办公室行政管理课件

如何当好行政主管

办公室行政管理

一、行政主管的基本职责

行政主管的职责，大到参与领导班子对重大问题的讨论和决策，为领导决策提供重要情况和科学依据，小到大量的日常琐碎事务的处理。有人把行政主管称为“内务部长”、“不管部长”是不无道理的。办公室行政管理《行政主管岗位职责》（举例）

（1）组织办好会议接待、娱乐等各项活动；（2）协助制定、监督、执行公司行政规章制度；（3）组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作；（4）管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料；（5）做好办公室人员考勤和处理各种假期；办公室行政管理（6）管理公司的公共卫生、食堂就餐工作；（7）发放日常福利、节日福利；（8）购买、管理和维修公司固定资产；（9）负责办公用品、文具、生活配套设施的管理；（10）做好公司废物（品）处理和销售管理工作（11）完成直属上司交办的临时性工作办公室行政管理

职位要求：●较强的领导能力；●较强的管理能力；●熟练使用办公软件；●做事客观、严谨负责、踏实、敬业；●工作细致认真，谨慎细心、责任心强；●具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强。办公室行政管理

行政主管的基本职责归纳起来就是：

参与政务管理业务处理事务办公室行政管理

参与政务就是要当好领导的左膀右臂，主要的工作内容包括：

●协助领导决策；●协助领导做好部门之间的协调工作；●协助领导处理突发事件；●协助领导建立良好的社会联系网络；

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管理业务就是要当好部门领导,指挥部门的全体员工完成好自己的业务工作。行政主管在参与政务时是作为领导的助手出现的，而在管理业务时是作为领导出现的。

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主要的工作内容包括：

●做好本部门的工作决策●构建和维护本部门责任体系●搞好沟通协调和监督检查●处理好部门工作中的例外和危机事件办公室行政管理

处理事务就是要办理好例如值班、接待、会议、信访、印章管理等事务性工作。办公室作为一个综合性的职能部门，有着与其它部门不同的一些事务性工作。它们头绪多、变数多、时间紧且影响大。因此，行政主管在参与政务、管好业务的同时，有时还不得不亲自处理这些事务。

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二、成功的行政主管最重要的行为习惯史蒂芬·柯维经常向人们推荐这样一句名言：“播下你的良好行为，你就能取得良好的习惯；播下你的良好习惯，你就能拥有良好的性格；播下你的良好性格，你就能拥有良好的命运。”按照柯维的理论,成功的行政主管应形成以下七种最重要的行为习惯。

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习惯一：积极处世积极处世即采取主动行动，为自己过去、现在和未来的行为负责。个人行为取决于自身，而非外在环境；理智可以战胜情绪；人有能力也有责任为自己争取有利的外在环境。

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PMA（PositiveMentalAttitude）

积极的心理态度是成功者最重要的法宝，它可使人的潜能得到有效发挥。

●如果相信自己能够做到，我就一定能够做到。

●现在就做，便能使梦想变成现实。

●不管我过去和现在是什么人，如果我按PMA行动，我就能变成我想做的人。办公室行政管理

NMA(NegativeMentalAttitude）

消极的心理态度是失败者最主要的疾病，它会限制人的潜能的有效发挥。

●这是行不通的。

●从前没有这么干过。

●没有这新东西不也过得很好吗。

●这风险冒不得。

●这并不是我们的责任。办公室行政管理

习惯二：先定目标后有行动人做事都需经过两次创造——先是脑海里酝酿的心智创造，然后才是实质的行动创造。成功的人在从事任何项目或工作时，均先拟出愿景和目标，并据此塑造未来。认准目标、制定计划是成功的基本条件。办公室行政管理

●目标能帮助我们事前谋划；

●计划使我们把要完成的任务分解成可行的步骤；

●成功的尺度在于目标的达成；

●分解目标、制定计划,坚定不移地付诸行动。办公室行政管理

习惯三：要事第一有效管理是重点式的管理，它把最重要的事放在第一位。在决定了什么是重点后，必须靠自制力来把握重点，时刻把它们放在第一位，以免被感觉、情绪、冲动和各种偶然性所左右。办公室行政管理办公室行政管理普通人的时间安排25-30%15%50-60%2-3%2-3%15%50-60%办公室行政管理办公室行政管理办公室行政管理办公室行政管理办公室行政管理80/20定律●去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域●集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题●在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作办公室行政管理

习惯四：双赢思维双赢思维是一种基于互敬、寻求互惠的思考框架，内容是以积极的心态，通过寻找更丰盛的机会、财富及资源来面对竞争。做一个利人利己者。一个利人利己者把生活看作一个合作的舞台，而不是一个角斗场。一般人看事情多用二分法：非强即弱、非胜即败。其实世界之大，人人都有足够的立足空间，他人之得不必就视为自己之失。办公室行政管理办公室行政管理办公室行政管理

习惯五：先理解别人，再争取别人理解自己当我们以寻求理解为宗旨去聆听别人，而不是以回答问题为宗旨，这样便开启了真正的沟通，建立了真诚的关系。对方获得理解之后会觉得受到尊重与认可，进而拆除心中的防线。于是双方坦然而谈，对方也就更自然、更容易理解自己。理解别人需要仁慈心，争取别人理解自己需要勇气，平衡两者则可大幅提升沟通的效率。办公室行政管理

习惯六：协作增效协作增效是指创造第三种选择——既非按我的方式，亦非遵循你的方式，去达成互相补充的成果。不但是理解彼此的差异，甚至是赞许彼此的差异，欣赏对方解决问题以及把握机遇的手法。协作增效能使整体获得一加一大于二的成效。这样的人际关系和团队会扬弃敌对的态度(1+1=1／2)，不妥协状态(1+1=1)，也不仅止于一般合作(1+1=2)，他们要的是创造性的合作(1+1=3或更多)。办公室行政管理

习惯七：不断更新不断更新强调的是，如何在生活的四个基本领域(身体、情感、智力和社会)里不断使自己获得更新充电。这个习惯提高了其他六个习惯的实施效率。对机构而言，次习惯可促进机构的更新以及不断的改善，使机构不至呈现老化及病态，并迈上新的成长途径。对个人而言，次习惯可使个人能力不断升级，使自己的素质日新月异。办公室行政管理

三、当好行政主管的重要方法

1、怎样当好领导的助手让上级领导放心，甘当上司的知心人和左膀右臂，光有一颗赤诚的心肯定不够，还需要讲究一些常用的技巧。

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（1）工作上给上司留足空间给你的上司留足空间，让他在自己的位置上自由行使权力，这样你就不会遭到他的限制、压抑和防范。

（2）提意见或建议要讲艺术在对上级提建议时，最好多注意从正面有理有据地阐述自己的见解。有民主的要求，还要有民主的素质，要懂得尊重他人的意见，尊重上司的意见。

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（3）当好上级的参谋，提出有价值的建议在很多行政主管的观念里，既然身为下属，就只提出问题提案，而决策方案则让上级自己去做。但你若只送一个问题提案上去，而没有解决方案，上级很可能会以风险太高、时机不好、目前没时间考虑等种种借口否决掉。你若不想被轻易地驳回，你必须提出真知灼见。办公室行政管理

（4）要辅佐好自己的直接上司通常谈到上级，都是指直接上级而言。与直属上级的关系如何，对于行政主管能力的发挥、工作成果的体现，都有很大的影响，有时甚至是决定性的影响。如果你对自己的接属上级做无益的批评，或抱着不信任、不合作的态度等，同样也会最终反映到自己的身上。你讨厌他，他就会讨厌你，这是人际关系的原则。

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2、怎样当好部门领导（1）要懂得领导与一般管理者的区别

一般管理者的职责是“正确地做事”；领导的职责是“把事做正确”。

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2、靠制度管人管理制度：关于组织活动的基本行为规范和方式。它们是分工协作关系的保障机制。

1）工作责任制：以机构为单位，以“四定”（定机构，定任务，定岗位，定编制）为内容，以处置组织中的上下左右各个机构的相互关系为目的的组织制度。

2）岗位责任制：以岗位为单位，以确立每一个岗位的责，权，利关系为内容，以规范每一个岗位的行为方式为目的的组织制度。办公室行政管理

（3）把握好实施有效领导的主要原则

1）善于发现和把握发展机遇，提出战略决策方案和构想，使组织成员明确前进方向，达到团结和鼓舞人心的目的。

2）善于授权，将工作责任的归属转移到实际执行者身上，建立起一个有效的责任体系。

3）善于激励，创造一个使组织成员能够并愿意自行负责，努力工作的组织环境。

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4）善于运用长处思维识才用人，使每一个组织成员都成为有用之才。

5）善于沟通协调，运用“黄金法则”和“白金法则”塑造组织内良好的人际关系。

6）善于学习，不断提高自己和组织成员的创造力和竞争力。

7）处理好突发事件，使组织迅速摆脱困境。办公室行政管理

3、怎样管好事务（1）把握好有效处理事务的原则

分工不分家参与不包办就简不就繁放权不放任办公室行政管理

（2）搞好流程再造

工作流程（办事程序）：在管理组织中,几乎所有在部门及岗位间传递的工作都要事先设计好。我们把为组织的工作行为统一设计的工作标准和步骤称为工作程序，而将多个工作程序的组合称为工作流程。办公室行政管理办公室行政管理（3）掌握节约时间的艺术

谋求可控时间的增加

把最好的时间用来处理最重要的事情

改变事必躬亲的领导方式

善于挤时