行政事业单位合同管理制度

行政事业单位合同管理制度范本合同编号：__________甲方（单位名称）：法定代表人：地址：联系方式：统一社会信用代码：乙方（单位名称）：法定代表人：地址：联系方式：统一社会信用代码：一、总则1.目的和依据为了加强本行政事业单位的合同管理，规范合同的订立、履行、变更和解除等行为，维护单位的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本行政事业单位在行政管理、公共服务以及其他活动中，以本单位名义与自然人、法人或其他组织之间订立的各类合同。3.合同分类及定义（1）本单位合同分为行政合同、民事合同和其他合同。行政合同是指行政机关为实现行政管理目标，与公民、法人或其他组织之间，经双方意思表示一致所达成的协议。民事合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。其他合同是指除行政合同和民事合同以外的合同。（2）合同是指双方或多方当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同应当具备以下基本条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。二、合同管理机构及职责1.合同管理领导小组（1）成立合同管理领导小组，负责本单位合同管理工作的领导和决策。（2）合同管理领导小组由单位负责人、分管领导、相关部门负责人组成。（3）合同管理领导小组的主要职责是：制定合同管理制度、审议重大合同、监督合同履行、协调解决合同管理中的重大问题等。2.合同归口管理部门（1）指定[具体部门]为本单位合同归口管理部门，负责合同的日常管理工作。（2）合同归口管理部门的主要职责是：起草合同管理制度、审核合同文本、参与合同谈判、监督合同履行、保管合同档案等。3.合同承办部门（1）各业务部门为合同承办部门，负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、履行等工作。（2）合同承办部门的主要职责是：对合同对方当事人的资质、信誉进行审查、起草合同文本、组织合同谈判、办理合同审批手续、履行合同义务、及时报告合同履行情况等。4.其他相关部门职责（1）财务部门负责合同价款的收付、结算等财务管理工作，审核合同中的财务条款。（2）审计部门负责对合同的签订、履行等情况进行审计监督。（3）纪检监察部门负责对合同管理工作进行监督检查，查处合同管理中的违规违纪行为。三、合同的订立1.合同订立的流程（1）合同承办部门根据工作需要，提出合同订立的意向，填写《合同订立申请表》，经部门负责人审核后，报合同归口管理部门审查。（2）合同归口管理部门对《合同订立申请表》进行审查，提出审查意见，报合同管理领导小组审批。（3）经合同管理领导小组审批同意后，合同承办部门与合同对方当事人进行协商，起草合同文本。（4）合同文本起草完成后，合同承办部门填写《合同审批表》，连同合同文本及相关资料一并报合同归口管理部门审核。2.合同主体的审查（1）合同承办部门在与合同对方当事人订立合同前，应当对其主体资格、资信状况、履约能力等进行审查。（2）审查合同对方当事人的主体资格时，应当要求其提供营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证件的复印件，并核对原件。（3）审查合同对方当事人的资信状况时，应当通过查询信用记录、了解其经营状况、财务状况等方式进行。（4）审查合同对方当事人的履约能力时，应当了解其生产能力、技术水平、市场占有率等情况。3.合同条款的拟定（1）合同条款应当明确、具体、完整，符合法律法规的规定和本单位的利益。（2）合同条款应当包括以下内容：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。（3）合同中的价款或者报酬应当明确、合理，符合市场价格水平。（4）合同中的履行期限、地点和方式应当明确、具体，便于履行。（5）合同中的违约责任应当明确、具体，具有可操作性。（6）合同中的解决争议的方法应当明确、合法，优先选择协商、调解等方式解决争议，协商、调解不成的，可以选择仲裁或者诉讼方式解决争议。4.合同的谈判与协商（1）合同承办部门应当组织与合同对方当事人进行谈判和协商，就合同的主要条款达成一致意见。（2）谈判和协商应当遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，维护本单位的合法权益。（3）谈判和协商过程中，应当做好记录，形成谈判纪要，并作为合同的附件。四、合同的审批1.合同审批的流程（1）合同承办部门将填写好的《合同审批表》及合同文本、相关资料报送合同归口管理部门审核。（2）合同归口管理部门对合同文本及相关资料进行审核，提出审核意见，并填写《合同审核意见表》。（3）合同承办部门根据合同归口管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善，然后将《合同审批表》、修改后的合同文本及相关资料报送分管领导审批。（4）分管领导对合同进行审批，提出审批意见，并在《合同审批表》上签字。（5）对于重大合同，需经单位领导班子集体研究决定，并形成会议纪要。（6）合同承办部门根据分管领导的审批意见，对合同文本进行再次修改完善，然后将《合同审批表》、修改后的合同文本及相关资料报送单位法定代表人或其授权委托人签订。2.审批权限的划分（1）合同金额在[具体金额]以下的，由分管领导审批。（2）合同金额在[具体金额]以上的，由单位领导班子集体研究决定。（3）涉及重大事项的合同，需经上级主管部门审批的，按照有关规定办理。3.审批内容的审查（1）合同的合法性审查，包括合同主体是否合法、合同内容是否违反法律法规的强制性规定等。（2）合同的合理性审查，包括合同条款是否公平合理、合同价款是否符合市场价格水平等。（3）合同的可行性审查，包括合同是否具有可操作性、合同履行是否存在风险等。（4）合同的规范性审查，包括合同文本的格式是否规范、合同条款是否完整等。五、合同的签订1.合同签订的程序（1）合同经审批通过后，由合同承办部门将合同文本送法定代表人或其授权委托人签订。（2）法定代表人或其授权委托人应当在合同文本上签字，并加盖单位公章。（3）合同签订后，合同承办部门应当将合同文本及相关资料送合同归口管理部门归档。2.合同签字盖章的规定（1）合同应当由法定代表人或其授权委托人签字，并加盖单位公章。（2）授权委托人签订合同的，应当出具授权委托书，明确授权范围和期限。（3）合同盖章应当使用单位公章，不得使用其他印章代替。3.合同签订的时间要求（1）合同应当在审批通过后的[具体时间]内签订。（2）因特殊情况不能在规定时间内签订合同的，应当向合同归口管理部门说明情况，并经分管领导批准后，方可延期签订。六、合同的履行1.合同履行的责任部门（1）合同承办部门是合同履行的责任部门，负责按照合同约定履行本单位的义务，并督促合同对方当事人履行其义务。（2）合同履行过程中，如发觉合同对方当事人有违约行为或可能违约的迹象，合同承办部门应当及时采取措施，防止损失的扩大，并及时向合同归口管理部门报告。2.合同履行的监督与检查（1）合同归口管理部门应当对合同的履行情况进行监督检查，定期了解合同的履行进度，及时发觉和解决合同履行中存在的问题。（2）财务部门应当根据合同的约定，及时办理合同价款的收付、结算等手续，并对合同履行中的财务情况进行监督检查。（3）审计部门应当对合同的履行情况进行审计监督，重点审查合同履行的合法性、合规性和效益性。3.合同履行中的变更与解除（1）合同履行过程中，如需要变更或解除合同，应当由合同承办部门提出书面申请，说明变更或解除合同的原因、理由和依据，经合同归口管理部门审核后，报分管领导审批。（2）经审批同意变更或解除合同的，应当签订变更或解除合同的协议，并按照合同签订的程序办理审批手续。（3）因变更或解除合同给本单位造成损失的，应当按照合同的约定追究对方当事人的违约责任。七、合同的纠纷处理1.纠纷的预防与预警（1）合同承办部门在合同订立和履行过程中，应当加强与合同对方当事人的沟通和协调，及时解决合同履行中出现的问题，预防纠纷的发生。（2）合同归口管理部门应当建立合同纠纷预警机制，定期对合同履行情况进行分析和评估，及时发觉可能引发纠纷的因素，并采取相应的措施加以防范。2.纠纷的处理方式（1）合同纠纷发生后，合同承办部门应当及时收集相关证据，与合同对方当事人进行协商，争取通过协商解决纠纷。（2）协商不成的，合同承办部门应当根据合同约定的解决争议的方法，选择仲裁或者诉讼方式解决纠纷。（3）选择仲裁方式解决纠纷的，应当按照仲裁规则的规定，向仲裁机构提交仲裁申请。（4）选择诉讼方式解决纠纷的，应当按照民事诉讼法的规定，向有管辖权的人民法院提起诉讼。3.纠纷处理的责任追究（1）对于因合同纠纷给本单位造成损失的，应当按照合同的约定追究对方当事人的违约责任。（2）对于在合同订立、履行、变更、解除等过程中，因工作失误或失职给本单位造成损失的，应当追究相关责任人的责任。八、合同的档案管理1.合同档案的归档范围（1）合同订立过程中形成的各种文件材料，包括合同订立申请表、合同对方当事人的资质证明文件、合同文本草案、谈判纪要等。（2）合同审批过程中形成的各种文件材料，包括合同审批表、合同审核意见表等。（3）合同签订过程中形成的各种文件材料，包括正式签订的合同文本、授权委托书等。（4）合同履行过程中形成的各种文件材料，包括合同履行情况报告、付款凭证、验收报告等。（5）合同变更、解除过程中形成的各种文件材料，包括变更或解除合同的协议、通知等。（6）合同纠纷处理过程中形成的各种文件材料，包括纠纷处理的相关文件、证据材料等。2.合同档案的整理与保管（1）合同归口管理部门负责合同档案的整理与保管工作。合同档案应当按照合同编号进行分类整理，装订成册，建立合同档案目录，并妥善保管。（2）合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。保管期满后，应当按照规定进行鉴定和销毁。3.合同档案的查阅与利用（1）本单位内部人员因工作需要查阅合同档案的，应当填写《合同档案查阅申请表》，经合同归口管理部门负责人批准后，方可查阅。（2）外部单位查阅合同档案的，应当出具介绍信和相关证明文件，经单位负责人批准后，方可查阅。（3）查阅合同档案时，应当遵守有关规定，不得损坏、涂改、转借合同档案。九、合同的统计与分析1.合同统计的内容与要求（1）合同统计的内容包括合同的签订数量、合同金额、履行情况、纠纷处理情况等。（2）合同承办部门应当按照合同归口管理部门的要求，及时、准确地报送合同统计数据。（3）合同归口管理部门应当对合同统计数据进行汇总、分析，形成合同统计报表和分析报告。2.合同分析的方法与应用（1）合同分析的方法包括定性分析和定量分析。定性分析主要是对合同的合法性、合理性、可行性等进行分析；定量分析主要是对合同的金额、履行期限、违约责任等进行分析。（2）合同归口管理部门应当根据合同分析的结果，提出改进合同管理工作的建议和措施，为单位领导决策提供参考依据。3.统计与分析结果的运用（1）合同统计与分析结果应当作为本单位绩效考核的重要依据。（2）合同统计与分析结果应当作为本单位制定工作计划和预算的重要参考依据。（3）合同统计与分析结果应当作为本单位改进合同管理工作的重要依据。十、合同的信息化管理1.信息化管理的目标与要求（1）建立合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、规范化和标准化。（2）合同管理信息系统应当具备合同订立、审批、签订、履行、变更、解除、纠纷处理、档案管理、统计分析等功能。（3）合同管理信息系统应当与本单位的办公自动化系统、财务管理系统等进行集成，实现信息共享和协同工作。2.信息系统的建设与应用（1）合同归口管理部门负责合同管理信息系统的建设和维护工作。（2）合同承办部门应当按照合同管理信息系统的要求，及时、准确地录入合同信息，办理合同审批、签订、履行等手续。（3）合同管理信息系统应当定期进行升级和维护，保证系统的安全、稳定运行。3.信息安全与保密（1）加强合同管理信息系统的安全防护，采取防火、防盗、防潮、防病毒等措施，保证系统的安全运行。（2）严格遵守信息安全和保密的有关规定，对合同信息进行严格的管理和控制，防止信息泄露。十一、培训与宣传1.合同管理培训的内容与对象（1）合同管理培训的内容包括合同法律法规、合同管理制度、合同管理流程、合同风险防范等。（2）合同管理培训的对象包括合同承办部门人员、合同归口管理部门人员、其他相关部门人员等。2.培训计划的制定与实施（1）合同归口管理部门负责制定合同管理培训计划，并组织实施。（2）培训计划应当根据本单位的实际情况和工作需要，合理安排培训内容、培训时间和培训方式。（3）培训方式可以采用集中授课、专题讲座、案例分析、交流研讨等多种形式。3.合同管理的宣传工作（1）加强合同管理的宣传工作，提高全体员工的合同意识和风险防范意识。（2）通过内部刊物、宣传栏、网站等多种渠道，宣传合同管理的重要性和相关知识。十二、监督与检查1.监督检查的主体与职责（1）合同管理领导小组负责对本单位合同管理工作进行监督检查。（2）监督检查的主要职责是：检查合同管理制度的执行情况、合同的订立、履行、变更、解除等情况、合同纠纷的处理情况、合同档案的管理情况等。2.监督检查的内容与方式（1）监督检查的内容包括合同管理制度的建立和完善情况、合同管理机构和人员的设置和配备情况、合同的订立和履行情况、合同的审批和签订情况、合同的变更和解除情况、合同的纠纷处理情况、合同的档案管理情况等。（2）监督检查的方式可以采用定期检查、不定期抽查、专项检查等多种方式。3.问题整改与责任追究（1）对监督检查中发觉的问题，应当及时下达整改通知书，责