特级建筑集团行政助理岗位职责

特级建筑集团行政助理岗位职责一、岗位概述特级建筑集团的行政助理在公司日常运营中扮演着重要角色，主要负责协助管理层处理行政事务，确保公司各项工作的顺利进行。该岗位要求具备良好的沟通能力、组织能力和协调能力，以支持公司各部门的高效运作。二、核心职责1.日常行政支持负责公司日常行政事务的处理，包括文件的收发、整理和归档，确保信息的及时传递和存档的完整性。协助管理层准备会议材料，记录会议纪要，并跟进会议决议的落实情况。2.文书处理负责撰写和编辑各类文书，包括通知、报告、会议纪要等，确保文书的规范性和准确性。对外沟通时，保持公司形象，确保信息传达的清晰和有效。3.会议组织协助组织公司内部及外部会议，负责会议的安排、通知、场地布置及相关资料的准备。确保会议的顺利进行，并及时跟进会议决策的执行情况。4.信息管理负责公司内部信息的收集、整理和分析，确保信息的准确性和及时性。维护公司内部数据库，确保数据的安全和保密，定期更新相关信息。5.协调沟通作为公司各部门之间的桥梁，负责协调各部门的工作，促进信息的流通与沟通。处理部门之间的日常事务，确保各项工作的顺利衔接。6.人事支持协助人力资源部门进行员工入职、离职手续的办理，维护员工档案，协助组织员工培训和活动。负责员工考勤的记录和统计，确保人事信息的准确性。7.后勤管理负责公司办公环境的管理，包括办公设备的维护、办公用品的采购和管理。确保办公环境的整洁和安全，及时处理后勤事务，保障员工的工作条件。8.财务协助协助财务部门进行日常财务事务的处理，包括报销单据的审核、费用的记录和统计。确保财务信息的准确性，协助财务报表的编制。9.项目支持在项目实施过程中，协助项目经理进行相关的行政支持工作，包括项目资料的整理、进度的跟踪和会议的组织。确保项目的顺利推进，及时反馈项目进展情况。10.客户服务负责接待来访客户，提供必要的咨询和服务，维护良好的客户关系。处理客户的反馈和投诉，及时向相关部门反馈，确保客户满意度的提升。三、岗位要求1.学历与经验要求具有大专及以上学历，行政管理、文秘等相关专业优先。具备2年以上行政助理或相关工作经验者优先考虑。2.技能要求具备良好的文字表达能力和沟通能力，熟练使用办公软件（如Word、Excel、PowerPoint等）。具备一定的财务知识和人事管理知识者优先。3.个人素质具备较强的组织协调能力和团队合作精神，工作细致、耐心，具备良好的职业道德和保密意识。能够承受一定的工作压力，适应快节奏的工作环境。四、工作流程1.日常工作安排根据管理层的指示，制定日常工作计划，合理安排工作时间，确保各项任务的按时完成。2.信息收集与整理定期收集公司内部及外部的信息，进行整理和分析，为管理层提供决策支持。3.会议及活动组织提前做好会议及活动的准备工作，确保各项安排的落实，及时跟进会议及活动的效果评估。4.文书及档案管理建立健全文书及档案管理制度，确保文书的规范性和档案的完整性，定期进行档案的整理和归档。5.客户关系维护定期与客户进行沟通，了解客户需求，及时处理客户反馈，维护良好的客户关系。五、总结特级建筑集团