会议组织合同范本

会议组织合同范本编号：__________

本合同（以下简称“本合同”）由以下双方签订：

甲方（以下简称“甲方”）：

名称：__________

地址：__________

乙方（以下简称“乙方”）：

名称：__________

地址：__________

鉴于甲方需举办一场会议，并希望乙方提供相关组织服务，双方经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的

本合同旨在明确甲方委托乙方组织会议的具体事项、双方的权利义务及违约责任，确保会议的顺利进行。

二、合同背景

甲方作为会议主办单位，因业务发展需要，决定举办一场主题为__________的会议。乙方具备丰富的会议组织经验，经双方协商，乙方同意接受甲方的委托，为其提供会议组织服务。

双方的责任和义务：

一、甲方责任和义务

1.甲方应按照合同约定的时间、地点举办会议，并提前向乙方提供会议的相关资料和需求。

2.甲方应确保会议主题和内容符合法律法规，不得违反社会公德。

3.甲方应按照合同约定向乙方支付服务费用，并按时足额支付。

4.甲方应配合乙方在会议组织过程中进行沟通协调，及时解决乙方在执行过程中遇到的问题。

5.甲方应承担因自身原因导致的会议延期、取消等后果，并承担相应的赔偿责任。

6.甲方应确保参会人员的安全，对参会人员的个人隐私进行保密。

二、乙方责任和义务

1.乙方应根据甲方提供的会议资料和需求，制定详细的会议组织方案，并提交甲方审核。

2.乙方应按照甲方审核通过的会议组织方案，负责会议的筹备、执行和善后工作。

3.乙方应确保会议的顺利进行，包括场地布置、设备调试、会务接待等。

4.乙方应严格按照甲方要求，对参会人员进行资格审查，确保参会人员符合会议要求。

5.乙方应确保会议资料的保密性，不得泄露给任何第三方。

6.乙方应按照合同约定，提供专业的会议组织服务，确保会议质量。

7.乙方应承担因自身原因导致的会议延期、取消等后果，并承担相应的赔偿责任。

三、双方权利

1.甲方有权要求乙方按照合同约定提供会议组织服务，并对服务质量进行监督。

2.甲方有权要求乙方在会议组织过程中及时沟通，确保会议顺利进行。

3.甲方有权要求乙方对参会人员进行资格审查，确保参会人员符合会议要求。

4.乙方有权要求甲方按照合同约定支付服务费用，并按时足额支付。

5.乙方有权要求甲方提供必要的会议资料和需求，以便乙方制定详细的会议组织方案。

6.乙方有权要求甲方对会议组织过程中出现的问题给予支持和协助。

四、违约责任

1.若甲方未按时支付服务费用，应向乙方支付_____%的违约金。

2.若乙方未按时完成会议组织任务，应向甲方支付_____%的违约金。

3.若任何一方违反合同约定，导致合同无法履行，应承担相应的法律责任。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本合同约定的总服务费用为人民币______元整（大写：______元整）。

二、支付方式

1.预付款：甲方应在合同签订后____个工作日内向乙方支付合同总金额的_____%作为预付款，即人民币______元整（大写：______元整）。

2.进度款：乙方在完成会议组织方案制定、场地布置等前期准备工作后，甲方应在____个工作日内向乙方支付合同总金额的_____%作为进度款，即人民币______元整（大写：______元整）。

3.结算款：会议结束后____个工作日内，甲方应支付剩余的合同金额，即人民币______元整（大写：______元整）。

4.质量保证金：为确保会议质量，甲方需在支付结算款的同时，向乙方支付人民币______元整作为质量保证金，该保证金在会议结束后____个工作日内无质量问题退还给甲方。

三、支付条件

1.甲方支付款项前，应确保款项已足额到账，并提供相应的支付凭证。

2.乙方收到款项后，应及时出具收款凭证，并确认款项已收妥。

3.若因乙方原因导致会议无法按照约定进行，乙方应退还甲方已支付的款项，并承担相应的违约责任。

四、额外费用

1.若因不可抗力因素导致会议延期或取消，双方应根据实际情况协商解决额外费用。

2.任何超出合同约定的额外费用，双方应另行协商确定，并在合同中明确列出。

五、发票开具

1.乙方应在收到甲方支付款项后____个工作日内，向甲方开具合法有效的增值税发票。

2.发票内容应与合同约定相符，包括但不限于服务内容、金额、税率等。

六、争议解决

若双方在支付过程中发生争议，应友好协商解决；协商不成的，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.甲方违约

若甲方未按合同约定支付款项，除应支付相应滞纳金外，还应向乙方支付_____%的违约金。

若甲方因自身原因导致会议延期或取消，应向乙方支付_____%的违约金，并承担由此产生的全部费用。

2.乙方违约

若乙方未按合同约定提供会议组织服务，应向甲方支付_____%的违约金，并承担由此造成的损失。

若乙方泄露参会人员信息或违反保密义务，应承担相应的法律责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。

二、赔偿方式

1.违约方应承担因违约行为给对方造成的直接经济损失。

2.违约方应承担因违约行为给对方造成的间接经济损失。

3.若违约行为导致合同无法履行，违约方应退还已收款项，并支付相应违约金。

三、争议解决

1.争议解决方式

双方应首先通过友好协商解决争议。若协商不成，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。

2.争议解决地点

双方约定争议解决地点为合同签订地，即______。

3.争议解决程序

1）一方提出争议，另一方应在____个工作日内予以答复；

2）若答复后仍无法达成一致，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼；

3）诉讼过程中，双方应积极协商，争取通过调解或仲裁方式解决争议。

四、适用法律

本合同的订立、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

五、管辖法院

本合同的争议解决，由合同签订地人民法院管辖。

六、不可抗力

1.不可抗力事件

本合同所指不可抗力事件包括自然灾害、战争、政府行为、社会异常事件等。

2.不可抗力处理

1）发生不可抗力事件后，双方应及时通知对方，并提供相关证明；

2）因不可抗力事件导致合同无法履行的，双方可根据实际情况协商解决，包括部分或全部解除合同；

3）因不可抗力事件导致的损失，由双方根据实际情况合理分担。

附则：

一、生效条件

本合同自双方签字（或盖章）之日起生效。合同生效前，双方应确保已按照合同约定完成所有必要的准备工作。

二、有效期

本合同的有效期为自合同生效之日起至会议结束后的____个工作日止。合同到期后，如双方无特殊约定，合同自然终止。

三、变更和终止条款

1.变更

1）本合同的任何条款的变更，必须以书面形式由双方共同签署，否则任何变更均不产生法律效力；

2）合同的变更不影响已履行部分的效力。

2.终止

1）会议结束或合同约定的其他终止条件成就时，合同自行终止；

2）如因一方违约导致合同无法履行，非违约方有权解除合同，并要求违约方承担相应的违约责任；

3）如因不可抗力导致合同无法履行，双方可协商解除合同，并各自承担不可抗力导致的损失。

四、通知

1.双方应确保在合同履行过程中保持有效沟通，任何通知应以书面形式发送至对方指定的地址；

2.通知送达时间为以收到通知之日起生效。

五、保密

1.双方对本合同的内容以及与合同相关的任何信息负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方泄露；

2.保密义务在本合同终止后仍持续有效。

六、争议解决

本合同的争议解决方式、管辖法院、适用法律等事项，均参照本合同“违约与争议解决机制”的相关条款执行。

七、合同份数

本合同一式______份，甲乙双方各执______份，具有同等法律效力。

八、其他

1.本合同未尽事宜，双方可另行协商，并签订补充协议；

2.本合同补充协议与本合同具有同等法律效力；

3.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，本合同正本由双方各自保存。

甲方（盖章）：

乙方（盖章）：

签订日期：____年____月____日

附件：

一、甲方提供材料

1.会议主题及相关背景资料；

2.参会人员名单及资格要求；

3.会议日程安排表；

4.预算明细及费用支付计划；

5.会议场地及设施需求清单；

6.需要乙方协助的其他事项说明。

二、乙方提供材料

1.会议组织方案及详细执行计划；

2.会议场地布置效果图及场地租赁协议；

3.会议设备清单及租赁合同；

4.参会人员接待及服务安排；

5.会议宣传资料及邀请函；

6.会议现场安全保障措施及应急预案；

7.会议结束后，乙方应向甲方提供会议总结报告及财务结算报告。

三、双方共同确认材料

1.合同签订前，双方共同确认的会议组织方案；

2.会议场地租赁合同、设备