非营利组织每周例会流程及执行方案

非营利组织每周例会流程及执行方案一、制定目的及范围为提升非营利组织内部沟通效率，确保各项工作顺利推进，特制定每周例会流程及执行方案。该方案旨在明确会议的目的、参与人员、会议流程、会议记录及后续跟进等环节，确保会议内容高效、目标明确，能够有效指导各项工作的实施。二、会议目的每周例会的主要目的在于：1.交流各部门工作进展，确保信息及时传递。2.讨论和解决工作中遇到的问题，提升团队协作能力。3.制定下周工作计划，明确工作目标和责任人。4.加强团队凝聚力，营造良好的工作氛围。三、参与人员会议参与人员应包括：1.各部门负责人2.项目负责人3.相关工作人员4.会议记录员（可由其中一名成员担任）根据会议议题的不同，必要时可邀请其他相关人员参加。四、会议流程1.会前准备1.1确定会议时间与地点：每周固定时间召开会议，地点可为会议室或线上会议平台。1.2制定会议议程：会议主持人提前一周向各部门收集讨论议题，整理后形成会议议程，并提前发送给所有参与人员。1.3准备材料：各部门需提前准备相关的汇报材料，包括工作进展、遇到的问题及解决方案等，确保会议期间信息充分。2.会议开始2.1签到：参与人员到场后进行签到，以便记录出席情况。2.2主持人开场：主持人简要说明会议目的与议程，并介绍新参加人员（如有）。2.3议题讨论：按照议程逐项讨论，各部门负责人依次汇报工作进展，其他成员可积极参与讨论，提出意见与建议。3.会议记录3.1记录重点事项：会议记录员应记录会议中的重要事项，包括每个部门的工作进展、提出的问题及决定的解决方案。3.2记录责任人及截止日期：针对每个会议决定，明确责任人、完成时间及后续跟进措施。4.会议总结4.1总结会议内容：会议结束前，主持人对会议内容进行总结，重申重点事项，确保各方对下一步工作有清晰的认识。4.2安排下周工作计划：根据讨论结果，制定下周工作计划，并确保所有责任人明确自己的任务。五、会后跟进1.整理会议纪要：会议结束后，会议记录员需在24小时内将会议纪要整理完成，并发送给所有参与人员及相关负责人。2.跟踪工作进展：各部门需根据会议决定，及时推进工作，确保按时完成任务。3.定期反馈：在下次例会中，各部门需汇报上周工作进展及未完成事项的原因，便于及时调整工作计划。六、优化机制为确保每周例会的高效性，有必要建立反馈与改进机制。1.收集反馈：会议结束后，参与人员可通过匿名问卷或会议反馈表的方式，提供对会议流程、内容及形式的意见和建议。2.定期评估：每季度对会议效果进行评估，分析各部门的反馈，及时调整会议议程、时间与形式，以提升会议效率。3.调整会议频率：根据组织发展和工作需求，适时调整会议频率，确保会议既能满足需求，又不造成时间浪费。七、注意事项1.会议纪律：参会人员应提前到场，保持会议期间的专注，禁止使用手机等干扰工具。2.时间控制：会议应严格按照议程进行，控制每个议题的讨论时间，确保会议在规定时间内结束。3.信息共享：会议记录应在会议结束后及时共享，确保未能参加会议的人员能够获取最新信息。八、总结每周例会是非营利组织内部沟通的重要渠道，通过科学合理的流程设计，能够提升会议的效率与效果。通过明确会议目的、参与人员、会议流程及跟进机