《应用写作(第三版)》第4章-行政事务应用文

第4章

行政事务应用文

行政事务应用文有其自身的特点：

第一，制发程序、行文格式无严格规定。与法定的行政公文相比，行政事务应用文有较大的灵活性，呈现出风格的多样化。第二，行政事务应用文本身不具备法定权威。行政事务应用文一般不单独行文，它要发挥自身的作用，需要批转、转发、印发通知和实施命令等条件。否则，它只能被看作是一种参考意见。第三，使用频率高。行政事务应用文在机关、团体、企事业中使用很多，而且连续使用。常见的行政事务应用文有计划、总结、调查报告、规章制度、简报、述职报告等。第一节

计划一、什么是计划一个单位、部门或者个人，对预定在一定时间内要做的工作或要完成的任务，提出具体要求，规定指标，制定相应的措施，用书面形式写出来，就是计划。计划是对未来一定时期的任务作出预想性安排的文种。第一节

计划二、计划的作用计划在我们生活中起很重要的作用。它的应用很广。各级机关和企事业单位，无论做什么事情，都需要事先制订计划。计划具有指导性和指令性，它能够指导工作，明确工作目标和任务，统一思想和行动。各级领导可以依据计划有条不紊地指挥工作，增强预见性，减少盲目性；各部门之间可以依据计划统一安排、统一部署，为完成既定目标努力工作，增强主动性和协作意识；各阶段工作的检查和总结也可以依据计划，避免主观随意性。计划规定的工作目标和任务，必须在限期内达到和完成。第一节

计划三、计划的种类按性质分，有生产计划、工作计划、学习计划、科研计划、施工计划等；按范围分，有国家计划、地区计划、单位计划、个人计划等；按时间分，有年度计划、季度计划、月份计划等；按内容分，有综合计划、专题计划等第一节

计划四、计划的写法(一)标题完整的标题包括制订计划的单位名称，计划的期限、内容范围和计划的类别四个要素，如果是草稿或初稿，还应在标题下或标题后加括号注明。如《××省人民政府二○○九年工作要点(草案)》。设想、方案、安排的标题可以省略单位名称或计划的期限，如《××市社会治安综合治理实施方案》、《关于2008—2009学年新学员入学教育工作的安排》。第一节

计划四、计划的写法(二)正文计划的正文要写计划的内容。可以分项写，也可以不分。如果分项写，可用条文式，还可用表格式。正文一般分为前言和主体两部分。前言部分一般说明制订计划的总的原则：上级指示和要求、制订计划的依据以及对本部门具体情况的分析。这部分应该高度概括，简约明了，不必过于具体。短期的小型计划，这部分可以省略。第一节

计划四、计划的写法(二)正文计划的主体部分要具备三项基本内容：目标、措施、步骤。目标是计划产生的起点，也是计划实施的归宿，它是计划的灵魂。这部分应该根据需要和可能，提出完成任务的指标，即要完成何任务、达到什么目的要求。措施是实现计划的保证。这部分应该根据主客观条件，规定达到目标的手段，需动员的力量以及负责的部门、配合的单位等。步骤是实现目标的程序安排和时间要求。这部分应该按照任务完成的阶段和环节，明确哪些先干、哪些后干，体现出轻重缓急和先后顺序。在时间安排上，既要有总的时限要求，也要有每项任务的时限要求第一节

计划四、计划的写法(三)日期制订计划的日期一般写在正文结尾处右下方，也有写在标题下方的。另外，对外行文的计划，需要加盖公章第一节

计划五、撰写计划的注意事项(一)方向正确，实事求是制订计划首先必须符合党和国家的方针政策及上级指示精神(二)要求明确，措施具体计划要提出明确目标，要突出工作重点，体现计划的指导性；同时又要规定具体可行的措施，以便执行和检查。第一节

计划五、撰写计划的注意事项(三)条理清楚，事理严密为了使条理清楚，计划在形式上多采用总分式结构，前言之后，分条概述各项内容。撰写计划时还要注意各项内容之间的内在的逻辑联系，目标、措施、步骤应环环相扣，联系紧密。(四)语言简洁，用语准确规定目标和要求时，用语要恰当。掌握分寸，制定措施和办法时，用语要具体，避免含糊其辞。例文50关于2008—2009学年新学员入学教育工作的安排

各系、基础部：根据校党委的部署和要求，我校2008—2009学年入学教育的重点是：对新学员加强校规校纪的教育，特别是要抓好两个《暂行规定》的学习贯彻，使新学员入学后就能自觉地以学校的有关规章制度规范自己的思想行为，养成遵守纪律、刻苦学习的良好风尚，推动我校学风、校风的建设。现将有关事项安排如下：一、入学教育时间：8月29日—8月31日(共三天)。二、入学教育的内容和要求：1进行校规校纪教育。重点是组织学习《学员手册》中的各项规章制度，特别是两个《暂行规定》的内容。要求逐条学习讨论，从入学的第一天起就要严格贯彻执行。2

(略)3

(略)三、入学教育的日程安排

时间内容备注第二节

总结

一、什么是总结每当我们完成某项工作或工作进展到一定时期，都需要认真回顾一下，或进行全面评估，或进行专题总结，肯定成绩收获，找出缺点不足，总结经验教训，以便改进工作，更好地前进。这种用文字撰写出的对某一阶段或某项工作的回顾、分析和评价，就是总结。总结不是对已经完成的工作的简单回顾，它的特点是，不仅要说明完成了哪些工作，而且要说明完成的结果怎么样，道理何在。即不仅要介绍情况，而且要找出规律、得出结论、指明方向。

第二节

总结

二、总结的分类总结可以从不同角度分成许多种类按内容划分，有工作总结、生产总结、学习总结等；按工作范围划分，有某单位或某部门的工作总结、某一地区的总结等；按时间划分，有年度总结、季度总结、月份总结等无论哪种总结，又都可以根据表现形式和容量分为全面总结和专题总结

第二节

总结

三、总结的写法(一)标题标题有两种写法：一种是最一般的写法，包括单位名称、时间、内容和文体，如《××省教育系统2001年工作总结》，如要突出主题，还可采取主副标题的形式，如《艰苦的拼搏，丰硕的成果——××省冶金工业系统2002年工作总结》。另一种标题只有内容的概括，和一般文章的标题一样，如《发展乡镇企业，振兴山区经济》。

第二节

总结

三、总结的写法(二)正文全面总结和专题总结正文的写作格式有明显的不同。全面总结正文包括以下四个部分。第一部分，基本情况。这是总结的开头部分。这部分的写法，常见的有以下几种：一是概述总结工作的全貌、背景；二是说明总结的指导思想和成果；三是将主要的成绩、经验、问题扼要地提出来，先给人以总的印象，作为下文的铺垫。第二部分，成绩收获。第三部分，缺点问题。第四部分，经验体会。经验体会是总结的核心，是从实践中概括出来的具有规律性和指导性的东西。能否概括出具有规律性和指导性的东西，是衡量一篇总结好坏的关键。

第二节

总结

四、写作注意事项第一，全面收集材料，精心选择。总结要从实际工作情况出发，让事实说话，总结的基本材料是那些能够说明工作成果和规律的数字和事实，因此，写好总结，首先要有充足的材料，动手写作前先要全面收集材料

第二节

总结

四、写作注意事项第二，要善于总结出经验。工作总结的价值在于对今后工作的指导作用，因此，写总结必须总结经验。第三，要安排好全篇的结构。总结的重点在于写好经验体会，因此，通篇结构的安排要服从于这个中心内容。总结的写作切忌贪大求全，面面俱到，不要把总结一般的结构格局当作一种模式

第二节

总结

四、写作注意事项第四，内容充分、具体。总结的主要内容是经验体会，经验体会要有说服力，就必须写得充分具体，空洞无物或从理论到理论的总结是不能打动人的。因此，写总结要善于利用数字和典型事例，善于运用叙述、说明、议论等多种表达手段，对经验进行从实践到理论的阐述第五，语言要简明、准确、质朴。工作总结必须真实地反映客观情况，因此，总结应该是直言其事，无须多余的修饰，更不可夸张。对情况的叙述既不要琐碎也不要做形象的描绘或比喻，而要在简要明晰、用语准确上下工夫。第三节

调查报告一、什么是调查报告调查报告是人们对某一情况、事件、经验或问题，经过深入细致的调查研究而写成的书面报告。它要求将调查研究的结果客观、真实、及时地反映出来。它对领导机关了解情况、总结经验、制定或执行某项方针政策有重要的意义

第三节

调查报告

二、调查报告的特点(一)具有很强的针对性和明确的目的性调查报告是为直接解决工作中的某个问题而写的，它总是针对需要弄清和解决的某个问题先做调查研究，然后将事实和结论写成报告，回答或解决群众所关心的问题

第三节

调查报告

二、调查报告的特点(二)用事实说话，观点明确并带结论性调查报告要坚持真实的原则，文中对事件背景的交代，对事件发生、发展、结局过程的叙述，对一些数据的介绍，都必须非常准确，否则，就失去了报告的科学价值。调查报告的观点，必须是从事实材料中得出的科学结论。观点必须明确，并带有结论性，绝不可模棱两可，含糊其辞。

第三节

调查报告

二、调查报告的特点(三)叙议结合，以叙为主调查报告的写作，一般用第三人称进行叙述，一方面它要准确地叙述客观事实，另一方面，还要对事实进行概括、分析，形成观点。调查报告主要是反映实际情况的，因此要以叙事为主，但也不可光罗列现象，而要适当地进行分析、议论，阐述作者的观点，以帮助读者加深认识。

第三节

调查报告

三、调查报告的分类

(一)情况调查报告主要是反映某一问题、某项工作进行的实际状况，为上级提供客观资料和事实依据(二)经验调查报告反映先进地区、先进单位或先进个人的典型经验，将其介绍、推广到更大的范围，以利于指导和促进全面工作(三)问题调查报告主要是就某一典型的反面事例或社会现实的消极因素展开调查(四)学术调查报告

主要指就某科学领域中的课题展开调查而写出的具有学术价值的报告

第三节

调查报告

四、调查报告的写作要点(一)深入调查，详细地占有材料撰写调查报告首要的、基本的要求是做好调查研究工作，它是写好调查报告的前提和基础。只有用马克思列宁主义的观点对事物进行深入细致的调查研究，才能掌握大量新鲜而生动的材料，才能得出正确的结论，写起来得心应手。因此，要写好调查报告必须深入地进行调查研究。调查研究时必须事先拟定调查提纲，然后通过开座谈会、查阅资料、实地调查、蹲点等方式进行调查

第三节

调查报告

四、调查报告的写作要点(二)认真分析，找出事物的规律通过调查掌握了大量材料之后，还必须善于从材料中总结出规律性的东西。调查报告不能停留在一般的工作过程、具体事实和经验的叙述上，而应当从具体经验中找到事物的内在联系，揭示出事物的本质，概括出规律，这样才能起指导作用。

第三节

调查报告

四、调查报告的写作要点(三)恰当选材，努力做到观点和材料的统一观点是作者对客观事物的看法和态度，是一篇调查报告的灵魂。材料就是用来说明观点的客观事实，是调查报告的基础。主题是从材料中得出的结论，材料最能够说明主题思想，二者相得益彰，才能说服人。

第三节

调查报告

四、调查报告的写作要点怎样选材：第一，要选择最能说明问题的典型材料第二，要善于用数字来说明观点第三，要有点有面，不要笼统空泛，不要以偏赅全，既要有典型事例，又要有一般情况的概述，这样才能给读者以完整的印象第三节

调查报告五、调查报告的写法(一)标题调查报告的标题通常是用简要的语言表达全文的主题或论题。常见的有四种写法。1、类似总结的标题2、文章标题的写法3、提问式的标题4、正副标题的写法第三节

调查报告五、调查报告的写法(二)开头概述基本情况。有的概括全篇的基本内容，有的简单介绍调查的目的、调查对象的有关情况和调查的经过等。这部分起提示全文的作用，力求简明概括。第三节

调查报告五、调查报告的写法(三)主体

主要是用材料来说明观点，说明具体做法、经验或问题。至于怎样组织，则要根据内容的需要和事物的内在联系来安排。有的按照问题的几个方面或几个部分并列安排，被称为“横式安排”；有的按照事物发展过程的顺序来写，被称为“纵式安排”。但这只是相对的，常常是纵横交错地安排。第三节

调查报告五、调查报告的写法(四)结尾

指出规律或作出结论。有的单独写成一段；有的不单独成段，而是把规律或结论放在介绍或分析材料之中。第四节

规章制度

一、规章制度的种类规章制度是指党政机关、人民团体、企事业单位为了保证生产、工作和学习等顺利进行，根据法律、法令和政策，在自己的权限范围内制定的，大家必须共同遵守的行政法规或行为准则。规章制度是个总称，它包括章程、规程、条例、简章、规则、规定、细则、守则、办法等许多种

第四节

规章制度

二、规章制度的作用和特点(一)规章制度的作用我们的社会是个有机的整体，不同的人、不同的方面既相互依存，又相互矛盾。要使人们的生活、生产、学习、工作正常进行，就要维持一定的秩序。要使各种问题处理得当，分清是非，就得有一定的标准。在我们的国家里，规章制度起着规矩准绳的作用，它是统一行动、统一步伐，帮助我们有效地组织生产、做好工作、迅速处理问题、分清是非界限和有秩序地进行一切活动的不可缺少的工具

第四节

规章制度

二、规章制度的作用和特点(二)规章制度的特点1、实践性2、强制性3、鲜明性4、严密性

第四节

规章制度

三、制定规章制度应注意的问题(一)要符合国家的法令、政策必须在国家的方针、政策的指导下，在国家规定的制度、标准、办法范围内制定(二)要密切联系实际这一是指针对性强；二是指所订的规章制度合情合理，在实际生活中用得上、行得通

第四节

规章制度

三、制定规章制度应注意的问题(三)必须简明具体，切实可行一个规章制度要涉及许多方面，可分为许多条文，但每条最好只写一个方面(四)要走群众路线规章制度是要群众遵守、执行的，必须从群众中来到群众中去(五)要注意稳定性和适应性规章制度一旦制定之后，一方面，要保持相对稳定，使群众理解、掌握、贯彻执行；另一方面，必须经常检查总结，不断充实、修改

第四节

规章制度

四、规章制度的写法(一)标题一般由制定者、事由、文种三要素组成。例如《中华人民共和国税收征收管理暂行条例》，“中华人民共和国”是制定者，“税收征收管理”是事由，“条例”是文种。有的标题只有制定者和文种两个要素，如《中国作家协会章程》、《国务院工作人员守则》。有的标题只有事由和文种两个要素，如《集成电路布图设计保护条例》。还有的标题中没有制定者，而要在标题下用括号注明，如《合理化建议和技术改进奖励条例》(1982年3月16日国务院发布，1986年6月4日国务院修订发布)。

第四节

规章制度

四、规章制度的写法(二)正文1、开头规章制度的开头，一般是说明制定本规章制度的依据、目的或背景，还有的阐述了本规章制度的基本原则2、主文具体叙述规章制度的内容，它是规章制度的核心。如果内容较多，可以分章，章下分条、款。

第四节

规章制度

四、规章制度的写法(二)正文3结尾结尾一般称附文，又叫附则，是主体部分的补充和说明，如本规章制度适用范围、具体实施办法的制定权、解释权以及有关事项的说明、实施日期等最后要说明的一点是，分章、节的规章制度中的各条，要从开头顺序排起，条下的款项则每条中单独排列

第四节

规章制度

五、几种常见的规章制度(一)章程章程是一个政党、一个组织或团体的法规，是该政党、组织或团体中每个成员在思想、言论、行动上必须严格遵循和坚决执行，不得有所违背的根本准则。第四节

规章制度五、几种常见的规章制度(一)章程章程的标题应由政党、组织或团体的名称加上文种(章程)组成。章程的正文分为若干章。开头的是总纲，概括地阐明该组织的性质、奋斗目标、指导思想、现阶段的总任务、工作重点、基本要求、主要政策思想及活动范围等纲领性的内容，带有序言性质。它是整个章程的灵魂，后边各章都是围绕总纲展开。总纲之后为第一章，以下各章顺序编排，分别阐述该组织成员的权利和义务、组织原则、组织形式和组织制度等。这部分涉及面广，是章程的核心部分。最后是附则，一般说明通过、公布、施行和修改的手续等。第四节

规章制度五、几种常见的规章制度(一)章程章程是一个政党、组织、团体的根本大法，是该组织及其成员行动的准则，所以在制定过程中要经过广泛讨论，反复修改，仔细斟酌，并经过代表大会讨论通过。章程的行文要严谨、深刻，全面系统，条理清晰，简单明了，语言准确、庄重。

第四节

规章制度

五、几种常见的规章制度(二)条例条例是国家机关制定或批准的用以指导某项长期性的工作或活动的法规性文件，条例的内容是规定国家政治、经济、科技、教育、文化、外事等领域的某些事项或某一机关的组织、职权及某些专门人员的任务、权限等等

第四节

规章制度

五、几种常见的规章制度(二)条例1、条例的作用条例是国家行政机关统一意志的体现，具有明显的法律作用、依据作用和管理作用。条例的颁布，要通过命令(令)或通知等形式下发，条例一经颁布，即由国家强制力保证其贯彻实施，在修改或宣布作废之前均有执行效力，有关方面和人员必须遵照执行，不得违反。否则，要受到行政的、经济的或法律的处分。

第四节

规章制度

五、几种常见的规章制度(二)条例2、条例的写法(1)标题。标题一般由“制发机关名称或所代表的相应机构名称＋条例内容(或适用对象)＋条例”组成(2)正文。正文有两种格式：章节式和条排式。内容繁复的条例，一般采用前者；内容简单的条例，一般采用后者

第四节

规章制度

五、几种常见的规章制度(二)条例3、撰写条例需要注意的事项第一，要认真学习国家的大政方针，规定事项要符合党的方针政策和法律法令。第二，章、条层次要安排有序，做到先原则后具体，先主要后次要，还要符合工作的先后程序。第三，措词要准确肯定，规定要全面周严。

第四节

规章制度

五、几种常见的规章制度(三)规定1、规定的作用和特点规定广泛使用于行政管理和企事业管理，是管理工作不可缺少的有力工具之一。规定的主要特点是规范性和约束力。规定涉及的工作或问题不如条例那么重大，法规性和约束力也不如条例那样严格。但规定比条例具有更强的针对性，条例比较原则、概括，而规定较为细致、具体。规定和条例一样，要通过命令(令)或通知等形式下发

第四节

规章制度

五、几种常见的规章制度(三)规定2、规定的写法(1)标题。标题或由“发文机关＋规定内容＋规定”组成(2)正文。正文一般用“序言＋条款”的格式

第四节

规章制度

五、几种常见的规章制度(三)规定3规定的写作注意事项第一，在撰写规定时应注意方针政策与实际情况的结合，要突出政策界限，要有针对性，做到原则规范在前，具体规定在后。第二，还要注意写得具体、明确，切忌笼统抽象、粗枝大叶、概念模糊、词不达意。

第四节

规章制度

五、几种常见的规章制度(四)办法办法是国家机关对某一条例、规定或某一事项的具体规定。它和条例、规定一样，具有法规效力。

第四节

规章制度

五、几种常见的规章制度(四)办法1、办法的作用与特点办法是国家机关经常使用的行政法规。办法的发布要通过命令(令)或通知等形式来实现。机关、企业事业单位也可用办法对内部事务作出规定，如制定管理办法、奖励办法等。但此类办法属于规章一类，不具备法规效力。政党、团体一般不用办法行文。办法与条例、规定相比，对象范围要小一些，条文项目要具体一些。

第四节

规章制度

五、几种常见的规章制度(四)办法2、办法的写法办法的格式包括标题、正文两部分。(1)标题。一般由“适用范围＋办法内容＋办法”构成(2)正文。一般有三种格式：第一种是完整格式，即由总则、分则、附则三部分组成；第二种是完整格式的简化，即由序言、条款两部分组成；第三种是简单格式，即条排式第五节

简报

一、简报的特点简报就是工作情况的简要报告。它是机关内部向上反映情况或向下、向平行单位通报情况、交流经验、推动工作时经常使用的文体它有两个突出的特点：简约、迅速(一)简约简报最突出的特点是简约。一般简报一两千字，重点突出，一目了然，使人一看便能抓住要害。(二)迅速简报要把情况迅速及时地反映给上级或通报给有关部门和单位，以供处理问题时参考，这样才能起到应有的作用第五节

简报二、简报的种类(一)业务简报这是定期或不定期连续发出的长期性简报。主要是用来反映机关内部和本地区、本部门、本系统的日常工作情况、方法、经验或问题。(二)阶段性简报又称中心工作简报，是为推动某项工作、某些业务而办的专题性简报，反映这项工作的进展情况、工作中出现的问题、取得的经验等。这项中心工作进行完了，简报也就不办了。(三)会议简报是在召开会议期间办的反映会议的进行情况的简报，它的内容包括代表们在讨论中的发言、提出的意见和建议以及会议议决的事项等。第五节

简报三、简报的写法简报有约定俗成的格式，一般包括报头、标题、正文、报尾四部分。报尾有时可以省略。报头、报尾有严格的规范。报头包括简报名称、期数、编印单位、印发日期、密级、编号。有些简报可以省略密级或编号。报头和正文部分，用一条间隔横线隔开。报尾包括主题词、印制单位、时间，有的还注明发送单位、印制份数等。报尾和正文部分，也用一条横线隔开第五节

简报三、简报的写法中共××大学委员会简报常务第35期党委办公室编1993年11月18日

正文部分…………主题词：××大学党委常委简报

报：国家教委党组、中共北京市委、中共北京市委教育工委。送：党委书记、副书记，总务长、教务长，各党总支、直属党支部，各系、所，机关各部、处及附属单位。第五节

简报四、写作注意事项第一，精心选材。首先，要选择那些与党的方针政策密切相关或涉及本部门的中心工作的重要情况、典型经验等材料。其次，要选择那些有倾向性的苗头问题或者带有普遍性的雏形经验。再次，不仅要选取那些正面的材料、成功的经验，也要选取那些反面的情况、失败的教训第五节

简报四、写作注意事项第二，材料要准确。写简报的同志应力求亲自调查研究，从时间、地点、参办人员到事情发生的来龙去脉、前因后果，特别是引用的数据、人物的语言等，一定要核实清楚、准确第三，贵在迅速。简报的时间性很强，紧急情况必须立即反映，使领导机关及时掌握和处理，否则时间一过就没有意义了第五节

简报四、写作注意事项第四，篇幅短小语言精练。每篇1000字上下，最多不超过两千字，使人能在短时间内读完。要使简报简短，一是要专，一事一报。二是要注意文字简练，开门见山，直截了当，不用形容夸张之类语言。三是层次要清楚，段落要分明。意思不同的段落，可以加小标题。第五，注意读者对象第六节

述职报告

述职报告是指各级机关、团体和企事业单位的工作人员，就自己任职期间的岗位职责执行情况进行自我总结和评估，向上级领导和群众汇报的一种文体第六节

述职报告一、述职报告的特点(一)专用性述职报告一般是工作人员对自己在规定的范围(职责范围)、时间(任职时间)内工作成绩的归纳、总结，具有专用性。(二)严肃性述职者要按照国家或单位统一规定的工作标准做总结汇报，因此，述职者的报告必须严肃认真、实事求是、用语准确、评价中肯。文字应简明扼要、观点明确，语言朴实无华。(三)自述性述职者使用第一人称，本着对个人、对组织负责的态度，采用自述的方式面对听众或读者，做恰当的自我评估。第六节

述职报告二、述职报告的种类从内容上