内部文书档案及资料管理要求

内部文书档案及资料管理要求TOC\o"1-2"\h\u19170第一章档案资料的收集 1179701.1收集范围 188591.2收集方法 286451.3收集时间要求 210439第二章档案资料的整理 23012.1分类标准 2324932.2编号规则 2172232.3整理流程 31560第三章档案资料的归档 3296843.1归档范围 355443.2归档时间 310643.3归档手续 315747第四章档案资料的保管 3173594.1保管条件 358894.2保管措施 4132064.3安全管理 4522第五章档案资料的借阅 4138305.1借阅流程 4225835.2借阅期限 488715.3借阅登记 411772第六章档案资料的销毁 548636.1销毁条件 5148846.2销毁程序 5165426.3监督与审查 532292第七章电子档案资料管理 5175747.1电子档案的存储 5240827.2电子档案的备份 6195627.3电子档案的安全防护 63392第八章档案资料管理的监督与考核 6133298.1监督机制 673758.2考核标准 6162398.3奖惩措施 6第一章档案资料的收集1.1收集范围档案资料的收集范围应涵盖公司内部的各类文件、资料，包括但不限于行政管理文件、财务报表、业务合同、项目文档、会议记录、员工档案等。行政管理文件涵盖公司的规章制度、通知公告、工作总结等；财务报表包括资产负债表、利润表、现金流量表等；业务合同包含与客户签订的销售合同、采购合同等；项目文档涵盖项目计划书、需求文档、测试报告等；会议记录包括公司内部各类会议的记录；员工档案则包含员工的个人信息、劳动合同、培训记录等。1.2收集方法收集档案资料可采用多种方法。一是定期收集，各部门应按照规定的时间周期，将本部门产生的档案资料整理后提交给档案管理部门。二是专项收集，针对特定的项目或事件，成立专门的收集小组，负责相关档案资料的收集工作。三是随时收集，对于临时性、紧急性的档案资料，相关人员应及时进行收集并移交。在收集过程中，要保证资料的完整性和准确性，对于重要的档案资料，应要求提供原件，如无法提供原件，可提供复印件，但需注明原件的存放处。1.3收集时间要求为保证档案资料的及时归档和有效利用，对收集时间做出如下要求。行政管理文件应在文件发布后的一周内进行收集；财务报表在每月结账后的三个工作日内收集；业务合同在签订后的两个工作日内收集；项目文档在项目结束后的一周内收集；会议记录应在会议结束后的两个工作日内收集；员工档案在员工入职后的一个月内完成收集，员工在职期间的相关资料应及时更新和补充。第二章档案资料的整理2.1分类标准档案资料的分类应遵循科学性、系统性和实用性的原则。根据公司的业务特点和管理需求，将档案资料分为行政管理类、财务类、业务类、项目类、人力资源类等。行政管理类包括公司的各项规章制度、行政文件等；财务类涵盖财务报表、会计凭证、审计报告等；业务类包含业务合同、客户资料、市场调研报告等；项目类包括项目策划书、项目实施过程文件、项目验收报告等；人力资源类涵盖员工档案、培训资料、绩效考核文件等。2.2编号规则为便于档案资料的管理和查询，制定统一的编号规则。编号由大类代码、小类代码和流水号组成。大类代码采用汉语拼音首字母，如行政管理类为XZGL，财务类为CW，业务类为YW，项目类为XM，人力资源类为RLZY。小类代码根据具体的分类进一步细分，如行政管理类中的规章制度为GZ，通知公告为TG。流水号则按照资料的录入顺序依次编号。例如，一份行政管理类的规章制度文件，编号可为XZGLGZ001。2.3整理流程档案资料的整理流程如下：对收集到的档案资料进行审核，检查资料的完整性和准确性。按照分类标准进行分类，并根据编号规则进行编号。对档案资料进行装订或装盒，注明档案名称、编号、日期等信息。将整理好的档案资料按照分类存放至档案库房的相应位置，并建立档案目录，便于查询和管理。第三章档案资料的归档3.1归档范围归档范围包括公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料。具体包括公司的各类行政管理文件、财务报表、业务合同、项目文档、会议记录、员工档案等，以及其他与公司经营管理活动相关的资料。这些资料应反映公司的发展历程、业务活动和管理情况，具有重要的历史价值和参考意义。3.2归档时间档案资料的归档时间应根据其类型和重要性进行确定。行政管理文件、会议记录等应在每年的年底进行集中归档；财务报表在年度审计结束后进行归档；业务合同在履行完毕后及时归档；项目文档在项目验收后一个月内归档；员工档案在员工离职后一个月内完成归档。对于一些重要的临时性文件和资料，应在事件结束后及时归档。3.3归档手续归档时，应由档案管理人员对档案资料进行再次审核，保证资料的完整性和准确性。审核通过后，填写归档清单，注明档案名称、编号、归档时间、归档人等信息。归档清单一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交归档部门留存。归档部门应按照归档要求将档案资料整理好，移交档案管理部门。档案管理部门接收档案资料后，应在归档清单上签字确认，并将档案资料存入档案库房。第四章档案资料的保管4.1保管条件档案资料的保管应具备良好的条件，以保证档案的安全和完整。档案库房应选择在干燥、通风、防潮、防火、防虫的地方，库房内温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫剂、监控设备等。4.2保管措施为了保证档案资料的保管质量，应采取以下措施。一是对档案资料进行分类存放，便于查找和管理。二是定期对档案库房进行检查，检查库房的温度、湿度、防火、防潮等情况，发觉问题及时处理。三是对档案资料进行定期清理，清除过期或无用的档案资料，以节省库房空间。四是对珍贵档案资料应采取特殊的保管措施，如放入保险柜、进行复制备份等。4.3安全管理档案资料的安全管理是档案管理工作的重要内容。应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的管理，严格限制非档案管理人员进入库房。档案管理人员应遵守保密制度，不得泄露档案内容。对档案资料的借阅、复制应进行严格的登记和审批，防止档案资料的丢失和泄露。同时应加强对档案信息化系统的安全管理，采取防火墙、加密技术等措施，防止网络攻击和数据泄露。第五章档案资料的借阅5.1借阅流程借阅档案资料需按照以下流程进行。借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、借阅用途等信息，并提交给所在部门负责人审批。部门负责人审批通过后，将申请表提交给档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后，为借阅人办理借阅手续，并将档案资料交给借阅人。借阅人在借阅期间应妥善保管档案资料，不得损坏、丢失或泄露档案内容。5.2借阅期限档案资料的借阅期限根据其重要性和使用需求进行确定。一般情况下，普通档案资料的借阅期限为一个月，重要档案资料的借阅期限为两周。如需延长借阅期限，借阅人应在借阅期满前办理续借手续，续借期限不得超过原借阅期限的一半。对于逾期未还的档案资料，档案管理部门应及时催还，并对借阅人进行相应的处罚。5.3借阅登记档案管理部门应建立健全借阅登记制度，对档案资料的借阅情况进行详细记录。借阅登记内容包括借阅人姓名、部门、借阅档案的名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。借阅登记应定期进行整理和归档，以便于查询和统计。同时借阅登记也是对档案资料使用情况的一种监督和管理，有助于保证档案资料的安全和合理使用。第六章档案资料的销毁6.1销毁条件档案资料的销毁应符合以下条件。一是超过保存期限且无保存价值的档案资料。二是经鉴定确认为无保存价值的档案资料。三是因特殊原因需要销毁的档案资料，如涉及国家机密、商业秘密等的档案资料，在经过相关部门批准后可以进行销毁。6.2销毁程序档案资料的销毁应按照以下程序进行。由档案管理部门提出销毁申请，说明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并提交给公司领导审批。公司领导审批通过后，由档案管理部门会同相关部门组成销毁小组，负责档案资料的销毁工作。销毁小组应制定详细的销毁方案，包括销毁时间、地点、方法等。在销毁过程中，应严格按照销毁方案进行操作，保证档案资料彻底销毁。销毁工作完成后，销毁小组应填写销毁清单，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁地点等信息，并由销毁小组成员签字确认。销毁清单一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交公司领导留存。6.3监督与审查为保证档案资料销毁工作的合法性和规范性，应加强对销毁工作的监督与审查。公司内部审计部门应定期对档案资料的销毁工作进行审计，检查销毁程序是否符合规定，销毁清单是否真实、完整。同时应接受上级主管部门和相关监管机构的监督检查，如发觉问题，应及时进行整改。第七章电子档案资料管理7.1电子档案的存储电子档案的存储应采用可靠的存储介质，如磁盘、磁带、光盘等，并建立专门的电子档案存储库。存储库应具备防火、防潮、防磁、防尘等条件，保证电子档案的安全。同时应定期对存储介质进行检查和维护，及时更换老化或损坏的存储介质。7.2电子档案的备份为防止电子档案丢失或损坏，应定期对电子档案进行备份。备份方式可采用异地备份、多介质备份等。异地备份是将电子档案备份到远离本地的存储设备上，以防止本地发生灾害或时电子档案丢失。多介质备份是将电子档案同时备份到多种存储介质上，如磁盘、磁带、光盘等，以提高备份的可靠性。备份工作应定期进行，并对备份数据进行定期检查和恢复测试，保证备份数据的可用性。7.3电子档案的安全防护电子档案的安全防护是电子档案管理的重要内容。应采取多种安全防护措施，如设置访问权限、加密技术、防火墙等，防止电子档案被非法访问、篡改或泄露。同时应加强对电子档案管理系统的安全管理，定期进行系统漏洞扫描和安全评估，及时发觉和修复安全隐患。第八章档案资料管理的监督与考核8.1监督机制建立健全档案资料管理的监督机制，加强对档案资料管理工作的监督检查。监督检查的内容包括档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节，保证档案资料管理工作的规范、有序进行。监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式，对发觉的问题及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。8.2考核标准制定科学合理的档案资料管理考核标准，对档案资料管理工作进行量