审计案例!机关食堂的秘密【会计实务经验之谈】

从业二十年的老会计经验之谈，如果觉得有帮助请您打赏支持，谢谢!审计案例!机关食堂的秘密【会计实务经验之谈】自中央出台八项规定以来,一些明目张胆的公款吃喝、公款送请大幅减少,但这些现象并未得到根除,只是形式越来越隐蔽.2015年,西塞县审计局在对C局局长任期经济责任审计项目中,审计人员精心梳理,认真分析,挖出一起利用机关自办食堂违规使用公款的案件线索.

寻常报销露疑点

根据分工,审计组成员闫丽负责机关经费账簿审计工作,她在翻阅2013年经费账户凭证时发现,7月份食堂材料费补助费中,职工1至6月份就餐按月22天、每人10元补助的标准,列表报销12.8万元.后面紧接着以打报告形式报销1至6月份食堂材料费7.9万元,其中:按科室就餐桌数报销加工费0.8万元,报销桌餐材料费7.1万元.但是,既然是报销材料费和加工费,为何没有出现食堂承包费或者食堂雇佣人员工资的项目呢?闫丽继续仔细翻阅2013年报销食堂材料费的情况.她很快发现,9月、10月和12月各有一笔报销食堂材料费补助费,经统计,2013年全年列表报销人员就餐补助19.5万元、科室桌餐材料费20.2万元、桌餐加工费2.4万元以及就餐不足补助3万元,累计报销食堂材料费补助费45.1万元,这些食堂材料费补助费报销的资金全部转入经费账户的备用金中.

另外,从人员就餐情况来看,账面是按照全员列支食堂材料费补助费的,那实际就餐人数又是什么情况呢?

闫丽立即找陶会计了解情况.

“每天大约有多少人在食堂就餐呢?”闫丽问道.她找出凭证,翻出工资发放表,查看人员数,试图通过工资表中人员数来推算每月食堂材料费补助费金额的大概情况.

“平均每天50人左右.局里是按每人10元标准,跟县政府规定一样,所以有人员补助报销.”陶会计小心翼翼地回答.

“按50人平均每月22天计算,每月也只有1.1万元左右,半年基本上有6.6万元,这可比凭证上反映的金额要小得多啊.”闫丽翻出凭证,指给陶会计看.

“物价上涨,食堂材料费高,多出来的金额是按全员人数补助,用以弥补物价差异,这样才能收支平衡.”陶会计回答道.

陶会计的回答听上去似乎很有道理,从目前的市场价格来看,当前早中餐补助10元的标准的确低了.

“那食堂是如何运作的呢?”闫丽又问道.

“日常有事务长安排职工轮流管理食堂材料采购,确保原材料干净卫生,防止发生意外.”陶会计回答道.

“哦,那采取的是发包方式,还是雇佣人员支付工资方式呢?”闫丽接着追问.

“这个我就不清楚了.我只负责单位出纳,关于食堂的详细情况,您得问办公室刘主任.”陶会计答道.

“可是,为什么每次食堂材料费补助费报销都是通过备用金账户,而不是直接转账呢?”闫丽转换话题追问.

“食堂没有开设银行账户,平时都是从菜市场的小摊小贩那里买菜,他们没有正式发票.办公室刘主任从现金账户中借支资金,一段时间后再来列人员表报销,报账后从备用金中提取账款归还现金账户.”陶会计解释道.

在约谈陶会计后的第三天,刘主任走进了审计组驻点办公室.

“不好意思啊,闫科长,最近事情比较多,没来得及到你们审计组来.你们看啊,局每月按人均10元补助给食堂,就列张人员表做报销,有经办人员签字,有领导签批.”刘主任开门见山道.

“中央八项规定出台后,一些必要的公务接待,在外面饭店的话影响比较大,所以都安排在食堂,分科室接待.这样就减少在外招待费,节约政府资金.”刘主任解释道.

“请问,食堂工作人员是按聘用人员支付工资吗?还是将食堂承包给别人呢?”闫丽直奔主题地问道.

“承包给别人的,我们派人监督管理卫生情况.”刘主任答道.

“那你们的承包费是如何解决的呢?”闫丽抛出心中的疑惑.

“我们承包给正规的诗丽餐饮公司,这有利于机关食堂的安全卫生.”刘主任似乎有意规避承包费问题回答道.

“哦,那承包费如何支付的呢?”闫丽直截了当地追问.

“账上有,闫科长.”刘主任回答道.”您看,现在下班时间早过了,今晚就朱局长特意交代,邀请审计组吃个工作餐.”他转移了话题.

“既然这样,食堂一定有账,对吧?因为我在机关经费账簿中没有看到支付诗丽餐饮公司承包费.”闫丽没有接他的话茬儿.

“闫科长,下班时间早过了,我们先不谈工作,先去食堂看看,明天专程给您汇报食堂的情况.”刘主任热情地对闫丽说.

收据存根无踪影

在随后的几天,尽管C局人员通过各种方式试图阻止审计组查阅食堂账簿,但在闫丽的坚持下,刘主任最终还是提供了食堂的账簿资料.

在翻阅凭证的过程中,细心的闫丽发现,凭证中的确有用收据报销的,数额不大,还有零头.她心想,有些单位管理较为松散,机关食堂也许是为了少交税,才这么做的吧.

在随后的检查中,闫丽注意到每个月中都有两至三笔金额较大的报销食堂材料费补助费的收据,且没有附菜单明细.

她立即找来食堂事务长了解情况.”您看,这个月还有一张报销食堂材料费的收据,具体内容是什么呢?”

“以前我们一直都把三单明细附在后面,后来市局来人检查说,招待什么人,吃哪些菜都能看到,这样不太好.叫我们不要附三单明细,所以后来报销都没附.”事务长说.

“但是,为什么每个月都有小额的收据报销呢?”闫丽又追问了一句.

“噢,那是单位职工的加班工作餐!金额都不大.我们工作餐可是控制得非常严格的!”事务长故作轻松地回答.

“那么,你们用完的三联收据存根呢?”

“这个我不清楚,是办公室刘主任经手的.”事务长迟疑了一下道.

闫丽心里一惊,事务长竟然不知道使用收据报销的情况,问题又指向了办公室刘主任.

峰回路转疑无路

通常情况下,如果食堂是单独核算的话,应该直接转账,而不应通过备用金支付,少见有用开收据报销的方法.刘主任不提供收据存根,是不是刻意回避收据存根呢?有没有其他方法进一步追查到收据存根呢?闫丽心里暗自转忖.

闫丽重新审核报销的食堂材料费收据,这是普通常见的三联收据,没有特别之处,盖的是C局服务部的公章.她立即找来C局人员花名册,得知服务部的负责人是李文忠,看来有必要约谈服务部李主任了.

服务部李主任很快被请到审计组,闫丽和同事出示审计通知书后,请他介绍服务部的管理情况.

“服务部成立就是为了搞机关职工食堂,别的什么都没搞.”李主任人高马大,声音洪亮,说话直爽.

“那服务部用收据报销食堂材料费是怎么回事?”闫丽一边直截了当地问,一边从凭证中找出一张报销食堂材料费的收据,指给李主任看.

“这我不知道.”李主任看了看收据说.

“李主任,你既然不知道这件事,为什么这些收据都盖有服务部的公章?这些收据用完之后的存根在哪儿?”闫丽追问道.

“噢,那是办公室刘主任搞的,具体搞的是什么我也不知道,我这儿也没有收据存根.”李主任毫不遮掩地说.

收据存根又指向刘主任,线索再次回转到他身上.

闫丽着手从这些凭证中分析报销人员情况,很快有了新发现.小额带有尾数有清单明细的报销凭证基本上可以确定是食堂工作人员杨年华开具并签名的,而那些金额较整较大没有清单附件的报销凭证,除了涉及刘主任之外,还有苏某、马某和张某.

苏某、马某和张某很快被请到审计组办公室.通过审计约谈,闫丽所得到的信息均指向刘主任,三人的回答很一致,都是刘主任要求他们签的字,对于具体内容是什么、钱用到哪儿并不知情.看来很有必要再次会会这位刘主任.

“对不起,闫科长.最近好忙,让你们久等了!”刘主任推开门,还是同样的理由.

“你们讲的收据报销情况是这样的,2007年单位成立服务部,后来实际上没运行.2009年搞职工食堂的时候,就用这个服务部的公章.当时领不到正式的票据,所以就从市场上买来几本.因为不是正式的票据,所以用完之后就没有保留,现在也找不到了.”刘主任解释说.

“跟你们讲实话,单位搞职工食堂,主要是方便职工就餐,还有一部分是职工加班用餐,另外一部分是接待上级和兄弟单位.现在不是在控制公款消费嘛!有些必要的招待又必须开支,就改在食堂就餐,通过食堂材料费在账面上报销,这样就减少机关经费账簿中的招待费数额.以前也附有三单明细,后来市局来检查财务情况时,要求我们不要附三单明细,比如就餐人员,吃了哪些菜,喝了什么酒等.”刘主任滔滔不绝地说,闫丽很难插上话.

“那用食堂材料费从食堂账簿上报销出来后的这部分资金又如何使用的呢?”闫丽最关注的是资金去向,问道.

“噢,给了食堂杨年华,食堂要买菜买米买油啊!”刘主任回答.

闫丽陷入沉思中,如果真如刘主任所说的这样,也比较符合基层单位的一些做法,C局和他的下属单位——服务部每年的招待费在账面上反映的确不多,看来收据问题最多是使用不规范票据报销问题.对收据存根的追查似乎显得并不那么重要,但对于刘主任这种看似”天衣无缝”的回答,闫丽心里总有疑问萦绕.

紧盯疑点再追查

既然是食堂材料费报销,为什么经办人又不是杨年华一个人?在收据使用方面,小金额的食堂材料费报销都是杨年华开具的,而相对金额较大的食堂材料费报销又为什么由另外的人开具呢?而且这些金额较大的收据开具笔迹一致,应该为同一人开具的,但开具收据时并未签名,是否有意规避而为之呢?那么这个开具收据的”隐形人”又是谁呢?又有哪些细节被疏忽了呢?闫丽在心里问自己,埋头在报销凭证中仔细地寻找”隐形人”的蛛丝马迹.

通过凭证中的笔迹分析和判断,财务科的韩副科长进入闫丽的视线,这清秀有力的字体和收据上的笔迹一模一样,这个”隐形人”应该就是她.

闫丽心里一亮,既然是这位韩副科长开具的收据,那么她一定知道报销收据的具体情况.

窗外,华灯初上,三两个职工陆续走出了C局的大门,灰黄的灯光拉长了行人的身影.闫丽抬起头,准备下班,这时手机又响了起来,是某同学的来电,闫丽已经习惯这种关键时刻来说情的电话,婉言拒绝了.

第二天,韩副科长被请到审计现场,闫丽拿出开具食堂材料费报销的收据和其他报销的单据请她过目.

“这些食堂材料费收据是您开具的吗?”闫丽问.

“是我开的,当时是刘主任叫我开的.”韩副科长在证据面前不假思索地回答.

“您可知道报销这些收据的资金用在了哪里?还有这些收据的存根呢?”闫丽问.

“不知道,当时刘主任吩咐开具的,但我不知道用这些收据报销的来由,所以我开收据时都没签名,具体情况你问问刘主任.”韩副科长回答.很显然,收据存根线索又一次回到刘主任身上.

既然刘主任所说资金从食堂账簿中报销出来后都给了杨年华,应该立即约谈食堂的杨年华.

C局食堂位于该局机关大楼六楼,推开食堂的大门,偌大的空间里一排排简易蓝黄色就餐桌椅,分色排列有序,显得简朴整洁而又空旷,目测最多也就容纳50人就餐.墙壁四周挂满了警语.

“请问这是您报销的食堂材料费吗?”闫丽拿出杨年华的签字报销食堂材料费凭证问.

“是的,有我的签字.”身材矮瘦的杨年华肯定地回答.

“这是您报销的食堂材料费吗?”闫丽又翻出收据中不是杨年华签字食堂材料费收据问道.

“我报销的都是我开的收据,也有签字,这不是我开的,也不是我报销的.”杨年华仔细看了一下闫丽手中的凭证说.

“那,这些报销食堂材料费的资金,都给您了吗?”闫丽追问了一句,这是她最想知道的.

“没有,有我签字的我就能拿到钱,没有我签字的拿不到钱.”杨年华非常肯定地说.

闫丽心里一惊,这么说,只有杨年华签字报销的食堂材料费才是真实的食堂材料费,那么,其他人报销的机关食堂材料费又是什么?这些以机关食堂材料费名义报销出来的资金又去哪儿了?

关联分析现真容

闫丽加紧对C局2014年度食堂财务的核查,同时重新梳理分析食堂账簿2013和2014年收入整体情况,2013年食堂账簿反映拨入经费54万元,其他收入45.1万元;2014年食堂账簿反映拨入经费69万元,其他收入37.6万元.通过对比机关经费账户中伙食费报销情况发现,食堂账簿中的其他收入科目45.1万元和37.6万元刚好与机关经费账户中列支的食堂材料费补助费总额相同.那么拨入经费又会是什么呢?会不会与食堂账簿中的报销有关呢?

经统计,两年内机关食堂账簿中没有签名收据报销金额正好与财政拨入经费总额相同,这是巧合吗?还是专门为套取资金开具的收据呢?闫丽回想起来,2013年机关经费账簿中9月份有一笔资金拨入备用金,而拨入备用金的金额刚好就是54万元,会不会就是为了报销虚假伙食费而专门转入备用金的呢?

进一步分析,食堂资金收支均通过机关经费账簿中备用金科目,C局机关经费户的备用金余额为100多万元,大大超过一般预算单位的限额.显然,正是这超额备用金存在,C局有了可乘之机,在食堂账簿中以虚列食堂材料费补助费名义大肆报销,且相关人员拒不提供套取资金的使用去向.

审计组经过讨论,决定将C局机关食堂账簿中用收据套取资金,且一直未提供资金使用去向,涉嫌违规违纪的案件线索,向相关部门移送.

经进一步核实,在C局某局长任期3年内,在食堂账簿中通过拨入经费科目转入预算资金,用三联收据在食堂账簿套取资金,累计发放职工福利费87.2万元,公款送请费用97.3万元.

审计人员由普通的收据入账开始,顺藤摸瓜,步步推进,最终揭开了C局隐藏在机关食堂中的秘密,揭露了该局利用自办机关食堂,通过列支人员补助表和打报告形式,在机关经费账户中报销接待费,更为恶劣的是,还存在通过机关经费账户备用金科目,把预算资金转入食堂账