食堂采购流程及岗位职责

食堂采购流程及岗位职责一、制定目的及范围为提高食堂采购的效率与规范性，确保食堂各类物资的及时到位与质量保障，特制定本采购流程。流程涵盖日常食材采购、特殊活动所需物资采购及设备采购等，适用于食堂所有相关人员。二、采购原则1.遵循“公正、公平、公开”的原则，确保采购过程透明，选择信誉良好的供应商。2.所有采购必须经过严格的审核与审批，确保每项花费合理合规。3.采购物资需从正规渠道获得，并要求提供合法发票，确保财务合规性。4.各类采购需明确责任人，申购人与采购人不得为同一人，避免利益冲突。三、采购流程1.日常食材采购流程1.1需求确认：食堂主管根据菜单及食材库存确认采购需求，并制定“采购计划”。1.2填写采购申请：食堂主管填写“采购申请单”，详细列出所需物资、数量及预算。1.3内部审核：采购申请单提交至食堂负责人进行审核，确认预算及需求的合理性。1.4询价：采购人需联系至少三家供应商，获取报价单，并填写“询价记录”。1.5选择供应商：综合考虑价格、质量及供货能力，选择合适的供应商并记录选择理由。1.6订单确认：采购人与供应商确认订单，明确交货时间、地点及付款方式。1.7物资验收：物资到达后，食堂工作人员进行验收，确保数量与质量符合要求。1.8入库与报销：验收合格后，物资入库，并在规定时间内进行费用报销。2.特殊活动物资采购流程2.1活动需求确认：活动组织者提前提出活动物资需求，并与食堂主管沟通。2.2预算审批：活动需求需要填写“活动采购申请表”，并提交财务部门审批预算。2.3供应商选择：根据活动规模，采购人可选择适合的供应商进行物资采购。2.4物资验收及使用：活动结束后，需对使用的物资进行清点与总结，确保物资使用记录完整。3.设备采购流程3.1设备需求评估：食堂主管根据实际需要评估设备采购需求，明确功能与规格。3.2市场调研：采购人对市场进行调研，收集不同品牌、型号的设备信息。3.3预算编制：根据市场调研结果，编制设备采购预算，提交管理层审批。3.4选择供应商：通过询价或招标方式，选择合适的供应商进行合作。3.5设备采购与安装：订单确认后，跟踪设备的生产与运输，确保按时到货并进行安装。3.6使用培训：设备到位后，组织相关人员进行操作培训，确保设备正常使用。四、岗位职责1.食堂主管1.1负责整体采购计划的制定与实施，确保食材和物资的及时供应。1.2审核采购申请，确保预算的合理性与合规性。1.3监控供应商的服务质量，维护良好的合作关系。1.4组织人员对物资进行验收，确保物资质量符合标准。2.采购员2.1执行日常采购任务，负责询价及选择供应商。2.2及时更新供应商资料，保持市场敏感度。2.3记录采购过程中的相关信息，确保资料的完整性。2.4协助食堂主管进行物资验收及入库管理。3.食堂工作人员3.1参与物资的验收工作，确保数量与质量符合要求。3.2对采购物资进行合理使用，记录使用情况。3.3反馈物资使用情况及需求，为后续采购提供依据。五、备案与反馈机制所有采购完成后，采购人需将采购申请单、入库单及发票复印两份，一份交财务审核，另一份存档以备查。定期召开采购工作总结会议，反馈采购中遇到的问题与建议，评估采购流程的有效性与可执行性，必要时进行流程优化与调整。六、采购纪律与规范1.采购透明性：采购过程应公开透明，所有采购记录应可查询。2.行为规范：采购人员不得接受供应商的赠品或回扣，严禁利用职务之便谋取私利。3.保密义务：采购相关信息及数据应