公司保密制度及协议

公司保密制度及协议合同编号：__________甲方（公司名称）：法定代表人：地址：联系方式：乙方（如为员工则为员工姓名，如为合作伙伴则为合作伙伴名称）：法定代表人（如为公司则有此项）：地址：联系方式：一、总则1.1目的本保密制度及协议旨在保护公司的机密信息，维护公司的合法权益，保证公司在市场竞争中的优势地位，同时也为了保护公司客户、合作伙伴的隐私及商业利益，防止机密信息的不当使用、泄露或传播。1.2适用范围本协议适用于公司全体员工、合作伙伴（包括但不限于供应商、经销商、合作开发方等）以及因业务关系可能接触到公司保密信息的其他相关人员。1.3定义在本协议中，“保密信息”是指本协议涵盖的公司内部信息、客户信息和商业合作伙伴信息等，包括但不限于商业秘密、技术秘密、财务信息、市场信息、产品信息、业务计划、客户名单、客户联系方式、未公开的合同条款等，无论其以何种形式存在，如纸质文档、电子文档、口头表述等。二、保密信息的范围2.1公司内部信息1.公司的战略规划、经营策略、商业模式、营销计划等，这些信息反映了公司的未来发展方向和市场布局，是公司在竞争中取得优势的关键因素。例如，公司计划在未来三年内进军特定新兴市场的详细规划，包括市场调研结果、目标客户群体分析、预计投入资源等。2.公司的财务状况，如财务报表、预算、成本结构、资金来源及流向等。这些信息一旦泄露，可能影响公司的股价、融资能力以及在合作伙伴和客户中的信誉。例如，公司正在进行的重大投资项目的预算分配情况，以及资金筹集的渠道和计划。3.公司的技术研发成果，包括尚未公开的专利技术、技术诀窍、软件、研发中的新产品设计图纸和技术参数等。这些技术成果是公司的核心竞争力所在，如公司研发部门正在开发的一项具有创新性的生产工艺技术，能够显著提高生产效率和产品质量。2.2客户信息1.客户的基本信息，如客户的名称、地址、联系方式等。这些信息是公司与客户建立联系和开展业务的基础，同时也是客户隐私的重要组成部分。例如，对于高端客户，其详细的联系地址和私人联系方式必须严格保密，以防止客户受到不必要的骚扰。2.客户的业务需求、交易习惯、偏好等个性化信息。这些信息有助于公司为客户提供更精准的服务，增强客户满意度和忠诚度。例如，某客户在采购产品时对特定功能和质量标准有特殊要求，以及该客户的采购周期和付款习惯等。3.客户与公司的交易记录，包括交易金额、交易时间、交易内容等。这些信息反映了客户与公司的业务往来情况，涉及客户的商业隐私和公司的商业信誉。例如，某大客户与公司签订的大额订单的详细交易条款和执行情况。2.3商业合作伙伴信息1.合作伙伴的公司概况、业务范围、市场地位等基本信息。这些信息有助于公司在合作中更好地了解合作伙伴的实力和背景，保障合作的顺利进行。例如，某供应商在行业内的声誉、生产能力、质量控制体系等方面的信息。2.与合作伙伴之间的合作协议条款，包括合作方式、利益分配、保密条款等。这些条款是合作关系的核心内容，泄露可能导致合作双方的权益受损。例如，在与某经销商的合作协议中，关于产品定价、销售区域划分、市场推广投入分担等条款。3.合作伙伴在合作过程中的商业计划、项目进展情况等信息。这些信息与双方的合作成果密切相关，需要保密以保证合作项目的顺利推进。例如，与某合作开发方共同进行的研发项目的阶段性成果、下一步工作计划等。三、保密义务3.1员工保密义务1.员工应严格遵守公司的保密制度，不得在未经授权的情况下，以任何方式获取、使用或披露公司的保密信息。在日常工作中，无论是在公司内部办公区域还是外出办公，都应时刻保持保密意识。例如，在参加外部会议或与客户洽谈业务时，不得随意透露公司的未公开业务计划。2.员工应妥善保管公司提供的保密资料，包括纸质文件和电子文件。对于纸质文件，应存放在指定的保密文件柜中，使用完毕后及时归还；对于电子文件，应使用公司规定的加密存储方式，并按照权限设置进行访问和操作。例如，员工不得将含有保密信息的文件随意存放在个人移动设备上，防止设备丢失或被盗导致信息泄露。3.员工在履行工作职责过程中，如果需要使用保密信息，必须在公司规定的范围内，并经过适当的授权。例如，某部门员工需要查询公司的财务预算信息以制定本部门的工作计划，必须向财务部门提出申请，并在得到批准后按照规定的方式和范围使用。3.2合作伙伴保密义务1.合作伙伴应在合作开始前与公司签订保密协议，明确双方的保密义务和责任。在合作过程中，应按照协议的要求，对公司提供的保密信息进行保护。例如，某供应商在参与公司新产品研发项目时，应签订保密协议，并对在项目合作中获取的产品设计图纸、技术参数等保密信息进行严格保密。2.合作伙伴不得将公司的保密信息用于与合作项目无关的目的。如果需要在合作项目范围内使用保密信息，应事先获得公司的书面授权。例如，某经销商在进行市场推广活动时，如果需要使用公司提供的客户名单，必须向公司提交书面申请，说明使用目的、范围和方式，并在得到批准后使用。3.合作伙伴应采取必要的保密措施，防止其自身员工或第三方获取、使用或披露公司的保密信息。例如，合作伙伴应对接触公司保密信息的员工进行保密培训，要求其遵守保密协议，并在公司场所或与公司合作的项目中设置保密标识和限制访问区域。3.3离职人员保密义务1.离职员工在离职前应将其所持有的公司保密资料全部归还公司，并不得在离职后以任何方式继续使用公司的保密信息。例如，离职员工应将工作电脑中的保密文件删除或移交给公司指定人员，并不得私自备份或保留。2.离职员工在离职后的一定期限内（具体期限根据保密信息的性质和重要性确定），仍应遵守公司的保密义务，不得向任何第三方披露公司的保密信息。例如，对于掌握公司核心技术秘密的离职员工，在离职后的两年内不得在同行业的其他公司任职或从事与公司业务有竞争关系的工作。四、保密措施4.1保密资料的管理1.公司应建立完善的保密资料管理制度，对保密资料进行分类、编号、登记，并确定不同级别的保密资料的管理要求。例如，对于涉及公司核心技术秘密的资料，应标记为最高级别保密资料，其存储、访问和使用应受到最严格的限制。2.保密资料的借阅、复制和销毁应严格按照规定的程序进行。借阅保密资料时，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限，并经部门负责人和保密管理部门批准；复制保密资料时，应在公司指定的设备上进行，并记录复制的内容、数量和用途；销毁保密资料时，应采用不可恢复的方式，如粉碎、焚烧等，并由专人监督和记录。3.公司应定期对保密资料进行盘点和检查，保证保密资料的完整性和安全性。如果发觉保密资料丢失或泄露，应立即采取措施进行调查和处理，并根据情况采取补救措施，如通知相关客户或合作伙伴、调整业务计划等。4.2保密区域的管理1.公司应设立保密区域，如研发部门、财务部门、总裁办公室等，对这些区域进行严格的出入管理。保密区域应安装门禁系统，经过授权的人员才能进入；进入保密区域的人员应进行登记，记录其姓名、进入时间、离开时间和进入目的等信息。2.在保密区域内，应限制无关人员的活动范围，防止其接触到保密信息。例如，在研发部门的实验室中，应将正在研发的新产品和技术设备放置在特定的区域，参与研发项目的人员才能进入该区域。3.保密区域内的设备和设施应进行定期检查和维护，保证其安全性和保密性。例如，保密区域内的计算机设备应安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，防止外部网络攻击和恶意软件入侵；文件柜、保险柜等存储设备应保持良好的状态，防止文件被盗或损坏。4.3信息系统的保密措施1.公司应建立安全的信息系统，采用加密技术、访问控制技术等手段保护公司的保密信息。对于存储在信息系统中的保密信息，应进行加密处理，保证信息在存储和传输过程中的安全性。例如，公司的财务信息系统应采用高级加密标准（AES）对财务数据进行加密，防止数据被窃取或篡改。2.信息系统应设置严格的访问权限，根据员工的工作职责和岗位需求，分配不同级别的访问权限。例如，普通员工只能访问与其工作相关的信息系统模块，而高级管理人员可以访问更多的敏感信息，但也应受到相应的审计和监督。3.公司应定期对信息系统进行安全评估和漏洞检测，及时发觉和修复安全隐患。同时应建立信息系统安全事件应急响应机制，一旦发生信息安全事件，能够迅速采取措施进行处理，降低损失。例如，当发觉信息系统遭受黑客攻击时，应立即启动应急响应预案，切断网络连接，备份重要数据，并通知相关部门和人员进行调查和处理。五、保密期限5.1一般保密期限1.对于一般的保密信息，保密期限自保密信息产生之日起[X]年。在保密期限内，相关人员应严格遵守保密义务。例如，对于公司的一般性市场推广计划，自该计划制定之日起三年内为保密期限，在这三年内，员工和合作伙伴不得向外部披露该计划的详细内容。2.在保密期限届满后，如果保密信息仍然具有商业价值或未公开披露，保密义务将自动延续至该保密信息公开或失去商业价值之日。例如，公司的某些市场调研报告，虽然保密期限届满，但由于其内容仍然对公司的市场竞争具有一定的参考价值，且尚未公开，相关人员仍应继续保密。5.2特殊保密期限1.对于涉及公司核心技术秘密、重大商业机密（如尚未公开的重大并购计划、战略合作计划等）的保密信息，保密期限将根据具体情况确定，最长可达[X]年。这些保密信息对公司的生存和发展具有的意义，需要更长时间的保护。例如，公司正在研发的一项具有突破性的新技术，其保密期限可能设定为自研发开始之日起十年，在这十年内，任何接触到该技术秘密的人员都应严格保密。2.在特殊保密期限内，如果公司根据业务发展需要，决定提前公开部分保密信息，应提前通知相关的保密义务人员。相关人员在接到通知后，应按照公司的要求停止保密义务，但不得在公开之前擅自披露该保密信息。例如，公司在某项重大战略合作计划实施前，决定提前向部分投资者披露该计划的部分内容，应提前通知参与该计划保密工作的员工和合作伙伴，员工和合作伙伴应按照公司的通知停止对已披露内容的保密工作，但不得提前泄露未公开的内容。六、保密信息的使用6.1授权使用1.公司内部员工在需要使用保密信息时，必须向公司提出书面授权申请。申请内容应包括使用目的、使用范围、使用期限等信息。例如，某市场部门员工为了制定市场推广策略，需要使用公司的客户名单信息，应向负责客户信息管理的部门提交书面申请，说明使用客户名单是为了分析客户需求，以便制定针对性的推广策略，使用范围仅限于本部门内部，使用期限为一个月。2.公司在收到员工的授权申请后，应进行审查和评估。如果认为员工的使用目的合理，且不会对公司的利益造成损害，应批准授权申请，并明确告知员工使用的具体要求和限制条件。例如，负责审查的部门在评估市场部门员工的申请后，认为其使用客户名单有助于提高市场推广效果，且采取了合理的保密措施，不会导致客户信息泄露，于是批准了申请，并要求员工在使用过程中不得将客户名单提供给第三方，不得用于除市场推广以外的其他目的。3.合作伙伴在合作项目范围内使用公司的保密信息，也应按照合作协议的规定，获得公司的书面授权。授权内容应明确合作伙伴的使用权限、使用方式、使用期限等。例如，某供应商在为公司提供产品零部件的过程中，需要使用公司提供的产品设计规格信息，应根据合作协议的要求，向公司提交使用申请，公司在审查后，根据合作项目的实际需求，授权供应商在生产零部件的过程中按照规定的方式使用该设计规格信息，使用期限为整个合作项目周期。6.2限制使用1.未经公司书面授权，任何人员不得使用公司的保密信息。即使是在公司内部，如果员工的工作职责与保密信息无关，也不得随意获取或使用保密信息。例如，行政部门的员工不得擅自查询公司的财务预算信息，除非是为了履行与财务预算相关的行政工作，如安排办公费用预算等，并且经过了财务部门的授权。2.在使用保密信息时，应严格按照授权的范围和方式进行，不得超出授权范围使用。例如，员工获得授权使用公司的部分客户名单进行市场调研，不得将该客户名单用于销售其他未经公司批准的产品或服务。3.如果发觉保密信息被不当使用，公司有权立即收回授权，并采取相应的措施，如要求使用者停止使用、删除相关保密信息、追究使用者的违约责任等。例如，当发觉某合作伙伴在未经授权的情况下，将公司的保密技术信息用于自身的其他业务项目，公司应立即通知合作伙伴停止使用该技术信息，收回授权，并根据保密协议追究合作伙伴的违约责任。七、保密监督与检查7.1监督机制1.公司应设立专门的保密监督部门或指定专人负责保密监督工作。保密监督部门或人员应独立于其他业务部门，直接向公司高层领导汇报工作。例如，公司设立了保密监督委员会，由公司的法务人员、内部审计人员和部分高级管理人员组成，负责监督公司的保密制度执行情况。2.保密监督部门应定期对公司的保密工作进行检查和评估，制定保密监督计划，并按照计划开展监督工作。保密监督计划应包括检查的范围、内容、方式、频率等。例如，保密监督委员会每季度对公司各部门的保密资料管理、保密区域管理、员工保密行为等进行一次全面检查，并根据检查结果编制保密监督报告。3.公司应建立保密举报制度，鼓励员工和合作伙伴对发觉的保密违规行为进行举报。举报可以采用匿名方式，公司应保护举报人的合法权益，对举报人进行奖励，并对举报的保密违规行为进行严肃调查和处理。例如，公司设立了保密举报邮箱和电话，员工和合作伙伴可以通过这些渠道举报保密违规行为，公司在接到举报后，将对举报内容进行核实，如果举报属实，将对举报人给予一定的奖励，并对违规人员进行相应的处罚。7.2检查方式1.对保密资料的检查，应包括对保密资料的存储、借阅、复制、销毁等环节的检查。检查人员应查看保密资料的存放是否符合规定，借阅和复制手续是否齐全，销毁记录是否完整等。例如，在检查某部门的保密资料管理时，检查人员查看了保密文件柜的使用情况，检查了借阅申请表和复制记录，核对了销毁文件的清单和监督记录。2.对保密区域的检查，应包括对保密区域的出入管理、人员活动范围、设备设施安全性等方面的检查。检查人员应检查门禁系统的使用记录，查看进入保密区域人员的登记信息，检查保密区域内的设备是否安装了必要的安全防护软件，是否存在安全隐患等。例如，在检查研发部门的保密区域时，检查人员检查了实验室的门禁系统，查看了进入实验室人员的登记情况，检查了实验室内计算机设备的安全设置和防护软件的安装情况。3.对员工保密行为的检查，