检察文档管理数字化资料

检察院数字化检察院数字化文件与档案管理解决方案

概述随着计算机技术的飞速发展，检察院多年来沿用的基于静态的文档管理系统已很难适应检察院自身完善和发展的需要。绍林科技通过总结20余年为检察院系统服务的经验，针对检察院文件与档案管理的需求特点，并紧跟计算机与管理软件技术发展的步伐，为人民检察院提供了一整套将文件与档案数字化、知识化与资源化的解决方案，并集成为一个专门针对检察院系统的功能全面的软件产品3HmisPdoc。3HmisPdoc由于将文件管理与档案管理集成到了一个软件平台来处理，不但可用于文件的登记、录入、存储与流转，而且，将文件的归档、利用以及档案管理等功能有机的结合到了一起，所有处理痕迹都将无声无息的自动保留，纸质实体档案和数字化档案集中统一管理，可图形化显示每一份实体案卷或文件的存放地点与位置，处理、管理和利用权限可与工作职责挂钩，功能全面、专业、具体、细致。3HmisPdoc提供的开放接口，还可为其他系统提供文件与档案的存储、管理与搜索服务。主要功能与特点检察院文档的综合、统一管理平台诉讼档案是检察院档案的主体，检察院在工作过程中形成的文书档案、基建档案、科技档案、会计档案、人事档案等，也是检察院档案的重要组成部份，对于这些档案，3HmisPdoc都能按相应的规范与标准，提供综合、统一以及科学、精细和专业的管理。纸质实体档案与数字化档案集成统一管理就现阶段而言，档案的主体仍然是纸质实体档案，就是全面实施数字化以后，亦会有相当多的重要档案是纸质的，所以，集成统一管理纸质档案与数字化档案至关重要。绍林科技服务文档行业已20余年，对实体档案与数字化档案的特点与异同有着深入研究，积累了丰富的软件开发与管理经验，并及时根据行业发展和研究成果升级更新软件，使3HmisPdoc一直处于行业发展的最前沿。纸质实体档案存放地点与位置图形化3HmisPdoc可将文档数字化信息集中统一管理，纸质实体档案则可分布式管理，档案库房的设置不受区域、地点的限制，因为，3HmisPdoc可将实体档案的存放地点与位置数字化、图形化，搜索到所需要的档案时，可用图形化的方式显示其存放在哪一间库房的第几排第几层等，以方便管理和利用。支持逐步数字化方案将以往的实体档案全部数字化，虽然是一种非常好的做法，但由于需要较大的资金投入，不少单位都难以一步到位，绍林科技提出的逐步数字化方案，则可为这些机构解决这一难题，使其即可享受数字化的高效率，又可减少投入。文档管理流程化3HmisPdoc中集成了流程管理模块，可满足文件以及档案管理中的工作流程的需要。管理手段科技化可及时将最新、最好的适合文档管理的科技手段引入文档管理工作中，如条码、RFID甚至自动仓库技术等，只要工作需要，资金许可，都可应用。安全又可靠3HmisPdoc容许用户采用各种符合自身需要的安全策略与措施，以及各种可靠性手段来确保文档系统的安全与可靠，如SSL网络加密传输、数字证书、电子印章、USBKey加密锁以及磁盘陈列、双机备份、集群等，都可应用于3HmisPdoc。黑匣子功能就像飞机上的黑匣子一样，3HmisPdoc在运行过程中，将无声无息、任劳任怨的自动记录文档管理与利用过程中的重要操作痕迹，并提供给有需要的管理者查询。搜索利用简单、方便、快速档案管理的目的是提供利用，3HmisPdoc在搜索功能的提供方面，花费了大量的精力，用户不但可像互联网上的搜索引擎一样，输入一个简单的关键词即可查找所需要的文档，亦可输入复杂的条件来实现更精细的、定位更准确的搜索，搜索类与搜索树概念，使搜索更为专业，更能满足管理与个性化的需要。3HmisPdoc搜索的最大特点还在于搜索结果受权限的限制，并且，还可依权限对搜索结果进行相应的处理。文件与档案的知识化、资源化文档知识化、资源化是文档管理的发展方向之一。文档是机构最为规范与重要的专有知识已是共识，已有越来越多的机构引入知识管理概念来管理文档。资源化管理则是源于机构文档的资源化属性，管理方式包括行政与技术两个方面，3HmisPdoc提供了技术保证。知识支持3HmisPdoc不但可作为检察院的综合文档管理系统使用，还可为检察院的其它管理系统提供文件与档案管理支持，或称知识支持，只要调用3HmisPdoc的开放接口，即可依权限在3HmisPdoc中搜索文件与档案。应用范围适合于各级检察院。版本划分分为单用户版、工作组版、标准版和企业版，以满足不同规模的检察院的文件与档案管理需要。单用户版：供单用户使用。工作组版：供小型检察院或工作组网络用户使用，可建一个3Hmis文档库，在WindowsSBS企业版上使用，对于数据量不大（少于4GB）的用户，为降低成本，亦可使用WindowsXP+MSSQLServer2005学习版作为3Hmis工作组版的运行平台。标准版：供网络用户使用，一个3Hmis文档库。企业版：供网络用户使用，可在一台服务器上建立多个3Hmis文档库。用户采用多套企业版，可形成跨服务器、跨数据库的分布式的检察院文件与档案管理系统。应用案例正在为江西省检察院、顺德检察院等全国百余个检察院提供检察文档管理服务，取得了良好的效果。广东绍林科技开发有限公司广州市天河区天立大厦A座2387593765佛山联络处：佛山市汾江南路东建大厦1582231298

人民检察院档案数字化处理流程说明前言《3Hmis综合知识管理平台》465版，是一个综合性的知识管理平台，用于检察院档案管理，可使检察院的综合档案管理平台化、知识化和资源化，不但符合检察院档案管理部门的现实要求，而且，符合检察院档案管理的发展方向，可创建检察院数字化档案馆或数字化档案中心，能全面、系统、安全、可靠的为检察院工作提供专有知识支持。3Hmis465版，能同时管理检察院纸质实体档案和数字化档案，纸质实体档案存放位置图形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各种安全与可靠性措施，并且，由于内嵌流程管理模块，档案管理和档案数字化工作可全面流程化。登录3Hmis有多种登录方式，可以采用IE浏览器通过访问检察院内部档案管理网站登录，也可直接采用3Hmis桌面工具进行登录。一般来说，我们都采用用户名加密码的方式来进行用户登录的安全验证，3Hmis还容许采用USBKey密码锁等，以获得更高级别的安全特性。通过简单的二次开发，还可以在检察院内部的办公系统中直接登录。如果检察院配有统一的用户安全管理中心，也可实现单点登录。3Hmis可采用通用的SSL技术来进行档案信息的传输加密。由于3Hmis具有非常严格的权限控制措施，登录后的用户，只能依其权限利用、处理和管理档案。创建检察院档案管理分类架构根据检察院制定的档案分类方法，创建档案分类架构，如：上面的分类架构，把检察院档案分为文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。三、取卷从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：准确记录所取案卷的物理存放位置。依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。四、档案定义档案定义，是3Hmis的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。3Hmis可同时管理纸质档案和数字化档案，如果3Hmis中已存在相关案卷信息，此步骤可省略。输入档案的档号、题名等信息：更详细的案卷属性录入：属性项目可根据需要自行定义。属性项目可根据需要自行定义。五、拆卷拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在3Hmis系统中，还应执行取消注册功能，相当于在3Hmis中执行拆卷操作。拆卷的注意事项：保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。保持案卷的清洁。拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。取掉案卷中的金属物。将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。为了方便扫描及时与扫描人员沟通。注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。如有疑问，应向档案管理员咨询和沟通，不得擅自违规处理。六、录入卷内文件信息一份案卷，可能有多册许多份文件，是每份独立扫描，而是将一册扫描为一个图像文件呢？可根据用户的管理需要考虑决定。如果是每份文件独立扫描，则应将每份文件登记为一条文件记录，如果是按册扫描，则每册登记为一条文件记录。七、扫描对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入档案系统。3Hmis内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件，然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，3Hmis还提供了专门的批量引入工具。如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可对扫描结果文件加盖归档专用的电子印章。扫描时请注意：根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，3Hmis可对各种常用格式的数字化文件进行管理。对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名。将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。八、档案数字化处理审批3Hmis内嵌流程模块，档案的质检与审批等工作可流程化。电子档案处理审批流程：归档审批流程图示卷内文件清单归档审批流程图示卷内文件清单还可采用可视化效果更好，与传统审批表格类似的流程表单来处理归档审批流程，流程表单可根据需要和喜好自主设计：对于归档审批流程，可预先设计好流程模板和流程表单，供需要时套用，提交人亦可在提交审批流程时现场设置或修改。档案数字化的审批程序，每个检察院可能都不一样，总之，启动审批流程的目的是通过校对、复核与批准等程序，确保档案数字化结果的正确、清晰与安全。如有必要，也可将档案定义以后的各项数字化流程，包括录入卷内文件信息、扫描、注册、装订等纳入数字化处理审批程序中，以记载更为详细的档案数字化过程。3Hmis的日志功能，就像飞机上的黑匣子一样，能自动记录档案的数字化处理过程。九、档案装订将扫描完成后的实体档案重新装订。装订注意事项：对已完成扫描、索引、质检工序的案卷进行重新装订。对重新装订的案卷，必须检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱，正反颠倒等现象，并加以整理。3Hmis提供了案卷封面、备考表、背脊等格式的设计与打印功能。按原装订的孔重新将案卷装订，以