采购流程与供应管理制度

采购流程与供应管理制度一、总则本制度旨在规范企业的采购流程与供应管理，确保采购活动合规、高效，保障企业的利益最大化。本制度适用于企业全体员工，包含但不限于采购人员、部门负责人、供应商以及相关外部合作方。二、采购流程1.采购需求确认1.1采购需求发生时，相关部门负责人（以下简称申请人）应填写《采购需求确认表》，认真描述物品或服务的名称、数量、规格、要求等信息。1.2申请人应在采购需求确认表中注明需求的紧急程度、预算要求、交付日期等关键信息。2.供应商选择与评估2.1采购部门应依据采购需求，订立供应商选择与评估的标准和流程，并组织相关人员进行供应商的筛选与评估。2.2供应商的选择与评估应充分考虑其信誉度、产品质量、交货期、价格等因素，并录入《供应商评估报告》。2.3供应商的选择应遵守公平、公正、公开的原则，避开利益输送和不正当竞争行为。3.采购合同签订3.1采购部门应与选定的供应商进行合同洽谈，确保合同条款明确、合理，并采用书面形式签订采购合同。3.2采购合同应明确双方的权责、价格、质量标准、交货期、索赔条款等紧要内容，避开产生纠纷和风险。3.3合同签订后，采购部门应将采购合同存档，并及时通知相关部门。4.采购执行与验收4.1采购部门应按合同商定及时跟踪采购进展，确保定时交付、物品或服务符合规格与要求。4.2采购部门应组织验收，确保所采购物品或服务的质量、数量与合同要求相符，并填写《采购验收记录》。4.3如发现采购物品或服务存在质量问题或不符合要求，采购部门应及时与供应商沟通，协商解决方案，确保企业利益不受损害。5.供应商绩效评估与管理5.1采购部门应定期对供应商的绩效进行评估与管理，包含但不限于交货按时率、产品质量、售后服务等方面。5.2供应商绩效评估应进行记录，形成《供应商绩效评估报告》，并及时将评估结果反馈给供应商，以促进供应商的连续改进。5.3如供应商的绩效评估不符合要求，采购部门应与相关部门协商，决议是否停止与供应商的合作关系。三、供应管理1.供应商准入管理1.1采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证书、信誉评级等相关资料。1.2采购部门应定期对供应商的准入资格进行审核与评估，确保供应商的合法性、稳定性和可靠性。1.3准入审核的结果应及时通知供应商，并记录在供应商档案中。2.供应商合作与合同管理2.1采购部门应与供应商建立合作关系，并签订合作协议或合同。2.2合作协议或合同应明确双方的权责、价格、交货期、质量标准、信息保密等紧要内容，并采用书面形式进行签订。2.3供应商合作期间，采购部门应定期进行供应商业务跟踪，确保双方的合作连续顺利进行。3.供应商信息管理3.1采购部门应定期核实和更新供应商的相关信息，包含但不限于联系人、联系方式、银行账号等。3.2供应商信息的管理应严格保密，不得泄露给任何未经授权的第三方。四、违规处理与监督1.违规处理1.1对于违反本制度的行为，相关部门负责人应依照企业内部规定进行处理，包含但不限于口头警告、书面警告、停职、解除劳动合同等。1.2如相关违规行为涉及违法犯罪行为，企业将搭配有关部门进行调查处理，追究相应责任。2.监督与检查2.1企业内设监察部门或指定专人对采购流程与供应管理进行监督与检查，确保各项规定的实施情况。2.2监察部门或专人有权对供应商进行现场检查、抽查，并记录检查结果，形成检查报告。2.3监察部门或专人应及时向上级主管部门汇报监察情况，提出改进建议。五、附则本制度的解释权归企业全部，如有需要，企业有权对本制度进行修订或增补。本制度自颁布之日起正式生效，并应向全体员工进行宣传与培训。员工应严格遵守本制度的相关规定，如有违反，将依法承当相应责任。六、制度的宣传与培训为确保本制度的有效实施，企业应定期组织相关培训，使员工充分了解本制度的内容与要求。企业应将本制度的相关内容在企业