物业管理档案管理制度

物业管理档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为了规范和提高企业物业管理档案管理工作，保证物业管理档案的完整性、准确性和安全性，订立本制度。本制度依据国家相关法律法规和企业的管理要求订立。第二条适用范围本制度适用于企业内部全部的物业管理档案管理工作，包含物业管理档案的建立、使用、储存、归档和销毁等。第二章档案的分类与建立第三条档案分类物业管理档案分为以下几类：1.合同档案：包含与物业管理相关的合同、协议、备忘录等文件；2.人事档案：包含物业管理部门员工的入职、转正、晋升、调岗等相关文件；3.维护和修理档案：包含设备维护和修理、维护记录、保养计划等；4.工程档案：包含物业管理部门的工程项目管理、施工图纸、交接记录等；5.收支档案：包含物业费用的收支记录、发票、报销单等；第四条档案建立合同档案：由企业的合同管理人员负责建立和保管；人事档案：由人力资源部门负责建立和保管；维护和修理档案：由维护和修理部门负责建立和保管；工程档案：由工程部门负责建立和保管；收支档案：由财务部门负责建立和保管；第五条档案的编制要求档案编号：对每个档案进行编号，便于管理和检索；档案名称：明确标注每个档案的名称，便于识别和使用；档案责任人：明确每个档案的负责人，负责档案的建立、维护和使用；档案存放位置：明确每个档案的存放位置，确保档案的安全性和易取性；档案时间范围：明确每个档案的时间范围，以便及时归档和销毁过期档案。第三章档案的使用与管理第六条档案使用档案对内使用：相关部门可以依据工作需要申请使用档案，提前填写《档案借阅申请表》，经主管部门审核后方可借阅，借阅期限不得超出一个月；档案对外使用：对外供应档案信息必需经过公司领导的批准，填写《档案供应申请表》，并确保供应的档案信息准确无误；档案安全：借阅档案的人员必需妥当保管，不得私自复制、外传档案信息。第七条档案管理档案归档：档案管理责任人负责将档案定时间和类别归档，确保档案的有序和安全；档案整理：档案管理责任人定期对档案进行整理和清理，保证档案的乾净和能够正常使用；档案移交：档案管理责任人在离职或岗位调动时，需要将所负责的档案移交给接任的责任人，确保档案的连续性和完整性；档案销毁：档案管理责任人依照规定的时间范围对过期的档案进行销毁，并做好销毁记录。第八条档案备份与恢复档案备份：档案管理责任人应定期对紧要的电子档案进行备份，并妥当保管备份文件，确保档案的安全性和防止数据丢失；档案恢复：若显现档案损坏或数据丢失等情况，档案管理责任人应及时进行恢复处理，并及时报告上级。第四章档案的存储与销毁第九条档案存储纸质档案：要求使用防潮、防火、防虫、防尘等条件较好的档案箱或档案柜进行存储，避开阳光直射和高温环境；电子档案：要求存储在安全可靠的服务器或云存储平台上，确保档案的安全性和易取得性。第十条档案销毁过期档案：档案管理责任人依照规定的时间范围对过期的档案进行销毁，记录销毁的档案名称、数量和时间；销毁方式：纸质档案需采用特地的档案销毁机械进行销毁，电子档案需使用专业的数据销毁工具进行销毁；销毁备案：档案管理责任人应将销毁的档案情况进行备案，并保存销毁记录和证明文件。第五章监督与评估第十一条监督检查企业领导及相关部门应定期对物业管理档案管理工作进行监督检查，确保各项制度的有效执行和档案管理的规范性。第十二条评估与改进企业领导及相关部门应定期进行物业管理档案管理工作的评估，发现问题及时改进并完善管理制度，提升物业管理档案管理水平。第六章附则第十三条生效与修订本制度自颁布之日起生效。如有需要对本制度进行修订，必需经过企业领导层的审批，并报告相关部门备案。第十四条其他事项本制度未尽事宜，由企业领导层依据实际情况进行解释和处理。以上为《物业管理档案管理制度》的内容，该制度的目的是为了规范和提高企业物业管理档案的管理工