行政前台岗位职责

行政前台岗位职责1.岗位背景和职责概述行政前台作为公司的门面和形象代表，承当着对外客人和员工的接待和管理工作。本规章制度旨在规范行政前台的职责，确保公司的形象和工作秩序得到有效维护。2.岗位职责2.1接待来访者负责接待公司来访的客户、合作伙伴、供应商和其他访客；礼貌待客，热诚接待，并依据不同人员的身份和要求供应必需的帮忙和引导；维护来访者登记册，准确记录来访者的基本信息，并及时通知被访人员；给来访者供应必需的公司介绍和参观布置。2.2电话接听与转接负责接听公司的电话，准确记录电话内容和紧要信息，并及时转达给相关人员；依据访客的需求，正确转接电话，并确保电话接通率和转接准确率；依据公司规定，处理来电咨询、投诉和建议，并及时反馈给相关部门；维护公司电话系统的正常运行，及时报修和处理电话故障。2.3邮件和快递管理负责管理公司的收发邮件和快递，确保及时送达和归档；依据公司规定，签收和分发邮件和快递，并将紧要文件送达相关人员；确保邮件和快递的安全和机密性，不得私自打开他人信件或包裹；维护公司的邮件和快递登记册，准确记录邮件和快递的信息和状态。2.4会议室管理负责会议室的预约和布置，依据需要提前布置好会议室；接待会议参加人员，供应必需的会议服务和支持；确保会议室的卫生和设备的正常运行，及时报修和处理设备故障；维护会议室秩序，及时清理垃圾和饮料食品残留物。2.5办公用品和设备管理负责办公用品的采购和管理，及时增补和更新办公用品；管理公司的办公设备，及时报修和处理设备故障；对办公区域的设备和用品进行定期检查和维护和修理，确保正常使用；维护公司办公区域的乾净和环境卫生，定期清理和消毒。2.6安全和保安管理负责公司内外的安全管理，加强对人员出入的监控和检查；搭配保安人员，做好公司的安全防范工作，及时报告异常情况；帮助处理突发事件和紧急情况，保障员工和资产的安全；确保公司门禁系统和监控设备的正常运行，及时报修和处理故障。2.7行政文档管理负责行政文档的收发、传递、存档和整理，确保文档信息的准确性和完整性；依据需要，帮助编辑和制作行政相关报告、文件和简报；维护公司文档和资料的机密性，不得私自外泄或泄露任何机密信息；定期归类和整理行政文档，建立完善的文档管理系统。3.行政前台职责要求和素养标准3.1专业技能要求具备肯定的接待礼仪和沟通技巧；熟识办公自动化设备的操作；具备基本的电话接听和转接本领；具备邮件和快递管理的相关知识。3.2职业素养要求具有良好的沟通和服务意识，态度友好、热诚；具备肯定的应变本领和解决问题的本领；具有良好的团队合作精神和协调本领；保持良好的形象和仪表，严守机密和保密规定。3.3工作态度要求乐观自动，勤奋努力，工作认真细致，责任心强；保持工作地方的乾净和卫生，营造良好的工作环境；遵守公司的规章制度和安全操作规程；自动关注工作动态，不绝学习和提升本身的专业本领。4.行政前台职责的履行及考核4.1履行要求行政前台应依照规章制度和公司相关要求履行各项职责；团队经理应对行政前台的工作进行定期检查和引导；行政前台应及时报告工作进展和存在的问题。4.2考核方法公司将定期进行行政前台的绩效考核；考核内容包含工作态度、工作质量、工作效率等方面；依据考核结果，公司将予以相应的嘉奖和激励措施。5.附则本制度自发布