项目群管理指南

1GB/T—2021/ISO21503:2017项目群管理指南本文件给出项目群管理的指导性内容，提供有关术语、定义、概念、先决条件和实践的高层描述，以及在项目群管理良好实践中的角色和责任分配，但不提供过程、方法，以及工具指南。本标准适用于任何公共和私人组织的任意规模和复杂程度的项目群。2术语和定义下列术语和定义适用于本文件。2.1项目群programme为达到战略和经营目标并实现盈利而将相互关联的项目群组件（2.3）协调管理的临时结构。2.2项目群管理programmemanagement协调各项活动，指导相关的项目群组件以完成项目群目标并且实现盈利。2.3项目群组件programmecomponent项目、项目群（2.1）或其他相关工作。2.4项目群收益programmebenifit为完成战略和经营目标，通过协调管理相关项目群组件而得到的可评估结果。3项目群与项目群管理概念3.1概述本条描述了项目群与项目群管理的概念，指导高层管理人员如何将项目群管理纳入组织中。3.2项目群概念3.2.1概述本节描述了项目群的特性、目的、建立、一致性、结构以及利益相关方。3.2.2项目群特性项目群可能是战略性的、变革性的或经营性的，具备以下特性中的一项或多项：a)项目群由具有相互依存和相互关联的项目群组件组成；b)项目群为利益相关方提供收益并且帮助实现战略或经营目标；2GB/T—2021/ISO21503:2017c)项目群具有复杂性和不确定性，需要加以管理来尽可能减少复杂性和不确定性。项目群的复杂性和不确定性包括但不限于以下几个方面：a)不明确或不确定的目标；b)环境以及其他外部因素；c)社会、政治、经济、可持续性以及法律等方面的动态；d)技术方面；e)制约，例如时间、成本、质量；f)项目群组件之间的依赖及整合；g)后勤问题；h)不同利益相关方的观点和期望。3.2.3项目群目的项目群目标是实现与组织的略和经营目标相一致的收益，而该收益是通过单独管理项目群组件是无法实现的。项目群还可以提高效率，减少威胁，或者实现机会。3.2.4项目群建立当在组织中建立项目群时，应考虑的活动包括但不限于以下几个方面：a)开发一种跨多个项目群组件使用的通用方法；b)管理利益相关方的观点和利益；c)沟通项目群的内部与外部；d)加快收益实现，尤其是计划中的前期收益；e)优化跨项目群组件的资源使用；f)优化成本、进度和质量；g)管理项目群风险；h)指导和调整项目群组件；i)支持定义项目群目标的商业理由；j)确定将各单独项目群组件以项目群的形式协调管理而得到的收益；k)与一项或多项战略和运营目标保持一致。当在组织中建立项目群时，风险和不确定性是需要关注的问题。需考虑的事项包括但不限于以下几个方面：a)与要实现的项目群目标相关联的复杂性程度；b)与要实现的项目群目标以及潜在变更相关联的风险等级和不确定性程度；c)需要的组织变革的程度；d)关于所需资源的风险程度和不确定性；e)与横跨一个或多个地理区域相关联的复杂性程度。3.2.5项目群一致性项目群可能建立在一个单独的组织中，或横跨多个组织，或在一个项目和项目组合中。为实现对其他组件、组织或其他经营职能的收益，项目群需要与管理框架保持一致。项目群一致性的例子如图1所示。3GB/T—2021/ISO21503:2017图1组织内项目群一致性示例3.2.6项目群结构一个项目群应当由至少两个项目群组件组成。项目群结构的设计应反映以下几个方面：所需的结果和产出、产品的性质和复杂性、所需组件的类型、执行项目群的组织特性等。图2给出了一个示例，该项目群结构包括了例如多个项目、一个项目群以及其他相关工作。注：其他相关工作可能包括由职能和运营部门执行的支持项目群和其组件的活动。图2项目群结构示例3.2.7项目群利益相关方项目群利益相关方可能：a)受项目群以及项目群的结果或目标所影响；4GB/T—2021/ISO21503:2017b)影响项目群以及项目群的结果或目标；c)对项目群以及项目群的结果或目标有期望。项目群利益相关方包括但不限于以下几种：a)发起人；b)企业主；c)项目群团队；d)内部和外部合作伙伴和组织；e)核心职能团队；f)支持团队；g)项目群管理办公室；h)用户。3.3项目群管理概念3.3.1概述本节规定了项目群管理、项目群管理的目的和项目群管理生命周期。3.3.2项目群管理项目群管理应提供一种一致的方法，可能包括但不限于以下几个方面：a)建立项目群组织结构；b)开发并实施项目群管理计划；c)引导并使项目群组件保持一致性；d)管理项目群，实现目标并且得到收益；e)管理利益相关方参与度；f)管理项目群风险和问题；g)管理项目群组件绩效的整合；h)管理沟通；i)管理范围、成本、进度、资源以及质量；j)管理跨项目群组件的资源。项目群管理可能会得到两种类型的收益：a)通过将项目群组件进行协调管理而得到的内部项目群收益；b)帮助实现战略或经营目标的外部项目群收益。在项目群生命周期中或项目群关闭后都有可能实现有形或无形的收益，应尽早对项目群进行组织和计划。3.3.3项目群管理目的项目群管理的目的应当为以下几个方面提供一种一致的方法：a)在项目群背景下包容复杂性和不确定性；b)实现对项目群组件的投资；c)与组织战略和风险容忍相一致；d)优化组织能力；e)从投资中获益；f)识别和管理利益相关方的兴趣。5GB/T—2021/ISO21503:20173.3.4项目群生命周期项目群生命周期开始于启动项目群决议达成之时或公认的项目群开始日期。项目群生命周期止于终止项目群的决议达成之时或公认的项目群关闭日期。项目群的结束原因包括但不限于以下几个方面：a)已经完成项目群收益；b)不再需要协调相关组件；c)不可能或不需要实现收益。为实现收益，项目群生命周期应分为不同阶段以便于组织、管理和整合项目群组件。在项目群的生命周期中，会有多个项目群组件开始和结束。4项目群管理先决条件4.1概述本节为高层管理人员就项目群管理实施和维护前应考虑的先决条件提供指导。4.2项目群管理必要性评估当在决定是否在组织内实行项目群管理时，应当考虑组织整合其他相关工作的能力，以及适应变化的能力。为了评估项目群管理的必要性，应考虑的因素包括但不限于以下几个方面：a)对组织内部管理的影响；b)与战略和经营目标的一致性；c)组织的结构，成熟度以及文化；d)组织边界内以及跨组织边界工作的能力；e)内部和外部组织变革的影响；f)人力资源，以及其知识，技能和能力的可用性；g)预算影响；h)实施所需的努力。组织层面的合理性分析应解决需求、风险、收益和所需资源，以及拟实施的项目群管理如何与一个或多个战略和运营目标保持一致。项目群管理的实施可按以下方式进行评估：a)利益相关方参与和管理；b)经过平衡的利益相关方的观点和利益；c)内部和外部的交流；d)资源使用；e)组织效率；f)预算、进度和质量；g)所需技能；h)风险预见性及管理；i)复杂性管理；j)项目群组件和相关联单元的项目群一致性、控制和报告；k)收益实现。项目群管理实施的合理性应被写进项目建议书或其他类似的分析文档中。4.3项目群管理在组织中的实施6GB/T—2021/ISO21503:2017当计划实行项目群管理时，高层管理人员应解决以下几个方面：a)管理项目群与组织战略相一致的必要性；b)财务和额外资源的投资；c)需要在整个组织中进行谈判、投资和平衡资源；d)监督和控制方案及其预期效益所需的管理努力；e)为支持项目群需要进行内部和外部的协调和沟通；f)变革与复杂性管理的需要；g)项目与项目群管理集成中的冲突；h)组织职能与经营职能的优先性冲突；i)与文化、技能和地理位置有关的组织挑战。4.4项目群管理一致性项目群管理的一致性应当考虑组织的治理。这种一致性应具有战略依据和关系。项目群管理的战略一致性应在组织内或跨组织之间达到协同效应。在组织层级上，系统、程序和过程应当已经达到一致。为提高效率以及达到一致性，组织应定义何种资源以何种形式分配到项目群以及其组件的管理和控制中去。项目群管理应与管理组织和项目组合保持一致性。这种一致性应提高项目群及其组件的管理和交付，以便得到额外收益。组织内项目群及其组件的可持续性的一致性可以通过平衡和优化社会、经济和环境特性达到。这种关系可以使高层管理人员对项目群管理进行监督；对战略一致性进行把控；对项目群组件进行选择。4.5项目群角色和责任划分4.5.1概述高层管理人员应该分配和定义项目群管理角色、责任、问责和权限。定义的这些角色应：a)协助提供所需的资源、能力、流程和工具；b)支持和实现组织变革，实现项目群收益。关键的角色和责任体应包括但不限于：项目群发起人（5.5.2）、项目群经理（5.5.3）以及项目群管理团队（5.5.4）。4.5.2项目群发起人项目群发起人应对总体项目群战略和项目群支撑负责任，包括但不限于以下几个方面：a)保持项目群与组织战略的一致性；b)适当保持项目群与商务案例的一致性；c)对项目群目标进行沟通；d)下放权限给项目群经理；e)做出影响项目群的重大决议；f)支撑与执行管理或其他组织管理结构的接口；g)支撑顾客以及利益相关方的参与；h)解决超过项目群经理权限的问题和矛盾；i)批准或促进项目群的更改。4.5.3项目群经理7GB/T—2021/ISO21503:2017项目群经理应对项目群以及相关项目群组件的整体绩效负责，包括但不限于以下几个方面：a)根据项目群发起人的指示行事；b)对项目群和项目群团队进行领导和资源配置；c)做出决定并指导项目群管理团队；d)完成项目群目标，实现项目群收益；e)解决项目群内部的问题和冲突；f)为组织管理提供接口；g)提供与利益相关方接口；h)监督并向发起人提供有关项目群的一致性和进展的建议；i)与发起人和组织管理层协同工作以满足项目群需求；j)控制项目群组件之间的内在联系。4.5.4项目群管理团队项目群管理团队应为单个或多个项目群组件或职能的绩效和实施负责。项目群管理团队由以下组a)项目群发起人；b)项目群经理；c)变更管理者（需要时d)项目群组件经理；e)行政支持；f)项目群需要其他的技术职能。项目群管理团队可以通过报告、培训、咨询、合同管理、绩效管理、保险、审计以及其他需要的职能进行支持。项目群管理团队中的个人可能会承担项目群中的特定或附加角色和职责。项目群组件团队成员可以看成是更广泛形式的项目群管理团队。5项目群管理5.1概述本节规定了项目群的建立、整合、实践、控制、收益管理以及项目群关闭等内容。5.2项目群建立5.2.1综述建立项目群应包括符合管理背景的项目群管理框架、项目群设计和计划。5.2.2项目群管理框架项目群管理框架应提高项目群绩效，包括确定和实现收益。制定框架应考虑但不限于以下：a)为项目群计划、实施、控制建立责任和问责制度；b)提供必要的资源和支持。5.2.3项目群设计和计划项目群设计和计划活动可能包括但不限于以下：a)确定项目群愿景和目标；8GB/T—2021/ISO21503:2017b)确定利益相关方需求和期望；c)确定战略以及与变更相关活动；d)为利益相关方管理制定战略目标；e)确定可能的项目群组件；f)确定项目群组件间的依赖关系；g)制定项目群线路图、优先事项和综合计划；h)确定项目群所需资源；i)确定和保障资金；j)为实现收益制定计划；k)确定项目群报告结构；l)确定角色和职责。5.3项目群整合5.3.1概述项目群的整合可能包括战略、需求、组件以及职能的整合。项目群整合也可能包括利用由于协同管理组件所产生的协同作用。5.3.2战略整合通过平衡项目群可交付物与组织的战略和目标，组织应该能够提高可持续性，实现利益，实现可交付物与成果的转变。5.3.3需求整合需求整合应支持但不限于以下：a)匹配项目群收益与利益相关方期望；b)使项目群与其组件的需求保持一致；c)协调项目群组件之间的需求。5.3.4组件整合项目群组件整合应当考虑相互依赖性，包括但不限于以下：a)相似或相关的项目群组件；b)对于大型投资的认识和控制；c)共享资源的效率；d)应对威胁和机会的项目群层级的方法；e)通过共享活动得到的成本减少；f)环境的控制和影响；g)项目群组件的管理和控制。项目群组件整合的建立应包括但不限于以下：a)监督项目群组件之间的相互影响；b)组件过程和系统的兼容性；c)协调产出以达到目标；d)整合项目群组件的输入和输出；e)整合结果以实现项目群收益。9GB/T—2021/ISO21503:20175.3.5职能整合职能整合可能需要，但不局限于工程、法律、金融、操作、信息技术、人力资源、计划过程、系统和变更活动，这些活动的目的是为了实现预期收益达到项目群目标。5.4项目群管理实践5.4.1概述在项目群组件中通用的应用实践应有助于项目群的整合、控制以及管理。项目群可能需要组件经理来选择和实施特定的项目群实践活动和系统。同时，为了整合控制和监督，在项目群中也存在着一些独特的实践活动。5.4.2至5.4.8中给出了项目群的生命周期中可能存在的项目群实践活动。5.4.2风险和问题管理应使用风险和问题管理方法来捕捉相关问题、威胁和机会，可能包括但不限于以下：a)对与组织风险计划集成的组件级和项目群级风险使用一致的风险管理实践；b)保持组织和项目群风险容忍度的一致性；c)在整个项目群生命周期中，不断进行项目群问题、威胁、机会的识别、记录和升级；d)累积可能影响项目群的组件问题、威胁和机会；e)分析项目群问题、威胁和机会；f)针对项目群问题、威胁和机会制定和部署反应计划；g)监控和分配所有权。5.4.3变更管理变更管理应解决可能影响项目群或收益实现的变更问题。变更管理可能包括但不限于以下：a)建立项目群变更委员会；b)对项目群实施批准程序；c)建立与项目群基线一致的变更控制过程；d)分析、跟踪和评估跨项目群组件变更的影响；e)实施批准变更。5.4.4质量管理项目群管理中的质量管理可能包括但不限于以下：a)定义和沟通相关标准；b)实行质量保证；c)按计划执行质量控制措施；d)部署可以提供定性度量的可用指标。5.4.5资源管理项目群资源管理是为了优化资源利用。资源可能包括但不限于：人力资源、资金、设备、房产、设施和工具等。项目群管理应监控和促进各项目群组件的资源利用。5.4.6进度管理项目群进度应包括各组件进度的集成。项目群进度应包含项目群组件交付和效益实现的时间。进度管理应包括对组件进度的监控，以减轻组件对整体项目群进度的影响。GB/T—2021/ISO21503:20175.4.7预算和财务管理项目群预算综合了各组件的费用估算和预算，从而制定了整个项目群的预算和供资计划。项目群预算和财务管理可能包括，但不限于以下：a)获得资金；b)为项目群组件分配预算；c)监控组件预算利用率以减轻组件对于整体项目群预算的影响；d)应用管理储备和应急的组织政策；e)确定和使用管理储备金和应急基金；f)分析和验证财务绩效。5.4.8利益相关方及沟通管理项目群利益相关方管理应与项目群组件相协调，以便识别相关利益相关方利益、需求、期望和观点。项目群利益相关方管理可能与组件利益相关方管理在沟通方式、媒介、频率和信息等方面不同，同时应减少重复。项目群报告应使利益相关方能够持续监控的方面包括但不限于以下：a)项目群和项目群组件进程；b)问题、威胁和机会；c)项目群