公司会议管理制度

公司会议管理办法第一章总则第一条为规范公司会议组织与管理，有效精简会议，提高会议效率，切实为基层减负，现结合实际，制定本办法。第二条坚持确有必要、厉行精简、节约高效的会议管理原则，严格计划管理、规范程序控制、加强工作统筹，提高会议实效。第三条本办法适用于公司组织召开的会议（包括以会议形式组织的重大活动），公司所属企业可参照本办法制定本企业会议管理办法。第二章会议分类第四条公司会议分为一类、二类、三类会议。（一）一类会议：基本固定，主要包括：公司党建和思想政治工作大会、公司党风廉政建设和反腐败工作会议、公司所属企业党组织书记抓基层党建工作述职会议、公司总结表彰大会、公司经济工作会议、公司半年经济工作会议、公司第三季度经济工作推动会议、公司企业工作汇报会议、公司科技创新大会（五年一次），以每年度公布的会议计划为准。（二）二类会议：以公司名义召开的，一类会议以外、公司领导、所属二级企业负责人、职能部门负责人参加的会议；公司职能部门年度重点工作推进会视同二类会议管理。（三）三类会议：由公司职能部门发起组织的、不需要所属二级企业负责人参加的日常性工作会议。第三章职责与分工第五条公司办公室是公司会议的归口管理部门，负责管理会议计划和会议预算等。第六条会议工作按照“谁组织，谁负责”的原则落实责任制，公司职能部门按照职能分工组织召开有关会议。第四章会议计划管理第七条会议计划管理对一类和二类会议实施会议计划管理。未列入计划的会议原则上不允许召开。公司职能部门于每年11月通过公司协同办公平台提交下一年度本部门组织的一类、二类会议计划（附件1），明确参会的公司领导、所属二级企业负责人、公司职能部门负责人名单等信息，经公司分管领导审核同意，公司办公室汇总并统筹调整（合并或套开）后，提请公司总经理办公会和党委会审议。经批准后的会议计划在公司协同办公平台发布执行。三类会议不作会议计划管理。召开会议应遵循“确有必要”原则，已通过书面形式作出部署的工作，原则上不再开会；能合并、套开的会议原则上不单独召开，二类会议中因工作分工需要所属二级企业主要负责人参加的，原则上应与一类会议合并、套开。第八条计划内会议调整会议计划在执行过程中由于特殊原因，确需调整的，原则上提前1个月提出申请（附件2）。（一）对于非重大调整，需经公司分管领导审核同意，公司主要负责人批准；（二）对于重大调整（会议召开所在城市发生变化或会期天数增加超过一天），需提请公司总经理办公会或党委会审议。第九条计划外一类、二类会议审批未列入计划、上级部门临时明确要求以会议方式部署、确需召开的一类、二类会议，经公司党委会或总经理办公会审议批准后执行。有关公司董事会工作的会议要增加董事会批准。若未能及时在会前提请决策会议（党委会、总经理办公会、董事会）审议，须会后最近一次决策会议追加议题。临时召集少于5家（含）所属企业主要负责人参加的会议，由公司董事长、党委书记或总裁批准，其他班子成员参加的会议由公司分管领导批准（附件3）；临时召集超过5家所属企业负责人参会的，视同为二类会议进行管理（附件4）。第五章会议组织第十条会议流程公司会议由相关职能部门负责全程组织，包括：拟制会议计划、预订会议场地、发布会议通知、确认参会回执、组织会议接待、签到、发放会议材料、归档等。公司参加的国资委视频会议由公司相关职能部门负责会议的组织工作，应放置席位卡，做好会议签到等工作。第十一条会议通知（一）各类会议通知应通过公司协同办公平台以正式文件发布。一类会议通知应通过发文模块，以正式公文形式印发。二类和三类会议通知通过会议模块制发。（二）会议通知中应明确会议名称、时间、地点、参会人员、主要内容、会议要求等内容。（三）一类、二类会议通知原则上应至少提前1个月发布（临时追加的会议除外），若会议议程等无法完全确定，可以发布预通知。发布预通知的会议，会议时间不改变的情况下，正式通知应至少提前5天发布；若会议时间有变，原则上仍要至少提前1个月发布通知。（四）一类、二类会议通知，由组织部门拟稿发起，经公司办公室审核后发布。（五）三类会议通知，由组织部门拟稿发起，经本部门负责人审核后发布。第十二条会议时长坚持开短会、讲短话，持续提高会议质量。以紧凑高效的原则、通过会议计划管理，严格控制会议时长。纳入会议计划管理的一类会议、二类会议，在填报会议计划时应明确会议时长（小时）。第十三条会议规模除一类会议、在公司办公楼召开的各类会议外，其他会议的参会人数原则上控制在100人以内。第十四条会议形式应充分运用信息技术手段，提高会议效率。（一）一类会议采用现场会议或现场+视频会议形式召开。（二）二类会议原则上采用视频会议或现场+视频会议形式召开，原则上不要求所属京外二级企业负责人到现场参会；凡内容属于传达性、非互动性、非涉密性质的会议，应采用视频会议形式。（三）三类会议除确需现场互动讨论研究或涉密以外，应召开视频会议。第十五条会议地点各类会议原则上在北京召开。如工作确有必要，须单独提请总经理办公会审议，批准后方可在北京以外的地方召开（有关党委工作的会议，还需要增加党委会批准、有关董事会工作的会议还需要增加董事会批准）。（一）原则上一类会议在北京召开。（二）原则上除一类会议外的其他会议全部在公司办公楼召开，如工作需要，须经总经理办公会审批后方可在办公楼外的地方召开，审批后的会议严格按照会议类别标准执行；（三）各类会议不得在高档会所、度假村召开。（四）公司办公楼会议室的使用按照会议室管理规定执行。第六章会议预算与费用管理第十六条会议预算管理会议费用实行预算管理，严格控制会议经费。公司职能部门每年12月通过公司财务综合管理信息系统提交下一年度会议预算，经公司办公室初核，提请公司全面预算委员会审议。（一）根据预算年度执行情况，上一年度已纳入预算的会议且本年度已按预算执行的，原则通过审批。（二）纳入公司会议预算审批的会议在下达年度预算批复后，按照预算内项目支出业务流程执行。（三）会议费用超出预算的，按照超预算项目支出业务流程执行。（四）经批准召开计划外会议，涉及会议费用的，应按照预算外项目支出业务流程执行。第十七条会议费用报销会议费的管理与报销按照公司报销管理办法执行，各项费用从严控制，据实结算。（一）会议费用是组织本次会议产生的各项费用，包括材料制作费、餐费、场地租赁费用、摄影摄像费用、视频会议费用和租车费等。（二）在北京内召开的一类、二类会议，每人每餐标准不超过150元。其他三类会议确因特殊情况需要召开现场会议，需提供会议用餐的，按照工作简餐执行，每人每餐标准不超过60元。（三）公司在京外举办会议要厉行节俭，严禁铺张浪费。参会人员住宿费和交通费不得超过公司差旅费管理办法所规定的标准，餐费按照三餐合计每人每天不超过400元标准安排，场地租赁费、租车费用、材料制作费用、摄影摄像费用和视频会议费用据实报销。其他特殊费用须提前提请总经理办公会审议，批准后方可执行。（四）按照确有需要的原则据实列支会议费中劳务费（专家讲课费）及相关费用。严禁与会议无关的费用列入会议费开销，不得向所属企业转嫁会议费用。（五）公司员工在异地参加会议所发生的费用按照公司报销管理办法执行。第十八条各类会议费用的支出对一类会议、二类会议以及国家部委或上级部门要求公司协办或委托公司承办的会议，参会人员在会议期间的工作用餐支出由公司承担，住宿费、交通费（集体租车除外，此项费用由公司承担）等其它费用由参会人员所在企业承担。第七章会议廉洁纪律第十九条原则上会场内不得设置背景板、欢迎标语，不得专门购置摆放花草。除会议资料外，各类会议原则上不提供文具。严禁超标准安排会议用餐、住宿。严禁使用公款组织消费娱乐、健身活动。不得发放礼品、纪念品。不得利用开会组织旅游，不得安排与会议无关的参观活动。各类会议原则上不安排合影。第八章会议材料归档第二十条根据公司档案管理办法，公司办公室负责归档会议管理相关材料。公司各职能部门负责本部门组织召开的会议材料归档，会议档案包括：会议通知、会议议程、签到表、会议发放的纸质及电子资料。纳入预算管理范围的会议，由会议组织部门将会议档案（含纸质及电子版）移交公司办公室后方可报销会议费用。第九章会议评价第二十一条公司办公室每年度通过调研或问卷方式向所属企业征