会议物资使用规范协议

会议物资使用规范协议编号：__________

甲方（以下简称“甲方”）名称：__________

甲方地址：__________

乙方（以下简称“乙方”）名称：__________

乙方地址：__________

鉴于甲方作为会议组织者，为保障会议顺利进行，确保会议物资得到合理、高效使用，现双方就会议物资使用规范达成如下协议：

一、合同目的：明确会议物资使用规范，规范甲方及乙方在会议期间对会议物资的使用行为，保障会议物资的合理、高效使用。

二、合同背景：随着会议活动的日益增多，会议物资的使用和管理显得尤为重要。为提高会议组织效率，降低成本，特制定本协议。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方负责制定会议物资使用规范，并向乙方提供详细的物资清单及使用说明。

2.甲方应确保提供的会议物资符合国家相关法律法规和行业标准，保证物资的质量和安全。

3.甲方应提前与乙方沟通会议物资的使用需求，确保乙方能够及时了解并准备所需物资。

4.甲方应负责会议现场的管理，确保会议物资在会议期间得到合理、高效的使用。

5.甲方应承担因自身原因导致的会议物资损坏、丢失或无法正常使用的责任，并负责赔偿乙方因此遭受的损失。

6.甲方应积极配合乙方对会议物资的使用进行监督和检查，对乙方提出的问题及时给予答复和处理。

乙方责任和义务：

1.乙方应按照甲方提供的会议物资使用规范，合理、高效地使用会议物资。

2.乙方在使用过程中，应爱护会议物资，避免因不当使用导致物资损坏或丢失。

3.乙方应遵守会议现场的管理规定，配合甲方对会议物资的使用进行监督和检查。

4.乙方应如实向甲方报告会议物资的使用情况，对甲方提出的问题及时给予答复和处理。

5.乙方在发现会议物资存在问题时，应及时通知甲方，甲方应予以核实并采取措施予以解决。

6.乙方应承担因自身原因导致的会议物资损坏、丢失或无法正常使用的责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照会议物资使用规范合理使用物资，并有权对乙方的不当使用行为进行制止和纠正。

2.乙方有权要求甲方提供符合要求的会议物资，并有权对甲方提供的物资质量提出质疑。

双方义务：

1.甲方有义务向乙方提供详细的会议物资使用规范，并确保物资的质量和安全。

2.乙方有义务按照规范使用会议物资，并爱护物资，避免损坏和丢失。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本协议下甲方提供给乙方的会议物资使用服务总金额为人民币__________元整（大写：人民币__________元整）。

二、支付方式

1.预付款：乙方应在签订本协议后__________个工作日内，向甲方支付合同总金额的__________%作为预付款，即人民币__________元整。

2.进度付款：甲方按照实际提供物资和服务的情况，向乙方开具相应金额的发票。乙方应在收到发票后__________个工作日内支付发票金额的__________%，即人民币__________元整。

3.尾款支付：会议结束后，甲方需向乙方提供详细的物资使用清单和结算报告。乙方应在收到报告后的__________个工作日内，对结算报告进行审核。审核无误后，乙方应在__________个工作日内支付剩余尾款，即人民币__________元整。

三、支付条件

1.甲方收到乙方支付的款项后，应及时为乙方提供相应的会议物资使用服务。

2.乙方的支付义务应在甲方提供的物资和服务达到约定的标准且满足合同约定的交付条件后履行。

3.若甲方未能按照合同约定提供物资或服务，乙方有权要求甲方退还已支付的款项，并有权要求甲方承担相应的违约责任。

四、额外费用

1.本合同约定的金额为基本服务费用，如因特殊原因导致的服务需求增加，甲方将按照市场价格向乙方另行收费。

2.因不可抗力等原因导致的服务延期或中止，甲方将根据实际情况调整费用，并通知乙方。

五、结算与发票

1.甲方应在每次支付款项后向乙方提供相应的支付凭证。

2.乙方应在支付款项时，向甲方提供相应的税务发票。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.若甲方未能按照合同约定提供会议物资或服务，或提供的物资存在质量问题，甲方应承担违约责任，并向乙方支付合同总金额的__________%作为违约金。

2.若乙方未按时支付款项，应向甲方支付合同总金额的__________%作为滞纳金。

3.若任何一方违反合同约定，给对方造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。

二、违约行为的具体表现

1.甲方未在约定时间内提供会议物资或服务。

2.甲方提供的会议物资存在质量问题，影响乙方正常使用。

3.乙方未在约定时间内支付款项。

三、争议解决

1.双方应本着友好协商的原则，积极解决合同履行过程中产生的争议。

2.若协商不成，任何一方均可向合同签订地的人民法院提起诉讼，诉讼费用由败诉方承担。

3.双方也可选择仲裁方式解决争议，仲裁机构为__________仲裁委员会，仲裁裁决为终局裁决，对双方具有法律约束力。

四、适用法律

本协议的签订、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

五、管辖法院

对于因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方同意提交合同签订地的人民法院管辖。

六、不可抗力

1.如因不可抗力因素导致本协议无法履行或部分履行，双方均不承担违约责任。

2.不可抗力事件包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、社会异常事件等。

3.发生不可抗力事件后，受影响的一方应立即通知对方，并提供相应的证明材料。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字（或盖章）之日起生效。自生效之日起，本协议对双方具有法律约束力。

二、有效期

本协议的有效期为自生效之日起至__________年__________月__________日止。合同期满后，如双方无异议，本协议自动续签，续签期限与原协议相同。

三、变更与终止

1.本协议的任何变更或补充，均应以书面形式进行，并由双方共同签署。未经双方书面同意，任何一方不得擅自变更或终止本协议。

2.以下情况为本协议的终止条件：

a.双方经协商一致，决定终止本协议；

b.一方严重违约，经另一方书面通知后，违约方在合理期限内仍未纠正；

c.由于不可抗力原因，导致本协议无法继续履行；

d.法律法规、政策变化等原因，使本协议无法继续履行。

3.本协议终止后，双方应立即终止所有与本协议相关的事项，并妥善处理尚未完成的业务。

四、通知

1.本协议项下的所有通知、文件、函件等，均应以书面形式发出，并按照本协议约定的地址进行送达。

2.如因地址变更等原因导致通知无法送达，视为已送达。

五、其他

1.本协议未尽事宜，由双方另行协商解决。

2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

3.本协议自签订之日起生效，本协议的签订、效力、解释、履行、终止及争议解决均适用中华人民共和国法律。

六、争议解决

本协议在履行过程中发生的争议，由双方协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地的人民法院提起诉讼。

七、法律适用

本协议的签订、效力、解释、履行、终止及争议解决均适用中华人民共和国法律。

附件：

一、会议物资清单

附件一详细列出了甲方为乙方提供的会议物资种类、数量、规格及用途，包括但不限于：

1.会议场地布置用品；

2.会议设备，如投影仪、音响设备、话筒等；

3.会议资料，如会议手册、宣传册等；

4.其他辅助物资。

二、会议物资使用规范

附件二为甲方制定的会议物资使用规范，包括物资的使用流程、注意事项、维护保养等内容。

三、会议场地布置效果图

附件三展示了会议场地布置的预期效果，包括布局、装饰、灯光等设计元素。

四、技术规格书

附件四提供了会议设备的技术规格书，包括设备型号、性能参数、操作手册等。

五、服务承诺书

附件五为甲方对会议物资使用服务做出的承诺，包括服务质量、响应时间、售后服务等。

六、相关证件复印件

附件六包含甲方提供的各类证件复印件，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证等，以证明甲方具备提供会议物资使用服务的资质。

七、保密协议

附件七为甲方与乙方签订的保密协议，明确了双方在会议物资使用过程中应遵守的保密义务。