中国IT市场年会会议流程管理手册 (一)

CClDConsulting

2005年中国IT市场年会

会议流程管理手册

目录

、分组5R责任^3

I、领导小组成员--------------------------------------------------------------------------------------------------3

2、专项小组职贵......................-..........................................................................3

二、分期落实计划-----------------------------------------------------------------------------------------------------8

1、会务组........................................................................................................8

2、招商组--------------------------------------------------------------------------------------------------------10

3、秘书组--------------------------------------------------------------------------------------------------------11

4,综合组........................................................................................................13

三、现场流程管理-----------------------------------------------------------------------------------------------------15

1、现场工作管理..................................................................................................15

一、分组职责任务

1、领导小组成员：

组长：

副组长：

组员：

2、专项小组职责：

(1)会务组

职责：负责会议现场正常进行的一切会务保障工作。

任务»1一看场地|2确定地点|3•付订金|4版明要求饭店提供配合的事项|5|签署协议|6—讨布展方案

7版定布展方案|8监督布展设计|9—展施工监督|10制定当日流程西标祠II偏定现场人员芬亍

12觊场布置调配|131灯光音像控制|14邀请摄影摄像|15一出押M要求|16/收拍摄成果|171制作成册

18|内部彩排设备妾装19觇场彩排|201宣传片制作|211笔记本内容装弱221资料运输23―品运输

241桌」一放|25|用餐安—26|引导牌设闿27|嘉宾上场用河|281同传设备安排|29屋砌

30库辆及运输人员安排来宾人辐丽31|安排兄弟单位到场布展及彩排|32|与参展兄弟单位丽丽

33-7家―体而竭34惭地布锄

A员：（括号为该人员负贡任务）

分管领导：

组长：王晓东（1、2、3、4、5、6,7、8,9、11、12、14、15、16、17、19,20、23、24、26、31）

剧组长:

组员：张金海林琳田苑、鲁卫

（2）招商组

职责：负货整个会议正常进行的•切经费保障工作

e务：1忸商方案制作21招商合同制作I3阴确对厂商的要求I,11语及确认校助商发言人I5,谙厂商参会人员

6媵待厂商选其|71引领—宾签到及进入会场|81收集及确认厂商演讲文耦或PH9。攵集及确认厂商展板展品

10收集及确认厂商会刊资料和广阁川收集及确认厂商LOGd12畋集及确认厂商现场发放资料

⑶会后厂商宣传跟以川落实合同收款I

人员：（括号为该人员负费任务）

分管领导：

组长：

组员：

（3）秘书组

职责：负费整个会议正常进行一切资料保障工作。

任务：I惭闻总科21分类深度报道|3|资料内容撰写（会刊、摘要、简介、邀诘南）|41资料内容收集前犷5|资料内容而

6|资料印刷71部领导、院领导、公司领导讲膈8佗持人隔|9|公司报告PPT丽|10ggPPT制作（演讲人

名录、图片）|11演讲人演娟12庄持人演练|131年会综合总结报告|14♦供获奖厂商标

人员：（括号为该人员负费任务）

分管领导:

组长:

组员：

（4）综合组

职责：负责整个会议正常进行的一切人员邀请接待保障工作。

任务：1|部、院领导邀词21公司领导参会画3一体记者邀词4用户代表邀尚61报到表设计制作|9部院领导及厂靛

10|普通厂商代表需1II丽育网12收卜宾接待13—花购买|14-花佩-151参会一卡发放

161签到本笔购列17|名片收—18|资料装袋、丽口19大门迎宾|20慑到处迎宾|211会场迎宾|221贵宾室迎宾

231会场佚序维阑24|提供臾签名单|25悚签名.摆放丽26丽招丽271会后媒体宣传|28帙稗•的断作

人员：（括号为该人员负贡任务）

分管领导：

组长：

副组长:

工作人员:

1、1宾次请:

2、参会代表邀请：

3、媒体工作：

4.海外媒体及来宾邀请:

5.会议礼品及用品购置:

二、分期落实计划

(当日安排见笫二章)

(1)、会务组:

时间段时间工作内容责任人备注

第1.10-1.16布展方案设计王晓东

1.11-1.12再次与酒店确认各项事宜，完成申报手续王晓东

前期准备周1.17布展方案比稿

(10.1411.11)第1.20-1.23布展方案研修改、确认“总定稿

1.20-1.23确定参展兄弟单位、明确要求

同1.20-1.23族系参展兄弟单位、解决问题（媒体7家，其余4家）

1.22落实其它组情况，提交会议预算.

第1.20-1.24确定摄影摄像公司配合

1.20-1.24确定礼仪服务人员

同

1.10-2.1厂商LOGO落实，提交布展厂商

2.19-2.20再次确定会议当日现场流程马总提供

2.19-2,21制作工作证

2.19-2.21收集桌签名录，传真至酒店;来宾停车位预定。

2.20向其它组收集PPT.装入笔记本，确定笔记本及相关人员提

供

控制人员。

内2.20开会确定本组彩排人员

部

2.20公司内部彩挎，布置场地，调试设备，安棒顺序

彩

排2.20兄弟单位彩排

2.22再次向招商组落实厂商布展资料

2.23晚资料运输至会场

2.23晚布展

2.24上午确认桌签，引领牌等事宜，礼仪小姐培调

现2.23晚设番调试、彩排

场

2.23晚进行现场彩排导演、协助其它组熟悉场地.

彩

排悔助兄弟单位彩排熟悉场地

2.24上午各组就位

后期服务2.25-3.5结清第三方费用，相关资料留底备用

(11.19-12.6)

(2)、招商组

时间段时间工作内容贵任人备注

第1.4-130招商材料发放客户羟理

招商合同制作客户经理公司领导支持

前期准箸至明确对厂商的要求客户经理领导审核

(10.14-11.11)邀请及确认赞助商发言人客户经理领导审核

同邀请厂商参会人员客户经理

第2.19-2.23收集及确认厂商演讲稿或PPT客户经理

四收集及确认厂商会刊资料和广告，提交秘书组制作

周2.19-2.23收集及确认厂商展板展品

收集及确认厂商现场发放资料

2.19收集及确认厂商LOGO客户经理

内2.20安排本组秘工作

部

审核客户p?t及其它相关资料客户经理

彩

现2.23晚转入算合组协助彩排接待工作客户经理

场

2.24上午熟悉现场环境，审核客户布展情况，进行来宾接待模拟

彩

持审核客户p?t,模拟客户演讲

审核厂商桌签、相关人员就位客户经理

后期服务2.24~3.4会后厂商宣传跟踪客户经理黄总审核监督

(11.19-12.6)落实合同收款

（3）、秘书组（名单黄总确认）

时间段时间工作内容责任人备注

前期准备前1.10-1.50资料内容撰写（会刊、报告摘要、公司简介）

(1.6—1.13-1.31资料内容收集确认向工总确认袋装资料内容，并负责收集

1.24)

周1.13-1.27资料内容设计负为所有资料的设计

1.10-1.17邀请函内容确定及制作向马总确认邀请函内容

1.13—1.26部领导、院领导、公司领导讲话稿各部门总经理给予相应配合

新闻总稿、新闻通稿、分类深度报道浅写各部门总经理给出相关新闻稿

1.24-1.27公司报告PPT制作与相关演讲人协调制作PPT内容

1.28将PPT提交于黄总

第

四2.19-2.22部领导、院领导、公司领导讲话稿定稿

周其它PPT制作（演讲人名录、图片等）由招商组与客户确认后提供给姓*

资料印刷完成（会刊）与招商组确认厂商资料后，报“总最终确认会刊内容

后：交**。印刷

主持人申词

2.21演讲人彩排演练

内2.19确定本组彩排分工

部将ppt装入笔记本，彩排时完善ppt将•总确认后的PPT交张金海

彩2.20现场演讲人演练、主持人演练

排

后期服9跟踪媒体报道

(2.24-3.5)

年会综合总结报告

（4）、综合组（请徐总确认相关人员）

时间段时间工作内容责任人协助人员

1.10-1.21部领导初步邀请

第

院领导初步邀请

前期准备至第一轮媒体预热、会前广告投放

大量发放邀请函（含电子邮件）、请柬，邀请各类参会人员

周

1.21-1.25用户代表初步确认

相关回执确认

周

参会贵宾（部、院领导等）

初步确认

第二轮媒体宣传

2.19-2.22用户参会人员再次确认

中期落实参会贵宾（部、院领导等）

彩

排再次确认

准

媒体记者邀请

备

外宾逾请

提供桌签名单

2.23晚资料装袋

胸花购买

桌签名单摆放次序

签到表设计制作、签到用品（本、簿）购买

公司领导参会通知

2.23全体组员入场熟悉各自岗位，模拟接待工作

现2.24上午各人员就位

场桌签摆放次序上报领导小组

彩

排

后期服务2.24-33征集参会人员反馈意见、致参会人员感谢信.

(2.18-2.28)

2005年IT市场年会现场分工及时间安排

2005年2月23日晚

1、布展组负责人।

场内布展如：

场？卜布度班：

布&协调：

彩琲娘：公司演第人

场内布展姐相关工作人员.23日中午1点进入会商布酸。田苑.负立场内搭这、设备消武.

场外布匿如相关工作人员，24日夜展I点进入外场布展.林眠负叱场外厂商展示区、兄弟单位展示区、报告后、各个界到处布殛，导卫史货与酒店

仍弱.

2005年2月24日上午7—9点

II、会以服务组负责人：

厂有按林小加：

比后单位扶待小姐：

资料运恰组：

资朴装袋加：

现两协调组：

桌分接放员贵人：

以上各小组相关工作人费，24日上午7点进入会而熟息场地.厂商接待小姐成员称助厂商展示11工作人员清点厂商资料,遂行布五工作.24H上午

7点全体到向，有关货责人安排案曜位五.府卫应贵与酒店侍调、与各处如长势调，厂商接椅如工作人员主至■贞玄厂商暴板、宣传品的按殳、接放、排序,

资料运冷姐主要负责资料的运侑及搬运至指定地点.协助装装如装袋。巩场协调组负点协调公司内华各部门之间的工作及工作人员的后勤保障.

2005年2月24日上午9一11点

布K姐进行初步谓备iBJ试.信号走台.

场扑布展.组与厂有接待小组合作椽实厂商及兄弟文住展板、宣传•材料收集情况，及时与厂商与兄弟单拉联系。

资料袋袋如应于“点前资料分装完毕.并掘放到位.

2005年2月24日上午11一12点

布展如布展.组送行最后彩栉、调试设备、清场做最后洪备。

会议服齐姐在负责人的带领下再次热悉场地、各姐工作人员对工作做最后检查.

会议现场分工:

1、政府贵宾负责人：

答方处：

接夺

部融领导接待：

信总产业部领导接待:

其它部委4级早接杵：

车G引领同相接待：

II、厂商贵宾负责人:

签到处:

总挣片：

接诗小姐：

软件：

主枕：

外谓：

行业信息化:

集成也珞：

2005年2月24日下午1点至5点

以上两组相关工作人员，24日上午7点进入会场熟恚场地。厂商接件小组成.员协助厂商施示区工作人员洗点厂商资料，进行布直工作.有关贞青人

安排东金佳贪.44符人员熟息各自挂件贵宾的Qjt.让行拄恁摸拟.下午一点拄林工作正式开饴,在政府及广育生要贵宾来齐后.1点50分左右.由唐

杰、刘武军及黄涌组统贵实到报告增前合影留念后进人会场。

2005年2月24日下午5点至8点

以卜两加和关T作人员.24日下午5点芈则腐.以科T作,FM开出.

2005年2月25日上午7点至下午5点

以上两组相关工作人员，25日上午7点到向，做好准备工作，上午8点接待工作正式开始.下午1点加关工作人员到自,I点15分拄持工作正式

开始.25日上、下午在星灯处准番好多余的会汉资料，以备发放.

III，普通来宾负责人

另到处：

21）05年2月24B下午I点至5点

以上工作人624日上午7点丑入会场熟急场地，清点会议资料,蛆用装袋放入会场.布置技林《答月册、物奖箱、奖品、资料等）。下午一点接待

工作正民开始.会汉站束后，由郭晴贞贵版集（礼仪，.、妞提供〉获奖名单.核实领笑赤身份后发奖.

2005年2月25日上午7点至下午5点

以上工作人员25日上午7点全体到向，有直接待（务到舟、抽奖箱、奖品、资料等），上午8点接件工作正式开始.下午1点相关工作人员到面，1

点15分拄持工作正式开始。下午会议纣束后，由郭曲负点收集（礼仪小姐提供）获奖名单,核实领更者身份后发奖.25日上、下午在答到处准备好多余

的会议营科，以备发放

IV\新闻中心负责人：

国内妥划处：

海外答到处：

海外南宾引屈：

P1传设备发放⑻收：

接件:

立播设备：

2005年2月24H下午1点至5点

24日一卜午7点仝体可点.布篁接符（鉴刊科.东马卷、费■<+#）.谟各前*人妾装调试电位.为洛.打印机..网传设备《除外立外必取行公）*.T

午一点次待工作正式开始,按计划遗行克搞.姐织相关记者在贵宾室专访.

2005年2月24日下午5点至8点

以上工伟人员24日下午5点半全体到岗，清点会双资升，娘织装袋放在记寺及到处.设备货货人检查电脑,阿热，打印机、同传设备等.布五接待

（要到升、车马管、资料等）。下午6点按种工作正式开蛤。

2005年2月25日上午7点至下午5点

以上工作人员25H上午7点全体到向，清点会议诉科，组炽装袋放在汜者与到处，设备负*人校交电脑，网络，打印机、同他设备专。布更拄件《基

到册、车为费、资料等）.上午8点接传工作正式开始，按计刎道行直墙,如织相关记者在贵真空专访，下午I点相关工作人员列印，I点15分接存工作

正式开诒。25日上、下午在签到处於各好多余的合双资料,以备发放.

V、院内单位展区负责人:

2005年2月24日下午I点至5点

以上工作人员24日上午7点进入会场熟悉场地，排放各单位会议责科，设备货货人安装调贰电总，演训员彩排。24日上午9点（根据布屐情况）全

体到岗，演讲员再次彩排。下午一京拄件工作正式开器.1点40分开始演讲两遍。

2005年2月25日上午7点至下午5点

以上工作人员25日上午7点半全体到内.上午8点按枯工作正式开始.下午1点相关工作人员到岗.1点15分拄持工作正式开始。

VI、厂商展示区负责人：

2005年2月24日下午1点至5点

以上工作人员24日上午7点选入会场.熟恚场地.沸点厂商有3L宣传资料及展板。下午一点建待工作正式开始,俗助厂商进行资料发放和现场法

序卷护.

2005年2月25日上午7点至下午S点

以上工作人电25日上午7点全体到向，布置资料等。上午8点接待工作正式开始，协助厂商进十资料发放和现场秩序维护。

Vik会场服务负责人：

与;百店障码、发放饕票号

VIII、现场控制负责人：

流假导演：田苑

现场总控：王眈东

PPT播放：张金■海（组长）、吕天文、张