行政管理职位工作手册(三)

行政管理职位工作手册（第3版）

目录

（一）行政部工作职责一览表..........................................

28

发奋识遍天下字，立志读尽人间拈。

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第一章行政部职责描述

（一）行政部工作职责一览表

行政部部门职责职责细分备注

（1）企业各种H常办公事务的计划、组织、协调与控制在建立办公白动

1.日常办公事务

（2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达化系统方面有给

管理

广协助的职责

（1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度计算机及网络设

2.办公物品及设（2）负责办公物品及设备的采购事宜备的故障一般由

备管理（3）办公物品的保管、发放、使用专业人员维修

（4）办公设备的口常保养与故障维修

（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理

3.文书资料管理（2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅

（3）做好文书资料以及内部信息的保密工作

（1）办公车辆的调度管理

4.车辆管理（2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作

（3）对司机人员进行安全驾教教育、考勤等H常管理

（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作

5.人事日常事务

（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理

管理

（3）组织员工开展各种形式的活动

（1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理

6.后勤保障事务（2）企业员工食堂、宿舍的口常管理

管理（3）维持企业水、电等动力系统的止常运行及相关设施维修

（4）企业口常安全保卫及消防管理

（1）来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等

7.涉外事务管理

（2）企业对外宣传、公关联系

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(3)牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案

(1)审议合同的合法性，保障企业的合法利益

(2)协助处理日常涉法事务及管理合同

8.法律事务管理

(3)参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判

(4)代理企业涉讼案件

第二章行政部组织管理

(-)行政部组织结构与责权表

部门行政部部门负责人行政部经理直属领导行政总监

行政部组织结构图部门编制

经理级_人

主管级一人

专员级_人

部门职责

部门权力

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相关说明

编制人数审核人员批准人员

编制日期中核日期批准日期

（二）行政办公工作一览表

部门：人数：填写日期：年月日

序号工作内容概述

（三）行政办公职位规范表

职位名称直接上级直接下级

管辖范围

直接责任

主要权力

职务代理人

任职条件

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第三章办公事务管理

(-)行政费用计划表

编号：单位：元

科目上年度本年度预算数变动变动备注

平均数一季度二季度三季度四季度量率％

固01薪资支出

定02间接人工

费()3租金支出

用04办公费

05邮电费

06水电油料费

07保险贽

08医保费

09社保费

合计

01加班费

02差旅费

03运费

04维护费

05交际费

06样品费

变07包装费

动08燃料费

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费09职工福利费用

用10杂项购置费用

II会务费

12培训费

13劳务费

14间接材料费用

15消耗品费用

16保健费

17其他费用

合计

费用总计

（二）行政费用申请单

编号：部门：填写日期：单位：元

费用类别金额用途说明附件张数

合计人民币（大写）

报销人签字：审核人签字：主管领导签字:

（三）通讯费用报销单

编号：填写日期:

部门使用人

通讯工具类别（）固定电话（）移动电话（）其他号码

费用（合计）人民币（大写）

审批总见

主管领导（签字）审核（签字）总经理（签字）

费用明细

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（四）外勤费用报销单

员工姓名所属部门报销时间备注

序号费用类别大写小写

(XX)1交通贽

0002资料费

0003交际费

0004补贴费

0(X)5其他费用

合计

财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名

（五）车辆费用报销单

编号：填表日期：年月日

驾驶员部门车号

预支期间年月日至年月日车型

项目张数金额（单据粘贴处）

合计金额（大写）

财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名

（六）招待费用报销单

编号：填表日期：年月日

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姓名职务招待附

部门事由件

招待对象招待人数客人人，陪同人备注

日期招待地点餐饮费住宿资礼品其他金额合计张

礼金欲用十万千百十元角分

金额合计

（大写）

财务审批部门主管审批财务且核部门经理审核经办人签名报销人签名

（七）公务联系单

送抵时间

签收人

己阅签字

转出时间

联系事项

签g

填表人

（A）参观许可证

许可编号发证日期印章

参观单位参观日期

参观者姓名职务单位

参观区域参观内容

参观目的参观路线

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相关部门签章

主管副总生产部行政部营销部公关主管

（九）接待用餐申请表

申请日期：年月日

接待负贡邰门接待负贡人负贡人职务

来宾负责人工作单位部门和职务

接待总人数用餐时间陪同人数

接待事由

招待规格（根据公司相关规定确定）

受理日期经办人

审核意见接待部门行政部主管副总

（十）公关工作计划表

公关工作主体负贡部门

负责人员公关专员口公关主管口行政部经理口行政总监口

配合人员

计划情况

工作目标

工作进度

进度目标

工作成果

工作预算工作结算

（十一）会议记录表

编号：旗写日期:

会议时间地点主持人记录人

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会议名称

参加者

会议议题

会议过程

会议决策

记录审核人审核结果

（十二）年度会议计划表

会议名称主持人

开会地点会议召集单位

开会日期会议主要工作人员

开会时间与会者应备资料

会议宗旨及议题会场标示资料

与会单位会场拟分发资料

人数

（十三）会议审核项目表

序审核序审核

审核项目审核项目

号结果号结果

1会议的主题女服务员着装方面

2会议的规模（总人数）杳邀请回函22（1）洋装（2）旗袍

3会议预算（3）其他民族服饰

4招待对象的层次新闻媒体

活动日期及时间（注意是否与其他同业的活（1）文字记者

5

动冲突）23（2）新闻稿

6会议天数（3）摄影记者

7会议负责人（4）录像记者及电源准备

8会议事项分工表住宿安排方面

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会场的预订（1）安排来宾的住宿（套历、

（1）主会场（2）分会场（3）洽谈室24单人身、双人房）

9（4）展示室（5）来宾休息室（2）领导人的住宿预订厉问

（6）工作人员休息室（3）妥善分配房间

（7）演艺人员休息室

制作来宾名册支付的负担范围（住宿、轻费、

10包括姓名、地址、公司名称、电话、职务等25取用冰箱内的食物费用、电话

费）

各类函件安排用餐方面

邀请函、信封、邀请卡、叵函明信片、纪26（1）住宿者的用餐事宜

11念品、停车场、指引地图、餐券订制张数（多（2）来宾、司机的用餐问题

印20%以备用）、信封书写投递H期（3）服务人员的用餐

（4）演员、乐队的用镇问题

纪念品方面活动行程方面

纪念品的选定、包装、外包装书写、礼品提（1）司仪开场白

12

款、蝴蝶结（装饰礼品包装）订制数量（2）主持人的致辞

（要多出20%以备用）（3）来宾致辞

交通工具方面27（4）宣读贺电

13

飞机、面包车、轿车（5）致谢辞

14酬谢费（给司机人员等）（6）活动行程表

会场布置（7）播放背景音乐

主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座（8）放映宣传影片、幻灯片

15

次、台下座位、紧急疏散方窠、茶水饮料供

应

宴会的形式服务柜台的工作方面

（1）餐桌入座式（2）自助餐入座式（1）来宾出、缺席之确认

16

（3）半入座式自助餐（2）发放胸章

（4）鸡尾酒立食式自助餐（3）发放活动行程表

16料理样式和菜单印制（4）引导来宾到休息室

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饮料香烟（5）发放座位牌

17（1）国产白酒（2）鸡尾酒（6）发放纪念品

（3）啤酒（4）饮料类28（7）设置临时电话

花饰（8）来宾签名纪念

（1）花篮（2）桌上花饰

（3）雕冰花饰（4）胸花

18

（5）赠用花束（6）典礼台花饰

（7）载挂花饰（8）蜡烛

（9）展示品饰花

看板、标示板类29座位顺序

（!）大门看板（1）桌面标示卡

19（2）方向标示（2）桌面标示卡的书写

（3）专用停车场示牌

（4）展示商品说明标牌

拍照摄影方面胸章、名牌

20（1）纪念照片（1）颜色、大小、种类的选

（2）快照30定

选择桌子（如恻桌或方桌）（2）公司名称、职衔、姓名

21

的书写

（十四）决议事项确认表

决议事项

决议内容

达到目标

所需支持

执行措海执行负责人

备注

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（十五）决议事项实施表

会议名称：

决议事项决议日期决议负贡人

部门执行负责人实施目标实施进度等评价

各部门每个月的实施核查表

月份实施进度评价月份实施进度评价

14

25

36

（十六）会议室使用申请表

填写日期：

使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注

申请使用单位管理单位

名称填表人主管管理人主管经理

（十七）印章使用登记表

盖章时间文件名称发文号印章类别盖章次数使用人批准人备注

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（十八）印章使用审批表

编号用牵部门盖章时间

印章类别盖章次数文件发文号

文件名称

备注

用章人（签章）批准人（签章）

注：请在备注栏中简要说明盖章用途

（十九）印章使用申请单

单位申请日期年月日

用印类别用卬份数

文件名称文件说明

申请人核准人

（二十）印章管理登记表

种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注

公司名印公司名印公司全称行政部经理行政部经理

印章

部部门印行政部印公司名、部门名行政部经理行政事务主管

门分店分店印公司名、分店名XX分店经理分店

印工厂名行政科长

章职务董事、经理职务名称行政部经理行政事务主管金属制

印章

部长印财务部经理印公司名、职务名财务部经理财务主管

（银行专用）

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（二十一）印章使用范围表

种区分公司支票及合同及定货单各类辞请收人事关员工委

银行兑其他重及日常对外系及有存款任

现凭证要文件业务文文件关证明账目状

类件令示据

公公司

司名章

名股份

称公司专用

印部门名章

章分公司名章

职董事长名堂

务茶事（股份

名公司专用）

章名章

其他高级

职员名章

财务部

经理名章

分公司

经理牵

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第四章网络信息管理

（一）计算机故障维修记录卡

部门：填写日期：单号:

机器编号规格数量故障说明预估修理费使用人备注

（二）计算机网络报修登记表

序号报修时间报修部门报修原因维修人维修情况完成时间备注

1

2

3

4

5

异常情况说明：

（三）计算机网络设备档案表

设备使用部门:

设备名称设荒规格销售销售设备购买维护公司维护年维修

品牌型号号码公司价格日期年限费用

故障现象及维修情况维修人维修时间更换配件记录

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故障记录

备注

第五章文书档案资料管理

（一）收（发）文登记表

收文发文

月发文文事份有无签月收文文事份有无寄件签

H单位号由数附件收日单位号由数附件人收

（二）公文传递单

填写日期：年月日

收文公文编号文件名称发文签收备注

（三）公文会签单

发文单位发文文号发文日期年月日

时限□普通件□急件□特急件密级□普通□秘密口机密□绝密

内容

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会单位接文时间交文时间行政部转呈时间

签1月n时月口时月日时

顺2月日时月日时月日时

序3月日时月S时月日时

备注

（四）档案索引表

序号档案号档案名称建档口期储存位置档案内容处理

（五）档案明细表

全目案移出归还

不录卷0的位名称经手人姓名管理人日管理

号号号期员签字期人员签字

（六）档案调阅单

编号：填写日期：年月日

类别调卷部门

调卷入

文件内容摘要

调阅用途

调阅期限自年月日起至年月日止，计日

原收文编号借出日期

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档号归还日期

备注保管人签章

（七）信件接收登记表

月份：年份:

日期信件种类接收入收信人所属单位/职他分发日期签收入

（八）外发信件登记表

序号外发时间信件佶息发信人信息密级

信件类别外发地址收信人发信件单位

（九）图书借阅卡

图书信息栏借阅信息栏

图书编号借阅人

图书名称办理人

图书价格借阅日期

图书等级归还日期

签字确认栏

借阅人签字：办理人签字：

年月日年月日

说明：双方各留一份，便于日后归还确认。

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（十）借阅登记表

年月日

借阅日期编号名称借阅人归还日期借阅人签字

借阅办理人:

（十一）丢失报告单

填表日期：年月日

丢失资料编号丢失资料名称

发现（大致）日期资料存档日期

资料所属级别资料管理人

丢失原因：

资料管理人员签名：

日期：年月日

单位处理意见保卫处处理意见

单位主管签名：保卫处主管签名：

年月日年月日

总经理审批意见：

年月日

（十二）声像材料送审表

送审E期：年月日

声像资料名称

附加文字材料页数声像资料送审人

签字确认栏

摄编人员配音人员文字起草人员参审人员

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签名：签名：签名：签名：

年月日年月日年月日年月日

审核意见

签名：

年月日

第六章提案管理

（-）项目提案表

填写日期：年月日

单位职称姓名

提案名称编号

现况、缺点（附图）、说明

提案改善内容（具体、详细、附图）

估计投资额（分项估算）

预计效益瞥投资回收期

（二）会议提案表

XX公司XX会议第X号提案

提案人所在部门

提案日期提案编号

理由（写明亮出建议或意见的理由）

措施（写明实现所提土张的措施）

审查意见

审查人签名（蛊章）

备注

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（三）员工提案汇总表

编号：月份:年月

提案提所属类别提案收件审核审结果实施核

编号案部门生技其事项日期H期核可可不效果发

人产术他人用试佳奖

类类金

（四）优秀提案审核基准表

编号：填写日期：年月日

提案名称评审人员

评价项目评价基准等级分评价分

1.30万元以上30

2.21万〜30万元（以2万元为单位得1分）26〜29

3.11万〜20万元（以2•万元为单位得1分）21〜25

有形效果（30）4.6万〜10万元（以1万元为单.位得1分）11-20

5.1万〜5万元（以1万元为单位得1分）670

6.不足1万元（以2000元为单位得1分）1〜5

（注：以年为单位的预计金额）

1.安全性、劳动强度、环境或外形改善的效果明显870

无形效果（10）2.以上任总项改善效果一般3〜7

3.以上任意项可以看出有改善1〜2

1.可以在整个集团推广使用11〜15

2.可以在公司内推厂使用7-10

波及效果（15）

3.适用于本部门4~6

4.只适用于本班组（科、室）1〜3

独创性（15）1.全体员工共同提案12〜15

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2.独自的想法、建议8-11

3.计划性的改善（对策）4〜7

4.单纯模仿改善3

5.一般业务1

1.活动难度极高6-10

2.活动难度一般1〜5

1.付出了极大的努力3〜5

2.一般性努力1~2

活动评价（30）

1.改善效果长期有效3~5

2.改善效果短期有效1〜2

1.本部门实施6-10

2.其他部门实施1~5

总得分100分

（五）提案实施成果评分表

提案名称提案编号

项目评分标准分数（分）项目评分标准分数（分）

标准得分标准得分

动主动发觉实施10〜15投无需投资20〜25

机原来有缺陷，激发实施5〜10资回收期半年以下15〜20

15%上级指标或旁人建议1-5同回收期0.57年10-15

创完全屈独创、开发性15〜20收回收期1〜2年5〜10

造参考科技资料加以研究、修10〜15期回收期2年以上1〜5

性正、改良25%

20%由类似科技资料联想并比5-10月10万元以上15〜25

照实施效

经他人暗示或向他人学习1~5益2.5万〜10万元10-15

努力1.付出精力多少25%1万〜5万元5~10

程序2.参与规划专案人员数目无形效益或1万元以下1〜5

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15%3.所需完成的工作量合计100

实施分数50以51〜5960〜6465〜69