结清业务;（二）企业法定代表人授权不要签署书面协议,且不属于重大协议。第三十一条协议签署前,应该由经办部门按企业要求对协议进行编号,并由法务部核定。使用对方协议编号,在协议签署后,应该由法务部按内部格式重新给予编号。第三十二条对外签署协议,应该以企业法人名义进行。职能部门不得以自己名义对外签署协议;因生产经营需要,需以分支机构名义对外签署协议,须报企业法务部同意,并事先取得企业法定代表人授权。第三十三条对外签署协议,应该由法定代表人或其委托代理人进行。委托代理人签署协议,应该由法定代表人签发《法定代表人授权委托书》,并在委托书中明确委托代理权限和期限以及是否可转委托等事项,加盖企业公章。委托代理人代表企业签署协议,须在授权范围及期限内行使代理权,严禁越权代理。第三十四条采取信件、数据电文等形式签订协议,应该以书面确定书作为协议成立条件。以传真方法签署协议,应该在条款中明确传真件与原件含有相同法律效力。协议末页应该载有相关条款或“此页无正文”说明。第三十五条协议文本确定完成,经相关部门和同意人在《协议审核单》上签字确定后,协议能够正式签署。由委托代理人在正式协议文本上签字并加盖协议专用章后,协议生效。签署协议应该使用协议专用章,除特殊情况外,不得使用行政公章或以其她印章替换。协议文本两页以上,应该加盖骑缝章。第三十六条协议原件我方保留两份或两份以上,协议经办部门应该向财务部门和法务部提交协议原件。保密协议按摄影关部门需实施事项,分别摘抄报送相关部门。

第四章协议推行

第三十七条协议推行包含多个部门,应该由协议经办部门牵头,各部门亲密配合。第三十八条协议生效后,应该全方面推行协议。假如出现推行不能情形,应该立刻采取补救方法,降低损失或与对方协商变更或解除协议。第三十九条对协议推行过程中发觉问题,协议经办部门和承接人员应立刻处理:（一）发觉协议内容存在缺点,无法操作,应立刻汇报主管领导和法务部;（二）发生协议收款或付款延迟,应该在应收或应付期限届满后七日内通知主管领导、财务部门和法务部,并说明理由和拟采取方法;（三）履约条件发生改变,可能发生不能推行或不能全方面推行协议情形,应该立刻与对方进行协商,采取补救方法,并将相关情况汇报主管领导和法务部;（四）发觉协议相对方有其她不推行或不完全推行协议行为,协议经办人员除督促对方继续推行外,应该立刻将对方不推行或不完全推行协议情况立刻报主管领导和法务部。（五）主管领导和法务部接到汇报后,应该认真分析,提出应对方法。第四十条在协议推行过程中,协议经办部门和协议经办人有证据证实对方当事人有下列情况之一,应该立刻运使用方法律、法规所给予抗辩权维护企业正当权益,并书面上报主管领导和法务部:经营情况严重恶化;即使还未违约,但资信情况急剧恶化;有转移财产、抽逃资金,逃避债务等行为;（四）丧失商业信誉;（五）有丧失或可能丧失推行债务能力其她情形。第四十一条遇不可抗力影响协议推行时,应该立刻以书面形式通知对方,并注意保留相关证据;在对方提出因不可抗力影响其推行时,应该立刻要求其提交有效证实文件。类似不能推行或不能完全推行书面通知应经法务部审查后才能发出,不然由发出人员负担所以给企业造成经济损失。第四十二条对担保协议或含有担保条款协议,协议经办人员要全程跟踪,立刻检验该协议推行情况,尤其是对担保期限、担保方法要高度重视,发觉问题立刻汇报主管领导和法务部。当协议不能推行时,注意签署《终止协议》。第四十三条在常年协议尤其是常年销售、采购协议推行过程中,协议经办人员及财务人员应最少每个会计年度与合作对方对帐一次,并经双方签字、盖章,确定债权债务。协议推行过程中对方发生合并、分立、改制或其她重大事项以及本单位或对方协议经办人员发生变动时,应该立刻对帐,确定协议效力及双方债权债务。第四十四条企业各部门/分支机构协议经办人员与企业终止劳动关系或因其她原因发生变更,协议经办部门/分支机构应该立刻指定协议经办人员,并在情况发生后一周内书面通知对方和该协议其她关系人。第四十五条法务部可随时检验协议推行情况,发觉问题立刻提出处理意见。第四十六条协议推行完成,协议经办人员要写出协议推行汇报,连同全部书面材料形成卷宗后,根据档案管理要求进行归档。协议推行完成标准,应以协议条款或法律要求为准。协议条款或法律没有要求,通常以物资交清,工程完工、验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第四十七条协议经办部门/分支机构应依据以下标准妥善处理来往函电:（一）为推行协议发给或回复对方函电内容应局限于对履约通知和提醒对方履行义务,未经授权任何承接部门和经办人员均无权作出有违协议行为;（二）对对方发来函电内容、落款对象及其身份、地址和时间应仔细分析,发觉异常立刻汇报;（三）来往函电及其封皮、邮戳应妥善保留。协议变更、转让和解除第四十八条协议签署后确需变更,应该立刻以书面形式通知对方当事人并进行协商,双方形成一致意见后,正式签署变更协议书面协议。变更协议协议在未同意之前,原协议仍有效,应继续推行。特殊情况经双方一致同意例外。本措施所称协议变更包含对协议内容补充和修改。第四十九条对协议变更评审,应由业务主管部门组织。在评审前,协议经办部门/分支机构应提交协议变更原因和变更情况书面文件。第五十条协议转让应该依法进行,并经过法务部办理相关手续。转让协议权利,应立刻通知对方当事人。转让协议义务或将协议权利、义务同时转让,应该经对方当事人同意。第五十一条设有担保条款协议进行变更和转让,应该取得担保人同意。担保人可单独出具同意变更或转让书面文件,或在变更或转让协议上签章。第五十二条经协商一致决定解除协议,应签署解除协议书面协议,解除协议协议在未同意之前,原协议仍有效,应继续推行。但特殊情况经双方一致作出书面同意例外。第五十三条依据协议约定或法律要求解除协议,应以书面形式通知对方当事人。对方当事人提出解除协议,应从维护企业正当权益出发,从严控制,并审查其理由是否符正当律要求或协议约定。如有异议,应以书面形式提出。必需时可依法提请人民法院或仲裁机构给予确定,确保企业正当权益得到保障。第五十四条对协议转让、解除评审由业务部门组织。在评审前,协议经办部门应提交协议转让、解除原因和协议转让、解除后果书面文件。协议变更、解除应按以下程序办理:（一）变更或解除协议必需依据协议签订程序实施,经相关单位会审协议,在达成变更、解除协议前,应由签署单位组织原协议参与谈判单位重新会审;（二）经上级主管机关见证或工商行政管理机关等鉴证协议,在达成变更、解除协议后,应报原机关立案;（三）经公证机关公证协议,在达成变更、解除协议后,必需报公证机关重新公证,才含有法律效力。第五十五条因协议对方当事人提出变更、解除协议而造成经济损失,除法律要求免负责任以外,均应负担对应责任,并在变更、解除协议协议书中明确要求。

协议纠纷处理

第五十六条在协议推行过程中对方当事人有违约行为,协议经办部门应该立刻发出督促其推行协议、负担违约责任函件,同时报送业务部门和法务部,并取得对方当事人签认。第五十七条对方当事人明确表示不继续推行协议或经过督促对方当事人仍然不推行协议义务,协议纠纷由协议经办部门负责处理,其她各相关部门要主动配合纠纷处理工作。委托代理人对纠纷处理应负责到底。协议纠纷提出,应在法律要求时效内进行。第五十八条处理协议纠纷标准坚持以事实为依据、以法律和协议约定为准绳;以双方协商处理为基础措施。纠纷发生后,应立刻与对方当事人友好协商,在既维护本企业正当权益,又不侵犯对方正当权益基础上,互谅互让,达成协议,处理纠纷;因对方责任引发纠纷,应坚持标准,保障我方正当权益不受侵犯。因我方责任引发纠纷,应尊重对方正当权益,并尽可能采取补救方法,降低我方损失。因双方责任引发纠纷,应实事求是,分清双方各自应该负担责任,合情合理正当处理。第五十九条法务部统一办理协议纠纷案件登记、审查。凡由企业法务部负责处理协议纠纷,相关单位/部门必需主动提供下列证据材料（原件或影印件）（一）协议文本（包含变更、解除协议协议）,以及与协议相关附件、文书、电传、图表、电子邮件等;（二）送货、提货、托运、验收、发票等相关凭证;（三）货款支付、收据凭证,相关财务账目;（四）产品质量标准、封样、样品或判定汇报;（五）相关违约证据材料;（六）其她与处理纠纷相关材料。第六十条对于经双方协商达成一致意见协议纠纷,应签署书面补充协议,由双方法定代表人或授权委托人签字并加盖印章。协议经办部门/分支机构协议经办人员对已经签署处理协议纠纷协议书、上级主管机关或仲裁机关调解书、仲裁书,在正式生效后,妥善保留。对于对方当事人在要求期限届满时没有实施上述文书中相关要求,委托代理人应立刻向主管领导和企业法务部汇报。第六十一条对方当事人逾期不推行已经发生法律效力调解书、仲裁决定书或判决书,由各责任单位/部门配合企业法务部立刻向有管辖权人民法院申请实施。在向人民法院提交申请实施书之前,协议经办单位应认真核查对方财产情况,发觉对方有隐匿、转移财产行为应立刻向企业法务部汇报。实施中若达成和解协议,应签署协议书并按协议书要求办理。第六十二条各单位/部门责任人应该在离任前将其任期内协议纠纷处理完成。因故不能处理完成,应该将纠纷情况向继任者作出说明,并在其离任后继续帮助处理。新任责任人对前任遗留协议纠纷应该立刻处理,避免发生或扩大损失。

第七章协议专用章管理

第六十三条协议专用章根据企业《印章管理制度》要求刻制、保管和使用。第六十四条由企业法定代表人指定协议专用章保管人。协议专用章保管人须妥善保管专用章,确保印章安全;并应如实对协议专用章使用情况进行登记,建立台帐。第六十五条协议专用章发生毁损、遗失,应该立刻汇报总经理和法务部,说明原因,并根据企业《印章管理制度》要求办理报废和重新制发手续。协议专用章发生遗失,应该立刻经过有效方法通知全部业务往来单位并立刻在相关媒体发表遗失申明,避免因印章遗失造成损失。第六十六条协议专用章仅用于协议签署,不得在与协议无关文件上盖章,不得在空白协议书或空白用纸上盖章,不得出借。加盖印章前必需提供协议已经根据要求经过评审《协议审核单》。第六十七条法务部应该立刻了解协议专用章使用情况,并将此作为协议监督检验关键内容。

第八章协议及协议基础资料和档案管理

第六十八条协议及协议基础资料作为企业对外经济活动关键法律依据和企业内部关键资料,应该妥善保管。企业应该建立健全协议及协议基础资料档案管理制度,明确协议档案管理部门。第六十九条协议包含协议文本及相关附件、图表等。协议基础资料包含协议评审资料、正式协议文本、协议推行过程中形成文件资料、协议推行汇报等。根据生成时间可将协议基础资料分为四个部分:（一）协议签署前产生相关资料;（二）正式协议文本;（三）协议签署后至协议推行完成前产生相关资料;（四）协议纠纷发生后产生相关资料。第七十条协议及协议基础资料生成后,原件必需立刻进行编号、登记、立卷、归档保留。日常管理工作中应该使用协议及协议基础资料复印件,需要使用协议及协议基础资料原件,应该建立严格审批、归还制度。第七十一条严禁涂改、毁损协议及协议基础资料。第七十二条协议推行完成或纠纷处理完成后,协议经办部门应该配正当务部立刻将协议档案根据企业档案管理要求,移交协议档案管理部门集中管理。第七十三条协议档案借用、查阅要推行借阅手续。借阅者须珍惜档案,不得涂改、抽拆,不得私自转借。第七十四条协议档案保管期限最低不得低于五年。协议推行未发生纠纷,资料保管期限从协议全部推行完成之日起算;发生纠纷,资料保管期限从纠纷处理完成之日起算。标额一百万元以上重大协议、工程协议档案保管期不得低于十年。第七十五条协议档案不得私自销毁。对于超出保管年限又确无保留价值协议档案应该根据档案管理相关要求进行销毁。

第九章协议监督检验

第七十六条