股份制企业合同及文书管理手册

股份制企业合同及文书管理手册一、合同签订流程1.1合同起草在股份制企业中，合同起草是合同管理的首要环节。起草人员需对合同涉及的业务有深入了解，包括交易的背景、目的、双方的权利义务等。起草时要保证条款清晰、准确，避免模糊不清或歧义。同时要充分考虑各种可能的情况和风险，制定相应的条款进行防范。例如，在销售合同中，要明确产品的规格、质量标准、交货时间、付款方式等关键条款。起草完成后，要进行内部审核，保证合同内容符合企业的利益和法律规定。1.2合同审核合同审核是保证合同质量的重要环节。审核人员要对合同的合法性、合规性、合理性进行全面审查。合法性方面，要审查合同是否符合国家法律法规的规定，是否存在违法条款；合规性方面，要审查合同是否符合企业的内部规章制度，是否经过了必要的审批程序；合理性方面，要审查合同条款是否公平、合理，是否有利于企业的利益。审核过程中，如发觉问题要及时与起草人员沟通，提出修改意见，保证合同的质量。1.3合同签订合同签订是合同生效的关键环节。在签订合同前，要保证合同已经经过了审核并获得了必要的批准。签订时，双方要在合同上签字盖章，并留存签字盖章的原件。同时要注意签订合同的时间、地点等相关信息的记录。签订后，要及时将合同副本分发给相关部门和人员，以便他们了解合同内容并履行相应的职责。二、合同变更与解除2.1变更流程合同变更需要遵循一定的流程，以保证变更的合法性和有效性。提出变更申请的一方要向对方发出书面的变更通知，说明变更的原因、内容和要求。对方收到变更通知后，要在规定的时间内进行审核，并回复是否同意变更。如果双方同意变更，要签订书面的变更协议，明确变更的条款和生效时间。变更协议签订后，要及时将变更后的合同副本分发给相关部门和人员，以便他们按照变更后的合同履行职责。2.2解除条件合同解除需要满足一定的条件，否则解除行为可能无效。一般来说，合同解除的条件包括双方协商一致、不可抗力、违约等。双方协商一致解除合同是比较常见的方式，只要双方达成一致意见，签订书面的解除协议即可。不可抗力导致合同无法履行时，当事人可以根据法律规定解除合同，但要及时通知对方并提供相关的证明材料。如果一方违约，另一方可以根据合同约定或法律规定解除合同，并要求违约方承担违约责任。三、合同履行与监督3.1履行职责合同签订后，各方要按照合同约定履行自己的职责。履行职责的一方要保证按时、按质、按量完成合同约定的义务，如交付货物、提供服务等。同时要注意保留履行合同的相关证据，如发货单、验收单等，以便在发生纠纷时能够证明自己已经履行了合同义务。3.2监督机制为了保证合同的履行，企业需要建立健全的监督机制。监督机制可以包括内部监督和外部监督两种方式。内部监督主要由企业的内部审计部门或相关部门负责，定期对合同的履行情况进行检查和评估，发觉问题及时督促整改。外部监督主要是通过与第三方机构合作，如律师事务所、公证机构等，对合同的履行进行监督和见证，提高合同履行的可信度。四、文书管理规定4.1文书制作文书制作是文书管理的基础环节。制作文书时要严格按照企业的规定和要求进行，保证文书的格式规范、内容准确。文书的标题要简洁明了，能够准确反映文书的主题；正文要条理清晰，语言简洁明了，避免使用过于复杂的词汇和句子。同时要注意文书的排版和装订，保证文书的整洁美观。4.2文书归档文书归档是文书管理的重要环节。归档时要按照一定的分类标准将文书进行分类整理，并建立相应的档案目录。档案目录要清晰明了，能够方便地查找和检索文书。同时要注意文书的保管期限，按照规定的期限将文书进行销毁或永久保存。五、文书传递与签收5.1传递方式文书传递是文书管理的关键环节。传递方式可以包括纸质传递和电子传递两种方式。纸质传递主要是通过邮寄、传真等方式进行，电子传递主要是通过邮件、即时通讯等方式进行。在选择传递方式时，要根据文书的重要性、紧急程度等因素进行选择，保证文书能够及时、准确地传递到收件人手中。5.2签收流程签收是文书传递的最后一个环节，也是保证文书安全的重要环节。签收时要仔细核对文书的内容和份数，保证无误后在签收单上签字盖章。签收单要保存好，以便日后查询和追溯。如果文书在传递过程中出现丢失或损坏等情况，要及时通知相关部门进行处理。六、文书保管与使用6.1保管要求文书保管是文书管理的重要环节。保管时要按照一定的保管要求进行，保证文书的安全和完整。文书要存放在安全、干燥、通风的地方，避免受到潮湿、霉变、虫蛀等影响。同时要建立健全的文书保管制度，明保证管人员的职责和权限，定期对文书进行盘点和检查，发觉问题及时处理。6.2使用规范文书使用是文书管理的重要环节。使用时要严格按照企业的规定和要求进行，保证文书的使用合法、合规。文书的使用要经过审批程序，使用后要及时归档，避免文书的丢失或损坏。同时要注意文书的保密工作，避免文书的内容泄露给无关人员。七、文书销毁与存档7.1销毁程序文书销毁是文书管理的最后一个环节，也是保证文书安全的重要环节。销毁时要按照一定的销毁程序进行，保证文书能够彻底销毁，避免泄露信息。销毁程序包括申请、审批、销毁等环节。申请时要说明文书的销毁原因和范围，审批时要由相关部门和领导进行审核，销毁时要由专人负责，保证文书能够在安全的环境下进行销毁。7.2存档管理存档管理是文书管理的重要环节。存档时要按照一定的存档管理要求进行，保证文书能够长期保存，便于查询和追溯。存档管理要求包括档案的分类、编号、装订、保管等方面。档案的分类要按照一定的标准进行，编号要唯一、准确，装订要整齐、美观，保管要安全、可靠。八、相关法律事务8.1法律咨询在股份制企业的合同及文书管理中，法律咨询是非常重要的一环。企业可以聘请专业的律师事务所或法律顾问，为企业提供法律咨询服务。法律咨询的内容包括合同的起草、审核、签订、变更、解除等方面的法律问题，以及企业在经营过程中遇到的其他法律问题。8.2法律纠纷