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文档简介

1/3会计实操文库企业管理-公司会议作业指导书一、会议筹备会议需求确认：与会议发起部门或人员沟通，明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员范围等关键信息。例如，若为项目进度汇报会议，需了解项目背景、汇报重点以及期望达成的决策。会议通知发送：根据确认的信息，提前[X]个工作日发送会议通知。通知内容包括会议主题、时间、地点、议程、参会要求等，并提醒参会人员提前准备相关资料。可通过邮件、即时通讯工具等多种方式发送通知，确保通知送达每位参会人员，并要求收到回复确认。会议资料准备：协助会议发起者收集、整理会议所需资料，如项目报告、数据报表、提案文档等。对资料进行排版、装订，确保资料内容准确、格式规范。在会议开始前[X]小时，将资料放置在会议桌上或提前发送给参会人员。会议场地布置：根据会议规模和性质，选择合适的会议室。提前对会议室进行布置，包括摆放桌椅、调试设备（投影仪、音响、麦克风等）、准备饮用水和纸笔等。如重要的商务洽谈会议，可布置成圆桌形式，营造轻松交流氛围；大型培训会议，则采用课堂式布局。二、会议进行会议签到：在会议开始前15分钟，在会议室入口设置签到台，组织参会人员签到。签到方式可采用纸质签到表、电子签到设备等。对未按时签到的人员，及时通过电话或即时通讯工具联系，了解情况并提醒参会。会议主持与引导：会议主持人负责把控会议节奏，按照议程依次推进会议。引导参会人员围绕主题发言，鼓励积极讨论，避免偏离主题或出现冷场。对于观点分歧较大的情况，主持人应协调各方，寻求共识；若无法当场达成一致，可记录分歧点，留待后续讨论。会议记录：安排专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、各方观点、决策结果、任务分配等。记录应准确、完整，使用规范的语言和格式。会议记录员需实时跟进会议进程，确保重要信息不遗漏。三、会议后续工作会议纪要撰写与分发：会议结束后[X]个工作日内，会议记录员整理撰写会议纪要。会议纪要应包括会议基本信息（主题、时间、地点、参会人员）、会议主要内容、决策事项、责任人和完成时间等。经会议主持人审核后，通过邮件或公司内部系统分发给参会人员和相关部门。任务跟踪与反馈：根据会议决策事项，建立任务跟踪表，明确责任人和完成时间。定期（每周或每月）对任务进展进行跟踪，督促责任人按时完成任务。责任人需及时向相关人员反馈任务完成情况，如遇到问题或困难，应提前说明并寻求解决方案。会议资料归档：将会议通知、会议资料、会议记录、会议纪要等相关文件进行整理归档。

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