日常行政管理制度规范手册

日常行政管理制度规范手册一、总则1.1管理制度的目的日常行政管理制度规范手册的制定旨在建立一套科学、合理、高效的行政管理制度，以规范公司的日常行政工作，提高工作效率，保证公司的正常运转。通过明确各项管理职责，规范会议组织、文件管理、办公用品管理、固定资产管理、车辆管理、考勤管理和后勤管理等方面的工作流程，使公司的行政工作有章可循，避免管理混乱和效率低下的情况发生。同时该手册也为公司员工提供了明确的行为准则，有助于提高员工的工作积极性和责任心，促进公司的可持续发展。1.2适用范围本管理制度适用于公司全体员工，包括管理层、部门经理、普通员工等。无论其职位高低，都应遵守本制度的规定，按照制度要求开展工作。同时本制度也适用于公司的各个部门，包括行政部、财务部、人力资源部、市场部等，各部门应在本制度的框架下，制定本部门的具体管理细则，保证部门工作的顺利开展。1.3管理职责行政部是公司日常行政工作的主管部门，负责制定和完善行政管理制度，组织和协调各项行政工作的开展，监督和检查各部门的执行情况。各部门负责人应负责本部门的日常行政工作，制定本部门的工作计划和管理细则，组织和实施本部门的工作，及时向行政部反馈工作中存在的问题和建议。公司员工应严格遵守行政管理制度，积极配合行政部和各部门负责人的工作，共同维护公司的正常运转。二、会议管理2.1会议组织与安排会议组织与安排是日常行政工作的重要组成部分。行政部应负责制定公司的会议计划，包括会议的时间、地点、参会人员等，并提前通知各部门。各部门应按照会议计划的要求，组织本部门的参会人员按时参加会议。会议的组织和安排应注重效率和效果，避免会议时间过长、内容重复等问题的发生。同时行政部应负责会议的记录和纪要的撰写，及时将会议决议传达给各部门，并跟踪和督促会议决议的执行情况。2.2会议记录与纪要会议记录是会议过程的重要记录，应详细记录会议的时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决议事项等。会议纪要则是对会议记录的整理和总结，应突出会议的重点内容和决议事项，明确各部门的职责和任务，并要求各部门在规定的时间内完成相关工作。会议记录和纪要应由专人负责撰写和保管，保证记录的准确性和完整性。同时行政部应将会议记录和纪要及时发送给各部门，并跟踪和督促各部门的执行情况。2.3会议决议的执行会议决议是会议的重要成果，各部门应严格按照会议决议的要求，制定具体的工作计划和措施，认真组织实施。行政部应加强对会议决议执行情况的跟踪和督促，及时了解各部门的工作进展情况，协调解决工作中存在的问题和困难。对于未能按时完成会议决议的部门，应及时进行通报和批评，并要求其限期整改。同时行政部应将会议决议的执行情况纳入绩效考核体系，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对表现不佳的部门和个人进行处罚和问责。三、文件管理3.1文件的起草与审核文件的起草与审核是文件管理的重要环节。文件的起草应遵循公司的规章制度和相关政策，内容应准确、完整、清晰，格式应规范、统一。文件的审核应由相关部门负责人和行政部共同负责，审核内容包括文件的内容、格式、合法性等方面。审核通过后的文件应由专人负责编号、登记和归档，保证文件的安全性和可追溯性。3.2文件的发放与归档文件的发放与归档是文件管理的重要工作。文件的发放应按照公司的规定和程序进行，保证文件的及时送达和准确发放。文件的归档应按照文件的类别和编号进行分类归档，保证文件的有序存放和便于查阅。同时行政部应建立文件管理制度，明确文件的保管期限和销毁程序，定期对文件进行清理和销毁，保证文件的安全性和保密性。3.3文件的保管与销毁文件的保管与销毁是文件管理的重要环节。文件的保管应按照公司的规定和程序进行，保证文件的安全、完整和可追溯性。文件的销毁应按照文件的保管期限和销毁程序进行，由专人负责销毁，并做好销毁记录。同时行政部应加强对文件保管和销毁工作的监督和检查，防止文件的丢失、泄露和滥用。四、办公用品管理4.1办公用品的采购办公用品的采购是办公用品管理的重要环节。行政部应根据公司的实际需求和预算，制定办公用品采购计划，并按照公司的规定和程序进行采购。办公用品的采购应注重质量和价格的平衡，选择性价比高的产品。同时行政部应建立办公用品供应商管理制度，对供应商的资质、产品质量、价格等方面进行评估和选择，保证供应商的可靠性和稳定性。4.2办公用品的领用与发放办公用品的领用与发放是办公用品管理的重要工作。员工应按照公司的规定和程序，填写办公用品领用申请表，并经部门负责人签字批准后，到行政部领取办公用品。行政部应按照领用申请表的内容，发放办公用品，并做好领用记录。同时行政部应加强对办公用品领用和发放工作的监督和检查，防止办公用品的浪费和滥用。4.3办公用品的盘点与库存管理办公用品的盘点与库存管理是办公用品管理的重要环节。行政部应定期对办公用品进行盘点，核对库存数量和实际使用情况，及时发觉和解决办公用品管理中存在的问题。同时行政部应建立办公用品库存管理制度，对办公用品的库存数量、采购周期、使用情况等进行记录和分析，合理控制办公用品的库存水平，避免库存积压和短缺的情况发生。五、固定资产管理5.1固定资产的登记与清查固定资产的登记与清查是固定资产管理的重要环节。行政部应建立固定资产台账，对公司的固定资产进行登记和管理，包括固定资产的名称、规格、型号、数量、价值、购置日期等信息。同时行政部应定期对固定资产进行清查，核对固定资产的实际数量和账面数量，及时发觉和解决固定资产管理中存在的问题。5.2固定资产的折旧与维修固定资产的折旧与维修是固定资产管理的重要工作。行政部应按照公司的规定和会计准则，对固定资产进行折旧核算，合理分摊固定资产的成本。同时行政部应加强对固定资产的维修管理，及时对固定资产进行维修和保养，保证固定资产的正常使用。对于需要大修或报废的固定资产，应按照公司的规定和程序进行审批和处理。5.3固定资产的报废与处置固定资产的报废与处置是固定资产管理的重要环节。固定资产达到报废条件或因其他原因需要报废时，应由使用部门提出报废申请，并经相关部门负责人和行政部共同审核批准后，方可进行报废处理。固定资产的处置应按照公司的规定和程序进行，包括拍卖、转让、报废等方式，保证固定资产的处置合法、合规、合理。六、车辆管理6.1车辆的调配与使用车辆的调配与使用是车辆管理的重要环节。行政部应根据公司的实际需求和车辆的使用情况，合理调配车辆，保证车辆的高效使用。同时员工应按照公司的规定和程序，申请使用车辆，并经部门负责人签字批准后，到行政部办理车辆使用手续。车辆的使用应注重安全和效率，避免车辆的浪费和滥用。6.2车辆的保养与维修车辆的保养与维修是车辆管理的重要工作。行政部应建立车辆保养和维修管理制度，定期对车辆进行保养和维修，保证车辆的正常使用。同时车辆的保养和维修应选择正规的汽车维修厂家，并按照规定的保养和维修项目进行，保证车辆的保养和维修质量。对于需要大修或更换零部件的车辆，应按照公司的规定和程序进行审批和处理。6.3车辆的保险与处理车辆的保险与处理是车辆管理的重要环节。行政部应按照公司的规定和程序，为车辆购买保险，并及时缴纳保险费用。同时行政部应加强对车辆保险的管理，定期对保险合同进行审核和评估，保证保险的有效性和合理性。对于车辆发生的，应及时采取措施进行处理，包括现场救援、调查、理赔等工作。同时应及时向保险公司报案，并配合保险公司进行理赔工作。七、考勤管理7.1考勤制度的执行考勤制度的执行是考勤管理的重要环节。公司应建立严格的考勤制度，明确员工的考勤要求和请假、加班等相关规定。员工应严格遵守考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工等。行政部应加强对考勤制度执行情况的监督和检查，定期对员工的考勤情况进行统计和分析，及时发觉和解决考勤管理中存在的问题。7.2请假与加班的管理请假与加班的管理是考勤管理的重要工作。员工因事、因病需要请假时，应提前填写请假申请表，并经部门负责人签字批准后，到行政部办理请假手续。员工加班应填写加班申请表，并经部门负责人签字批准后，到行政部办理加班手续。行政部应加强对请假和加班申请的审核和管理，保证请假和加班的合理性和合法性。同时行政部应按照公司的规定和程序，对员工的请假和加班情况进行统计和核算，并将结果反馈给相关部门和员工。7.3考勤记录的统计与分析考勤记录的统计与分析是考勤管理的重要环节。行政部应建立考勤记录管理制度，对员工的考勤情况进行详细记录，包括出勤时间、请假时间、加班时间等。同时行政部应定期对考勤记录进行统计和分析，了解员工的出勤情况、请假情况、加班情况等，为公司的人力资源管理提供依据。同时行政部应将考勤统计和分析结果及时反馈给相关部门和员工，对表现优秀的员工进行表彰和奖励，对表现不佳的员工进行批评和教育。八、后勤管理8.1办公环境的维护办公环境的维护是后勤管理的重要工作。行政部应负责公司办公环境的日常维护，包括办公区域的清洁、绿化、安全等方面。同时行政部应加强对办公环境的管理，制定办公环境管理制度，明确各部门和员工的职责和义务，保证办公环境的整洁、舒适和安全。8.2食堂与宿舍的管理食堂与宿舍的管理是后勤管理的重要内容。行政部应负责公司食堂和宿舍的日常管理，包括食堂的