2025年档案数字化转换项目策划服务协议

2025年档案数字化转换项目策划服务协议甲方（委托方）：____乙方（受托方）：____鉴于甲方拥有大量档案资料，为了提高档案管理效率，实现档案资源的数字化、信息化，甲方决定对现有档案进行数字化转换。乙方作为专业的档案数字化转换服务提供商，具备丰富的项目策划和服务经验。双方经充分协商，达成以下协议：一、项目背景与目标1.1甲方档案现状甲方目前拥有大量纸质、电子、照片等不同形式的档案资料，分散存储于不同地点，管理难度较大，查询、利用效率低下。1.2项目目标（1）将甲方现有档案进行数字化转换，实现档案资源的电子化管理。（2）建立一套完善的档案数字化管理系统，提高档案查询、利用效率。（3）确保档案数字化转换过程中数据的真实性、完整性和安全性。二、项目内容与范围2.1项目内容（1）对甲方现有档案进行整理、分类、排序。（2）对纸质档案进行扫描、识别、录入，形成电子档案。（3）对电子档案进行整理、归档，建立档案数据库。（4）开发一套档案数字化管理系统，实现档案的在线查询、借阅、归还等功能。（5）对乙方人员进行培训，确保项目的顺利进行。2.2项目范围本项目范围包括甲方现有档案的数字化转换、档案数字化管理系统开发、人员培训等。三、项目策划与实施3.1项目策划3.1.1乙方应根据甲方档案现状，制定详细的数字化转换方案，包括档案整理、扫描、识别、录入、归档等环节的具体操作流程。3.1.2乙方应制定项目进度计划，明确各阶段的工作内容、时间节点、人员安排等。3.1.3乙方应制定项目预算，包括设备购置、人员培训、软件开发等费用。3.1.4乙方应制定项目质量保障措施，确保档案数字化转换的质量。3.2项目实施3.2.1乙方按照项目方案，组织人员对甲方档案进行整理、分类、排序。3.2.2乙方负责对纸质档案进行扫描、识别、录入，形成电子档案。3.2.3乙方负责对电子档案进行整理、归档，建立档案数据库。3.2.4乙方负责开发档案数字化管理系统，实现档案的在线查询、借阅、归还等功能。3.2.5乙方负责对甲方人员进行培训，确保项目的顺利进行。四、项目验收与售后服务4.1项目验收4.1.1甲方应在项目实施过程中，对乙方的工作进行监督、检查，确保项目质量。4.1.2项目完成后，甲方应对乙方提交的成果进行验收，包括档案数字化转换质量、档案数字化管理系统功能等。4.1.3验收合格后，甲方应按照约定支付乙方服务费用。4.2售后服务4.2.1乙方在项目验收合格后，应提供一年的免费售后服务，包括系统维护、升级、技术支持等。4.2.2乙方在售后服务期间，应确保档案数字化管理系统的正常运行，及时解决甲方在使用过程中遇到的问题。五、保密与知识产权5.1乙方应对甲方提供的档案资料进行保密，不得泄露甲方档案内容。5.2乙方在项目实施过程中，所开发的档案数字化管理系统及其相关知识产权归甲方所有。六、违约责任6.1任何一方违反本协议的约定，应承担相应的违约责任。6.2乙方未按约定完成项目，或项目质量不符合约定，甲方有权要求乙方退还已支付的服务费用，并赔偿甲方因此造成的损失。6.3甲方未按约定支付服务费用，乙方有权暂停项目实施，并要求甲方支付违约金。七、争议解决本协议在履行过程中，如发生争议，双方应友好协商解决。协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他约定8.1本协议一式两份，甲乙双方各执一份。8.2本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。甲方（盖章）：____乙方（盖章）：____签订日期：____以上《____年档案数字化转换项目策划服务协议》旨在明确甲乙双方在