行政档案与信息管理制度

行政档案与信息管理制度第一章总则第一条为规范企业行政档案与信息管理工作，提高信息资源的利用效率，加强企业对行政档案和信息的收集、保管、利用和管理，订立本制度。第二条本制度适用于企业内全部与行政档案与信息管理相关的人员和部门，包含但不限于行政部门、人事部门、财务部门和法务部门等。第三条行政档案与信息管理工作应遵从便利、规范、安全和保密的原则，确保企业信息资产的完整性和可用性。第二章行政档案管理第四条行政档案指企业内部的各类文件、报告、合同、公函、备忘录等记录性文件，以及与企业管理和决策有关的会议纪要和报告等文件。第五条行政档案应依照文件类型、内容、日期等标识进行分类，并编制档案目录和档案编号，确保档案的可检索性。第六条全部行政档案应依照规定的期限进行整理、装订、封存和存放，采取防火、防水、防盗和防潮等措施，确保档案的安全性。第七条行政档案的借阅应符合相关授权程序，借阅人员应填写借阅登记表，并承诺妥当保管借阅档案，借阅期限不得超出规定的时间。第八条行政档案的销毁应依照文件保管期限和销毁程序进行，销毁操作应由责任人监督并留存相关记录，确保销毁的合法性和安全性。第三章信息管理第九条信息管理包含电子信息的收集、保管、利用和管理，以及信息安全和保密工作。第十条企业应建立健全信息系统和技术设施，保证信息的安全性和可用性。面对新的技术和威逼，企业应及时更新和提升信息管理措施。第十一条企业应划定不同级别的信息权限，对不同权限的人员进行培训，严格掌控信息的访问和使用，防止信息泄露和滥用。第十二条对于涉密信息和敏感信息，企业应订立特地的管理方法，进行加密存储和传输，并严格限制访问和使用。第十三条信息系统应建立日志记录机制，对全部操作进行记录，并定期进行审计和检查，发现异常情况及时采取相关措施。第十四条电子邮件、电子文档和其他电子信息的管理应遵从电子文件管理的原则，包含创建、命名、分类、版本掌控和权限管理等。第四章保密管理第十五条企业应建立健全保密制度，明确保密范围和保密责任人，对涉及商业机密和个人隐私的信息进行严格保密。第十六条企业保密责任人应对保密信息进行登记、分类、标识、存储和销毁，并进行安全、密封和防火等措施。第十七条涉密与不涉密之间的文件、资料等应在物理上进行隔离，禁止涉密信息和非涉密信息混存，确保保密信息不被非法取得。第十八条涉密人员应签署保密协议，并接受相关保密培训，知晓保密工作的紧要性和保密事项的合规要求。第十九条对于保密事故和泄密行为，企业应及时进行调查和处理，并追究相关责任人的责任，确保保密工作的有效性和严厉性。第五章监督与评估第二十条企业应设立行政档案与信息管理的监督与评估机构，定期对行政档案和信息管理工作进行监督、检查和评估。第二十一条监督与评估机构应与企业其他相关部门紧密合作，共同订立监督与评估的内容和标准，推动行政档案与信息管理工作的改进。第二十二条监督与评估机构应及时发现行政档案与信息管理工作中的问题和隐患，并订立整改措施和方案，确保问题得到解决。第二十三条企业应依据监督与评估结果，定期对行政档案与信息管理制度进行修订和完善，渐渐提高管理工作的规范性和效率。第六章附则第二十四条对于违反本制度的行为，将予以相应的纪律处分，并依法追究法律责任。第二十五条本制度由企业行政部门负责解释和执行，如有需要，可