招投标部工作职责

招投标部工作职责合同编号：__________甲方（公司名称）：法定代表人：地址：联系方式：乙方（公司名称）：法定代表人：地址：联系方式：一、总则1.1目的本合同旨在明确招投标部在各类招投标项目中的工作内容、职责范围、工作流程以及相关方的权利和义务，保证招投标工作的公正、公平、公开，保障项目的顺利进行，提高项目的经济效益和社会效益。1.2适用范围本合同适用于甲方招投标部参与的所有招标、投标项目，包括但不限于工程建设项目、物资采购项目、服务外包项目等。1.3定义与解释（1）“招标项目”：指甲方作为招标人，通过公开招标、邀请招标等方式选择供应商、承包商或服务提供商的项目。（2）“投标项目”：指乙方作为投标人，参与甲方或其他主体组织的招标活动的项目。（3）“招投标文件”：包括招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等与招投标活动相关的所有文件。二、部门组织架构与人员配置2.1组织架构甲方招投标部设立项目管理组、文件资料管理组、供应商管理组、风险管理组等职能小组，各小组在部门经理的统一领导下开展工作。2.2岗位设置与职责（1）部门经理：负责招投标部的全面工作，制定部门工作计划和目标，组织协调各小组工作，对重大招投标项目进行决策。（2）项目经理：负责具体招投标项目的全过程管理，包括项目前期调研、招标计划制定、招标文件编制、投标文件评审、开标评标组织等工作。（3）文件资料员：负责招投标文件的收集、整理、归档和保管工作，保证文件的完整性和保密性。（4）供应商管理员：负责供应商信息的收集、维护、资格审查和评价分级工作，建立健全供应商管理体系。（5）风险管理员：负责识别、评估招投标项目中的风险因素，制定风险应对措施，降低项目风险。2.3人员编制与资质要求（1）根据甲方业务发展需要，招投标部人员编制暂定为[X]人。（2）部门经理应具备[具体学历要求]以上学历，[相关工作年限]年以上招投标管理工作经验，熟悉国家招投标法律法规。（3）项目经理应具备[具体学历要求]以上学历，[相关工作年限]年以上项目管理经验，具备招标师或造价师等相关职业资格证书。（4）文件资料员应具备[具体学历要求]以上学历，熟练掌握办公软件操作技能，具备较强的文件管理能力。（5）供应商管理员应具备[具体学历要求]以上学历，[相关工作年限]年以上供应商管理经验，具备良好的沟通协调能力。（6）风险管理员应具备[具体学历要求]以上学历，[相关工作年限]年以上风险管理经验，熟悉风险管理工具和方法。三、招投标项目管理流程3.1项目前期准备3.1.1项目信息收集（1）招投标部应通过多种渠道收集项目信息，包括但不限于部门公告、行业网站、企业内部推荐等。（2）对于收集到的项目信息，应进行初步筛选和分析，确定是否符合甲方业务需求和发展战略。3.1.2项目立项（1）经分析符合要求的项目，由项目经理编写项目立项报告，内容包括项目背景、项目目标、项目预算、项目进度计划等。（2）项目立项报告经部门经理审核，报公司领导批准后，正式立项。3.2招标流程管理3.2.1招标计划制定（1）项目经理应根据项目立项报告和相关法律法规要求，制定招标计划，明确招标方式、招标范围、招标时间安排等内容。（2）招标计划应报部门经理审核，经公司领导批准后实施。3.2.2招标文件编制（1）招标文件应根据项目需求和相关法律法规要求进行编制，内容包括招标公告、投标人须知、项目技术规格要求、评标标准和方法、合同条款等。（2）招标文件编制过程中，应充分征求相关部门和专家的意见，保证文件的合理性和公正性。（3）招标文件编制完成后，应进行内部审核和校对，保证文件的准确性和完整性。3.2.3招标公告发布（1）招标公告应按照规定的发布渠道和时间进行发布，保证信息的公开性和广泛性。（2）招标公告发布后，应及时解答潜在投标人的疑问，对招标项目进行宣传和推广。3.3投标流程管理3.3.1投标项目筛选（1）招投标部应根据甲方业务需求、项目风险、利润空间等因素，对收到的投标邀请进行筛选，确定是否参与投标。（2）对于确定参与投标的项目，应及时组建投标团队，明确团队成员的职责分工。3.3.2投标文件编制（1）投标文件应根据招标文件的要求进行编制，内容包括商务文件、技术文件、报价文件等。（2）投标文件编制过程中，应严格按照招标文件的要求进行响应，保证文件的符合性和有效性。（3）投标文件编制完成后，应进行内部审核和校对，保证文件的准确性和完整性。3.3.3投标文件递交（1）投标文件应按照招标文件规定的时间和方式进行递交，保证文件的按时送达。（2）在投标文件递交前，应再次检查文件的完整性和密封性，避免出现遗漏或破损等情况。3.4开标、评标与定标3.4.1开标组织（1）招投标部应按照招标文件规定的时间和地点组织开标仪式，邀请所有投标人代表参加。（2）开标过程中，应公开宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息，保证开标过程的公开透明。3.4.2评标参与（1）招投标部应选派代表参与评标工作，按照评标标准和方法对投标文件进行评审。（2）在评标过程中，应保持公正、公平、客观的态度，不得偏袒任何一方投标人。（3）评标结束后，应协助评标委员会编写评标报告，提出中标候选人建议。3.4.3定标协助（1）招投标部应根据评标报告和公司领导的意见，协助确定中标人，并办理中标通知书的发放手续。（2）定标结果应及时通知所有投标人，对未中标人应给予合理的解释和说明。3.5项目合同签订与跟进3.5.1合同签订协助（1）招投标部应协助相关部门与中标人进行合同谈判，保证合同条款符合招投标文件的要求。（2）合同签订过程中，应审查合同文本的合法性、完整性和准确性，避免出现合同风险。3.5.2项目执行跟进（1）招投标部应对中标项目的执行情况进行跟进，定期检查项目进度、质量、成本等方面的情况。（2）对于项目执行过程中出现的问题，应及时协调相关部门和中标人进行解决，保证项目的顺利进行。四、文件与资料管理4.1招标相关文件管理4.1.1招标文件归档（1）招投标部应将编制完成的招标文件进行归档，保存期限为[具体年限]年。（2）招标文件归档应按照项目名称、招标编号等进行分类整理，便于查询和管理。4.1.2招标过程文件保存（1）对于招标过程中产生的文件，如招标公告发布记录、投标人疑问解答记录、开标记录、评标报告等，应进行保存。（2）招标过程文件保存期限为[具体年限]年，保存方式应符合公司档案管理规定。4.2投标相关文件管理4.2.1投标文件备份（1）招投标部应将编制完成的投标文件进行备份，保存期限为[具体年限]年。（2）投标文件备份应采用电子和纸质两种方式，保证文件的安全性和可靠性。4.2.2投标历史资料整理（1）招投标部应定期对投标历史资料进行整理，分析投标项目的成败原因，总结经验教训。（2）投标历史资料整理结果应形成报告，为今后的投标项目提供参考。五、供应商管理5.1供应商信息收集与维护（1）招投标部应通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于供应商网站、行业展会、供应商自荐等。（2）对于收集到的供应商信息，应进行整理和录入，建立供应商信息库。（3）供应商信息库应定期更新，保证信息的及时性和准确性。5.2供应商资格审查（1）对于拟合作的供应商，招投标部应进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、生产能力、质量保证体系、信誉状况等。（2）供应商资格审查应按照相关法律法规和公司规定的标准进行，审查结果应形成报告。5.3供应商评价与分级（1）招投标部应定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的供货质量、交货期、服务水平、价格合理性等。（2）根据评价结果，对供应商进行分级，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等。（3）对于优秀供应商，应给予优先合作机会和奖励措施；对于不合格供应商，应停止合作，并将其从供应商信息库中删除。六、风险管理6.1风险识别（1）招投标部应在招投标项目的各个阶段进行风险识别，识别范围包括但不限于政策法规风险、市场风险、技术风险、管理风险等。（2）风险识别应采用多种方法，如头脑风暴法、检查表法、流程图法等，保证风险识别的全面性和准确性。6.2风险评估（1）对于识别出的风险，招投标部应进行风险评估，评估内容包括风险发生的可能性、风险影响的程度等。（2）风险评估应采用定性和定量相结合的方法，根据评估结果对风险进行排序。6.3风险应对措施（1）针对不同等级的风险，招投标部应制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。（2）风险应对措施应具体可行，明确责任人和时间节点，保证风险得到有效控制。七、内部沟通与协作7.1与其他部门的沟通机制（1）招投标部应建立与其他部门的定期沟通机制，如每周例会、月度沟通会等，及时交流工作进展和存在的问题。（2）在招投标项目执行过程中，招投标部应与相关部门保持密切沟通，如与项目需求部门沟通项目需求、与财务部门沟通项目预算、与法务部门沟通合同条款等。7.2跨部门项目协作（1）对于跨部门的招投标项目，招投标部应与其他部门共同组建项目团队，明确各部门的职责分工。（2）在项目执行过程中，招投标部应积极协调各部门之间的工作关系，解决部门之间的矛盾和问题，保证项目的顺利进行。八、培训与发展8.1专业培训计划（1）招投标部应根据部门员工的专业需求和业务发展需要，制定年度专业培训计划。（2）专业培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间、培训对象等方面的内容。（3）培训内容应涵盖招投标法律法规、项目管理、商务谈判、风险管理等方面的知识和技能。8.2员工职业发展规划（1）招投标部应关注员工的职业发展需求，为员工制定个性化的职业发展规划。（2）员工职业发展规划应包括员工的职业目标、发展路径、培训计划、晋升机会等方面的内容。（3）招投标部应为员工提供晋升机会和职业发展平台，鼓励员工不断提升自己的专业能力和综合素质。九、监督与考核9.1工作监督机制（1）招投标部应建立健全工作监督机制，对部门员工的工作进行日常监督和定期检查。（2）工作监督内容包括工作纪律、工作效率、工作质量等方面的情况。（3）对于发觉的问题，应及时进行纠正和处理，情节严重的应按照公司规定进行处罚。9.2绩效考核指标（1）招投标部应制定明确的绩效考核指标，考核指标应包括项目完成率、招标成功率、投标中标率、文件管理准确率、供应商管理满意度等方面的内容。（2）绩效考核应采用定量和定性相结合的方法，根据考核结果对员工进行评价和奖惩。9.3奖惩制度（1）招投标部应建立健全奖惩制度，对