邮件与电子文件管理制度

邮件与电子文件管理制度1.前言邮件与电子文件是企业日常工作中不行或缺的紧要信息载体，合理、规范地管理邮件与电子文件，对于提高工作效率、保障信息安全具有紧要意义。为了规范邮件与电子文件的管理，减少信息丢失和泄露的风险，提高工作效率，特订立本制度。2.适用范围本制度适用于企业全部员工，包含全职员工、兼职员工、临时员工等，适用于全部邮件和电子文件的管理、存储、传输和沟通。3.定义邮件：指通过电子邮件系统发送和接收的文字、图片、附件等形式的通信信息。电子文件：指以电子形式存储的各类文档、表格、图片等工作文件。邮件和电子文件管理系统：指由企业统一规划、建设和管理的用于管理邮件和电子文件的软件系统。涉密邮件和电子文件：指含有涉密信息的邮件和电子文件，包含但不限于商业机密、客户信息、营销策划等。个人邮件和电子文件：指员工个人事务、个人通信等与工作无关的邮件和电子文件。4.邮件与电子文件管理原则4.1审慎原则：员工在处理和传输邮件和电子文件时应慎重，认真核实内容与附件，确保准确性和完整性。4.2保密原则：对于涉密的邮件和电子文件，员工应严格遵守保密要求，确保信息不被泄露或非法取得。4.3存储原则：依据邮件和电子文件的紧要性和保存期限，对其进行分类、整理并妥当存储。4.4及时原则：员工在接收到邮件和电子文件后应及时查阅、处理并回复或转发。4.5清理原则：员工应定期清理个人邮件和电子文件，删除不再需要的信息，保持工作环境乾净有序。5.邮件与电子文件管理流程5.1发送邮件5.1.1在发送邮件时，员工应填写清楚、准确的主题、收件人和抄送人信息。5.1.2邮件内容应简明扼要，重点突出，不涉及机密信息的邮件可以适当使用邮件模板。5.1.3如有附件，需确保附件与邮件内容对应，且不超出邮件系统规定的附件大小限制。5.1.4对于涉密信息，员工应标记为涉密，并确保仅发送给有权限的人员。5.2接收邮件5.2.1员工应定期查看并处理收到的邮件，及时回复、转发或采取其他必需的行动。5.2.2对于紧要邮件，员工应及时将其归档存储，并添加必需的备注和标签。5.2.3如发现收到的邮件不属于本身的工作范畴，应及时转发给相关人员处理。5.3电子文件管理5.3.1员工应依据文件的紧要性、保密等级和保存期限，对电子文件进行分类和整理。5.3.2文件命名要规范、统一，方便搜寻和识别，不得使用含有违规内容的文件名。5.3.3员工应将保管有涉密信息的电子文件妥当存储在企业规定的安全存储设备中。5.3.4对于无需保存的旧文件，员工应及时删除或归档存储，以保持工作环境乾净。5.4个人邮件和电子文件5.4.1员工应严格区分个人邮件和电子文件与工作相关的邮件和电子文件。5.4.2个人邮件和电子文件不应占用企业设备和网络资源，且不得包含商业机密信息。5.4.3员工离职或调离岗位时，应及时清理个人邮件和电子文件，不得私自保管企业信息。6.监督与惩罚6.1监督责任6.1.1部门经理有责任监督员工合规操作，确保邮件和电子文件管理制度的执行。6.1.2IT部门应监督和维护企业邮件和电子文件管理系统的正常运行。6.1.3内部审计部门有权对员工依照制度执行情况进行监督和检查。6.2违规惩罚6.2.1对于未依照本制度要求管理邮件和电子文件的员工，将进行相应的纪律处分。6.2.2对于泄露、窜改或滥用邮件和电子文件的员工，将依法追究法律责任。7.附则7.1本制度自颁布之日起生效，具体操作细则由相关部门订立并适时调整。7.2如有其他与本制度相抵触的规定，以本制度为准。7.3本制度由企业管理部负