行政支持与办公设施管理制度

行政支持与办公设施管理制度1.制度背景本公司致力于供应一个优良的工作环境，为员工供应高效的行政支持和良好的办公设施管理。为了促进公司内部各部门的协同工作和提高工作效率，特订立本制度。2.适用范围本制度适用于公司全部员工和办公室的行政支持与办公设施的管理。3.定义3.1行政支持：指公司为员工供应的各种行政事务和办公支持，包含但不限于文件管理、接待访客、会议布置、文件复印、快递管理等。3.2办公设施：指公司为员工供应的各类设施和设备，包含但不限于办公桌椅、电脑、电话、打印机、会议室、茶水间等。4.行政支持管理4.1文化建设4.1.1公司将乐观提倡和落实“以人为本”的企业文化，通过培训、活动等方式提高员工的服务意识和行政支持本领。4.2行政支持流程4.2.1公司将建立健全行政支持流程，明确各类行政支持事项的负责人和处理流程，确保员工能及时得到行政支持。4.2.2具体行政支持流程将通过内部管理系统进行维护和更新，以保证员工了解最新的行政支持流程。4.3文件管理4.3.1公司要求每个部门设立专人负责文件管理，负责文件的收发、归档和保密工作。4.3.2文件管理人员要保持文件乾净有序，并依照规定的保密级别进行分类和存放。4.4接待访客4.4.1公司设立接待处，负责接待来访客户和合作伙伴，并供应相关支持和引导。4.4.2接待人员要礼貌待客，供应热诚的服务，并及时通知被访员工。4.5会议布置4.5.1公司要求各部门提前将会议布置信息提交给行政部门，包含会议主题、参会人员、会议时间和地方等。4.5.2行政部门要及时布置好会议室，并供应必需的设备和服务支持。4.6文件复印4.6.1公司设立文印室，负责员工的文件复印工作。4.6.2员工需要进行文件复印时，应提前书面申请，并按规定的时间领取复印件。4.7快递管理4.7.1公司设立快递收发处，负责接收、分发和管理快递。4.7.2员工需寄送或领取快递时，应填写相关申请，并按规定的流程进行操作。5.办公设施管理5.1资产清单5.1.1公司将建立办公设施的资产清单，并定期更新，确保设施的数量和状态准确无误。5.1.2资产清单将由设施管理人员进行维护，并报告给行政部门。5.2设施维护与保养5.2.1设施管理人员要定期检查和维护办公设施，确保设施的正常运作和良好状态。5.2.2如发现设施有故障或损坏，设施管理人员将及时报告，并布置维护和修理或更换。5.3设施使用5.3.1员工在使用办公设施时，应按规定正确使用，不得滥用或损坏设施。5.3.2离开办公区域时，员工应关闭电脑、断电等设施，确保资源的合理利用和安全。5.4设施调配和报废5.4.1设施调配需要经过设施管理人员和行政部门的批准，并记录在资产清单中。5.4.2设施报废需要经过行政部门审批，并按规定的程序进行处理。6.监督与考评6.1公司将定期进行行政支持与办公设施管理的检查和考评，评估各部门的执行情况和效果。6.2对于执行不力的部门，行政部门将跟进整改，并提出相应的改进看法。7.责任与违规处理7.1行政部门负责本制度的执行和管理，并对相关人员进行培训和引导。7.2对于违反本制度的行为，将按公司相关规定进行相应的处理，包含但不限于警告、惩罚或解除劳动合同等。8.附则8.1本制度的解释权归公司行政部门全部。8.2本制度自发布之日起生效，并依据需要进行修订。修订后的制度需重新发布并通知相关人员。本制度的实施将有效提升公司的行政支持和办公设施管理水平，确保员