华南大区工程变更签证索赔管理实施细则

工程变更签证索赔管理实施细则

中建科工集团有限公司华南大区

商务中心

2021年5月

目录

第一部分对业主变更签证索赔管理................................................1

1总则....................................................................1

1.1目的...............................................................1

1.2适用范围...........................................................1

1.3常用术语及定义....................................................1

1.4管理原则...........................................................1

2职责分工................................................................2

2.1大区...............................................................2

2.2二级单位...........................................................2

2.3项目部.............................................................2

3管理内容................................................................3

3.1管理要求及时间要求................................................3

3.2有效签证构成要件...................................................4

33签证索赔证据锁定...................................................4

3.4签证索赔报告组成...................................................9

3.5签证索赔事项参考..................................................io

3.6签证索赔计算......................................................12

3.7签证索赔注意事项..................................................14

3.8反索赔管理........................................................15

4支撑文件...............................................................15

第二部分对分包变更签证索赔管理..............................................16

1总贝!J......................................................................................................................................................................................................16

i.i目的..............................................................16

1.2适用范围..........................................................16

1.3常用术语及定义....................................................16

2职责分工...............................................................16

2.1大区..............................................................16

2.2二级单位..........................................................16

2.3项目部............................................................17

3管理内容...............................................................17

31分包变更签证申请.................................................17

3.2分包变更签证审核流程..............................................18

33分包变更签证审核原则..............................................18

3.4零星用工和零星机械台班签证......................................19

3・5无效分包签证......................................................20

3.6分包签证事项参考..................................................21

3.7对分包人的反索赔..................................................21

4支撑文件...............................................................24

第三部分附表................................................................25

第一部分对业主变更签证索赔管理

1总则

1.1目的

为规范和精细化华南大区各类工程项目对业主申报变更签证索赔管理动作，提高项目化

解风险能力和开源水平，确保项目履约过程中及结算阶段对业主合理权益的落地，实现项目

效益最大化，推动大区高质量发展。根据《商务管理规定与流程3.。》及大区相关管理细则、

管理办法，特制定本实施细则。

1.2适用范围

本细则适用于华南大区、所属分公司及各项目部的对业主工程变更、签证及索赔管理工

作。海外项目根据实际情况，参照本管理规定执行。

1.3常用术语及定义

序号名称定义

工程发、承包双方在施工合同履行过程中，对合同条款以外或在合同价

工程变款内属于必须签认的书面文件。主要包括变更图纸、现场签证、隐蔽工

1

更签证程签证、合同价款内必须签证认定的实际支出费用、特殊材料的认定及

其他在工程实施过程中发生的工程量签证等内容。

在工程合同履行过程中，合同当事人一方因对方不履行或未能正确履行

工程索

2合同等非自身因素而受到经济损失或工程延误等损害时，通过合同或法

赔

律规定的程序向对方提出经济补偿或时间补偿的要求。

用来支持其索赔成立或与索赔有关的证明文件和资料（含证人证言），

包括但不限于与索赔有关的合同文件、设计变更记录、洽商记录、现场

索赔证

3变更记录、往来信函、电话记录、会议纪要、工程进度计划、工程图纸、

据

人员及设备工作时间登记、订货单、气象报告资料、工程照片及声像资

料、工程结算资料、财务报告、检查验收报告、技术鉴定报告等。

1.4管理原则

系统联动，及时有效，资料齐全，合理合法。

勤签证、精索赔，先签证，后索赔，签证不成即进入索赔程序；尽可能以签证形式解决

问题，减少索赔事件发生；尽可能的进行单项索赔，减少总索赔，需将索赔事件在建设工程

竣工前办理完毕。

一事一签、落实跟踪。签证索赔及时办理，须在合同约定期限内提出签证索赔申请，在

履约过程中确认完毕。在前序签证未完成的情况下，有权拒绝新的签证工作。安排专人跟踪

第1页

落实，及时反馈，抓住适当时机契机，促成签证索赔落地。

2职责分工

2.1大区

贯彻落实公司工程变更签证管理制度和流程，监督、检查和指导下级单位项目工程变更

签证管理工作。参与和审批权限范围内索赔（签证报告），定期统计并分析本单位项目工程

变更签证情况，组织下级单位造价资料移交档案室归档。

2.2二级单位

贯彻落实公司工程变更签证管理制度和流程，监督、检查和指导项目工程变更签证管理

工作。参与和审批权限范围内索赔（签证报告），协助项目部办理工程变更签证，定期统计

并分析本单位项目工程变更签证实施情况，组织项目部造价资料移交档案室归档。

2.3项目部

2.3.1工作职责划分

项目部应明确签证索赔工作具有全员性，项目经理是第一责任人，总工程师对变更、技

术核定单（洽商）及索赔的事实确认负有直接管理责任，生产经理对现场签证及索赔的事实

确认负有直接管理责任，商务经理对签证索赔的费用报送负有主要管理责任，责任工程师、

技术员、材料员等相关人员负有相关管理责任。

序号部门工作职责

工程变更、签证及索赔事项的第一责任人。在授权范围内对项目签证

索赔工作管理、决策；组织项目相关管理部门或人员对工程变更、签

证、索赔等有关经济签证事件的评审、策划；对重大工程变更、签证、

01项目经理

索赔事件应及时向所属分公司商务部汇报，共同谋划策略；在工程索

赔事件中组织相关人员与发包人、监理工程师洽谈，使索赔事件尽快

触。

负责项目工程变更、签证、索赔资料的搜集、登记、报送，牵头认质

商务主管

02认价工作，分解责任目标并进行交底，分析索赔原因，对预算编制进

部门

行科学管理。按公司要求搜集整理项目造价资料，并移交档案室归档。

负责现场整体把控，对工期调整、现场条件变化等引起费用投入进行

评估和证据收集，具体工作包含：工程例会前组织各部门商讨会议内

工程主管

03容，涉及工程变更、签证及索赔，适当在会议纪要中予以明确等。负

部门

责搜集业主或发包方的变更指令、影响工期的干扰事件、受干扰后的

实际工程进度、其他有关工期的资料等，配合认质认价的推进。

负责图纸优化、推动设计变更，配合认质认价工作。针对图纸变更或

设计主管

04图纸调整及时进行差异分析并及时与项目商务部完成交底，为工程变

部门

更签证及索赔提供依据。

05技术主管负责完善设计变更、图纸、施工方案、施工组织设计、隐蔽验收等技

第2页

部门术资料，配合认质认价工作，针对图纸变更或图纸调整及时进行差异

分析并及时与项目商务部完成交底，负责重大变更的专家评审对接工

作，为工程变更、签证及索赔提供依据。

其他相关负责其目标责任范围内的对甲沟通及记录，因非承包方引起的工期及

06

部门费用变化，做好证据搜集，为工程变更、签证及索赔提供依据。

2.3.2签证索赔的归口发起

O1由项目商务经鳏出发起：合同错误，如合同条款矛盾、错误、有二义性等；合同变

更，如双方签订新的补充协议、备忘录等；清单错误，如缺漏项，清单项目特征描述错误，

工程量不准确等；主材品牌变更，发包人要求提高品牌档次及规格等；不可抗力，按照合同

约定发生的不可抗力因素发生；价款支付，如发包人未严格按合同约定足额和（或）及时支

付工程价款，非承包人过错而发包人拒绝或迟延返还保函、保修金等。

02由项目总工程师提出发起：发包人未严格按约定交付设计图纸、技术资料、批复或答

复请求；非我方过错，发包人指令调整原约定的施工方案、施工工艺、附加工程项目、变更

分部分项工程内容、提高工程质量标准等；由于设计变更、设计错误、数据资料错误等造成

工程修改、返工、停工、窝工等；工程地质情况与发包人提供的地质勘探报告的资料不符，

需要特殊处理的。

03由项目生产经理提出发起：发包人未严格按约定交付施工现场、提供现场与市政交通

的通道、接通水电、批复请求、协调现场内各承包人之间的关系等；非承包人过错，发包人

指令调整原约定的施工进度、顺序、暂停施工、提供额外的配合服务等；由于发包人错误指

令对工程造成影响等；发包人在验收前使用己完或未完工程，保修期间非承包人造成的质量

问题。

。4由项目质量负责人/质量总监提出发起：发包人未严格按约定的标准和方式检验验收；

合同约定或法律法规规定之外的额外检查。

05由项目物资管理人员提出发起：发包人未严格按约定的标准或方式提供设备材料；发

包人指定规格品牌的材料设备市场供应不足，或质量性能不符合标准；发包人违反约定，指

令调换原约定的材料设备的品种、规格、质量等级、改变供应时间等。

3管理内容

3.1管理要求及时间要求

项目部应按在施工合同约定时限内报出符合要求的变更签证资料。工程变更签证事件发

生后1天内，项目商务主管部门协助项目经理组织成立签证索赔小组，收集证据及支撑材料，

第3页

根据合同约定及发包方规定合理安排时间并编制完成变更签证资料。原则上发生工程变更事

件，报送期限控制在14天内，发生工程签证事件，报送期限控制在7天内，发生工程索赔事

件，报送期限控制在28天内。

3.2有效签证构成要件

序号要件内容

签证主体必须是双方当事人，只有一方当事人签字是无效签

双方有授权当事人证；双方当事人必须对行使签证权利的人员在合同中进行必

1

签字要的授权，缺少授权的人员签署的签证单不能发生签证的效

力

签证索赔的内容须涉及工期顺延或（和）费用的变化、工程

量变化等内容；签证双方必就涉及工期顺延或（和）费用的

明确表明同意工期

2变化等内容协商一致，应书面表述为双方一致同意、（发包

顺延或费用改变

人）同意、（发包人）批准等仅表述为“情况属实〃、“收

到”等没有效力。

3.3签证索赔证据锁定

在工程签证索赔中，证据的充分与否是工程签证索赔成功的关键，就建设工程而言，一

项证据能否作为签证索赔的依据，要满足以下条件：①真实性；应在实施合同过程中确定存

在和发生的，以事实为依据，能经得住推敲；②全面性；所提供的证据应能说明事件的全过

程。工程签证索赔申请中涉及的签证索赔理由、事件过程、影响、索赔数额等都应有相应证

据，不能零乱和支离破碎；③关联性；工程签证索赔的证据与索赔结论应相互关联，且能互

相说明，相互具有关联性，不能互相矛盾；④及时性；工程签证索赔证据的取得及提出应当

及时，符合合同约定；⑤R有法®证B胶力一健求礴应是书面文件，图纸，节点详图，

业主指令单，会议纪要，施工过程照片，视频，双方签署的有关记录、协议、纪要；工程中

重大事件、特殊情况的记录、统计应由合同约定的发包人现场代表或监理工程师签证认可。

序项目主责部

分类证明目的注意问题

号门岗位

基础文件

项目部留存国有土地使用权证、建设

工程规划许可证、建设用地规划许可

前期项目证明项目是否具备证、建设工程施工许可证及图纸审查技术部/总工

1

审批手续开工条件批准文件复印，牛并做好收发文记录，程师

若发包人前期项目审批手续不全及

时发文提出。

招投标文证明双方已经达成商磊B/fS务

2保留原件。

件、答疑一致的事项，是索经理

第4页

合同及补赔程序、时限、事

3

充协议项的依据，是索赔

中标通知内容的权利基础

4

书

L主要包括图纸应

发时间、图纸实发

.规范收发文记录，时间的准确性、

时间、图纸接收时1

人员签收的有效性。

间，通过时间节点

2.最好以发文带附件形式收发图纸。

的固定，证明因图技术部/设计

3.若过程中连续接收多版图纸，与发

图纸纸下发迟延导致的部/总工程

5包人明确图纸内容，明确记载出图日

工期延误天数。师、资料员

期及图纸名称。

2.根据图纸内容的

电子版图纸的收发应通过双方书

变化，证明现场变4.

面确认的电子邮箱、即时通讯工具。

更内容，证明合同

价款变更报告。

水文、地

证明客观事实与招留存好发包人提供的水文、地与现场技术部/总工

6址、坐标资

标条件的差异。实际不符的，及时发文提出程师、资料员

料

证明项目是否具备

开工条件，进场至将施工现场条件与合同约定的施工

具备施工条件的期条件进行对比，未达到合同约定的施

施工现场工程部/生产

7间为施工准备期工条件的，及时发文提出并明确实际

条件经理

间，不计入施工工具备施工条件的时间，留存好影像资

期，可提出管理费料。

索赔

二政策发文

1.记录文号。

各类政策商务部、技术

2.记录发文原地址（主要包括当地建

法规、行政主要证明停工起止部、设计部/

1委网站、住建部网站、标办网站、政

指令、红头时间。商务经理、总

府官网）,若以公报、报纸形式发文，

文件工程师

注意留存原件。

1.现场记录每日天气情况，制作晴雨

主要证明是否达到

表报监理及发包人确认，对达到合同

合同约定的恶劣气

约定的恶劣气候条件的情况应明文工程部/生产

2气象资料候条件标准，进而

标注。经理

确定工期顺延依

据。2.联系当地气象部门，定期收气象资

料。

影响工程分析造价影响，参L应通过名称、发文单位、文件号、

商务部/商务

3造价、工期考支撑资料策划索发文日期等内容支撑造价影响依据。

经理

的^!牛、规赔报告内容。2.定期收集、分析影响或趋势。

第5页

定等资

发包人指

三

令

1.开工文件主要有开工令/开工通

知、开工报告、施工许可证、单位（子

开工文件、单位）工程质量竣工验收记录、监理

变更、工程主要作为工期顺记录/会议纪要、合同等。技术部、工®

1指令单、签延、合同价格调整2.根据发包人发文内容进行相关工部/总工程

证通知单的依据。作后，应及时与发包人确认工作成果师、生产强

等及相关费用并形成书面资料。

3.如对发包人发文有异议应及时回

复并留存发包人签收原件。

1.确保签字流程符合合同约定，如时

效、审批人等，确保审批人具有合法

有效授权。技术部、工S

主要作为工期顺2.核对笔迹，确保是本人签署。部、商务部/

发包人审

延、合同价格调整若审批意见未能达到合同约定的总工®师、生

2批意见3.

的依据。生效条件时，如应盖章而未盖章，应产经理、商务

要求发包人盖章，如发包人拒绝盖经理

章，可作为监理会议纪要、其他发文

的附件辅助证明。

四监理文函

L若对整改通知单内容存在异议，应工程部、安全

整改通知

主要预防反索赔及时发文明确责任划分。部/生产经

1单

2.整改完成后应及时进行书面确认。理、安全总监

1.确保签字流程符合合同约定，如时

效、审批人等，确保审批人具有合法技术部、IS

主要作为工期顺有效授权。部、商务部/

监理审批

2延、合同价格调整.核对笔迹，确保是本人签署。总工程师、生

意见2

的依据。3.对于需发包人认可方可有效的权产经理、商务

利行使，若无发包人书面授权许可文经理

件，要取得监理对事实的认可。

1.监理月报在施工当期形成，并考虑

技术部、工《

监理月报是由相对中立的监理单位

部、商务部/

是证明工期、质量、制作，其内容在诉讼、仲裁中获得采

监理月报造价的强有力客观总工程师、生

3信的可能性很大。

证明材料。产经理、商务

监理月报一般仅报送质监站及发

2.经理

包人，承包人不易获得。

五会签资料

第6页

1.会议纪要收发以发文+附件的形式技术部、递

主要作为工期顺并做好收发文记录。部、商务部/

发包人会

1延、合同价格调整、对会议内容进行现场录音，若录音总遗师、生

议纪要2.

费用索赔的依据条件不成熟，现场记录会议概要并进产经理、商务

行现场确认。经理

1.争取会议纪要的起草权，在定稿之

主要作为形象进

前与监理进行有效沟通。技术部、

度、工期顺延、合18

2.对于争议问题及时发文提出异议。部、商务部/

监理会议同价格调整、费用

23.对于单方面证据可作为会议纪要总工S师、生

纪要索赔的依据。如：

附件进行三方确认，如周报、日报、产经理、商务

人员、数量、机械

现场盘点等。经理

数量、责任划分等。

4.会议纪要加盖骑缝章。

1争取会议纪要的起草权，在定稿之

涉及第三前与参会单位进行有效沟通。技术部、设计

方（含设主要证明现场变2.对于争议问题及时发文提出异议。部、工S部、

3计、咨询、更、认价、责任划3.对于单方面证据可作为会议纪要商务部/总工

政府单位）分等问题附件进行三方确认，如周报、日报、程师、生产经

会议纪要现场盘点等。理、商务经理

4.会议纪要加盖骑缝章。

技术部、工®

总分包（含证明发包人原因或确保会议纪要的起草权，明确分包

1.部、商务部/

甲指分包、甲指分包单位导致方特别是甲指分包单位、独立分包单

4总工程师、生

独立分包）的工期延误、质量位的责任划分。

产经理、商务

会议纪要缺陷、安全责任等。会议纪要加盖骑缝章

2.经理

1.准确记录各分部分项工程的验收

主要证明工期计算技术部、工

时间。

5验收记录终止时间、质量合部/总工程

.确保验收记录中签字人员、验收盖

格认证2师、生产经理

章合法有效

若合同约定修改工

期计划时需得到发

工期进度技术部/总工

6包人批准，则可作监理及发包人签字确认。

计划程师、资料员

为主张发包人同意

顺延工期的依据。

六内部管理

1.注意区别进场时间与开工时间，开

工时间以开工令或者合同约定为准。

技术部、选

总承包方证明实际进场时2.我方进场时，若根据发包人进场通

1部/总工程

进场记录间。知进场，则保留好进场通知原件，若

师、生产经理

我方根据前期投标承诺进场，则及时

向发包人发文进行进场申请。

第7页

1.单方面内部资料难以支撑我方索

主要作为形象进赔请求，需第三方进行认证，如将周

技术部、工®

度、工期顺延、合报、月报、日报作为监理会议纪要附

部、安全部/

周报、月同价格调整、费用件提交发包人确认，或者定期将月

2总途师、生

报、日报索赔的依据。如：报、周报、日报发送至合同约定的文

产经理、安全

人员数量、机械数件接收邮箱。

总监

量、责任划分等。2.注意月报、周报、日报内容，向发

包人报送时排除对我方不利的描述。

证明现场施工部

施工组织署、资源配置、计确保监理、业主等签字、盖章等真实技术部/总工

3

设计划管理、平面布置齐全，留存好原件。程师

及施工重难点。

主要作为形象进

度、合同价格调整、

承包人施费用索赔的依据。确保签字、盖章等真实，留存好原件，工程部/生产

4

工记录如：人员数量、机作为检验检测报告的附件经理

械数量、责任划分

等。

作为形象进度、节

点工期、费用索赔技术部、工®

现场形象与发包人提前沟通，注意留存好相关

5依据。如：人员、部/总工程

盘点签字确认资料原件。

机械、数量，责任师、生产^3

划分等。

1.现场进行盘点时，特别是在停工期

间的现场盘点，确保与监理、发包人

三方共同进行盘点，盘点后三方进行

技术部、工程

签字确认，并留存影像资料。若发包

部、商务部、

证明人员数量、机人不参与盘点，应确保监理方参加并

现场人员、安全部/项目

械数量，作为费用进行确认。

6机械盘点总工、生产经

索赔的支撑资料。对于盘点结果应在监理会议纪要

2.理、商务经

或者往来文函中进行再次确认（主要

理、安全总监

针对发包人不参与现场盘点的情形）。

3.进行现场盘点时应注意提前策划，

防止我方利益受损。

分包进场L确保签字、盖章等真实，留存好原

证明人员数量，作

记录、安全件。安全部/安全

7为费用索赔的支撑

交底、班前.门禁系统打卡记录按月导出，留存总监

资料。2

教育好原始数据。

名册（门禁证明人员进场时间按期收集整理，确保人员花名册、门安全部/安全

8

系统打卡及人工数量，为费禁系统导出的名单完整有效总监

第8页

记录）用索赔提供依据。

证明现场材料的投

材料进场1.确保监理在进场记录上签字确认。物资管理人

9入数量，作为费用

记录2.留存好原件，影像资料作为辅证。员

索赔的支撑资料。

L及时更新项目部管理人员考勤记

管理人员证明管理人员数量办公室/资料

10录表。

考勤记录及管理费员

2.工资银行流水、薪酬文件

塔吊安装、

证明机械数量、形

检测报告安全部/安全

11象进度，作为费用确保签字、盖章等真实，留存好原件

及使用登总监

索赔的支撑资料。

记

七电子资料

即时通讯

注意留存完整的原始聊天记录，若涉

（如qq、根据具体内容，证资料涉及部

1诉则需以公证方式明确对方的真实

聊大明相关事实门

身份

记录、短信

确保电子邮箱地址经过双方确认认

资料涉及部

2电子邮件可（可在合同内、会议纪要内等进行

门

确认）

明确参会人员真实身份，如称呼其全

资料涉及部

3录音资料称、第三方介绍等，录音过程中对于

门

关键信息要提炼强调

对录像时间、地点、事件等内容进行

资料涉及部

4录像资料记录，对于特别重要的证据资料，可

门

以公证方式予以留存。

注意在拍摄照片时保留拍摄时间，拍

资料涉及部

5照片资料摄照片应包含主要参照物证明拍摄

门

部位为本项目施工内容。

3.4签证索赔报告组成

签证索赔报告整体要求语言简洁中肯，条理逻辑清晰，计算准确无误。应注意报告内容

的切入点，尽量体现为发