协会商会会议管理制度

协会商会会议管理制度第一章总则

为确保协会商会会议的高效、有序进行，提高会议质量，充分发挥会议在决策、协调、沟通等方面的重要作用，特制定本会议管理制度。

一、会议宗旨

协会商会会议应遵循公开、公平、公正的原则，旨在加强会员之间的沟通与合作，促进协会商会健康发展。

二、会议类型

1.常务会议：定期召开，研究解决协会商会日常工作中的重大问题，部署阶段性工作。

2.临时会议：根据工作需要，针对特定问题或突发事件召开的会议。

3.年度会议：每年召开一次，总结上一年度工作，明确下一年度工作计划。

4.专题会议：针对某一特定主题或领域召开的会议。

三、会议组织

1.会议的组织工作由秘书处负责，包括会议通知、会议筹备、会议记录等。

2.会议主持人由协会商会领导或指定人员担任，负责会议的召集、组织和控制。

3.与会人员应按时参加协会商会会议，不得无故缺席、迟到或早退。

四、会议纪律

1.会议期间，与会人员应保持会场秩序，尊重他人发言，不得随意打断或插话。

2.会议内容应严格保密，不得泄露给非与会人员。

3.会议决策事项应认真贯彻执行，不得擅自改变或拒不执行。

五、本管理制度适用于协会商会全体会员及相关工作人员。

六、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。协会商会会议管理制度的解释权归秘书处所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和议程：根据协会商会工作需要，明确会议主题，制定会议议程，并于会议召开前至少5个工作日发送给与会人员。

2.发送会议通知：会议通知应包括会议时间、地点、议程、参会人员、注意事项等内容，并通过电话、短信、邮件等方式通知与会人员。

3.会议材料准备：会议组织者应根据会议议程，提前准备相关材料，并在会议召开前至少3个工作日发送给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到，确保会议的按时召开。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议发言：会议主持人按照议程顺序，组织与会人员进行发言，每人发言时间不超过10分钟。

4.会议讨论：针对会议议题，与会人员进行充分讨论，提出建设性意见和建议。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成会议决策。

2.会议决策应遵循少数服从多数的原则，如遇特殊情况，可采取无记名投票方式进行表决。

3.会议决策结果应记录在案，并由会议主持人当场宣布。

四、会议总结

1.会议主持人对会议进行总结，强调会议决策的执行和落实。

2.会议组织者应在会议结束后3个工作日内，整理会议纪要，并发送给与会人员。

五、会议记录

1.会议记录应详细记录会议时间、地点、参会人员、议程、发言内容、决策结果等内容。

2.会议记录应由专人负责，确保记录的准确性和完整性。

3.会议记录应在会议结束后及时整理归档，以备查阅。

六、会议延期与取消

1.如遇特殊情况，会议主持人可决定延期或取消会议，并提前通知与会人员。

2.延期或取消的会议，应重新安排时间和议程，并重新发送会议通知。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由专人负责编制，确保内容准确、完整，并突出会议决策事项。

2.会议纪要应包括会议基本信息、讨论主题、主要发言、决策结果、后续工作安排等。

3.会议纪要应在会议结束后3个工作日内完成初稿，并提交给会议主持人审核。

4.审核通过的会议纪要应尽快发送给所有与会人员，并抄送相关领导和部门。

二、会议决策的分解与责任分配

1.根据会议纪要，将会议决策分解为具体的行动计划，明确每项行动的责任人、完成时限和预期成果。

2.责任人应对照行动计划，制定详细的工作方案，并报会议组织者备案。

3.会议组织者应对行动计划进行跟踪管理，确保各项决策得到有效执行。

三、执行情况的反馈与监督

1.责任人应定期向会议组织者汇报工作进展，遇到问题应及时沟通，寻求解决方案。

2.会议组织者应建立反馈机制，对执行情况进行定期检查，确保决策落实到位。

3.对于未能按时完成的任务，责任人需说明原因，并制定整改措施。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，保存期限至少为三年。

2.会议纪要的查阅应遵循保密原则，仅限于协会商会内部人员，并需经过会议组织者同意。

3.会议纪要的电子版应存放在协会商会内部办公系统中，便于相关人员查阅和下载。

五、后续会议的衔接

1.会议组织者应根据会议纪要的执行情况，合理安排后续会议议程，确保工作的连续性和有效性。

2.后续会议应对前次会议决策的执行情况进行评估，总结经验教训，不断优化会议管理制度。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向秘书处提出申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.秘书处负责审核会议室预订申请，合理安排会议室使用，确保会议的顺利进行。

3.会议室预订需至少提前3个工作日，特殊情况需临时使用会议室的，应与秘书处沟通协商解决。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理安排，确保会场整洁、舒适、安全。

2.会议桌椅、话筒、投影仪等设备应按照会议需求提前调试好，确保会议期间正常使用。

3.会议室内应保持空气流通，温度适宜，提供充足的饮用水及纸笔等会议用品。

三、会议室使用规范

1.会议期间，与会人员应遵守会场秩序，保持安静，不得在会议室内吸烟、进食或随意走动。

2.会议室内禁止乱丢杂物，会议结束后，与会人员应将座椅归位，清理个人垃圾。

3.会议室内重要文件、资料不得随意带走，确需带出的，需经会议组织者同意。

四、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，不得私自拆卸、改装或带出会议室。

3.如遇设备故障，应及时报修，并通知秘书处做好会议安排调整。

五、会议室安全与保密

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、用电安全等符合要求。

2.会议室内应设置专门的保密文件柜，存放会议相关资料，防止泄露。

3.与会人员应严格遵守保密规定，会议内容不得擅自对外传播。

六、会议室环境卫生

1.会议室应保持干净整洁，定期进行卫生打扫，确保会议环境舒适。

2.会议期间，与会人员应共同维护会议室卫生，遵守相关规定。

3.秘书处应定期检查会议室卫生情况，对不符合要求的情况及时整改。

第五章附则

一、本管理制度解释权归协会商会秘书处所有。

二、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可