外包会议组织协议

外包会议组织协议编号：__________

甲方（委托方）：__________

地址：__________

乙方（受托方）：__________

地址：__________

鉴于甲方需要专业的会议组织服务，以提升公司会议的质量和效率；乙方具备丰富的会议组织经验，愿意提供此类服务。双方经友好协商，就甲方委托乙方组织会议事宜，达成如下协议：

一、合同目的：明确甲乙双方关于会议组织服务的权利、义务和责任，确保会议顺利进行。

二、合同背景：甲方作为委托方，有权要求乙方按照协议约定提供会议组织服务；乙方作为受托方，应遵循甲方要求，提供优质的会议组织服务。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方应向乙方提供会议的详细需求，包括会议主题、时间、地点、参会人员名单、预算等必要信息，确保乙方能够准确理解甲方的需求。

2.甲方应按照协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用，确保乙方能够及时获得报酬。

3.甲方应配合乙方在会议筹备过程中的各项工作，包括提供必要的场地、设备、资料等。

4.甲方应确保会议内容符合法律法规和社会主义核心价值观，不得利用会议进行违法活动。

5.甲方应承担因自身原因导致会议延期、取消或费用增加的责任。

乙方责任和义务：

1.乙方应根据甲方提供的信息，制定详细的会议组织方案，包括会议流程、日程安排、场地布置、设备调试等。

2.乙方应确保会议按照甲方要求的时间、地点、预算等条件顺利进行。

3.乙方应负责会议现场的秩序维护、参会人员接待、资料发放等工作。

4.乙方应保证会议设备、资料等符合甲方要求的质量标准。

5.乙方应遵守国家法律法规，不得利用会议进行违法活动。

6.乙方应承担因自身原因导致会议质量不符合要求的责任。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照协议约定提供会议组织服务，并对服务质量进行监督和评估。

2.甲方有权要求乙方在会议筹备过程中提供必要的信息和协助。

3.甲方有权要求乙方对会议进行必要的调整和改进。

双方义务：

1.甲方有义务按照协议约定支付服务费用，不得无故拖欠。

2.甲方有义务遵守国家法律法规，不得利用会议进行违法活动。

3.乙方有义务按照甲方要求提供专业的会议组织服务，确保会议质量。

4.乙方有义务在会议筹备过程中及时与甲方沟通，确保双方对会议安排达成一致。

5.乙方有义务保护甲方商业秘密，不得泄露给任何第三方。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额：本协议项下，甲方应支付乙方会议组织服务费用总额为人民币__________元（大写：__________）。

二、支付方式：

1.预付款：甲方应在签订本协议之日起__________个工作日内，向乙方支付合同总金额的__________%作为预付款，即人民币__________元。

2.进度款：乙方在完成会议筹备的__________阶段后，甲方应按照实际完成情况支付相应阶段的款项，具体支付比例和金额由双方另行协商确定，并在合同附件中详细列明。

3.结算款：会议结束后__________个工作日内，乙方应向甲方提交详细的费用结算报告，包括但不限于服务内容、实际支出、发票等，甲方应在收到报告后__________个工作日内支付结算款，即合同总金额扣除预付款和进度款后的余额。

三、支付条件：

1.甲方支付款项前，乙方应提供合法有效的发票或收据。

2.甲方支付款项后，乙方应按照合同约定提供服务，不得因甲方已支付款项而影响服务质量。

3.如因甲方原因导致会议延期、取消或费用增加，甲方应按照实际发生费用支付给乙方，并按照原定支付计划调整后续支付时间。

四、额外费用：

1.本协议约定的合同金额不包括因不可抗力、甲方要求变更等原因产生的额外费用。

2.任何额外费用应在发生后__________个工作日内由甲方支付给乙方，具体费用项目和金额由双方协商确定。

五、违约责任：

1.如甲方未按约定支付款项，应向乙方支付__________%的违约金。

2.如乙方未按约定提供服务，应向甲方支付__________%的违约金。

违约与争议解决机制：

一、违约行为及责任：

1.如甲方未按本协议约定支付款项，除应按约定支付逾期款项外，还应向乙方支付逾期付款金额的__________%作为违约金。

2.如乙方未按本协议约定提供会议组织服务，导致甲方遭受损失的，乙方应承担相应的赔偿责任，赔偿金额不超过合同总金额的__________%。

3.如甲方或乙方违反本协议的其他条款，应承担相应的违约责任，赔偿对方因此遭受的直接经济损失。

二、争议解决方式：

1.双方在履行本协议过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决。

2.若协商不成，任何一方均可向本协议签订地的人民法院提起诉讼，适用中华人民共和国法律。

3.除上述诉讼方式外，双方也可选择仲裁方式解决争议，仲裁机构为__________仲裁委员会，仲裁规则适用《中华人民共和国仲裁法》。

4.仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

三、适用法律：

本协议的订立、效力、解释、履行、变更、解除及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

四、管辖法院：

本协议项下的任何争议，如经协商或仲裁无法解决，任何一方均可向本协议签订地的人民法院提起诉讼，由该法院管辖。

五、不可抗力：

1.如因不可抗力导致本协议无法履行或履行受到影响，受影响方应立即通知对方，并采取一切可能的措施减轻损失。

2.不可抗力事件包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、社会异常事件等。

3.因不可抗力导致的延误或无法履行，不构成违约，且不影响双方根据本协议享有的其他权利。

六、其他：

1.本协议的任何修改、补充或变更，均应以书面形式作出，并经双方签字盖章后方可生效。

2.本协议未尽事宜，由双方另行协商解决。

附则：

一、生效条件：本协议自双方签字盖章之日起生效，并在协议约定的服务期限内具有法律约束力。

二、有效期：

1.本协议的有效期为__________年，自协议生效之日起计算。

2.协议期满后，如双方无异议，本协议自动续期__________年，除非一方提前__________个月以书面形式通知对方终止协议。

三、变更：

1.本协议的任何变更必须以书面形式作出，并由双方签字盖章后生效。

2.任何对协议内容的变更，均不影响协议中其他条款的效力。

四、终止条款：

1.本协议可因以下原因终止：

a.双方协商一致；

b.一方违约，经另一方书面通知后__________日内仍未纠正；

c.因不可抗力导致本协议无法履行；

d.法律法规或政策变化导致本协议无法继续履行。

2.协议终止后，双方应立即停止履行各自的义务，并按照本协议约定处理未完成事项。

五、通知：

1.本协议项下的通知应以书面形式发送，并按照双方提供的最新联系方式进行。

2.任何一方更改联系方式，应立即通知对方。

六、协议份数：

本协议一式__________份，甲乙双方各执__________份，具有同等法律效力。

七、其他：

1.本协议的任何部分或条款无效，不影响其他部分或条款的效力。

2.本协议的解释权归甲乙双方共同所有。

3.本协议自生效之日起，取代双方之前就同一事项达成的所有口头或书面协议。

附件：

一、需求文档

1.会议主题及目的说明

2.参会人员名单及信息

3.会议时间、地点及日程安排

4.预算分配及费用明细

5.特殊需求及注意事项

二、设计方案

1.会议场地布置图

2.设备配置清单及使用说明

3.餐饮及住宿安排

4.媒体宣传及活动推广方案

5.应急预案及安全措施

三、技术规格

1.会议设备清单及技术参数

2.网络及通讯设备要求

3.多媒体设备使用规范

4.录音、录像及直播技术要求

5.互动设备与技术支持

四、各类证件复印件

1.乙方营业执照副本复印件

2.乙方相关资质证书复印件

3.乙方税务登记证复印件

4.乙方开户银行许可证复印件

5.乙方法定代表人身份证明复印件

五、其他附件

1.双方签订的保密协议

2.双方确认的会议组织方案

3.双方确认的付款计划及时间表

4.双方确认的争议解决机制

5.双方确认的其他与本协议相关的文件及资料

双方签字、盖章及日期：

甲方（委托方