办公室档案管理规范制度

办公室档案管理规范制度#办公室档案管理规范制度##一、目的为加强办公室档案管理，确保档案资料的完整性、准确性、保密性和有效利用，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。##二、适用范围本制度适用于本组织办公室所有档案的管理工作，包括档案的收集、整理、归档、存储、保管、借阅、销毁等环节。##三、职责分工1.**办公室负责人**-负责档案管理工作的统筹规划与决策，审核档案管理制度和工作计划。-协调各部门之间的档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。2.**档案管理员**-负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订、归档等工作。-建立档案台账，做好档案的存储、保管和统计工作，确保档案的安全与完整。-负责档案的借阅、归还登记和催还工作，严格执行档案借阅审批流程。-按照规定对到期档案进行鉴定和销毁处理，并做好记录。3.**各部门**-负责本部门档案资料的收集、整理和初步审核工作，并及时移交至办公室档案管理员。-配合办公室做好档案管理相关工作，按照规定借阅和使用档案。##四、档案收集1.**收集范围**-上级机关下发的各类文件、通知、批复等。-本组织制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。-会议记录、会议纪要、领导讲话等。-合同、协议、意向书等经济类文件。-人事档案，包括员工招聘、入职、离职、晋升、培训等相关资料。-财务档案，如会计凭证、账簿、报表等。-其他具有保存价值的文件、资料、图表、照片、音像制品等。2.**收集要求**-各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。-收集的档案资料应确保真实、准确、有效，纸张、字迹等应符合存档要求。##五、档案整理与分类1.**整理原则**遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.**分类方法**-**年度分类法**：按照档案形成的年度进行分类。-**组织机构分类法**：按照档案形成部门进行分类。-**问题分类法**：按照档案所反映的问题性质进行分类。-可根据实际情况综合运用以上分类方法，如先按年度分类，再按组织机构或问题分类。##六、档案编号与装订1.**编号规则**根据档案分类情况，为每份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。2.**装订要求**-对纸张大小不一的档案资料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。-去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等。-采用线装或胶装等方式进行装订，确保装订牢固、整齐、美观。##七、档案归档1.**归档时间**各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的档案资料移交至办公室档案管理员。档案管理员应在收到档案资料后的[具体工作日]内完成归档工作。2.**归档手续**档案移交时，双方应填写《档案移交清单》，注明档案的名称、数量、编号等信息，并签字确认。##八、档案存储与保管1.**存储环境**档案库房应保持清洁、干燥、通风，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.**存储方式**-档案应按照分类编号顺序存放于档案架或档案柜中，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。-对特殊载体的档案，如照片、光盘、磁带等，应采用专门的存储设备进行保管，并定期进行检查和维护。3.**定期盘点**档案管理员应定期对档案进行盘点，每年至少进行[X]次全面盘点，确保档案数量准确、存储状态良好。如发现档案缺失、损坏等情况，应及时查明原因并进行处理。##九、档案借阅1.**借阅申请**因工作需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，并经部门负责人和办公室负责人审批。2.**借阅期限**一般档案的借阅期限为[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应在借阅期限届满前办理续借手续，续借期限不得超过[X]个工作日。3.**借阅登记**档案管理员应建立《档案借阅登记台账》，对档案的借阅、归还情况进行详细记录，包括借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。4.**借阅要求**-借阅人应妥善保管所借档案，不得转借、涂改、圈划、批注、污损或擅自复印、拍照等。-借阅人在借阅期限届满后应及时归还档案，如有遗失或损坏，应承担相应的责任。##十、档案鉴定与销毁1.**鉴定标准**根据档案的保存价值、保管期限、历史作用等因素，定期对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应及时进行销毁处理。2.**鉴定程序**由档案管理员提出档案鉴定意见，经办公室负责人审核后，报组织主管领导审批。3.**销毁方式**对批准销毁的档案，应采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，并做好销毁记录，包括销毁档案的名称、数量、编号、销毁时间、销毁方式等信息。销毁记录应保存[X]年。##十一、保密管理1.档案管理人员应严格遵守国家保密法律法规和组织的保密制度，保守档案机密。2.对涉及机密的档案，应在档案封面或目录上标明密级，并按照相应的保密规定进行管理。3.档案借阅过程中，借阅人应遵守保密规定，不得泄露档案内容。未经批准，不得将机密档案带出规定的借阅场所。##十二、监督与检查1.办公室应定期对档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理的规范性、档案存储保管的安全性等。2.对档案管理工作中存在的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反档案管理制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚。##十三、内部评审、法律审核和相关部门反馈1.**内部评审**-制度初稿完成后，组织办公室内部人员进行评审，重点审查制度内容的合理性、可操作性以及与组织现有流程和文化的匹配性。评审人员根据自身工作经验和对档案管理的理解，提出修改意见和建议。-召开内部评审会议，由制度起草人详细介绍制度的制定背景、目的、主要内容和关键条款。参会人员进行充分讨论，对制度中的重点和难点问题进行深入分析，形成内部评审报告，记录评审过程中提出的问题和修改建议。2.**法律审核**-将制度草案提交给组织的法务部门或法律顾问进行法律审核。法务人员依据国家相关法律法规、行业政策，对制度中的条款进行合法性审查，确保制度内容不与法律规定相冲突，保障组织和员工的合法权益。-法务部门或法律顾问出具法律审核意见，明确指出制度中存在的法律风险点和需要调整的条款。制度起草人根据法律审核意见，对制度进行修改完善，确保制度的合法性和合规性。3.**相关部门反馈**-将制度征求意见稿发送给各相关部门，包括但不限于人事、财务、业务部门等。各部门结合自身工作实际，对制度中涉及本部门职责、工作流程以及与其他部门协作等方面的内容进行认真研读，提出具体的反馈意见和建议。-收集各部门的反馈意见，对反馈信息进行梳理和分析。对于合理的意见和建议，及时吸收到制度中；对于存在争议的问题，组织相关部门进行沟通协调，达成共识后对制度进行相应调整。4.**多轮反馈修改完善**-根据内部评审、法律审核和相关部门反馈的意见，对制度进行第一轮修改。修改完成后，再次组织内部评审和相关部门征求意见，确保修改后的制度能够满足各方需求和期望。-重复上述反馈和修改过程，进行多轮完善，直到制度内容成熟、合理、可行，能够有效指导办公室档案管理工作。每次修改后，应记录修改原因、修改内容和修改日期，形成制度修订版本记录，以便追溯和查阅。##十四、实施计划1.**准备阶段（[开始时间1]-[结束时间1]）**-成立制度实施领导小组，明确小组成员的职责分工。-组织相关人员进行制度培训，使其熟悉制度内容和要求。-准备制度实施所需的物资和设备，如档案盒、标签、装订工具等。2.**推行阶段（[开始时间2]-[结束时间2]）**-按照制度要求，逐步开展档案管理工作，从档案收集、整理、归档等基础环节入手，确保各项工作有序进行。-加强对制度实施情况的监督检查，及时发现和解决实施过程中出现的问题。-定期召开制度实施推进会，总结经验教训，不断优化工作流程。3.**巩固阶段（[开始时间3]-[结束时间3]）**-对制度实施效果进行评估，对比制度实施前后档案管理工作的变化，分析制度的有效性和不足之处。-根据评估结果，对制度进行进一步完善和优化，形成长效管理机制。-对在制度实施过程中表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，激励全体员工积极参与档案管理工作。##十五、培训方案1.**培训目标**-使员工了解档案管理工作的重要性，增强档案管理意识。-帮助员工掌握档案管理的基本知识和技能，熟悉本制度的各项规定和操作流程。2.**培训对象**本组织全体员工，重点是办公室工作人员、各部门档案管理人员以及经常需要借阅档案的人员。3.**培训内容**-**档案管理基础知识**：档案的概念、分类、作用等。-**本制度解读**：详细介绍制度的目的、适用范围、职责分工、档案管理流程等内容。-**实际操作技能**：档案收集、整理、分类、编号、装订、归档、借阅、销毁等环节的操作方法和技巧。-**案例分析**：通过实际案例分析，加深员工对档案管理工作的理解和认识，提高员工处理实际问题的能力。4.**培训方式**-**集中授课**：邀请档案管理专家或经验丰富的内部人员进行集中讲解，系统传授档案管理知识和制度内容。-**现场演示**：在培训现场进行档案管理实际操作演示，让员工直观了解操作流程和规范。-**在线学习**：制作档案管理培训课程视频，发布在组织内部学习平台上，供员工自主学习。-**实践操作**：安排员工在实际工作中进行档案管理操作练习，由档案管理员进行现场指导，及时纠正错误操作。5.**培训时间安排**-**集中授课**：安排[X]天时间，分[X]个课时进行，每个课时时长为[X]分钟。-**现场演示**：在集中授课后的[X]个工作日内，安排[X]次现场演示，每次演示时长为[X]小时。-**在线学习**：培训课程视频发布后，员工可在[X]周内自主安排时间进行学习。-**实践操作**：在制度实施后的[X]个月内，员工结合实际工作进行实践操作练习，档案管理