第四章 书面沟通

第四章书面沟通

23商务文书的常见写作方法常用文书写作书面沟通1书面沟通与商务文书概述3书面文件的阅读4.1书面沟通的主要形式在当今市场经济时代，书面沟通是商务活动中非常重要的沟通方式，而与之对应的商务文书的种类也多种多样。大体可以分为以下几种。1.公务信息类：包括通知、通告、会议纪要、会议记录等。2.内部沟通类：包括请示、工作报告、公函、批复等。3.规章制度类：包括企业各类管理规章制度、决定、命令、任命书等。4.分析总结类：包括调查报告、市场分析报告、投资风险分析报告、工作总结、述职报告等。5.策划方案类：包括广告创意策划书、商业计划书、文化主题策划文案等。6.对外宣传类：包括领导演讲稿、商务邀请函、产品说明书、新产品宣传手册等。7.外部沟通类：包括商务合同、委托授权书、报价函、催款函等。8.其他：包括电子邮件、便条、单据类等。4.1.2书面沟通方式的优势与缺点1.书面沟通具有稳定性、权威性2.书面沟通具有严格的规范性3.书面沟通讲究逻辑性和严密性，说理性更强4.书面沟通的内容易于复制和保存，有利于大规模的传播5.书面沟通耗费时间较长6.信息反馈速度较慢7.无法运用情境和非语言信息

4.1.3书面沟通的原则1.主题要明确，防止跑题2.材料真实、完整3.内容表达简洁、具体4.结构有条理4.2商务文书的常见写作方法4.2.1标题设计1.好标题都有共同的套路2.打造吸引人的标题（1）确定文章的主题和内容（2）分析受众（3）突出文章价值（4）巧用语言技巧，设置匠心独具的标题4.2.2撰写序言1.序言的重要性（1）讲好一个故事，让读者产生兴趣（2）介绍主要内容和结构，让读者一目了然（3）说明主要观点，帮助读者节约时间2.SCQA框架SCQA框架的常见类型序言的几种类型问题的类型背景（S）冲突（C）提出的问题（Q）提出方案型需要实现某个目标出现了阻碍目标完成的问题如何解决问题？实施方案型存在某个问题知道了解决问题的方案具体如何实施？选择方案型存在某个问题有好几个解决方案该如何选择？评价方案型执行了某个方案方案效果不尽人意为什么没有达到预期效果？4.2.3组织思路1.商务文书的2W1H框架2.商务文书的结构类型（1）并列式：用于描述说明（2）层进式：用于解决问题4.2.4商务文书的分析与提炼过程1.What界定问题（1）步骤一：明确问题的四个要素：（2）步骤二：确定问题的类型，找准写作目标2.Why分析问题的成因

界定清楚问题后，在提出解决方案前，需要对问题的成因进行分析才可能找出解决方案，分析问题的成因需要按照MECE原则对成因进行归纳和总结，分类的方法包括开放式分类和封闭式分类。4.提炼各个层次的总结句（1）表达明确（2）完全提炼（3）语言精练4.2.5工作总结的结构设计1.工作总结的重要性

工作总结是工作成绩的呈现，在有的组织中甚至被作为绩效考核或者升职的依据，并非是一种毫无意义的“形式”。能否写出一份有思想、有高度的工作总结，对于个人职业发展至关重要，好的工作总结不应该只是将一段时间内所有工作进行简单汇总，还应该是对个人职业素养的充分体现，也是对自身工作理念和态度的展示。2.工作总结的写作过程

4.2.6研究报告的写作1.精雕细琢一个精彩的序言（1）情境铺陈要从读者的角度进行（2）序言的三种结构类型（3）写作序言的注意事项2.整体框架结构图（1）使用解决问题的基本流程2.使用“空”、“雨”、“伞”思考模式

3.通过页面编排技巧呈现报告的结构（1）层级标题（2）画底线（3）数字编号

4.3书面文件的阅读4.3.1阅读基本技巧1.材料分类可以将需要阅读的材料按照重要性的程度分为三类：第一类属于重要的资料，不去阅读，很多工作就无法进行。第二类属于有用的资料，可以在有时间的时候阅读。第三类基本属于无用或无关的信息，这类资料可以弃之不读。2.采用不同的阅读方法

根据阅读速度的不同，我们可以把常见的阅读方法区分为浏览、快速阅读和精读三种：（1）浏览（2）快速阅读（3）精读4.3.2SQ3R阅读法SQ3R阅读法是一种比较系统的精读阅读方法，有