办公自动化软件课件

辦公自動化軟體

3.1文字處理軟體Word2003

3.1.1文檔管理

1.新建文檔最常用的創建新文檔的方式：單擊【常用】工具欄中的【新建空白文檔】按鈕，或按下Ctrl+N組合鍵。單擊【檔】|【新建】命令，顯示【新建文檔】任務窗格，在“新建”欄中單擊【空白文檔】。在【資源管理器】的檔夾中，右擊空白處，單擊【新建/MicrosoftWord文檔】命令，這樣可以快速在檔夾中創建文檔。2.打開文檔打開文檔最快捷的方法就是雙擊需要的Word文檔，或者單擊【檔】|【打開】命令，或者按Ctrl+O組合鍵，或單擊常用工具欄上的【打開】按鈕，彈出【打開】對話框。3.保存文檔保存文檔的步驟如下：（1）單擊【檔】|【保存】命令，或單擊【常用】工具欄中的按鈕，也可按Ctrl+S組合鍵。若用戶是第一次保存，將打開【另存為】對話框。（2）在【保存位置】列表框中選擇一個保存檔的位置，在【檔案名】下拉列表框中輸入文檔的名稱，否則，Word將以文檔中的第一句話作為檔案名進行保存。（3）在【保存類型】下拉列表框中可以選擇相應的檔格式保存當前檔。（4）最後，單擊【保存】按鈕來完成保存文檔的操作。

3.1.2基本操作

1．輸入文本

輸入文本，實際指的是輸入數字、字母、符號和漢字等的組合。在“頁面”（或Web版式）視圖方式下，將滑鼠指針移到文檔編輯區的任意位置上雙擊時，即可在該位置開始輸入文本。如果文本不能自動實現段落的縮進，則需要使用Tab鍵實現段落的縮進。2．輸入符號輸入符號方法如下：單擊【插入/符號】命令，在顯示的【符號】對話框中，有【符號】和【特殊字元】選項卡，選取所需符號單擊【插入】按鈕，或雙擊要插入的符號。3．撤銷、重複與恢復與重複撤銷操作：Ctrl+Z組合鍵、“常用”工具欄中【撤銷】按鈕、或單擊【編輯】|【撤銷】命令。恢復操作：“常用”工具欄中恢復按鈕。重複操作:Ctry+Y組合鍵、F4功能鍵、或單擊【編輯】|【重複】命令4．查找與替換單擊【編輯】|【查找】命令或者按下Ctrl+F快捷鍵，打開【查找和替換】對話框。3.1.3格式設置1．字元設置使用【格式】工具欄，可以快速地設置文字格式，例如字體、字型大小、字形等，從而提高工作效率。2．段落格式設置段落格式的設置主要通過單擊【格式】|【段落】和【格式】|【製錶位】命令、【格式】工具欄和尺規三條途徑來完成。（1）設置專案符號和編號

先選定想要添加專案符號或編號的段落，單擊【格式】工具欄中的【專案符號】按鈕或【編號】按鈕就可添加自動編號。若選定原先標有符號或標號的段落，單擊【專案符號】或【編號】按鈕就可以撤銷專案符號或標號。

（2）添加邊框和底紋單擊【格式】|【邊框和底紋】命令，打開【邊框和底紋】對話框。【邊框】選項卡中可設置邊框的類型、框線的線型、顏色、線寬和應用範圍。【底紋】選項卡主要設置底紋的填充色、圖案顏色和圖案樣式以及飽和度。設置的實際效果同步顯示在“預覽”欄上。（3）首字下沉將插入點移到要設置首字下沉的段落；單擊【格式】|【首字下沉】命令，打開【首字下沉】對話框。在該對話框中選擇下沉類型、首字的字體、下沉行數和距正文的距離，最後單擊【確定】按鈕退出即可。（4）分欄①切換到【頁面視圖】模式，選中需設置分欄版式的文檔。②單擊【格式】|【分欄】命令，打開【分欄】對話框③分別設置分欄的版式、欄數、寬度和間距。④完成後單擊【確定】按鈕。3設置頁眉和頁腳單擊【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，或雙擊頁眉和頁腳位置即可進入到編輯狀態4樣式與範本使用（1）樣式單擊【格式】工具欄中下拉列表框右邊的下三角按鈕，就會打開樣式列表。選中要應用字元樣式的文本，單擊【格式】|【樣式和格式】命令，打開【樣式和格式】窗格，單擊任務窗格頂部的下三角按鈕，在彈出的菜單擊中選擇【樣式和格式】選項。（2）範本

①單擊【檔】菜單中的【打開】菜單項，從文檔列表框中選中所需文檔，單擊【確定】按鈕打開它。

②單擊【檔】菜單中的【另存為】命令，彈出【另存為】對話窗口。

③單擊【保存類型】列表框，在彈出的檔類型列表中選中【文檔範本】。

④在【檔案名】編輯框中輸入新範本的名稱。

⑤從【保存位置】列表框中打開Microsoft（或Word）檔夾中的Templates檔夾，選定保存範本的檔夾，所選定的檔夾將決定在選擇【檔】菜單的【新建】命令時，範本所在的標籤位置。

⑥單擊【確定】按鈕保存範本。

5．列印文檔 單擊常用工具欄中的【列印】按鈕，Word就可以將整篇文檔列印出來。或者單擊【檔】|【列印】命令，打開【列印】對話框。

3.1.4插入對象1.插入圖片或剪貼畫單擊【插入】|【圖片】|【剪貼畫】命令，打開【插入剪貼畫】任務窗格。然後單擊窗格底部的【管理剪輯】鏈接，打開【剪輯管理器】窗口。

從檔插入圖片的操作與插入剪貼畫的操作基本相同。單擊【插入】|【圖片】|【來自檔】命令，然後在打開的對話框中選擇要插入的圖片。設置圖片格式（即設置圖片與文字的混排形式）的具體操作步驟如下：①選擇要設置版式的圖片，此時會顯示【圖片】工具欄。②單擊【文字環繞】按鈕，彈出一個下拉菜單。Word也提供了大量的自選圖形，用戶可以方便地選用。具體操作步驟如下：①單擊【繪圖】工具欄中的【自選圖形】按鈕，彈出【自選圖形】菜單，在【自選圖形】菜單中選擇需要的類型。②選擇所需的類型後，再從子菜單擊中選擇要繪製的圖形，按下滑鼠左鍵，文檔中會自動彈出繪圖畫布，用戶可以在繪圖畫布內或文檔的其他地方繪製圖形（按ESC鍵）。2.插入藝術字體將插入點移到要插入藝術字的大致位置或選定要修飾成藝術字體的文本後，單擊【繪圖】工具欄中的【插入藝術字】按鈕，打開“‘藝術字’庫”對話框。在對話框中選擇基本式樣，雙擊該式樣，或單擊【確定】按鈕，結束式樣選擇。“文字”框中顯示有剛才選定的文字，如果未選定任何文本，顯示的是示範性文字“請在此鍵入您自己的內容”。完成文字編輯後，在文檔插入點位置嵌入藝術字（原來選定的文本被替代）。

3.插入公式 單擊【插入】|【對象】命令，選擇“Microsoft公式3.0”選項，單擊【確定】按鈕，啟動公式編輯器。3.1.5表格製作1.創建表格單擊常用工具欄上的【插入表格】按鈕，拖動滑鼠到所需的行和列數。單擊【表格】|【插入】|【表格】命令，打開【插入表格】對話框，設置行數和列數。單擊【常用】工具欄上的【表格和邊框】按鈕，打開【表格和邊框】對話框工具欄2.編輯表格（1）插入行、列和單元格單擊【表格】|【插入】命令的子菜單【行（在上方）（在下方）】、【列（在右側）/（在左側）】和【插入單元格】命令來實現在已有表格中行、列和單元格的插入。（2）刪除行、列和單元格選定要刪除的行、列或單元格，單擊【表格】|【刪除】命令的子菜單項【行】、【列】和【單元格】來實現刪除。【剪切】操作也能刪除選定的行、列，但不能刪除單元格。（3）移動與複製行、列和單元格行和列的移動與複製操作與普通的文檔文本的移動與複製操作是一樣的，都是通過剪貼板的剪切、複製和粘貼命令執行。（4）合併和拆分單元格合併和拆分單元格操作可以通過單擊【表格】|【合併單元格】或【表格】|【拆分單元格】命令完成，也可以單擊【表格與邊框】工具欄中（合併）和（拆分）按鈕來進行。（5）用【表格屬性】設置表格列寬和行高選中要設置的表格，單擊【表格】|【表格屬性】，出現【表格屬性】對話框，可以設置表格的列寬和行高。3．表格的自動功能（1）繪製斜線表頭 將游標移動到表格的第一個單元格中，單擊菜單【表格】|【繪製斜線表頭】命令，彈出【插入斜線表頭】對話框。按專案設置好表頭式樣、字體大小、行標題、列標題或者數據標題，單擊【確定】按鈕完成。（2）在表格中計算為了計算表格中的數據，利用【公式】命令輸入公式①單擊要計算的單元格，本例單擊第一行最後一列。②單擊【表格】|【公式】命令，打開【公式】對話框。3.1.6高級應用在一些長篇文檔的編輯中，除了上述word2003的基礎操作外，它還需要用到許多高級功能，比如使用應用樣式、大綱視圖、自動生成目錄和保存為web頁等，在商業中經常在製作廣告策劃書以及崗位職責說明書等長篇文檔的時候就可以達到事半功倍的效果。3.2電子錶格軟體excel2003

3.2.1基本操作1．創建工作簿 工作表是工作簿的重要組成部分，是Excel進行組織和管理數據的地方，每個工作表由256列和65536行組成，列和行交叉形成的每個網格又稱為一個單元格。每一列的列標由A、B、C…表示，每一行的行號由1,2,3…表示，每個單元格的位置由交叉的列、行名表示。例如，在列B和行5處交點的單元格可表示為B5。2．編輯單元格 工作表編輯主要是針對單元格、行、列以及整個工作表進行的包括撤銷、恢復、複製、粘貼、移動、插入、刪除、查找和替換等操作。（1）數據輸入在單元格中輸入數據時，Excel會與該列已輸入的資料項目進行匹配，找出相符的資料項目，自動顯示其餘的字元。右擊輸入數據的單元格，然後在快捷菜單上選擇“從下拉列表中選擇”命令，Excel2003顯示該單元格所在列已鍵入的資料項目組成的列表。數據輸入時應注意的是：如果要把輸入的數字作為文本處理，應在數字字串前加單引號（必須是半角的單引號）。例如需輸入“456”的數字字串，應鍵入‘456。輸入分數時，整數和分數間要加空格，如“15/7”；沒有整數的純分數前要輸入0，如03/4，否則，Excel會把該數據作為日期處理，認為輸入的是“3月4日”。在單元格中換行：<Alt>+<Enter>。如果輸入的數字有效位超過單元格的寬度，單元格無法全部顯示時，Excel將顯示出若干個#號，此時必須調整列寬。（2）選定、插入、清除和刪除單元格①選定單元格若要編輯的內容是單元格，可以通過單擊此單元格使之成為活動單元格，從而選定單元格。若要編輯的內容是一行或一列時，可以單擊行號或列號來選定一行或一列；若要選定整個工作表時，可以單擊A列左側的空白框，就可以選定整個工作表。②插入單元格、行或列選中需要插入單元格、行或列的位置，單擊【插入】菜單上的【單元格】、【行】或【列】命令，表中原有數據就會自動遷移。插入空白單元格或區域時，系統顯示“插入”對話框，選擇後，才能插入。③清除利用【編輯】|【清除】命令，可以清除單元格或區域數據的某一成分。可清除的是：全部、格式、內容或批註。④刪除【編輯】|【刪除】命令，不僅刪除選定對象中的數據，同時也刪除單元格或區域本身。（3）複製、剪切、粘貼在Excel2003中，選中需要複製的單元格或區域的邊框線上時，當指針由空心十字形變為四向箭頭時，拖動滑鼠，可以將數據對象移到新位置；使用<Ctrl>+拖動（此時指針右上方出現小加號）可以完成複製操作。在複製或移動後，公式中的單元格引用自動調整。若要將數據複製到它相鄰的若干單元格中，還可用填充的方法。（4）選擇性粘貼如果要複製單元格中特定內容時，通過【編輯】|【選擇性粘貼】命令，來對選定的單元格數據的各種成分進行有選擇的複製。（5）為單元格添加批註為單元格添加批註就是為單元格添加一些注釋。單擊需要添加批註的單元格，單擊【插入】|【批註】命令，在彈出的批註框中輸入批註文本。輸入文本後，單擊批註框外部的工作表區域即可。（6）區域的選取和命名相鄰單元格組成的矩形，稱為區域。區域的範圍是用冒號分隔區域左上角與右下角的單元格地址。單個區域的選取：選取最前面的單元格（行號或列標），然後<Shift>+單擊選取最後的單元格（行號或列標）；滑鼠拖過單元格（行號或列標）選取區域。3.2.2公式、函數及其應用1．公式的應用公式是工作表中的數值進行計算的等式，公式要以等號（=）開始，例如“=4+6*7”，表示結果等於6乘7再加4。（1）公式的運算符Excel公式的運算符有以下幾類：算術運算符：用於基本數學運算，如加、減、乘、除等。文本運算符：只有一個運算符&。將兩個文本連接起來而生成一個新的文本。關係運算符：=（等於）、>（大於）、<（小於）、>=（大於等於）、<=（小於等於）和<>（不等於）；引用運算符：用來將不同的單元格區域合併運算。公式中運算符的優先順序和數學中運算符的優先順序相同。（2）公式中的數據引用①單元格的引用單元格引用可分為相對引用（如C3）、絕對引用（如$C$3）和混合引用（如$C3或C$3）。相對引用：是指單元格引用會隨公式所在單元格位置變化而變化。絕對引用：是引用特定位置的單元格，如果公式中的引用是絕對引用，那麼複製後的公式引用不會改變。如果用戶在複製公式時，不希望公式中的引用隨之改變，這就要用到絕對引用。混合引用：單元格引用的地址中，行和列分別使用相對地址和絕對地址，如$A1。②工作表和工作簿的引用工作表引用：當前工作表中的單元格可以引用同一工作簿中的其他工作表中的單元格。工作表的引用格式是：<工作表引用>!<單元格引用>，如，=Sheet2!B1+Sheet3!C2。工作簿引用：當前工作表中還可以引用其他工作簿中的單元格。工作簿引用的格式是：[<工作簿引用>]<工作表引用>!<單元格引用>，如[Na.Xls]Sheet2!$A$1。對已關閉的工作簿的引用，則必須鍵入工作簿存放位置的全部路徑及加單引號，例如，’D:\Na\[Na.Xls]Sheet2’!$A$1。（3）創建和編輯公式將公式輸入到單元格中的方法是：選中單元格，首先輸入等號，然後輸入內容。輸入確定後，計算結果顯示在單元格中，而公式則顯示在編輯欄上。2．函數及其應用對於一些簡單的函數，可以採用手工輸入的方法。可在編輯欄中輸入一個等號（=），然後直接輸入函數本身。對比較複雜的函數，可使用函數嚮導來輸入。一些常用的函數可以利用工具欄上的【自動求和】按鈕來輸入，首先選中要輸入函數的單元格，然後在工具欄上單擊【自動求和】按鈕右側的下三角按鈕，彈出【常用函數】菜單要利用【自動求和】按鈕來進行自動計算，一定要使區域的下麵或右邊有空行或空列。“自動求和”功能會自動探測到需要進行操作的數據區，並把計算公式和結果填入相關的空行、空列中。3.2.3工作表格式化1．自動套用格式單擊【格式】|【自動套用格式】命令，打開【自動套用格式】對話框。在“格式”列表框中，共有17種式樣可供選用。單擊“選項”按鈕，打開“要應用的格式”選擇框。2．單元格格式設置單擊【格式】|【單元格】命令，打開【單元格格式】對話框。通過各個選項卡設置excel表格的字型大小、字體、顏色、邊框和底紋等。（1）設置數字格式

假設A1單元格中的數據表示的是中國的貨幣，例如人民幣100元。如果想改成美國貨幣的表示形式，即100美元，具體操作步驟如下:①選中A1單元格，單擊【格式】|【單元格】命令，打開【單元格格式】對話框，切換到【數字】選項卡。②在【分類】列表框中選擇【貨幣】選項，在【小數位數】微調框中選擇2，在【貨幣符號】下拉列表框中，選擇$，在【負數】列表框中選擇負數的表示方法。③設置完畢後，單擊【確定】按鈕即可完成轉換。（2）設置字元格式可用【字體】選項卡和格式工具欄的“字體”、“字型大小”、“加粗”、“傾斜”、“下劃線”和“字體顏色”按鈕進行字元格式設定。（3）設置對齊方式在【單元格格式】對話框中，選擇【對齊】選項卡。設置文本的對齊方式。其中，“常規”選項是默認的對齊方式，即文本左對齊，數字右對齊，邏輯值和錯誤值居中對齊。（4）設置邊框為單元格加邊框時，可單擊【單元格格式】對話框中的【邊框】選項卡，先在“線條”框中選擇樣式及顏色，然後利用“預置”選項選外框線或內部線條，或單擊“邊框”預覽圖上的按鈕添加/刪除線段。（5）設置圖案和底紋為了突出顯示工作表中的某些數據，可以使用不同的顏色或陰影來突出顯示。單擊【單元格格式】對話框中的【圖案】選項卡。可對選擇的區域增加顏色。【單元格底紋】框中的【顏色】區控制被選區域的背景色，單擊格式工具欄的【填充色】按鈕。可以為所選區域設置底色。若要加上圖案作背景，那就只能用【圖案】選項卡了。3．使用條件格式具體操作步驟如下：①首先選取要突出顯示的區域，然後單擊【格式】|【條件格式】命令，打開【條件格式】對話框。②對“條件1（1）”和“條件2（2）”進行設置。4．調整單元格的列寬、行高由於單元格中數據的長度不同，所以需要根據具體情況，改變列寬和行高。（1）改變列寬與行高使用滑鼠將指針移到某列標的右分割線上，指針變為水準雙向箭頭，這時，雙擊，列寬自動調整為最適列寬；當列寬為0時，則可隱藏該列數據。要取消隱藏，首先應選中隱藏列兩邊的列，然後把指針移動到隱藏處，指針變為雙箭頭後雙擊。單擊【格式】|【列】|【列寬】或【最合適的列寬】或【標準列寬】命令，也可調整列寬。使用【列寬】對話框調整列寬時，調整的是選中的單元格的列寬；而使用【標準列寬】對話框調整的是整個工作表的標準列寬。（2）隱藏行或列要快速隱藏活動單元格所在的行，可以按快捷鍵Ctrl+9（不是小鍵盤上的數字鍵，下同）；要隱藏活動單元格的列，可以按快捷鍵Ctrl+0。隱藏或顯示行或列時，先選定需要隱藏的工作表的行或列，單擊【格式】|【行】或【列】|【隱藏】命令即可。當要顯示隱藏的行或列，選中其上方或下方的行（或左側和右側的列），單擊【格式】|【行】或【列】|【取消隱藏】命令即可。5.格式的複製和刪除（1）格式的複製要將工作表中一個區域的格式複製到另一區域，可使用【格式刷】、【編輯】|【複製】和【編輯】|【選擇性粘貼】命令。（2）格式的刪除 格式刪除，可採用【編輯】|【清除】|【格式】命令，則選定區域中數據的格式會全部被刪除。格式刪除後，實際上仍然保留著數據的常規格式。1．創建圖表創建圖表一般是利用圖表嚮導插入圖表。步驟如下：①選擇數據源。先選擇作為圖表數據源的單元格範圍。3.2.4使用圖表

②選擇圖表類型。單擊【插入】|【圖表】命令，打開【圖表嚮導】對話框。③在【圖表類型】列表框中選擇所需類型，選擇類型後，在【子圖表類型】列表中選擇該類型中的類型，如果要預先查看選中的數據源使用該子類型創建的圖表，可以單擊【按下不放可查看示例】按鈕，即可以預覽所選的圖表示例。④確認數據區域。⑤設置圖表選項。⑥確定圖表位置。2．編輯圖表（1）縮放、移動、複製和刪除圖表對嵌入圖表進行整個圖表的操作，相當於對圖片的操作。在圖表上的任意位置單擊，都可以啟動圖表。要想改變圖表的大小，在圖表繪圖區的邊框上單擊，就會顯示出控制點，將滑鼠指針移到控制點附近，滑鼠指針變成雙箭頭形狀，這時按下滑鼠左鍵並拖動就可以改變圖表的大小。要移動圖表的位置，只要在圖表範圍內，在任意空白位置按下滑鼠左鍵並拖動，就可以移動圖表。按住Ctrl鍵拖動圖表時，可以將圖表複製到新位置。選中整個圖表，單擊Delete鍵就可以刪除圖表。（2）圖表各部分的選取和圖表選項設置啟動圖表後，從【圖表】工具欄的【圖表對象】下拉列表框中，可以選擇圖表的各個組成部分。（3）設置圖表區域在圖表的空白處雙擊，就會打開【圖表區格式】對話框，將出現三個選項卡。在【圖案】選項卡中，可以設置圖表區的邊框與區域顏色。在【字體】選項卡中，可以設置圖表區中的字體。（4）改變圖表類型選中圖表後，單擊【圖表】|【圖表類型】命令，打開【圖表類型】對話框，重新選擇圖表的類型。（5）更改圖表中的數據如果要更改工作表中的部分數據，可先單擊工作表中的要更改的數據，單擊【圖表】|【源數據】命令，切換到【數據區域】選項卡。重新選擇需要的數據源後，單擊【確定】按鈕即可重新生成圖表。3.2.5排序、篩選、分類匯總與透視表1．數據排序使用排序功能可以對excel工作表中的所有數據按照某個字段名進行排序。對於一個無縫工作表（工作表數據區內的所有單元格非空）只要選中其中的任意一個單元格，excel就可以對整個工作表進行排序。如果是對特定的幾行或者某個單元格區域進行排序，則需要在排序之前將其選定。為了查詢數據或以某種順序顯示數據列表，需要對數據列表中的數據進行排序，尤其是在分類匯總前必須對數據進行排序。要對“工資統計表”數據列表按照“職工類別”進行排序，具體操作步驟如下：①單擊職工類別列中的任一單元格。②單擊【數據】|【排序】命令，打開【排序】對話框。③在【主要關鍵字】下拉列表框中選擇“職工類別”字段，然後選中【昇冪】或者【降序】單選按鈕；如果需要次要關鍵字，那麼就在【次要關鍵字】下拉列表框中，選擇需要排序的字段，並設置昇冪或者降序排列。④在“我的數據區域”選項中，選擇“有標題行”。⑤設置完畢，單擊【確定】按鈕，即可進行排序。 顯示工資統計表按職工類別遞增排序的結果。2．數據篩選篩選是查找和處理數據清單中數據子集的快捷方法。篩選是暫時隱藏不必顯示的行，而且一次只能對工作表的一個數據清單擊使用篩選命令。Excel提供兩種篩選數據的方法:（1）自動篩選自動篩選，包括按選定內容篩選，它適用於簡單的篩選條件。通常情況下，每個數據列表的列中都會有多個相同的值，此時使用自動篩選功能就可以在具有大量數據記錄的數據列表中快速地查到符合條件的記錄。具體操作步驟如下：在需要排序的數據清單中，單擊任一單元格。單擊【數據】|【篩選】|【自動篩選】命令，此時在工作表中每一列列標識的右側都會自動添加一個下箭頭按鈕,單擊任意一個下箭頭按鈕,會彈出篩選條件下拉列表。（2）高級篩選如要在“工資統計表”中，篩選出應發工資超過2000，基本工資超過1500的符合條件的記錄，這時“自動篩選”就無能為力了。高級篩選的步驟如下：①將“應發工資”和“基本工資”字段名稱複製到表格的空白處，輸入高級篩選條件，條件放在同一行表示“與”的關係，條件不在同一行表示“或”的關係。這樣就建立了一個高級篩選條件區域。②將滑鼠移至要篩選的工作表中，單擊【數據】|【篩選】|【高級篩選】命令，打開【高級篩選】對話框。然後在【方式】組合框中選中【在原有區域顯示篩選結果】單選按鈕。在【列表區域】文本框即顯示“$A$2:$L$18”（要篩選的數據源區域），在【條件區域】文本框中輸入“$A$20:$B$21”（用戶也可以使用【折疊】按鈕在工作表中進行選擇）。③單擊【確定】返回工作表中，即可得到高級篩選的結果。取消高級篩選結果的方法是：單擊【數據】|【篩選】|【全部顯示】命令，即可將數據列表還原到以前的狀態。3.分類匯總 分類匯總是對數據表格進行管理的一種方法。匯總的內容由用戶指定，即可以匯總同一類記錄的記錄總數，也可以對某些字段值進行計算。

分類匯總是根據字段名進行匯總的。在使用分類匯總命令前，必須對數據列表以要分類的字段為關鍵字進行排序。4．數據透視表數據透視表是從資料庫中產生的一個動態匯總表格，可以對工作表中的大量數據進行快速匯總並建立一個交叉列表的互動式表格。在數據透視表中可以轉換行和列以查看源數據的不同匯總結果，同時可以顯示不同的頁面以篩選數據，並且能夠根據需要顯示區域中的明細數據。創建透視表需單擊【數據】|【數據透視表和數據透視圖】按鈕，打開【數據透視表和數據透視圖嚮導】對話框，在其中選擇數據透視表參數，該嚮導共有三個步驟窗口：指定數據源和報表類型：一般都是取向導的默認值。選定建立數據透視表的數據區域：嚮導智能化自動識別選定當前工作表的整表範圍，只要校對正確與否，必要時加以矯正。選擇數據透視表顯示位置和佈局：【新建工作表】或【現有工作表】。如果選擇後者，需要指定工作表和顯示數據透視表的單元格地址。單擊此對話框的【佈局】按鈕，顯示【佈局】對話框。3.2.6高級應用Excel2003為用戶提供了豐富的函數，用戶可以隨意進行各種數據處理、統計分析和輔助決策，並將其應用於財政、金融、統計、管理等領域。3.3電子演示文稿製作3.3.1PowerPoint的視圖模式1．【普通】視圖打開PowerPoint2003時，看到的第一個視圖是【普通】視圖，在窗口的右側有一個任務窗格，可通過這個窗格對幻燈片進行修飾。普通視圖是主要的編輯視圖，可以用於撰寫設計演示文稿。2．【大綱】視圖在【普通】視圖下，單擊PowerPoint窗口中左側的【大綱】標籤，可以切換到【大綱】視圖。3．【幻燈片】視圖【大綱】視圖是調整、修飾幻燈片的最好顯示模式。在【普通】視圖模式下用戶可以自由地在【大綱】視圖和【幻燈片】視圖模式間進行選擇。用戶也可通過按Ctrl+Shift+Tab組合鍵進行切換。4．【幻燈片流覽】視圖單擊【視圖】菜單，選擇【幻燈片流覽】選項，可以切換到【幻燈片流覽】視圖。

1．創建演示文稿演示文稿是指PowerPoint的檔，它默認的尾碼是“.ppt”。演示文稿一般由若干張幻燈片組成，通過處理可以使這些幻燈片產生簡單的動畫效果，還可以在生成的動畫檔中添加音樂、聲音、視頻或其他的藝術形象，然後通過簡單擊的排列與組合創建出一個多媒體檔。在PowerPoint2003中，單擊【檔】|【新建】命令時，系統顯示【新建演示文稿】任務窗格。3.3.2基本操作（1）使用嚮導創建演示文稿利用內容提示嚮導，按照提示依次選擇演示文稿類型、樣式和選項，選擇和輸入必要的資訊，最後單擊【完成】按鈕，即可生成一份演示文稿。但必須再對幻燈片作必要的修改，才能形成一份相當不錯的演示文稿。在【幻燈片設計】任務窗格裏面有PowerPoint為用戶提供的幾十種範本。在選中的版式上單擊，就可以將選中的幻燈片版式應用到新的幻燈片中了，只需根據提示單擊相應的位置即可將游標定位其中，接著只要輸入文字或插入各種對象即可。（2）根據設計範本創建演示文稿（3）空演示文稿在【新建演示文稿】任務窗格中選擇【空演示文稿】選項。空演示文稿除幻燈片的標題格式，沒有任何背景圖形、配色方案。用戶可以自己設置背景、版式等。注意:不論用上述何種方法建立演示文稿，第一張幻燈片默認是採用“標題幻燈片”版式。2.在幻燈片中輸入文本文本是演示文稿內容中的最基本的元素，每一張幻燈片都會有一些文字資訊來表達用戶的觀點和思想。添加文本的方式有4種：占位符、文本框、自選圖形文本及藝術字。本小節介紹前兩種輸入方式。（1）使用占位符輸入文本占位符是一種帶有虛線或陰影線邊緣的框，在這線框內可以放置在演示文稿中，PowerPoint為用戶預留了輸入文本的“占位符”。一張幻燈片基本上由標題、文本（層次小標題）、日期、頁腳和數字5個占位符區組成。（2）使用本文框輸入文本如果要在占位符以外的位置輸入文本，可以使用在Word仲介紹的文本框來輸入文本。

單擊【插入】|【文本框】|【橫排】或【豎排】命令，在想要添加文本的位置按住滑鼠左鍵拖動出一個方框，確認寬度後，釋放滑鼠左鍵，即可在閃爍的插入點處開始輸入內容。3．製作多媒體演示文稿在幻燈片中，除文本外，還可以根據需要插入圖片、圖示、剪貼畫、在藝術字、聲音、圖像等對象美化幻燈片，製作多媒體演示文稿。插入各種對象的命令都在【插入】菜單內，插入操作和對象的編輯與屬性設置方法和Word相同，4．幻燈片的基本操作（1）插入新幻燈片單擊【插入】|【新幻燈片】按鈕，在當前幻燈片後插入默認為“標題與文本”版式的新幻燈片。（2）刪除幻燈片單擊【編輯】|【新幻燈片】按鈕或按<Delete>鍵，可刪除左窗格中被選擇的幻燈片。（3）移動幻燈片在左窗格幻燈片列表直接將幻燈片拖動到目標位置即可，或在格式工具攔單擊【上移】或【下移】按鈕移動被選定的幻燈片。（4）複製幻燈片單擊【編輯/複製】按鈕，可將左窗格中被選中的幻燈片複製到其後面。也可通過剪貼板，將選定的幻燈片複製，然後粘貼到幻燈片。3.3.3範本、母版和配色方案1．範本的應用範本是以特殊格式保存的演示文稿。PowerPoint2003支持在同一演示文稿中應用多範本，以便突出不同主題。（1）選取範本單擊【格式】|【幻燈片設計】按鈕，調用【幻燈片設計—設計範本】任務窗格，在“應用設計範本”列表框內，設計範本分為“在此演示文稿中使用”、“最近使用過的”和“可供使用”三組圖示。將滑鼠移入準備選擇的範本上，單擊彈出的下拉列表按鈕，可選擇用於“全部幻燈片”、“選定的幻燈片”或“顯示大型預覽”。（2）查看多範本在【普通】視圖左窗格的“幻燈片”列表中，可以清晰顯示多範本的應用。（3）禁用多範本的功能單擊【工具】|【選項】按鈕打開【選項】對話框的【編輯】選項卡，選中【禁止新功能】中的“多個範本”，即可禁用多範本的功能。2．母版、頁眉和頁腳如果要使演示文稿中的所有幻燈片使用一致的格式和風格，可以使用PowerPoint2003的母版功能。PowerPoint2003根據設計需要分為幻燈片母版、標題母版、備註母版和講義母版4種，本小節介紹幻燈片母版。（1）幻燈片母版打開一個演示文稿檔，單擊【視圖】|【母版】|【幻燈片母版】命令，此時會進入“幻燈片母版”設計環境，一套幻燈片母版由標題母版和幻燈片母版兩張基本母版組成，使用母版的好處在於用戶可以在演示文稿所有的幻燈片設置相同的格式。單擊母版中相應的位置，就可以改變母版中的各種樣式設置，還可以通過【格式】|【背景】、【格式】|【幻燈片設計】和【插入】|【圖片】等按鈕修改背景配色方案和插入背景圖片。對母版調整的結果將帶入到整個演示文稿中應用本套的幻燈片。（2）頁眉和頁腳單擊【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，打開對話框。在此對話框中，還可以設置【日期和時間】、【幻燈片編號】和【頁腳】內容，右側的預覽框內顯示了這些內容在幻燈片中的位置。設置完後，單擊【全部應用】按鈕可以在演示文稿的所有幻燈片中應用這些設置。3．背景和幻燈片配色方案使用範本製作演示文稿時，幻燈片中使用的範本背景是可以修改的。此外當幻燈片中文字和背景顏色非常相近時，還需要改變幻燈片的配色方案來獲得良好的顯示效果。（1）改變幻燈片的背景首先打開要修改背景的演示文稿，然後單擊【格式】|【背景】命令，打開對話框。打開下拉列表框，選擇相應的顏色或選擇“其他顏色”、“填充效果”，選擇其他顏色或實現過渡、紋理、圖案、圖片等填充效果。（2）改變配色方案單擊【新建演示文稿】任務窗格右側的下三角按鈕，在下拉列表中選擇【幻燈片設計-配色方案】選項，打開【幻燈片設計】任務窗格，選中其中的一種後單擊即可將其應用到當前幻燈片上。1．使用超鏈接例如在“作品賞析”幻燈片中，希望單擊幻燈片上的“康橋”時，將螢幕轉換到播放“康橋”的幻燈片。那可先選中“康橋”文本，單擊【幻燈片放映】|【動作設置】選項，打開【動作設置】對話框。2．插入動作按鈕在編輯幻燈片時，用戶可向其中加入一些特殊的按鈕，以使在演示的過程中可通過這些按鈕跳轉到演示文稿的其他幻燈片上播放影像、聲音等。還可用特殊按鈕啟動應用程式，或者鏈接到Internet上。步驟如下：①在幻燈片視圖下，選定需要放置動作按鈕的幻燈片，然後單擊【幻燈片放映】|【動作按鈕】命令，在打開的菜單中選擇一種按鈕方式②在幻燈片的適當位置拖動動作按鈕，並在彈出的【動作設置】對話框中，最終確認或修改按鈕的鏈接目標幻燈片動作。3.3.4對象的動作設置3.3.5幻燈片放映設置1．幻燈片的切換效果和動畫效果（1）幻燈片切換效果①選中要切換效果的幻燈片，然後單擊【幻燈片放映】|【幻燈片切換】按鈕，可以打開【幻燈片切換】任務窗格。②在【應用於所選幻燈片】列表框中選擇要應用的切換方式，例如【水準百葉窗】。③在【修改切換效果】組合框中的【速度】下拉列表中選擇幻燈片的切換速度，例如【中速】。④在【聲音】下拉列表中選擇切換時伴隨的音效。⑤在【換片方式】組合框中選擇幻燈片的切換方式。如果要手動切換，可以選中【單擊滑鼠時】複選框；如果要設置自動切換方式，可以選中【每隔】複選框，並且在後面的微調框中輸入間隔時間。⑥單擊【應用於所有幻燈片】按鈕，完成的設置將應用於所有的幻燈片。 （2）幻燈片動畫效果 幻燈片在放映時，標題文字以及圖形和圖像等對象元素以動態方式進入螢幕稱為動畫效果。動畫效果的設置方法較簡單，可以“動畫方案”和“自定義動畫”兩種途徑進行設置。動畫方案選中幻燈片後，單擊【幻燈片設計】任務窗格中的【動畫方案】按鈕，在【動畫方案】任務窗格中，可供選擇的畫方案有30多種預設方案。自定義動畫在幻燈片視圖下，先選中要設置動畫效果的對象，然後單擊【幻燈片放映】|【自定義動畫】命令，顯示【自定義動畫】任務窗格，2.放映控制（1）設置放映方式製作演示文稿的目的就是為了演示和放映。單擊【幻燈片放映】|【設置放映方式】按鈕，可打開【設置放映方式】對話框，通過使用該對話框可以設置放映演示文稿的方式。（2）幻燈片的放映可以使用以下幾種方法放映演示文稿。①單擊視圖切換區的【從當前幻燈片開始放映幻燈片】,從正在編輯的這張幻燈片開始播放。②在菜單中單擊【幻燈片放映】|【觀看放映】按鈕，從首頁開始放映幻燈片。③單擊【視圖】|【幻燈片放映】按鈕從首頁開始放映幻燈片。放映時，單擊滑鼠可連續向後播放。建立演講者備註在放映演示文稿的過程中，用戶如果要記錄一些有關的演示文稿的重要資訊，則可使用【會議記錄】或者【演講者備註】對話框記錄和整理資訊。具體步驟如下：①在幻燈片放映期間單擊滑鼠右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【螢幕】|【演講者備註】按鈕。②打開【演講者備註】對話框，在【演講者備註】對話框的文本框中輸入備註，然後單擊【關閉】按鈕即可。使用畫筆在播放演示文稿的過程中，用戶可以使用畫筆在幻燈片上進行圈注、勾畫等操作，以吸引觀眾的注意力和增強演示文稿的表達能力。在播放演示文稿的過程中，可以用右鍵單擊滑鼠，在彈出的快捷菜單中選擇【指針選項】菜單項，然後在彈出的級聯菜單中選擇一種滑鼠樣式。幻燈片漫遊在播放演示文稿時，可通過一些菜單命令在演示文稿的幻燈片間跳轉，以隱藏某些幻燈片或顯示某些用戶自定義而隱藏的幻燈片或顯示某些用戶自定義而隱藏的幻燈片。單擊滑鼠右鍵，在打開的快捷菜單中選擇【上一張】或【下一張】按鈕，就可實現跳轉。還可在彈出的快捷菜單中選擇【定位至幻燈片】按鈕，以確定要跳轉到的幻燈片（3）設置放映時間手動設置排練時間

①打開要設置的幻燈片。單擊【幻燈片放映】|【幻燈片切換】按鈕，打開【幻燈片切換】任務窗格。

②在【換片方式】組合框中，選中【每隔】複選框，並且在其後面的微調框中設置幻燈片在螢幕上顯示的時間。如用戶希望在單擊滑鼠或時間到達輸入的秒數顯示下一張幻燈片時，需選中【單擊滑鼠時】複選框。

③單擊該工具欄中的【下一項】按鈕，準備播放下一張幻燈片。

④到達幻燈片末尾時會打開一個提示框，提示幻燈片的放映時間以及是否保留新的幻燈片放映時間。

⑤單擊【是】按鈕，即可將剛才“排練計時”的時間保存下來，之後單擊【幻燈片放映】|【設置放映方式】命令。

⑥在【放映幻燈片】選項組中選中【全部】單選按鈕，然後在【換片方式】選項組中選中【如果存在排練時間，則使用它】單選按鈕，單擊【確定】按鈕後再次放映幻燈片，PowerPoint就會按剛才錄製的排練時間自動放映演示文稿了。

3.3.6幻燈片的列印和打包1.列印幻燈片在列印之前要先調整好相應的頁面設置，單擊【檔】|【頁面設置】命令，可以打開對話框。單擊【檔】|【列印】命令，首先打開【列印內容】下拉列表框。選擇要列印的是幻燈片、講義、備註還是【大綱】視圖。選中幻燈片後，還可以在【列印範圍】選項組內選擇列印整個演示文稿或只列印當前的一張幻燈片，選中【幻燈片】單選按鈕後,可以輸入幻燈片編號從而選擇列印演示文稿中的部分幻燈片。2.打包幻燈片操作步驟如下：

(1)單擊【檔】|【打包成CD】命令，可打開【打包成CD】對話框。

(2)單擊【複製到檔夾】按鈕，在打開的對話框中選擇檔夾所在的位置。(3)單擊【確定】按鈕，開始複製檔。完成後打開該檔夾，可看到打包的所有檔。雙擊Play.Bat檔就可以自動放映幻燈片。3.3.7高級應用1．插入圖表利用自動版式建立帶圖表的幻燈片如果想製作一張圖表幻燈片，在新建幻燈片後出現的“新幻燈片”對話框中，為新建的幻燈片選擇一種含有圖表占位符的自動版式，然後按照提示，雙擊圖表占位符，一個樣本圖表即出現在預留區內，圖表上面疊放著一個數據表窗口，數據表中包含一些樣本數據，圖表就是根據這些數據製作的。向已存在的幻燈片中插入圖表

為向一個已有的幻燈片中增加圖表，在幻燈片視圖下，可單擊“常用”工具欄上的”插入圖表”按鈕，或單擊菜單中【插入】|【圖表】按鈕，或單擊菜單中【插入】|【對象】按鈕，打開【插入對象】對話框。在對話框中選擇“MicrosoftGraph2003圖表”，再單擊“確定”按鈕。

2．插入Flash動畫插入Flash的步驟如下：①單擊菜單中的【視圖】按鈕，在下拉菜單中選擇【工具欄】的【控件工具箱】，再從下拉菜單中選擇【其他控件】按鈕。②在隨後打開的控件選項介面中，選擇“ShockwaveFlashObject”選項，出現“十”字游標，再將該游標移動到PowerPoint的編輯區域中，畫出適合大小的矩形區域，也就是播放動畫的區域，就會出現一個方框。③右擊播放窗口，在隨後彈出的快捷菜單中，選擇【屬性】按鈕，打開【屬性】對話框。在“Movie”後面的方框中輸入Flash動畫檔的路徑用檔案名稱(包括擴展名.swf)，關閉對話框即可。3.4.1中國人民銀行總行辦公自動化系統中國人民銀行總行辦公自動化系統主要功能