会计实务：存货存在的错弊和检查办法

存货存在的错弊和检查办法1.存货的含义

存货是指企业为了正常经营而购进的货物‚以及尚未销售或正在加工中的物品‚具体包括商品、原材料、燃料、辅助材料、在途材料、包装物、低值易耗品、自制半成品、委托加工产品、发出商品、产成品、在产品等。

存货在企业活动资金中占有很大比重‚其流动性弱、种类杂、数量多、收发频繁‚存在采购、入库、保管、领发、使用等生产经营实物运动‚在企业中涉留时间长‚且与其价值运动及其增值的过程密切相关‚对其核算的会计账户多‚内部流转和结算关系复杂‚在管理和核算上存在一定难度‚容易产生薄弱环节‚因而常成为违法乱纪人员作案的对象。

2.存货管理和核算中出现的错弊

存货类错弊‚如系集体作假大多在企业当期损益和税务有关‚如系个人作假一般与盗窃财物、转移出售、贪污钱款有关。此类错弊的特点是作案点多‚账面与实物两处作假(有时是联系起来‚有时则单独进行)‚涉及的部门和人员复杂‚它可能被波及财会部门、保管部门、采购部门、生产部门、运输部门等‚这些部门的业务人员都可能直接或间接介入其中。

存货管理和核算中经常出现的错弊主要有:

(1)采购人员图谋私利‚在物资采购供应中营私舞弊.有签订假合同骗取企业货款‚或以假合同骗取预付款；有购买假冒伪劣商品‚从中捞取好处；有内外勾结‚坑害企业‚拿“回扣”“佣金”；有的舍近求远‚舍优取劣、舍廉求贵、舍企业求个人‚谋求个人实惠；有的接受请客送礼‚以原则作交易；有的搞人情买卖‚订君子协议‚明知上当却不揭发举报‚反与其同流合污‚等等。

(2)以物易物‚不结算不划账‚截留利润‚偷税逃税。

如以生产资料串换生活资料‚以生产资料对换其他生产资料‚以生产或生活资料调换劳务和服务(如培训、旅行等)；以生产的产品换取某些生活福利(解决子女入学、入托、住房、交通)等。

由于产品交易结算‚不走账‚摆脱了银行、工商行政管理等部门的监督‚为偷逃流转税、虚减销售收入‚隐瞒利润大开方便之门。

(3)采购成本弄虚作假‚将买价和有关采购费用搞乱‚主要问题是乱列采购成本‚将运杂费、合理损耗费用、入库前的挑选整理费用、应担负的税金等部分项目不记入采购成本‚而将其直接计入当期损益；将一些不属于采购成本的项目‚如采购人员的差旅费、有关人员的会务费、通讯器材和通讯费用等计入采购成本；对存货的折扣作虚假处理‚折扣费用未抵扣有关物资的采购成本‚而是作为“小金库”或作为个人的隐性收入；对购入存货的增值税进项税额计算处理作假；或将增值税计入存货成本‚虚增存货成本‚造成利润不实‚同时将之作为进项税额准备抵扣；或者混淆小规模纳税人和一般纳税人的区别‚混淆军品和民品、应税产品和非税产品、应税产品与免税产品、内销产品与出口产品的区别‚多计进项税额；发生的采购退货时‚有意将应冲销的“应交税金—一应交增值税(进项税额)”的增值税退还款作为“应付账款”、“营业外收入”、“其他业务收入”等‚一方面多抵扣、少交税‚另一方面虚增收入和利润。

(4)账外物资“小金库”‚即将账内的一定比例的物资材料移到账外.置于企业生产经营的体外‚作为随时可供自己调用的物资“蓄水池”；主要的手法有:购进存货时即作生产费用或作为待摊费用‚未使用便计入成本费用；回收的边、角、废料不入账；盘盈、损赠的物资不做账；自制材料不入账；外发加工退回材料的余料不入账；领用材料即计入成本费用‚假退料和退库不记账等；积少成多、积小成大‚账外物资“小金库”呈现滚雪球之气势。

(5)监守自盗‚虚报损失‚即保管人员利用职务之便‚涂改账目、盗窃财物‚或者虚报和夸大损失‚将报损材料转移或贪污私分；冒领或用假领料单和发料单‚盗窃物资‚转移出售；或盗窃财产物资‚将所窃物资成本通过短斤少两、克扣打折等手法‚打入正常领料发料业务之中。C市某金属构件厂仓库保管人员李某与厂外不法分子相勾结‚不法分子需要什么品种、规格的物资‚便向其订购‚李某便从企业物资仓库中‚将物品盗窃出库‚以十分低廉的价格出售给不法分子；有时不法分子所需要物资库中没有‚李某便以仓库之名通知采购人员购买‚采购部门居然长期丝毫无察‚直到李某往厂外偷运物资被查获‚此案才告破。

(6)移花接木、“凋包计”‚将采购或库存物资进行调换‚以次等品换优等品‚以廉价物品换贵重物资‚以劣质商品换优质商品‚以旧商品换新商品‚以坏商品换好商品；有计划、有预谋地对不同商品产品串档串规‚混淆不同批次、不同型号、不同产地、不同价格的物资‚偷梁换柱.瞒天过海‚以达到其违法乱纪之目的。NJ某食品仓库保管陈某‚妻子在住所开了一个小店‚经营日杂食品；长期以来凡小店因进货不当‚无法出售的物品全部由陈某“调剂”回厂‚从城换回新物品；如将临近保质期的方便面送回工厂‚然后将新出厂的产品调换回店；1997年8月陈不满足于小打小闹‚开始以假换真活动‚将从地下进货渠道购得的假货‚回厂调换真品‚或帮助他人调换‚从中得利；仓库其他同志忍无可忍‚向领导告发。

(7)虚列盘盈盘亏‚隐藏盘盈‚多报盘亏‚或将盘盈盘亏长期挂账不作处理‚或者按违法乱纪行为人需要‚随意做账；如计入营业外收入、其他业务收入等‚或者将盘盈盘亏与物资储备中发生的非常损失或溢出金额相互冲销‚不转出其相应的“进项税额”‚以增加增值税的抵扣数。

(8)发出存货的计价方法作假‚随意改变发出存货的计价方法‚以适应其需要。

(9)随意变更存货的计价方法

根据会计制度规定‚企业可以根据自身的需要选用制度所规定的存货计价方法‚但选用的方法一经确定‚年度内不能随意变更‚如确实需要变更‚必须在会计报表中说明变更原因及其对账务状况的影响。但在实际工作中存在随意变更计价方法的问题‚违反了会计的一致性、可比性原则‚造成会计指标前后备期口径不一致‚缺乏可比性。有些企业甚至人为地通过变更计价方法来调节生产或销售成本‚调节当期利润。如某企业某年选用先进先出法计算发出存货的成本‚但由于受多种因素的影响‚该商品购进价格上扬时‚改用后进先出法计算发出成本‚购进价格下降时再用先进先出法‚使该商品在同一会计年度内先进先出法和后进先出法交替使用。

3.盘点

盘点也叫实物清查、盘存、清点‚它是通过对财产物资的清点、计量和技术测算等手法‚来证实账面记录的财物是否真实和确实存在的查账技术。它是实施于账实核对之先‚是检查财产物资、收取实物证据‚证明账面数据‚落实查账结果的重要手法。

盘点法按照其具体做法不同.可分为直接盘点和间接盘点。直接盘点也叫亲自盘点‚是查账人员亲临盘点现场‚组织和实施盘点‚并要求被查甲—位有关人员协作的盘点方法；间接盘点也叫监督盘点、会同盘点‚是查账人员不亲自执行盘点‚而是由被查单位的有关业务人员或保管人员实施盘点‚查账人员在现场对其盘点进行指导、观察、监督的盘点方法。在实际运用中。除一些特殊情况外‚查账人员一般采用间接盘点法。

盘点法是检查有形资产的方法‚对无形资产的盘点无效。对于查账盘点的范围‚查账人员应根据财产物资品种的多少和其内部控制的强弱程度以及查账环境来决定。

一般来说。对现金、有价证券和贵重物资、稀缺物品等应采用详细盘点的方法‚全部实施盘点和核对；对原材料、商品、产品、在产品、低值易耗品、包装物、牛成品、备件、零部件等‚其价值活动中‚品种繁多、收支频繁、储存地点分散、数量繁杂‚要根据查账人力、财力的情况和查账目的要求。采用判断抽样盘点或随机抽样盘点法‚也可以将两者结合起来‚或采用ABC盘点法。

判断抽样和随机抽样结合实施盘点‚一般是先采用判断抽样‚确定重点盘点项日‚诸如对财产保管、内部控制薄弱环节、涉嫌错误或舞弊的财产物资、长期存放但不经常使用的财物、贵重物资或市场紧缺物资、将要移作生活用途的物品等‚将其列为第一序列‚全部进行盘点检查；然后对品种、规格、数量、型号繁多、价值适中的存货资产‚列为第二序列‚实施随机抽样盘点‚部分进行检查。

ABC法是运用ABC分析法原理对财产物资进行分类盘点检查的方法。ABC法原本是企业物资分类管理的科学方法‚根据这一原理‚将企业所有物资划分为A、B、C三类‚分别采取不同的管理对策实施控制‚查账过程中查账人员可以利用被查单位内现成的划分‚根据查账计划要求确定各类物资盘点的比重‚直接计算出需要抽查的品种和数量；这种方法既简便可行‚又安全可靠。如果被查单位未实行ABC管理法‚查账人员可以利用该法的原理‚将其财产物资进行科学划分‚并依此进行分层盘点检查；具体的办法是:

首先‚理出被查单位应查物资的品种和数量‚并列出清单；

其次‚按照其价值大小(同时列出品种、数量、消耗等标志)进行排序‚金额由大到小排列；

再次‚按照重要性划分二个层次‚A类物资系单位价值高、用量多、消耗金额比重大和保管条件差(或保管条件要求苛刻)的材料‚作为重点盘点物资‚C类物资系单位价值低、用量少、消耗金额比重小和保管条件要求一般‚作为随机抽样盘查的一般物资；列入A类和C类之间的是B类物资‚实施判断抽样盘点。一般A类物资价值占全部物资价值的75%以上‚其品种或数量占总数的lo%左右‚C类物资价值占全部价值的10%以下‚其品种或数量占全部的50%以上‚其间是B类物资。

对各类物资的盘点检查‚其基本程序是相近或相同的‚它们是:进行盘点准备工作一实施盘点一总结盘点结果

4.盘点财产物资应注意的问题

在盘点财产物资时‚要注意以下问题:

(1)盘点应尽量采用突击盘点的方式‚特别是对被查单位重要的财产物资(主要是流动资产‚如货币资金、贵重金属、有价证券、有关票据单证、易移为生活用途的物资等)进行清查更是如此。突击盘点的效果有时是通知盘点无法比拟的‚突击使被查单位的有关保管人员和财会人员事先无法“布防”‚尚来不及填补便置于检查之下；因为有些财产物资造假、对付盘点检查十分容易‚只需几分钟即可完成‚如对付现金盘点‚财务部门可以从本部门财会人员口袋里拼凑出足够的现金垫入金库‚而查账人员对此难以辨识；企业也还可以将其财产物资从一处迅速移动到另一处‚以应付检查；所以实施突击的盘点能取得攻其不备的效果‚为保证这一效果刘同类物资的盘点应实施同步检查‚对不能同步盘点的‚应采取封存等暂时的保全方法。

(2)妙用监督盘点。通知盘点时‚查账人员要与被查单位有关人员商议盘点的分工‚由查账人员提出盘点清单‚交被查单位执行‚同时静观其反映‚对被查单位反映强烈或冷淡的盘点物资‚查账人员应特别注意盘查监督；在监督盘点中发现异常的物资‚而被查单位有意回避或转移视线的‚应改为查账人员亲自盘点；对查账盘点后发现错假问题不大的物资‚可中途交由被查单位盘点(改为监督盘点)‚监督盘点应有所侧重‚对重要物资、容易出错的物资要严加监督‚抽样复核‚对一般物资可适当放宽。记住监督盘点的重点不仅仅监督物‚还要监督人‚不仅要视其结果‚而且要分析其过程。

(3)盘点不仅对实施清点‚而且还要检查与其相关的其他物件‚如白条、票据、其他抵押物等‚这些物品常常与财产物资的变动相关‚查账人员应注意分析取证‚发现异常、弄清事由；对物资的查证不但要检查其数量、价值‚还要结合有关账面记录检查其归属性、质量和流动方向；经济领域违法乱纪活动的发生不仅出现于财产物资的数量和计价之中‚而且经常出现于其所有权、使用权及其流转变动之中。

(4)盘点的时间一般选择于上班前或下班后‚这不仅对被查单位正常业务的影响最小‚而且对形成检查工作结论最为有利‚例如如果选择了上班时间实施盘点‚经清点发现被查单位现金库中存放有大量现金‚查账人员无法确定其是否为现金超限‚因为被查单位存在着下班后解送银行的可能‚因此发现时还不构成错误；但查帐人员上班前或下班后查出其现金在库里“过夜”‚现金超限的事实清楚‚容易做出定性和定量分析的结论。

(5)参加盘点的人选最好选配两人以上查账人员‚至少—位被查单位财务部门(盘点现金)或仓库(盘点库存)保管部门的人员参加‚但也不宜让被查单位派许多人介入‚因为人多于杂‚容易出现错误和混乱。参加盘点的人员不能完全听任被查单位指派‚特别是不能让违法乱纪的嫌疑人员参与；在亲自盘点中.盘点的分工应由查账人员决定‚被查单位有关人员也可以适当参与协作‚在监督盘点中‚查账人员应清楚盘点的程序‚并严格按照既定的程序执行‚任何改变程序、减少工作环节的举动都要被查单位有关人员做出说明。

(6)如遇到盘点日与被查单位结账日不一致‚查账人员应对其进行调节‚调节法经常使用于核对法和核实法之前‚即先对一些不具可比性内容进行“处理”‚使之同处于一个起点‚具有基本可比性。一般需要调节的内容有:计量单位、时间单位、计算方法、完工程度、价值、价格。

(7)区分对待固定资产盘点与存货(或其他流动资产)盘点。存货和固定资产具有不同性质‚不同的核算和管理特点‚具有不同错弊形式和表现‚因此对其盘点检查也应体现出内容和形式的侧重:

存货盘点地点灵活‚可于财务部门、生产部门、仓库等保管部门、销售部门和其他存货的存放地；而固定资产因为移动性差‚对其盘点多于坐落地或动转地。

存货的盘点主要是对其数量和价值的清查‚而固定资产的盘点主要是对其品名、型号、规格、新旧程度、使用年限、运行状况等的核对。

存货盘点主要采用清点、计量、盘查等方法‚而固定资产盘点主要采用观察、询问、审阅等技术方法。

存货盘点大多应采取突击盘点‚并需要较多的人手和时间‚而固定资产盘点可不采用突击形式‚所需的时间和精力相对要少。

5.存货和固定资产账目的检查

盘点检查了财产物资的实存数量‚但没有完成全部查账程序‚财产物资检查还有赖于有关会计账目的配合检查。

在查账实践中‚查账人员非一开始就着手财产物资的盘点‚而是先检查有关财产物资的账证表‚直到查账工作进展到一定阶段‚或到最后需要证实账目检查的结果‚才进行盘点清查。因此‚对财产物资账目的检查是查账工作的重头戏。

财产物资账目检查的基本方法是:

(1)索取有关财产物资收、发、存方面的资料。

(2)对被查单位财产物资的内部控制制度的可信程度进行测评。

有关存货的内部控制制度主要包括‚材料定额与计划管理制度‚请购制度‚采购与验收制度‚发料制度‚储存和保管制度‚进货凭证和付款管理制度‚调拨与退料制度‚有关存货安全保卫制度‚材料收、发、存设账控制制度‚材料收发凭证连续编号、复写纸套写以及填制传递管理制度等；查账人员通过审阅法、查询法和核对法等了解这些制度的健全性和完整性‚通过观察法、重复执行法、凭证检查法等调查制度的执行情况及其效果。通过检查分析由于内部控制制度及其执行出现的失控或疏漏‚可能造成的错误和舞弊。

(3)审查存货及固定资产账簿记录。按照复式记账原理‚检查有关总分类账与明细分类账记录是否相符；当发现账账不符时‚采用分段查找的方法‚按月、旬或周将总账与明细账、采购账与保管账、保管账与使用记录进行核对‚查出不一致所在时间区域‚然后再逐一检查总账与明细账、总账与有关会计报表、总账或明细账与有关单证有无不吻合的具体业务记录；如果账账、账表不符‚不是账簿记录笔误所致‚则应进一步追踪查对有关记账凭证和原始凭证‚视其业务来源的合法性和处理的正确性‚并检查账证是否相符。

(4)核实存货物资的真实存在性。

即进行账实核对‚账实核对首先需要盘点实物‚盘点后可将盘点结果与有关账目记录进行核对；对账实不符的材料物资应查对有关采购单、收料单、验收单和领用单‚判断出错的环节和程序‚判断其性质(错误或舞弊)及其对财务管理和会计核算及当期损益产生的