会博通10单用户版用户操作指引

会博通10会博通10单用户版用户操作指引PAGEPAGE368会博通10文件档案知识一体化管理系统用户操作指引概述欢迎使用会博通10文件档案知识一体化管理系统。会博通是一个综合性的以文档为基础的管理系统，其历史可追朔到1988年以前，在三十余年的开发进程中，积聚了数十家高等院校与科研院所、数百位工程师的智慧，紧跟技术发展的步伐，精益求精，特别是在本世纪初引入流程化和知识管理概念后，其功能更加切合用户需求，应用面更加广泛，已被各行各业的客户用于包括办公自动化、文件管理、档案管理、图书资料管理、网站内容管理、人力资源信息管理、证照管理、客户资料管理、资产管理、物品管理、在线交流、论坛、微博以及政务管理等以文档为基础的信息化管理的各个方面。会博通10单用户版，是专门为适应简捷管理和部门打造的精简版的会博通系统，以便用户更为方便、快捷而又不失专业的解决文档管理、人力资源信息管理、证照管理、综合档案管理等方面的问题，并且，其功能可在全面记录用户成长过程的同时，跟随用户组织的成长而拓展。会博通10，必将给你的工作与生活带来便捷、满足与快乐。安装运行环境要求硬件：INTELCoreI5以上CPU，内存16GB或以上。软件：Windows10、11专业版或企业版。说明：有些安全管理软件，如360、qq管家等，在进行软件安装时，会阻止安装程序的运行或阻止生成连接网站的快捷方式等，所以，在安装会博通系统之前，可暂时关闭这些软件。运行安装程序在会博通10的单用户版安装U盘上，有一个HbtSetup.exe的执行程序，这就是会博通的安装程序，执行该程序，即会显示：安装的先决条件安装会博通系统，除Windows操作系统外，还需要一个基本的软件环境，也就是先决条件，即：.NET框架，需要.NET框架4.6.1以上版本IIS，即互联网信息服务，需要IIS7.0以上版本MSSQLServer，即数据库系统，需要2012以上版本对于Windows10或以上版本，.NET框架和IIS可能已集成安装好，即使没有安装好，根据系统的提示，选择安装即可。安装MSSQLServer数据库系统的安装，也是会博通系统运行的先决条件：会博通系统的安装程序，会自动检测，如果电脑上已安装有实例名为SQLEXPRESS_HBT的MSSQLServer2012以上版本，系统会跳过数据库系统安装步骤，如果用户确认已安装符合要求的数据库系统，亦可自主取消安装数据库系统的复选框，跳过数据库系统安装步骤。会博通10单用户版安装程序内置的数据库系统版本为MSSQLServer2019Express，这是微软提供的轻量版本，应该可满足大部份单用户版用户的需要。MSSQLServer2019Express的安装，会博通采用了全自动化的静默安装方式，用户不必任何干预即可自动安装好数据库系统。待安装的会博通程序安装完数据库系统，以下提示的是下一步将要安装的会博通程序列表：包括会博通Web服务器程序、文件阅读服务程序以及数据库维护工具和桌面工具。会博通Web程序：会博通10是一个B/S架构的程序，该程序也称为会博通Web服务器软件。文件阅读服务：专门处理电子文档阅读的程序，会博通会将不同格式的文档，如DOC、XLS、PPT等，统一转换为PDF格式来提供在线阅读，包括下载、添加水印、在线编辑等处理，这种转换都是在服务器端进行的，为了提高文档处理的吞吐量，会博通开发了专门的文档阅读服务处理程序，对于单用户版而言，该程序是与会博通Web程序部署在一起的，但对于高并发量的大型系统，也可以独立部署。数据库维护工具：包括数据库的备份、恢复等功能，如果文档存储采用文件服务器方式，电子文档的备份需要另行处理。会博通桌面工具：一组用于增强浏览器功能的浏览器组件与程序，如获取机器指纹、批量上传文件、图片管理器等。电子文档存储方式设置点击下一步，即进入电子文档存储方式设置界面：会博通10单用户版，对于电子文档的存储，提供了两种存储方式供选择：数据库方式：即将电子文档保存在数据表的二进制字段中，这种存储方式的优势是内容存储与文档信息属性（元数据）的存储有机的结合在一起，管理和备份都比较方便，但MSSQLServerExpress的数据库存储容量最大为10GB，所以，当电子文档内容的数据量较大时，需要购买更高级的数据库版本。文件服务器方式：即指定电脑的一个本地路径，用于存储会博通管理的电子文档：存储路径的缺省设置为D:\Files，操作者可通过浏览按钮重新选择存储路径。采用文件服务器存储方式时，会博通会自动采用Windows搜索作为全文搜索引擎，请根据Windows相关用户文档的指引，准确配置Windows搜索，并确保其运行正常。说明不管是采用数据库存储方式时利用数据库系统提供的全文检索功能，还是文件服务器方式时的Windows搜索，在进行全文搜索时，都有赖于筛选器，微软内置了一些常用格式的筛选器，但有一些筛选器，属于第三方的商业产品，用户需要独立采购，具体情况可向你的系统维护工程师了解。会博通数据库设置包括连接的数据库服务器、连接方式、数据库登录名以及数据库名称等。如果是预先安装好的数据库系统，这里，应输入有数据库管理权限的数据库登录名和密码，如SA，如果是会博通10安装程序内置安装的MSSQLServerExpress，缺省的数据库用户为：数据库用户名：SA密码：a123456!@#可通过点击测试SQL连接按钮来测试输入是否正确，如显示连接成功！则可点击下一步，创建一个专门用于登录会博通系统的数据库登录账号，当然，也可直接采用SA账号。安装会博通10程序点击下一步，即显示：此时，点击安装，等待一会儿，即可完成会博通10单用户版的安装工作：登录与用户验证会博通系统安装完成后，会在windows桌面形成一个快捷图标：点击该图标，即启动系统缺省的浏览器，进入登录状态：此时，输入admin用户的登录密码（初始为123），即可进入会博通系统：通过用户授权验证，即可成为会博通的正式版用户。用户授权的获得，是依赖于运行环境的，会博通提供了两种授权认证方式，即：手工授权方式和网络授权方式。手工验证方式在操作用户验证之前，请准确填写《会博通用户授权信息登记表》，通过传真或邮件发送给绍林科技，将用户名称、软件系列号、服务器名（用户验证页面显示的，区分大小写）等信息告诉绍林科技，绍林科技的授权管理人员将为你提供一个用于用户验证的授权码。下图，是会博通的系统菜单：点击系统菜单中的关于菜单项，进入关于页面：再点击用户验证按钮，即显示用户验证信息输入窗口：输入用户名称、软件系列号和授权码等用户验证信息，点击确认按钮，用户验证即告完成。当日，如果具备互联网连接条件，亦可直接采用以下网络授权方式进行用户验证。网络验证方式进行网络授权验证时，安装会博通系统的机器需要有互联网连接条件。在用户验证页面，准确输入用户全称、软件系列号后，在授权码输入框输入网络验证码，点击申请网络授权按钮，系统就会通过互联网，自动连接绍林科技的授权验证网站，进行验证授权。无论采用哪种授权方式，用户验证通过后，就可以根据自己的需要，使用会博通的各项功能了。无论采用那种授权验证方式，通过验证授权后，运行环境改变需要申请再授权。如果在获得授权后再输入不正确的授权信息，很可能会丧失授权而需要申请再授权。会博通单用户版所提供的功能模块，包括综合知识管理、档案管理、文件资料管理、人力资源信息管理、借阅与归还、搜索平台、系统维护和回收站等模块，后面将对这些模块做一简单介绍，更详细的说明，可参考《会博通10系统管理员手册》和《会博通10用户使用手册》。综合知识管理综合知识管理是会博通系统功能最为全面的应用模块，几乎包含整个知识管理框架，以及相应的管理功能，比如，档案管理、证照管理、文件资料管理等模块，只是综合知识管理中的一个节点，或称管理对象。上图中，左侧是整个知识框架的分类树，称为分类管理器，右边则包含功能快捷按钮、工具条、搜索框和信息列表显示区。信息列表显示的内容与样式，可通过其右上角的设置按钮，点击进入设置页面进行设置，具体设置方法，请参考相关用户手册。在分类管理器的焦点位置的左边，有一个带下拉按钮的小图标，这是会博通工具条的另一种展现形式，展开可看到当前节点具备的功能菜单项：功能的含义和具体操作方法，可参考《会博通10用户使用手册》。在分类管理器中，比较特殊的节点是：即：信息收集中心、模板和回收站。信息收集中心主要用于接收第三方系统等移交过来的信息，所以，与第三方系统对接和传入数据时才需要。模板包括附加属性模板、正文模板、分类模板和打印格式模板，每一种模板都有特定的作用。附加属性模板：当信息的基本属性不足以全面描述信息的特征时，就要借助于附加属性来描述。对于一些经常要用到的信息类型，如合同、档案、客户资料等，可建立附加属性模板来减少附加属性定义的工作量。正文模板：正文模板实际上就是将电子文件的版面格式设计成规范的标准样式，供需要时套用，分为普通正文模板、属性关联正文模板和套红正文模板三大类。分类模板：就是将常用的分类框架，设计成标准样式，存放于分类模板中，需要时直接套用而不需要重新创建相同的分类框架。打印格式模板：又称表格模板，是打印各种表格时可供采用的表格样式。用户可参照Excel的操作方式，设计自己的表格打印样式，如文件登记表、案卷目录、卷内文件目录、人员信息登记表等，系统中已内置各种常用的表格样式，应该已基本满足大部份用户的需求，当然，用户也可根据自己的需要，新增或重新设计与修改。要在相应的节点使用表格模板，需要通过表格连接来与需要特定格式的分类建立关联，关于表格连接的具体方法，请参考档案管理-目录打印一节中的介绍。表格连接有继承特性，即上位类连接的表格，下位类亦可使用。回收站：用户在删除信息条目时，并不是真正删除，而是将其放入回收站中，只有删除回收站中的信息，才是真正的彻底删除。文件资料管理会博通提供了一个初始的文件资料管理分类框架，包括公文管理、会议文件管理、合同文件管理、规章制度、营销业务、财务管理以及资料库等，用户可根据自行需要进行增减。无需归档，又觉得有保存价值的文件，可以存放在资料库中。创建分类会博通将类型节点依次分为大类、类和文件夹三种层级，会博通功能工具条上的新建菜单组，提供了相应的新建选项：点击文件夹菜单项，即显示：输入所需要创建的分类名称，点击提交，文件夹即创建完成。说明：性质是指类型的种类，包括大类、类、文件夹，对于档案还包括档案定义的最底层分类。用途包括：普通：即信息的一般用途，是信息的基础存储对象。搜索：即搜索类，用于存储搜索名和搜索条件等。点击相应的搜索类，即可按预设的搜索条件获得相应的信息。链接：链接类，关联会博通的某一个类型，点击链接类标题即会自动进入该类型。对象：是指信息的种类，包括基本、人员、单位、资产、物品、档案等。类目名称：即类型的名称。标识起点：标识是指当该类型下面为文件时，系统会为每一个文件都设定一个唯一的标识，这里设置的就是标识的起点，缺省为1。在该类型下面新建文件时，会以设定的标识起点作为第1份文件的标识，如20190001，然后，每次在该类型下面新建文件时，新的标识都将在已有最大标识的基础上自动加1.分类模板：选择套用所需要的分类模板，即自动在该新建类型下面，创建与模板一致的分类架构。链接对象：如果用途选择链接，会出现链接选项，你可在会博通的知识框架上，选择一个节点作为该链接类的链接对象，实际上，就是将选定的分类节点镜像为当前分类节点。新建文件点击新建菜单组的文件按钮：即弹出文件新建页面：新建文件的操作，主要分为三个部份，首先，是属性输入，如题名、编号、责任者等，然后，是正文的处理，可通过正文编辑，直接编辑输入网页格式的文件内容，也可以采用正文上传方式选择磁盘文件上传，利用扫描仪扫描上传，套用正文模板并在线编辑后上传，也可以编辑带条款的草案内容等。输入完成后，点击保存按钮，即完成当前文件的创建。说明：系统提供的缺省的文件新建方式如上图，为网页新建，但实际上，会博通提供了多种新建文件的方式，即：单用户版除没有链接文件新建的权限外，其它五种新建方式都可为用户服务，用户可通过系统参数设置来改变文件新建的缺省方式。新建文件的属性显示内容与方式，用户可以自定义，具体请参阅更详细的用户文档。资料库不需要归档的文件信息，又有一定的保存价值，希望暂存利用，此时，就可分门别类保存在资料库中。档案管理的归档编辑功能，提供了将不需要归档但有保留价值的文件移入资料库的功能。证照管理每个企业，都拥有营业执照，加上各种经营资格、资质证书以及与资历资质有关的个人证件，与资产有关的房产证、车船执照、专利证书、注册商标证等，种类繁多，如何有效地管理好这些证照，为企业的生产经营活动提供及时高效的管理与应用服务，已是摆在所有企业面前的一项非常紧迫且重要的工作。证照管理分类框架的创建和证照文件的拍照、扫描录入与上传等，与前述文件资料管理是类似的，会博通提供的较有价值的使用功能还包括（但不限于）：利用二维码管理证照可采用证照属性中的某一个具有唯一性的属性，如证照编号、顺序号等，制作成二维码，并将打印好的二维码标签贴在证照的适当位置，在进行证照管理的相关操作时，扫描二维码即可快速定位到该证照信息。提醒会博通的每一条信息都可启动提醒服务，并可按日、周、月、年或自定义时间间隔等进行一次或多次提醒，非常适合于那些周期性、重复性工作的提醒。证照的年检、年审等相关工作，都是周期性的工作，可按规定的时间再加上一定的提前量来设置提醒，以免过期延误而造成不必要的损失。证照统计可以按类型、年度以及所属机构等，对证照进行统计。人力资源信息管理可分门别类管理人事档案及相关人事信息，并可办理人事文件的借阅与归还手续等。人力资源管理的分类框架可根据需要自主创建，每一个人的档案内容，即可套用模板和根据模块内容框架上传对应内容，也可直接创建与上传。按干部人事档案管理的要求，分十大类管理干部人事档案：会博通对于人力资源文件的管理，将按件（份）进行管理，对于纸质文件的扫描，提供了专门工具，将一份文件扫描形成的多页图片自动拼装成一个PDF文件，以便统一管理。档案管理档案管理是会博通最为基础的功能之一，档案管理要解决的问题，实际上就是档案的收集、整理、保存、管理、查询、利用与鉴定处置等。档案分类如何对档案进行分类，既有国家标准，也有行业规范，到了组织内部，也会有针对性的管理办法，会博通的自定义档案分类架构功能，将管理方式的决策权交给了用户，可满足用户不同的管理需求。会博通将归档文件放入档案的最底层分类的规则，在统一的管理原则中，较好的解决了按卷归档、按件归档装盒和按件归档不装盒的管理问题。归档号的编制完整的档号一般应包括全宗号、档案室编号、年度、保管期限、机构（问题）等。编号可以是文字、字母、数字或其组合，依管理规则而定。档案定义时输入的档号，应输入类目编号的完整长度，并且，在同一个档案库中，应该具备唯一性。由于有按卷归档和按件归档之分，档号以往都是以卷为单位定义的，但按件归档后，每件也存在档号，为了区分，会博通将对案卷的编号称为档号，需要装盒时盒号也可视为档号，以件为单位的档案编号则称为归档号，归档号将根据档案的最底层编号和一定的规则自动形成。档案文件录入归档时，可按新建文件的方式，在新建时录入属性数据，引入电子文档，或通过扫描仪、高拍仪扫描、拍摄录入电子文档。会博通还提供了一个归档文件录入的功能，以表格方式批量录入归档文件条目。点击归档文件录入菜单项，即进入录入界面：点击新增按钮，即可新增条目，并且，如果选择了新增时继承，还可将上一份文件的题名、文件日期、文件编号、责任者等关键属性内容继承到新增条目。归档编辑会博通提供的归档编辑功能，在一个界面内，解决了将文件归为档案的全过程，用户通过搜索，查找出某一类待归档文件，一键即可将其归入对应的档案类目下。需要注意的是，文件只能归入档案的最底层分类中，这个最底层分类，是采用档案定义功能形成的，可以是案卷，也可以是档案盒，或者，不分盒的电子文档。自动归档自动归档，实际上，就是针对选定的一批文件，依设定的规则由计算机程序辅助归为档案。归档位置，可选定一个档案分类，则选定的文件将归入该类型下。待归档文件区归档位置，可选定一个档案分类，则选定的文件将归入该类型下。待归档文件区归档条件，也是编制档号（归档号）的规则，如下：归档条件的可选项包括四项，即全宗号、归档年度、保管期限和类型，也可选择不包含全宗号。后三项的排列顺序可根据需要设定，如下图：即可按归档年度-保管期限-类型排列，也可采用保管期限-类型-归档年度排列，类型是可省略的选项。类型需要采用附加属性，所以，当包含类型时，需要指定类型的附加属性名称。执行自动归档后，待归档文件区中的满足归档条件的文件，都将按规则转移到设定的档案类型下面，但待归档文件区的目录架构仍然保留。目录打印要打印目录，首先，要在打印格式模板中，设计所需要的打印格式，系统中已预设常用的打印格式模板，用户可根据需要新增和修改。然后，采用表格连接功能，在要打印表格的类目下，与表格格式建立关联：点击表格连接菜单项，即显示：此时，可根据需要，选择所需要的表格模板，并通过编辑按钮，对表格进行标注：在标注中，可设置某些对打印格式要求的参数，具体请参考相关更详细的用户文档。表格连接有继承特性，即在上位类连接的表格，下位类可使用。表格连接完成后，即可在需要打印的地方，点击工具条上的表格打印按钮，即会弹出表格打印窗口：选择要打印的表格，点击打印按钮，即开始打印。查询会博通的查询功能，可以说是无处不在，对文档进行管理与利用，首先都需要查询，定位到所需要的文档信息后，对应的操作才能启动。在出现放大镜和搜索按钮的地方，输入关键词，即可查找出包含关键词的文档信息，高级搜索功能，更能形成复杂的搜索条件来实现更精准的查询。处置对文档的处置，一般是指移交接收、鉴定延期、销毁等功能。会博通可通过收纳盒的方式，将选中的一批文档放入收纳盒中，然后，再启动移交功能来办理移交接收手续。但对于单用户版来说，由于只有一个操作者，该功能可略过。档案到期后，要进行销毁鉴定，需要继续保存的，可调整保管期限延期保存，需要销毁的则需要通过审批后销毁。对实体纸质档案进行销毁，并不一定要同时对电子档案进行销毁，可将档案实体已销毁的电子文档，保存到已销毁库中，继续备查。当然，如果认为没有继续保留的必要，也可将电子文档信息在实体文档销毁时一并删除。借阅与归还可办理实体文档的借阅、归还以及领取手续等。借阅过程中，可打印借阅确认单（借条），借阅者签字后，还可将确认单扫描上传。借阅和归还过程中，可进行利用情况与利用效果登记。搜索平台前面已经介绍过，会博通的搜索功能无处不在，搜索平台则是用于搜索的专门模块。会博通的搜索平台，与互