股份制企业合同签署与管理制度文书

股份制企业合同签署与管理制度文书一、合同签署流程1.1合同起草与审核在股份制企业中，合同起草是一个的环节。通常由相关业务部门或专业人员负责起草合同初稿，要保证合同条款准确、清晰、全面地反映双方的权利和义务。起草完成后，合同将提交给法务部门进行审核。法务部门会对合同的合法性、合规性进行细致审查，包括合同主体是否适格、合同条款是否符合法律法规等方面。同时还会对合同的商业合理性进行评估，避免出现不合理的条款或风险。在审核过程中，法务部门会与起草部门进行充分沟通，对存在的问题提出修改意见，直到合同审核通过。1.2合同签署准备当合同经过审核通过后，就进入签署准备阶段。首先要确定合同的签署方式，是纸质签署还是电子签署，需根据企业的规定和双方的协商来决定。要准备好合同签署所需的文件和资料，如授权委托书、身份证明等。同时要确定合同的签署地点和时间，保证双方都能够按时到场签署合同。在签署准备阶段，还需要对合同的文本进行最后一次核对，保证合同内容与审核通过的版本一致，避免出现错误或遗漏。1.3合同签署与盖章合同签署是整个合同签署流程的关键环节。双方代表应在合同上签字，并加盖各自的公章或合同专用章。在签署过程中，要保证签字和盖章的真实性和合法性，避免出现假冒签字或盖章的情况。签署完成后，要及时将合同原件进行归档保存，同时可以根据需要制作合同副本供各方留存。合同盖章后，即具有法律效力，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。1.4合同备案为了保证合同的合法性和规范性，股份制企业还需要将合同进行备案。备案的部门通常是企业的法务部门或相关部门。备案时需要提交合同的原件或复印件，以及备案申请等相关材料。备案完成后，企业可以获得备案证明，作为合同合法性的重要凭证。合同备案不仅可以提高企业的合同管理水平，还可以为企业在处理合同纠纷时提供有力的证据支持。二、合同档案管理2.1合同档案建立合同档案的建立是合同管理的基础工作。在合同签署完成后，应及时将合同原件及相关资料进行整理，建立合同档案。合同档案应按照合同编号、签订日期、合同主体等信息进行分类归档，便于查找和管理。同时要为每份合同编制档案目录，详细记录合同的基本信息和相关资料的存放位置，保证合同档案的完整性和准确性。2.2合同档案保管合同档案的保管是合同管理的重要环节。应将合同档案存放在安全、干燥、通风的环境中，避免档案受潮、受损或丢失。同时要采取必要的防火、防盗、防虫等措施，保证合同档案的安全。在保管合同档案时，要严格遵守档案管理制度，不得擅自借阅、复印或销毁合同档案。如需借阅合同档案，应按照规定的程序办理借阅手续，并在规定的时间内归还。2.3合同档案借阅与使用合同档案的借阅与使用是合同管理的日常工作。在需要借阅合同档案时，应填写借阅申请单，注明借阅的合同编号、借阅原因、借阅时间等信息，并经相关领导批准后，方可到档案管理部门办理借阅手续。借阅合同档案时，应严格按照规定的借阅范围和期限使用，不得将合同档案带出档案管理部门或用于其他非合同管理的目的。在使用合同档案时，要注意保护档案的完整性和保密性，不得对档案进行涂改、损坏或丢失。三、合同变更与解除管理3.1合同变更流程在合同履行过程中，可能会出现需要变更合同的情况。合同变更应遵循双方协商一致的原则，由合同双方共同提出变更申请，并经双方协商一致后，签订变更协议。变更协议应明确变更的内容、变更的时间、变更的效力等相关事项。在签订变更协议之前，应保证变更的内容符合法律法规和合同的约定，避免出现违法或违约的情况。变更协议签订后，应及时将变更后的合同文本进行归档保存，同时通知相关部门和人员，保证合同变更的顺利实施。3.2合同解除条件与程序合同解除是指在合同履行过程中，由于某种原因，双方协商一致或根据法律规定，提前终止合同的行为。合同解除应具备法定条件或约定条件，如一方违约、不可抗力等。在解除合同之前，应先进行协商，尽量达成双方都能接受的解决方案。如果协商不成，应根据法律规定的程序进行解除，如发出解除通知、进行仲裁或诉讼等。在解除合同后，应及时将解除后的合同文本进行归档保存，同时通知相关部门和人员，避免出现合同纠纷。3.3变更与解除后的合同处理合同变更或解除后，应及时对合同的相关事宜进行处理。如退还已支付的款项、赔偿因合同变更或解除给对方造成的损失等。在处理变更与解除后的合同事宜时，应遵循公平、合理的原则，尽量避免给双方造成不必要的损失。同时要及时将处理结果进行记录和归档，以备后续查阅和使用。四、合同履行监督与管理4.1合同履行跟踪合同履行跟踪是合同管理的重要环节之一。应定期对合同的履行情况进行跟踪，了解合同双方的履行进度、履行情况是否符合合同约定等。合同履行跟踪可以通过电话、邮件、现场检查等方式进行，及时发觉合同履行中存在的问题，并采取相应的措施加以解决。在合同履行跟踪过程中，要与合同双方保持密切沟通，及时了解对方的需求和意见，为合同的顺利履行提供支持和保障。4.2合同履行纠纷处理在合同履行过程中，可能会出现合同履行纠纷。合同履行纠纷的处理应遵循协商、调解、仲裁或诉讼的原则，根据纠纷的具体情况选择合适的处理方式。在处理合同履行纠纷时，要及时收集相关证据，如合同文本、往来函件、支付凭证等，为纠纷的处理提供有力的证据支持。同时要与合同双方保持良好的沟通，尽量通过协商解决纠纷，避免纠纷的扩大化和升级。4.3合同履行情况评估合同履行情况评估是合同管理的重要内容之一。应定期对合同的履行情况进行评估，了解合同双方的履行情况、合同目标的实现情况等。合同履行情况评估可以通过制定评估指标、收集相关数据、进行数据分析等方式进行，对合同的履行情况进行全面、客观的评估。在合同履行情况评估过程中，要发觉合同履行中存在的问题和不足，及时采取措施加以改进，提高合同的履行质量和效率。五、股东权益保障5.1股东参与合同决策股东作为股份制企业的所有者，有权参与企业的合同决策。在合同起草、审核、签署等过程中，股东可以通过股东大会、董事会等形式，对合同的内容和条款进行审议和表决，保证合同符合股东的利益和企业的发展战略。同时股东还可以通过聘请专业的法律顾问或咨询机构，对合同进行审核和评估，为股东的决策提供专业的意见和建议。5.2股东对合同履行的监督股东作为企业的所有者，有权利对合同的履行情况进行监督。股东可以通过查阅企业的财务报表、合同履行报告等方式，了解合同的履行情况和企业的经营状况。同时股东还可以通过参加股东大会、董事会等形式，对企业的合同履行情况进行监督和检查，发觉问题及时提出意见和建议，督促企业及时采取措施加以解决。5.3股东权益受损的救济在合同履行过程中，如果股东的权益受到损害，股东有权采取相应的救济措施。股东可以通过与企业进行协商、调解等方式，要求企业承担相应的赔偿责任。如果协商不成，股东可以通过仲裁或诉讼等方式，维护自己的合法权益。在股东权益受损的救济过程中，股东应及时收集相关证据，如合同文本、往来函件、支付凭证等，为自己的维权提供有力的证据支持。六、违约责任与纠纷解决6.1违约责任约定在合同中，应明确约定双方的违约责任，以保证合同的履行。违约责任的约定应具体、明确，包括违约的情形、违约的责任形式、违约金的数额或计算方法等。同时违约责任的约定应符合法律法规的规定，避免出现违法或无效的条款。在约定违约责任时，要充分考虑合同的实际情况和双方的利益，保证违约责任的约定公平、合理。6.2纠纷解决途径选择在合同中，应明确约定纠纷解决的途径，如协商、调解、仲裁或诉讼等。纠纷解决途径的选择应根据合同的具体情况和双方的意愿进行，尽量选择双方都能接受的解决方式。同时要明确约定纠纷解决的管辖法院或仲裁机构，以避免出现管辖权争议的情况。在约定纠纷解决途径时，要充分考虑纠纷解决的效率和成本，选择最适合的解决方式。6.3纠纷处理的时效与程序在合同中，应明确约定纠纷处理的时效和程序，以保证纠纷能够及时得到解决。纠纷处理的时效应根据法律法规的规定和合同的具体情况进行约定，一般为两年。纠纷处理的程序应明确规定纠纷的处理流程、证据的收集和提交、裁决的作出等相关事项，以保证纠纷处理的公正、公平。在约定纠纷处理的时效和程序时，要充分考虑纠纷的复杂性和解决的难度，保证纠纷能够得到及时、有效的解决。七、合同管理部门与职责7.1合同管理部门设立股份制企业应设立专门的合同管理部门，负责企业的合同管理工作。合同管理部门可以设在法务部门或其他相关部门，具体根据企业的组织架构和管理需求来确定。合同管理部门应配备专业的合同管理人员，具备扎实的法律知识和合同管理经验，能够熟练处理合同管理的各项工作。7.2合同管理部门职责合同管理部门的主要职责包括：起草、审核、签署、备案、保管、变更、解除、履行监督、纠纷处理等合同管理工作；制定和完善合同管理制度，规范合同管理流程；对合同管理人员进行培训和考核，提高合同管理人员的业务水平和综合素质；与其他部门协作，共同做好合同管理工作，为企业的发展提供有力的保障。7.3各部门在合同管理中的协作合同管理是企业的一项综合性工作，需要各部门的协作配合。业务部门应负责合同的起草和谈判，保证合同内容符合业务需求和法律法规的规定；法务部门应负责合同的审核和法律风险评估，保证合同的合法性和合规性；财务部门应负责合同的付款和结算，保证合同款项的及时支付；其他部门应根据合同的约定，履行自己的职责，为合同的履行提供支持和保障。各部门应加强沟通和协作，形成合力，共同做好合同管理工作。八、合同管理制度的监督与修订8.1制度监督机制股份制企业应建立健全合同管理制度的监督机制，对合同管理制度的执行情况进行监督和检查。监督机制可以包括内部审计、定期检查、专项审计等形式，对合同管理制度的执行情况进行全面、系统的监督和检查。同时要建立健全合同管理制度的考核机制，对合同管理人员的工作进行考核和评价，激励合同管理人员认真履行职责，提高合同管理水平。8.2制度修订程序合同管理制度应根据企业的发展情况和法律法规的变化进行定期修订。修订程序应包括制定修订计划、组织修订工作、征求意见、审核批准等环节。在修订合同管理制度时，要充分考虑企业的实际情况和管