广东电网公司建设项目档案管理工作手册

广东电网公司建设项目档案管理工作手册

广东电网公司

建设项目档案管理工作手册

（试行）

广东电网公司办公室

二OO七年六月

目录

一、国家、行业关于建设项目档案工作根据性文件..........1

二、建设项目档案工作组织建设...........................1

三、建设项目档案工作业务建设...........................1

（一）电网工程项目文件形成流向...........................1

（二）电网工程项目档案工作流程...........................3

（三）工作流程的7个环节及其具体内容....................3

A、项目文件管理前期工作.................................3

1.明确合同条款.....................................3

2.项目文件现场保管条件.............................4

3.档案工作交底记录.................................4

4.业务培训..........................................8

B、收集归档.............................................8

1.收集原则..........................................8

2.收集要求..........................................8

3.收集对象..........................................8

4.收集方法..........................................9

5.工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表.......10

C、整理组卷的要求.....................................42

1.立卷原则.........................................42

2.卷内文件排列....................................43

3.案卷的编目.......................................43

4.案卷的装订.......................................46

5.装具规格及制成材料..............................46

6.声像档案立卷....................................47

7.电子项目文件的管理..............................47

D、中间检查............................................54

1.要紧内容.........................................54

2.检查形式及对象...................................54

3.检查反馈意见内容及格式..........................54

4.检查次数及时间...................................57

E、移交................................................58

1.移交阶段的划分...................................58

2.移交程序.........................................59

F、审查验收............................................62

1.提出验收申请....................................62

2.组织验收.........................................62

G、档案接收............................................62

1.根据文件.........................................62

2.清点核对工作....................................62

②施工（管理）阶段:

③竣工验收阶段:

a:b:

⑤项目管理全过程:

2.整体流向:

（二）工程项目档案工作流程，具体内容见《广东电网公司建设

项目档案管理办法》附录A。

（三）工作流程的7个环节及其具体内容

A项目文件管理前期工作

1明确合同关于档案工作的条款。

建设单位在与参建单位签订设计、施工、监理、设备订货等合同

时，应在合同条款中明确规定档案工作的内容，包含：

1.1要求名参建单位务必严格执行《国家重大建设项目文件归档要求

与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《广东电网公司建设项目档案管理

办法》及《手册》。确保文件材料齐全、完整、准确。

1.2明确合同约定方务必在项目竣工投运三个月内，移交一套项目归

档文件原件至建设单位工程管理部门，同时提交与文字、图纸档案目

录相一致的OAK工程档案管理软件采集的数据。

1.3在合同中明确归档文件材料务必经建设单位验收合格后，才能向

参建单位支付质量保证金。

2项目文件现场保管条件

项目管理部门在工程立项后务必按《手册》第三.（三）.B.4.1

条关于“文件的收集要求“配备文件收集袋（盒）及专用文件柜，并

在文件保管现场采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保项目文件

的安全。

3档案工作交底记录

3.1项目建设单位档案管理部门在工程立项后对项目管理部门进行

交底；

3.2项目建设单位项目管理部门在工程开工后对参建单位进行交底;

3.3项目参建单位档案管理部门在工程开工后对工程项目管理部进

行交底。

具体表格如下：

工程档案工作交底记录

（适用于建设单位档案管理部门对项目管理部门）

工程名称编号

交底人时间年月日

参加人

员名单

1.该工程目录号：；工程代号：

2.项目管理部门（生产技术部）需提交一套完整、

交准确、系统的档案原件到档案管理部门。

3.竣工档案按《手册》：

底第三.（三）.B条进行收集；

第三.（三）.B.5条《工程项目文件归档范围、

内分类、保管期限表》进行分类；

第三,（三）.C条进行整理；

容第三,（三）.E条进行移交。

4.竣工图编制要求。

5.声像档案按本单位声像管理办法进行整理与

移交。

工程档案工作交底记录

（适用于项A管理部门-参建单位交底）

工程名称编号

交底人时间年月日

参加人

员名单

L该工程目录号：；工程代号：

2.参建单位需按合同提交X套的竣工资料给建

设单位，其中保证一套完整、准确、系统的

交档案原件提交给项目建设单位。

3.竣T档案按《手册》：

底第三,（三）.B条进行收集；

第三,（三）.B.5条《工程项目文件归档范围、

内分类、保管期限表》分类；

第三,（三）.C条进行整理；

容第三.（三）.E条进行移交；

4.竣工图编制要求。

5.声像档案按本单位声像管理办法进行整理与

移交。

工程档案工作交底记录

（适用于参建单位档案管理部门对工程项目管理部）

工程名称编号

交底人时间年月日

参加人

员名单

1.交建设单位的项目文件材料按建设单位的要

求进行分类、整理及移交。

2.交本单位档案保管部门一套竣工档案。

交3.竣工档案按《手册》：

第二.（=）.B条进行收集；

底第三,（三）.B.5条《工程项目文件归档范围、

分类、保管期限表》进行分类；

内第三,（三）.C条进行整理；

第三,（三）.E条进行移交。

容4.声像档案按本单位声像管理办法进行整理与

移交。

4业务培训

培训时间培训对象组织部门培训内容培训方式

工程立项后项目管理部门、档案部门项目文件管理人举办培训班、

财务部门文件员的工作职责；文一对一培训

管理人员件的归档收集要

档案员对项目规划部门、设计项目管理部门求；文件整理组卷

管理部门文件部门、与物流中要求；文件审查验

管理人员进行心文件管理人收要求；文件的移

技术交底后员交手续；OAK工程

工程开工施工、监理单位项目管理部门档案管理(单机

文件管理人员版)软件的应用

等。发放《广东电

网公司建设项目

档案管理办法》及

《手册》。

B收集归档

项目文件材料收集的基本原则、要求与方法

1收集原则。归档文件材料务必能准确反映项目建设各阶段活动的真

实记录。

2收集要求

2.1齐全率。文件材料务必收集齐全、完整。

2.2文件收集的质量要求。

2.2.1归档文件材料应以原件归档，通常不使用复印件，红头文件业

主、抄送单位除外。

2.2.2归档文件材料幅面要求使用A4纸(297X210mm)尺寸。

2.2.3文件材料的载体与书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠

笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写与签批，热感传真纸应复

印后归档。

3收集对象。包含各类载体文件、图表及照片、录像带、录音带等c

4收集方法

4.1拟定案卷主题及分类号

收集袋是项目各阶段的管理部门及参建单位在文件收集过程中

所使用的用以分门别类装放文件的袋子（盒）。参照《手册》第三.

（三）.B.5条《工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》

拟出案卷主题，标示在文件袋上即可形成收集袋。各单位在文件收集

过程中将文件按案卷主题放入袋中即可。

4.2建立归档文件关联表

归档文件关联表是指在项目管理过程中，将工程竣工投运前各阶

段形成的应归档的管理性文件形成关联关系表格（格式见附件）。即

项目建设各有关单位（规划部、工程部、物流中心、生产技术部）在

工程建设过程中做好关联表的填写工作，工程竣工投运后，各单位将

关联表连同归档文件一并移交档案部门归档。

归档文件关联表

序页

责任者文号文件题名档号备注

号数

5电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表

靖期艮

B收集

案卷题名归档文件建设施工设计监理运行

单位

单位单位单位单位单位

82架空线路工程

820工程建设文件

8200凭证、合同、协议

工程项目投资许可证、规

项目投资规划审划许可证、建筑工程施工建设、设计

8200永久长期

批文件许可证、工程建设报告及单位

批复

环保安全卫生等环境保护、劳动安全、卫建设、设计

8200永久长期

专项审批文件生等专项申请、批复

线路工程勘测设线路工程勘测设计、施工、建设、施工、

8200计、施工、监理、监理、测试、竣工图编制永久长期长期长期设计、监珅

测试合同的证明书、合同文件①

线路对电信线路影响、林

业、用地、青赔等问题改

造保护、砍伐、承包费用

线路建设用地补的协议

8200永久建设单位

偿问题文件

线路走廊、塔基占地、拆

迁、林木砍伐等补偿文件、

协议、合同等

建设、施工、

线路工程招投标线路工程招投标文件②、

8200永久永久长期永久设计、监理

文件中标通知书

单位

设备、材料招投线路金具、导线、塔材、

8200长期建设单位

标文件绝缘子招友标文件②

线路金具、导线、塔材、

设备、材料订货

8200绝缘子、避雷器等设备订长期建设单位

及供货合同

货及供货合同

8201可行性研究、原始调查材料

总体规划设计、方案设计

总体规划、方案

建设、设计

8201及可行性研究报永久长期

可行性研究报告及其评单位

告

估、审批文件、会议纪要

收

保管期B艮集

单

案卷题名归档文件建设施工设计监理运行位

单位单位单位单位单位

与规划、土地、林业、公

路、铁路、邮电、军事设

路径审批文件及建设、设计

8201施、环保、航道管理、建永久长期

其合同、协议单位

设等有关部门签订的合同

及协议

初步设计对邻近

初步设计对邻近电信线路

电信线路影响及建设、设计

8201影响及防护措施说明书、永久长期

防护措施说明单位

图纸

书、图纸

地质勘测孜告及成果表

地质勘察测绘文工程地质、水文地质、勘建设、设计

8201永久永久

件察报告、地质图、勘察记单位

录、化验、试验报告、重

要土、岩样及说明

地形、地貌、操纵点、建

筑物、构筑物及重要设备

地形、地貌、水

安装测量定位、观测记录建设、设计

8201文、气象、地震永久长期

单位

等文件

水文、气象、地震等其它

设计基础

8202设计任务书、初步设计

设计任务书、计划任务书

及其审批文件、技术设计

初步设计阶段文审查建设、设计

8202永久永久

件材料单位

工程初步设计及其审批文

IT-

初步设计综合图及说明

初步设计阶段图书、要紧没备材料清册建设、设计

8202永久永久

纸及概算书工程初步设计概嵬书及审单位

查后调整概算书

8203施工图设计

建设、设计

8203工程设计计算书工程设计计算书长期长期

单位

建设、设计

8203关键技术试验关键技术试验永久永久

单位

收

保管期B艮集

单

案卷题名归档文件建设施工设计监理运行位

单位单位单位单位单位

施工图概、预算书、调整

施工图设计阶段概算书及批复建设、设计、

8203永久长期

概预算书等施工单位

设计变更增加费用预算书

施工图设计阶段产生的施

施工图设计阶段建设、设计

8203工图设计说明书（施工图长期长期

总的部分单位

设计总的部分）

施工组织设计及审批、施

施工组织设计及建设、瓶工

8203工图会审纪要、安全及质长期长期

施工图会审纪要单位

量策划U及其审批表

基础、立塔、架基础施工方案及报审表

建设、施工

8203线施工技术措施杆塔组立施工方案及报审长期长期

单位

/方案等表架线施工方案及报审表

设计变更通知一览表、设

计变更通知单、工程更换

工程设计变更通建设、施工、

8203洽商单、材料代用核定审永久长期长期

知及工程联系单设计单位

批手续、技术核定单、业

务联系单、备忘录等

8204杆塔及基础施工文件材料

工程开工文件及工程开工报审文件、技术交建设、施工

8204长期长期

技术交底记录底记录单位

特殊工种人员及要紧工器

特殊工种人员及

8204具报审、特殊工种人员上岗长期建设单位

要紧工器具报审

证复印件

桩基低压变动测建设、设计

8204桩基低压变动测报等永久永久

报告单位

路径复测、基础路径复测史录表

8204分坑及开挖检查普通基础与拉线基础分坑长期长期施工单位

记录表及开挖检查记录表

杆塔基础检查及评级记录

杆塔基础检查及表建设、海工

8204长期长期

评级记录表单位

事故处理很告

杆塔组立检查及评级记录

杆塔组立检查及表建设、施工

8204长期长期

评级记录表单位

事故处理今告

收

保管期B艮集

单

案卷题名归档文件建设施工设计监理运行位

单位单位单位单位单位

1、要紧工程材料报审表

2、基础钢筋出厂合格证

3、基础钢筋力学性能、工

艺性能检验报告

4、基础地脚螺栓检测报告

5、钢材质量证明书及检验

报告

基础施工原材料6、水泥出厂合格证建设、施工

8204长期长期

出厂合格证及抽7、水泥物理性能分枇检验单位

样检验报告报告

8、砂检险报告

9、碎石或者卵石检验报告

10、水抽样化验单

11、混凝土添加剂出厂合

格证及试验报告

12、降阻剂出厂检验单

1、混凝土配合比设计报告

2、混凝土试件强度汇总表

3、混凝土试件抗压强度检

验报告

基础工程试验报建设、施工

82044、砂浆配合比设计报告长期长期

告单位

5、基桩反射波法检测报告

6、验桩报告

7、混凝土强度抽芯、回弹

试验报告

1、人工搅拌混凝土的申请

人工搅拌混凝土

及签证建设、施工

8204申请及基础施工长期长期

2、基础施工隐蔽工程见证单位

见证表

表

1、杆塔材料厂家资质证书

2、铁塔、砂杆出厂合格证

3、铁塔、碎杆试装记录

4、塔材材质证明

杆塔出厂合格证建设、施工

82045、螺栓、防松罩、拉线等长期长期

明及材质证明单位

出厂.合格证

（以上材料由施工单位采

购的，施工单位需要存

档，否则不用存档）

1、焊接试验记录、报告、

施工检验、探伤记录等

焊接试验记录、

2、焊条出厂合格证建设、施工

8204及拉线、导地线永久长期

3、杆塔拉线压接试拉报告单位

压接试拉报告

4、导线、地线压接拉力试验

报告

收

保管期B艮集

单

案卷题名归档文件建设施工设计监理运行位

单位单位单位单位单位

基础、杆塔工程1、基础工程质量操纵记录卜

8204短期建设单位

质量操纵记录卡2、杆塔工程质量操纵记录卡

8205机电安装文件材料

1、绝缘子出厂合格证、质

量证明书、检验报告

2、金具出厂合格证、质量

机电安装材料出

证明书、检验报告建设、施工

8205厂合格证明及检长期长期

、导、地线出厂合格证、单位

验报告3

质量证明书、检验报告

4、间隔棒出厂合格证、质

量证明书、检验报告

1、导、地线展放施工检查

及评级记录表

2、导、地线直线液压管施

工检查及评级记录表

3、导、地线耐张液压管施

工检查及评级记录表

4、紧线施工检查及评级记

录表（耐张段）

架线部分及附件

5、间隔棒安装检查及评级建设、施工

8205安装施工检查及长期长期

记录表单位

评级记录表

6、耐张塔跳线安装检查及

评级记录表

7、对地、风偏开方对地距

离检杳及评级记录表

8、交又跨越检查及评级记

录表

9、附件安装施工检查及评

级记录表

1、接地装置施工检查及评

接地装置施工及

级记录表建设、施工

8205线路防护设施检长期长期

2、线路防护设施检查及评单位

查及评级记录表

级记录表

1、接地装置施工隐蔽工程

接地及导地线压

见证表建设、施工

8205接部分隐蔽工程长期长期

2、导地线、拉线压接施工单位

见证表

隐蔽工程见证表

收

保管期B艮集

单

案卷题名归档文件建设施工设计监理运行位

单位单位单位单位单位

1、架线工程质量操纵记录卡

机电安装工程质2、接地工程质量操纵记录卡

8205短期建设单位

量操纵记录卡3、线路防护工程质量操纵记

录卡

8206竣工、验收文件

工程启动、验收、线路编

号的通知、会议纪要、方

工程启动、验收案、验收机构通知、竣工建设、施工、

8206永久长期长期

文件及线路编号验收会议、及验收委员会监理单位

名册、签字、验收备案材

料等

线路参数测试报

线路参数测试报告、步骤建设、施工

8206告、步骤及避雷长期长期

及避雷器试验报告单位

器试验报告

中间验收申请、中间验收

汇总表、分部工程验收缺

工程验收及缺陷陷处理清单建设、施工、

8206长期长期长期

处理清单监理单位

工程竣工3佥收缺陷处理清

单、工程遗留问题及说明

线路工程及配套工程竣工

线路工程及配套验收的通知、竣工报告、建设、施工、

8206工程竣工验收文竣工验收签证书、单位工永久长期长期永久监理、运行

件程、分部工程质量评级统单位

计、施工安全评价书

环保、劳动安全

环境保护、劳动安全卫生、

8206卫生、档案等验永久建设单位

档案等验收文件

收文件

线路_E程当案移交竹

线路工程设备移交清单建设、施工、

8206项目档案移交书永久长期长期长期长期设计、监理、

设计、监理档案移交书运行单位

各类项目文件材料移交书

线路工程审计、

线路工程审计、竣工决和建设、施工

8206竣工决算书及批永久长期

书及批复单位

复

工程结算及材料工程投资包干、工程结算建设、物资

8206长期

汇总表