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文档简介

非营利组织档案管理流程框架一、制定目的及范围为了提高非营利组织的档案管理水平，确保档案的完整性、可追溯性与安全性，特制定本档案管理流程框架。该框架适用于组织内所有部门的档案管理工作，包括文书档案、财务档案、项目档案及其他相关资料的收集、整理、存储和利用。二、档案管理原则1.档案管理应遵循“真实性、完整性、安全性”原则，确保所有档案内容真实可靠，完整无缺。2.档案的收集与整理必须遵循标准化、规范化要求，确保档案的易查找和利用。3.各部门应明确档案管理责任，确保档案的保管与利用有专人负责。三、档案管理流程1.档案收集1.1资料来源确认：各部门需明确档案的来源，包括内部文件、外部通讯及其他相关资料。1.2收集与整理：负责档案的人员应将相关资料进行分类整理，确保信息的完整性和准确性。1.3登记入档：所有收集到的档案资料需填写《档案登记表》，记录档案的基本信息，包括资料名称、创建时间、责任人等。2.档案整理2.1分类归档：根据档案的性质及用途，将资料分为文书档案、财务档案、项目档案等不同类别。2.2编制目录：为每一类档案编制清晰的目录，便于后续查找与利用。2.3格式标准化：所有档案资料均需按照统一格式进行整理，确保档案的一致性。3.档案存储3.1选择存储方式：根据档案重要性及使用频率，选择合适的存储方式，包括纸质存储和电子存储。3.2存储环境管理：对于纸质档案，需保证存储环境的干燥、通风与恒温，防止纸张老化和损坏。3.3电子档案备份：重要的电子档案应定期进行备份，确保数据安全，防止信息丢失。4.档案利用4.1档案借阅申请：需要利用档案的人员需填写《档案借阅申请表》，说明借阅目的。4.2审批流程：相关负责人员对借阅申请进行审核，确保借阅目的合理。4.3借阅与归还：借阅档案需在规定时间内归还，并进行《档案归还登记》，确保档案的完整性。5.档案销毁5.1销毁申请：对不再使用的档案，相关部门需填写《档案销毁申请表》，说明销毁原因。5.2审核与批准：档案管理人员对销毁申请进行审核，确保符合销毁条件。5.3安全销毁：经过批准的档案需采用安全的方式进行销毁，确保信息不被泄露。四、档案管理责任各部门需指定专人负责档案管理工作，确保档案的收集、整理、存储和利用环节有人把关。档案管理人员应定期接受培训，提升档案管理专业能力，确保档案管理工作符合规范。五、档案管理的监督与评估为确保档案管理流程的有效实施，组织应建立定期监督与评估机制。定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改，确保档案管理工作持续改进。六、档案管理反馈与改进机制在实施过程中，组织应设立反馈渠道，鼓励员工提出对档案管理流程的建议与意见。根据反馈信息，及时对流程进行优化，确保其与组织实际情况相符，提升档案管理的效率。七、总结通过建立科学合理的档案管理流程框架，非营利组织能够有效提高档案

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