EPC工程项目文件管理指南

EPC工程项目文件管理指南1.1项目文件的收集及管理1.1.1项目组行政部负责项目全过程文件管理和控制工作，向项目经理负责；制定项目文件管理规定和有关部门及人员职责范围、工作标准，并有相应的检查、控制及考核措施；定期参加项目例会，与各专业和各分包单位就项目文件进行随时沟通和交流；定期参加项目检查，监督、检查各专业部门和分包单位在项目中文件收集积累的完整、准确、系统情况；负责项目的管理类文件、来往信函、会议纪要、照片文件等的收集、积累和整理，做好编目和预立卷；负责项目大事记的编写；在项目的策划、准备、控制、考评等各阶段节点或里程碑点，负责收集各专业部门和分包单位在该阶段的全部纸质和电子项目档案，进行清点、编目，编制项目档案案卷目录，进行预立卷和保存，保证文件控制与项目进度同步实施；负责项目文件的借阅，做好登记；定期向项目经理进行项目文档情况的汇报；邀请并接受甲方或公司档案管理部门的检查指导，并负责组织完成发现问题的整改；在项目正式通过竣工验收三个月内，汇总全部项目档案，按甲方和公司档案管理部门的要求分别办理项目文件的移交。1.1.2项目组各部门按照项目文件类别（1.2）收集、积累和整理本专业文件，做好编目、预立卷和保管；接受行政部对文件管理的定期检查；在项目的每个阶段按照项目组行政部的时限要求提交本专业项目文件。1.1.3各分包单位：按照项目文件类别（1.2）收集、积累和整理本专业文件，做好编目、预立卷和保管；接受行政部对文件管理的定期检查；在项目的每个阶段按照项目组行政部的时限要求提交本专业项目文件。1.2项目文件类别项目文件指项目在立项、审批、招投标、设计、施工、竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，具体分类如下：项目前期文件：可行性研究报告、工程专题研究、工程安全分析报告、项目报批和审批文件、项目立项报告、任务书、向公司的请示和批文、与地方政府及相关单位的来往文件等。设计文件：基本设计成果文件、详细设计成果文件、加工设计文件、完工设计图、设计变更记录。合同采办文件：招标策略、采办策略（包括采办方式和采办计划）、招标书承包商资格预审、技术、商务评标及批复文件、工程合同、采办合同、报关文件、验货报告、采办跟踪表、变更申请、变更审批文件、合同变更、往来文件。质量控制文件：质量保证文件、第三方检验文件及法定检验文件质量、质量事故报告、质量记录清单、过程控制记录文件。HSE控制文件：HSE管理程序、预开工安全、风险分析报告、HSE事故报告、HSE检查相关文件。费用控制文件：项目费用计划、费用分析、项目的概算、预算和决算、税务文件、项目计划及跟踪包括设计、建造和采办计划、项目的风险管理。计划控制文件：一至三级进度计划。培训：项目组人员培训材料。管理文件：项目实施大纲PEP、各专业施工工艺程序、项目的保险、周报、月报、年报、备忘录、会议纪要、项目竣工报告、项目大事记、项目工作总结、项目有关的实物档案、项目声像资料、项目档案相应的电子文件。技术文件完工文件：厂家设备的完工资料、设备证书、完工报告、调试大纲及相关文件、工程设施竣工验收文件、工程设施的操作维修手册及培训手册。1.3文件流转程序图1.1.1发文流程图责任单位/部门/人业务流程说明草拟文稿并审核拟稿部门草拟文稿并审核拟稿部门涉及其他部门的事项要进行协商拟稿部门涉及其他部门的事项要进行协商拟稿部门技术方面由项目工程师技术把关项目工程师技术方面由项目工程师技术把关项目工程师YY项目组经理或授权人项目组经理或授权人N会稿核稿Y签发NN会稿核稿Y签发N检查办文程序项目秘书N项目秘书检查办文程序项目秘书N项目秘书YY登记、编号、校对登记、编号、校对项目秘书分发前登记项目秘书分发前登记按照文件类别将文件存入事先标识的文件夹内按照文件类别将文件存入事先标识的文件夹内项目秘书分类归档文件分发项目秘书分类归档文件分发1.1.2收文流程图责任单位/部门/人业务流程相关说明相关方包括：第三方、外协单位、供应商、地方政府等相关方包括：第三方、外协单位、供应商、地方政府等相关方上级公司甲方相关方上级公司甲方项目秘书签收项目秘书签收登记项目秘书登记项目秘书检查外来文件是否主附件齐全，若有缺失主动索要。检查外来文件是否主附件齐全，若有缺失主动索要。项目秘书检查项目秘书检查YNYN送行政部经理拟办项目秘书送行政部经理拟办项目秘书根据项目组组织机构确定是否需该步骤根据项目组组织机构确定是否需该步骤行政部经理行政部经理急件急办、分流处理平件提出拟办意见急件急办、分流处理平件提出拟办意见项目经理批示项目经理批示工作完成后，承办部门领导在文件处理单上签字并注明情况，然后将办毕文件退项目秘书销账工作完成后，承办部门领导在文件处理单上签字并注明情况，然后将办毕文件退项目秘书销账承办（办事）承办（办事）项目组相关部门项目组相关部门对文件流转进行过程跟踪和督促（办文）对文件流转进行过程跟踪和督促（办文）项目秘书按照文件类别将文件存入事先标识的文件夹内文件办毕，文件归档项目秘书按照文件类别将文件存入事先标识的文件夹内文件办毕，文件归档项目秘书1.4项目文件编码系统AA/AA－BBB－CCC－001流水号文件细分类别英文缩写文件类别英文缩写公司/项目组英文缩写说明：项目组英文缩写：按照统一规定的名称；文件类别英文缩写：P（管理程序）、L（信函）、M（会议纪要）、R（报表），可根据需要自行确定；文件细分类别英文缩写：QA/QC（质控）、HSE（健康安全环保）、Ma（机械）、In（仪表）、Pi（管系）、E(电气)、S(结构)、Dr（日报）、Wr（周报），可根据需要自行确定；按照时间先后顺序排列流水号；需标明版次的应从0版开始；公司有统一规定的如合同等按照规定进行编号；所有项目文件编号需经由项目秘书审核并登记。例如：油建公司PL19－3项目安全专业信函第1号：OBFC/PL19-3－L－HSE－001油建公司PL19－3项目仪表专业第2号施工程序：OBFC/PL19-3－P－In－002渤海工程分公司BZ项目1号周报：OCBE/BZ－R－Wr－0011.5项目文件质量要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字审批手续完备；需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写工具（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等）书写、绘制；凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件；电子文件的保存参照《电子文档管理办法》（基地油建办字[2003]3号）要求；纸质文件上的订书钉等金属应清除；存放项目文件的房间应有专人管理，采取措施做到“八防”，即防火、防盗、防尘、防光、防潮、防有害气体、防鼠、防虫。1.6项目声像文件要求1.6.1声像文件包括照片、录音、录像、影视片等载体。凡是归档的声像材料，必须图像清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明。1.6.2照片文件的整理应根据项目建设程序，按阶段进行分类，并按照重要程度或时间顺序进行排列。1.6.3录音、录像的整理按问题（内容、事由）进行分类。做到：永久性和周转性分开；机密性和一般性分开；注明：内容、主要人物、形成日期、长度（分钟）、编号和保管期限，并填写目录。1.6.4声像文件范围项目在筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的资料。项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的资料。项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的资料。项目在工作中选用的外单位的资料。1.7项目档案的形成1.7.1经过筛选、整理并归档的项目文件称为项目档案；1.7.2项目档案应全部提交公司档案主管部门；提交甲方和第三方的项目档案应符合合同要求的范围、格式、份数；1.7.3整理时应注意：对收集的项目文件材料逐件整理、剔除重份，保留原件，确保项目档案的完整；卷内文件材料排列应依照技术文件材料的自然形成规律，进行有秩序有联系的排列。原则上：对文件材料的排列次序应按先问题后时间、先批复后请示、先正文后附件、先打印件后稿件、先文字材料后图样，设计文件更改单可单独组卷也可附在被更改图样之前。对图纸排列可按原设计图纸目录进行。对施工技术文件材料的排列应遵循原施工单位已整理有序的编号，没有编号或编号较乱的可重新按单项和施工性质进行排列。案卷一般不宜过厚（不超过30mm）；图纸材料应按要求折叠成4号图样大小（210mm×97mm），图面朝里，图标露在外面；卷内文件应打有页号，页号编在正面右下角、背面的左下角，顺序均从"001"开始，案卷之间不连号，一本案卷一个顺序号；案卷标题应根据该案卷内材料内容所涉及到的单项、专业（问题）和文件名称三个基本特征，拟写时既要符合工程术语，同时又不违背档案用语、简明确切；每本案卷都要按照标准格式填写卷内文件目录和备考表，要求字迹清楚、准确；所有案卷，要根据国家有关规定，划分相应的密级，密级为绝密、机密、秘密；外文文件资料的译件应同时归档。1.8项目档案的验收和移交1.8