档案管理系统使用说明书（完整）

档案管理系统说明书目录TOC\o"1-2"\f\h\z\u1. 系统大纲介绍 2. 系统登录 33. 系统维护 33.1. 字段对应设置 33.2. 数据结构管理 73.3. 数据字典管理 133.4. 组织机构管理 193.5. 部门管理 233.6. 角色管理 303.7. 报表管理 373.8. 原文存储配置 403.9. 回收站管理 434. 文件管理 434.1 文件收集 434.2 已归档数据 695. 档案管理 705.1 档案整编 705.2 数据管理 736 开发利用 756.1 档案借阅 756.2 档案归还 776.3 统计（先不写） 786.4 权限审批 787 检索 807.1模糊检索 807.2全文检索 818 关于系统 828.1 系统帮助 828.2 日志记录 838.3 关于我们 849 修改密码 85

系统概述档案管理系统是一个开放式的档案管理平台，通过各种设置可以最大程度上适应各种用户的档案管理需求。在使用系统之前必须由系统管理员进行设置，然后才能正常使用，设置包括数据结构设置、数据字典设置、原文存储、字段对应设置、定义用户和角色等，这部分功能分布在系统维护模块。系统还有四个业务模块：文件管理、档案整编、档案管理、档案利用共五大功能模块。文件管理：前期文件的登记，以便及时登记收到的文件资料等。档案整编：实现档案的整理编目功能，打印各种档案规范化表格。提供各种便利的操作功能，例如批量修改、导入导出excel数据等。档案管理：已归档档案的录入，目录打；档案鉴定等。档案利用：档案借阅、归还登记；档案编研：建立编研库，把档案库中相关信息根据字段对应关系导入的统一个专题库中，实现档案的初步编研工作提供利用；档案统计：自定义统计项，根据统计项形成统计数据和统计图。系统维护：数据结构设置（比如定义文书档案、科技档案等档案类型收发文库的结构，界面设置）、数据字典设置（比如定义密级、保管期限等代码表的内容）、界面设计（定义所有库的录入界面）、服务器配置（配置原文存储参数）、字段对应设置（定义各个库之间数据转移或复制时的字段对应）、定义用户和角色、进行权限设置等。

系统登录在浏览器打开登录系统连接，初始账号密码为admin,如下图：如果两个组织机构下人员的用户代码相同，则有选择机构的下拉框，选择你所在的组织机构，填写密码后登录。系统维护字段对应设置字段对应设置：为了将文件收集库中已经录入完成的数据，直接的归入档案库中,就需要将文件库表中的字段与档案库表中的字段对应，点击归档就会将已做字段对应的数据归入档案库中，直接使用。对应字段设置如下：点击系统维护模块中的“字段对应设置”出现下图所示：（1）增加对应表功能第一步：选中左边的“对应表”，点击“增加对应关系”，出现下图：第二步：选择文件管理库中的表，选中后点击“”作为源表；档案管理库中的表为目的表，点击“”，选好后建立“对应”会在下面列表中显示所选的对应关系。点击右侧的“删除”按钮可以删当前条的对应关系；也可以做好多条对应后最后点击“保存”按钮。（2）删除对应表功能在右侧页面中勾选需要删除的对应表，点击删除对应表，提示是否删除，点击“确定“按钮即可删除，如下图（3）设置对应字段鼠标点击对应表树中某条对应表，出现下图：选择源表中的字段等于目的表中的字段点击“右移”按钮就完成一个字段对应，最后点击“保存”即可，如下图：数据结构管理该档案系统是平台化的系统，默认没有任何类型，需要按照用户的需要进行定义各种类型（例如文书档案、科技档案等）。当然为了节约用户的时间系统安装后已经初始化了基本的档案类型，如果能够满足用户的需求，用户可以不在做此操作，如果不能满足，就可以添加新的档案类型。点击系统维护模块中的“数据结构管理”设置，如下：（1）新建档案类型只需要选择在文件库模式或者档案管理库模式；选择库类型管理（默认的）点击“增加库”，如下图：必须输入需要新建的档案类型名称，点击“保存”。（2）数据库表管理1.新建表在左侧的目录树中找到已经建好的档案类型，点击出现下图：点击“新建表”，如下：输入需要新建的表名，点击“保存”。选中新建好的表，出现下图：在界面中可以看到基本信息、字段管理、定义录入卡片、定义卡片事件。如果档案类型只需要一级管理，比如只有文件级或只有案卷级，则建一个表就可以了，如果二级管理则要建多个表，系统默认第一个建的表是第一级的，随后选择一级表建的是二级表，选择二级表建的是三级表，最多可以有三级，最后一级可以有一个或多个。新建二级表或者是三级表，只是在选择对应的表即可（如新建二级表只需要在左边的目录树选中以及表即可）。基本信息：是对已经建好的表，可以编辑、删除、自动生成等操作。2.删除表：选中需要删除的表，点击删除表，根据提示完成表的删除。3.编辑表：对于已经建好的表需要修改一些信息，需要先选中表（只能够修改表的中文名称），点击编辑表出现下图：4.自动生成设置，主要是针对一些有需要的情况下，可以根据一些字段的数据，自动的生成另一个字段的值，操作如下：选中需要设置自动生成的表，点击“自动生成”按钮，出现下图：点击“增加”按钮，添加自动生成的名字，选择生成的字段，在右侧的函数列表中选择相应的函数，通过按钮添加到组成方式中，建好以后，点击“保存”“确定”后，完成整个自动生成的设置。（3）字段管理在左边目录树中选择新建好的表，点击右侧的“字段管理”出现下图：1．新增字段点击“新增字段”，如下图：输入对应的字段中文名、英文名、选择好需要的字段类型、是否需要在录入卡片中显示、录入方式等。输入完成后，点击“添加”按钮可继续添加下一个字段；点击“确定”按钮则保存当前字段并退出编辑页面；点击“取消”按钮，退出编辑当前字段。2.删除字段选中，需要删除的字段，点击删除按钮，根据提示完成删除。3.编辑字段选择需要编辑的字段，点击编辑字段，出现下图：（3）定义卡片录入：在数据管理录入数据信息，用户可以根据自己的意愿，定义字段的显示位置和长度，同时如果在界面定制完成的时候，重新新添加的字段可以在界面中的未绑定字段中选择添加。操作如下：第一步：点击“定义卡片录入”,出现如下界面：第二步：鼠标选中需要修改的字段，直接的进行拖动修改即可，修改完成后，点击“保存”退出。（4）定义卡片事件：定义卡片事件是为了更方便数据的录入，如下图：1.增加事件 点击页面中“增加事件”按钮，弹出如下页面，如图：第一步：选择事件源字段及事件类型，例如源字段为“发文日期”，事件类型为“onclick单击事件”。第二步：选择目标响应字段，例如“发文单位”。第三步：设置表达式，响应字段和响应函数可以双击添加到表达式框中，表达式如：“发文单位.concat(‘1’)”。以上三步完成后点击“添加”按钮即完成了增加事件，关掉窗口会在事件列表中显示。录入页面现象：单击发文日期的时候发文单位在原来数据的基础上尾端追加‘1’。2.编辑事件编辑事件是对当前表下某个事件进行修改，在事件列表中勾选某个事件列表后，点击“编辑事件”，操作方法同增加事件。3.删除事件在事件列表中勾选某个事件列表后，点击“删除事件”按钮后点击确定即可，如下图。数据字典管理数据字典是为了给用户在输入数据时提供方便而设计的，比如我们要输入的数据中有专业这么一个属性，这个属性是固定的几个选项,有土建、水工、电气、桥梁等，按照常规我们每次都要输入这些内容，代码表就可以改变这种现象，在输入时可以利用选择的方式，这样可以方便快捷的完成工作。在定义数据字典表之前，首先要调研档案管理需求，了解需要那些数据字典。（系统默认的四个代码表包括部门信息、保管期限、密级、借阅目的是系统必须的，用户只需修改其内容，不需要重新建立。）（1）新建数据字典步骤如下：点击“系统维护”模块中的“数据字典管理”出现下图：第一步：选择左侧目录树的数据字典管理，在右侧的字典管理中，点击“增加字典”按钮，如下图：第二步：输入字典名称，点击“添加”按钮，会在新增字典列表中显示出新添加的字段名称，在操作列表中可以将不需要的字典名称点击“删除”按钮，进行删除；如下图：添加完成以后，点击“保存”按钮。如下图：（2）删除数据字典选中左侧目录树，数据字典管理，在右侧的基本信息管理页面选中，需要删除的字典名称，点击“删除字典”。（3）编辑数据字典选中左侧目录树，数据字典管理，在右侧的基本信息管理页面选中，需要编辑的字典名称，点击“编辑字典”。出现下图：1数据字典项管理对已新建完成的字典项，可以在左侧目录树中选择数据字典名称，在右边列表中会显示出已经建好的字典项，选择后可以进行编辑、删除、排序等操作。如下图：（1）新建数据字典项第一步：在左侧的目录树列表中选择已建好的字典，出现下图：第二步，在下级信息列表中，点击“增加字典项”按钮，出现如下界面：第三步，在数据字典项添加页面中，输入字典项代码、名称、所属组织机构后，点击“添加”按钮，对应的就会在新建字典项列表中显示出添加的字典项。如下图。第四步：在新建字典项信息列表中，可以对已经第三步总添加的字典项进行删除操作，如果确认无误点击“保存”按钮，完成字典项的添加。（2）删除数据字典项点击左侧目录树中选择数据字典名称，在右边列表中会显示出已经建好的字典项，选择需要删除的字典项，点击删除字典项，完成删除。（3）编辑数据字典项点击左侧目录树中选择数据字典名称，在右边列表中会显示出已经建好的字典项，选择需要编辑的字典项，点击编辑字典项。出现下图：组织机构管理组织机构管理，主要是针对多个下级单位组成的单位的情况下，将所有的单位进行分开管理的方式管理。对组织结构操作如下：第一步点击系统维护模块中“组织机构管理”选项，出现下图：第二步点击左侧目录树的组织机构管理，出现下图：第三步：在基本信息管理页面中可以看到已有的组织机构，管理员可以对已有的组织机构进行编辑、删除、排序等操作；同时还可以添加新的组织机构，操作如下：1.组织机构管理（1）增加组织机构点击“增加组织机构”按钮，出现如下界面：在输入框中，输入要组织结构代码、组织机构名称、备注等信息后，点击“添加”或者“取消”按钮，添加完成后，会在新增组织结构列表中显示出新添加的组织机构列表，对已经添加的组织结构可以进行删除操作，如下图所示：确认无误后，点击“保存”按钮，完成组织机构的添加。（2）编辑组织机构选择建好的组织机构，点击“编辑组织机构”，出现编辑页面，如下图：只是针对，组织机构代码和名称的修改。（3）删除组织机构选择需要删除的组织机构，点击删除组织机构，根据提示完成删除工作。2.组织机构库类型管理组织机构添加完成后，需要对组织机构所能查看的库进行设置，操作如下：选择新建的组织机构，在右侧页面中点击“库类型管理”，出现如下图：选择可以查看的库类型，点击“编辑”下图：选择库类型，点击“保存”，完成库类型管理。部门管理部门管理中可对部门进行增删查改，排序等功能；对人员进行部门调整，增删改查，排序，权限查看等功能。鼠标移动到”系统维护”处弹出下拉框，选中“部门管理”选项弹出部门管理页面，可对部门进行增、删、查、改、排序等增加部门点击“增加部门”，弹出“创建部门页面”在编辑栏内输入相应信息后，点击“增加”点击“保存”，完成部门的创建。在此页面中也可一次添加多个部门，操作步骤同上，当所有的部门添加完成后（还可点击“删除”对增加的部门进行删除），点击保存，部门创建成功。新添加的部门会在左侧部门树中显示。在左侧部门树中任意选择一部门，可对其子部门进行删除、编辑和排序（2）删除部门点击左侧全宗部门，在右侧的下级信息框中会显示其所有子部门信息。勾选相应部门后，点击“删除部门”，弹出提示框，点击“确定”后，删除成功。（3）编辑部门勾选部门“1111”后，点击“编辑部门”，弹出部门编辑页面，该部门原信息会在页面中显示，修改完成后，点击“确认”完成部门修改。（4）部门排序选中全宗部门，点击“部门排序”，弹出“部门排序”页面，通过点击每个部门后的“向上”、“向下”按钮来进行部门排序，排序完成后，点击“保存”二．人员管理在此页面中，可对人员进行增删查改、调换部门、权限查看、修改密码等增加人员点击“增加人员”，弹出添加用户页面，输入相应信息后，点“增加“，再点击”保存“，完成添加。在此页面中，也可一次添加多个用户，当增加完成后，最后再点击”保存“，完成添加。删除人员勾选相应人员后，点击“删除人员”进行删除编辑人员勾选相应人员后，点击“编辑人员”，弹出编辑人员页面，修改后，点击“保存”，完成修改人员排序点击“人员排序”，弹出人员排序页面，通过点击每个人员后面的“向上”，“向下”按钮，来调整顺序，完成后，点击“保存”人员权限查看人员拥有的功能权限机构所有人员在新窗口中显示该机构所有人员信息修改密码勾选任一用户，点击“修改密码”，弹出修改密码页面，按要求在编辑框中输入内容，点击“保存”，提示“修改成功”后，点击“确定”，完成修改。角色管理鼠标移动到”系统维护”处弹出下拉框，选中“角色管理”选项弹出角色管理页面，在此页面中，可对角色进行增加、删除、编辑等操作在左侧角色树中，任选一角色，右侧页面中显示该角色的基本信息。点击上方“人员信息管理”，显示页面如下，点击“增加人员”，在弹出页面左侧的部门树中选择部门，右侧会显示该部门中所有人员，勾选后，点击“加入”，将人员加到下方的人员列表中，可添加多个，点击“保存”，完成人员增加。点击上方“库信息管理”，显示页面如下，点击“设置库类型”，通过勾选后，点击“增加”，来设置用户可以访问的库类型。点击上方“表信息管理”，显示页面如下，点击“增加表管理”，弹出表权限设置页面，在此页面中可设置用户对表的访问权限，在下拉框中选择用户能访问的库类型和此库类型下的表，在“查询条件”框中，通过下拉框选择字段和运算符，并输入条件值，来设置用户能访问的条目。可添加多个检索条件，通过“查询关系”下拉框中的“并且”、“或者”、“非”来关联。在“操作权限”栏，通过勾选或全选，来设定用户的对档案的操作权限。设置完后，点击“保存”，“添加数据库表管理”完成。点击上方“功能信息管理”，显示页面如下点击“功能权限信息”框中的“编辑功能”，来设置用户的功能权限。勾选功能后，点击“确定”完成功能权限设置。报表管理主要是为了，方便的将系统中已有的数据，打印生成用户所需的样式，需要事先做好相关的报表，可以直接供用户使用。第一步，点击系统维护模块中的“报表管理”，如下图：出现报表管理页面，如下图：第二步，选择要新建报表的库类型、库类型中所包含的表。如下图：（1）新建报表点击“增加报表”按钮，出现下图：输入好报表名称，选择要需要打印字段所在的表，并将相关的需要打印的字段选中，点击中间的“添加”按钮，如下图：在已选字段列表中，设置好字段的排序方式，点击下方的“添加”按钮，完成报表创建。（2）删除报表在新建好的报表列表中，选择需要删除的报表，点击删除。（3）编辑报表在新建好的报表列表中，选择需要编辑的报表，点击编辑报表，出现下图：（4）设计报表设计报表，需要通过专门的设计工具，对导出系统的报表进行定义，以设计程序要的报表。原文存储配置进入软件主界面后，标题系统维护中，选择原文存储配置如下图下图为原文存储配置页面（1）增加在左侧树页面选择根节点即“配置名称”点击右侧的“增加”按钮弹出增加页面，服务器名称、IP、端口、用户名、和密码都必须填写。填写完成点击“保存”按钮后，可以点击“测试FTP连接”按钮是否连通。如下图：（2）删除在配置列表页面中勾选一条需要删除的FTP配置信息，点击“删除”按钮，后点击“确定”即可完成删除。下图（3）编辑在左侧的树页面中选中一个ftp的配置名称，右侧页面可进行编辑。如下图回收站管理文件管理文件收集1.进入软件主界面后，标题左侧文件管理，选择文件收集，选择一个文件类型后如下图：一目录树管理点击左侧树页面的“分类管理”按钮，即弹出分类管理页面如下图：（1）增加组织机构选中左侧树中“目录树管理”节点，点击“增加组织机构”按钮，然后选中在下拉框中选中一个组织机构，点击“增加”按钮，即完成对组织机构的增加。（2）增加子节点选中一个组织机构节点，点击“增加子节点”按钮，即弹出增加子节点页面如下图：如果选择“增加数据库节点”然后点击“增加”按钮则弹出增加库页面。选择一个档案类型，实体表名称和节点名称默认为档案类型的名称，也可以对其修改。最后点击“保存”按钮就完成对档案类型节点的增加。如下图如果选择“增加文件夹节点”，然后点击“增加”按钮则弹出增加文件页面，必须填写文件夹名称，最后点击“增加”按钮，即完成了对文件夹节点的增加。如下图：（3）编辑节点在弹出的分类管理页面的左侧树页面中选择一个节点，然后点击“编辑节点”按钮，填写好节点名称后点击“保存”按钮，就完成了对节点的编辑。如下图（4）删除节点在弹出的分类管理页面的左侧树页面中选择一个节点，然后点击“删除节点”按钮，提示“删除成功”二数据管理（1）增加鼠标点击某一个文件表区域，点击‘增加’按钮，则弹出用户录入页面，页面格式和字段显示类型为管理员设置。录入完成后点击“保存”按钮提示“保存成功”即可！保存成功后可以直接给当前数据挂接原文！点击“电子文件”按钮，出现挂接电子文件页面如下图：点击“选择文件”按钮，弹出浏览文件页面，选择一个文件，点击“开始上传”按钮。上传完成后，右侧显示已经上传成功的原文！下图（2）编辑鼠标点击某个文件表区域后，选择一条数据后点击“编辑”按钮，则弹出编辑数据页面 “编辑”操作方式同“增加”（3）删除删除数据， 鼠标点击某个文件表区域后，选择一条或者多条数据点击“删除”按钮，提示“删除成功”即删除完成！（4）全选鼠标点击某个文件表区域后，点击“全选”按钮，系统会把该表当前页的数据全部选中，再次点击一次‘全选’按钮，取消全选（5）打印鼠标点击某个文件表区域后，勾选需要打印报表的数据，点击“打印”按钮，则弹出选择报表页面，选择一个报表点击“确定”如图：（6）检索鼠标点击某个文件表区域后，点击“检索”按钮，则弹出检索页面，选择一个字段和运算符，输入条件值后点击“添加检索条件”即就会添加到检索条件列表里，最后点击“确定”按钮如下图如果还想继续添加检索条件，选择一个查询关系如‘并且’，如果删掉某个查询条件，则选该查询条件所在的行，点击“删除”按钮即可，最后点击“确定”按钮。（7）个性设置鼠标点击某个文件表区域后，点击“个性设置”按钮，则弹出个性设置页面如下图：选择一个人员显示模式，点击“显示字段设置”按钮，然后勾选自己需要显示的字段如图：点击“字段长度设置”按钮式设置字段的页面显示长度，拖动白色部分，可以设置长度。如下图最后点击“保存设置”按钮完成个性设置。（8）归入整编鼠标点击某个文件表区域后，选择需要归入整编的数据后点击“归入整编”按钮，弹出归入整编页面如下图：选择在‘字段对应设置’模块里设置的对应表关系的目的表。如果原表和目的表的子表都做了对应关系。则可以选择“归入子表”，会把该表的子表数据归入到目的表的子表中去。（9）查看鼠标点击某个文件表区域后，选择要查看的单条数据后点击“查看”按钮，则弹出详细信息页面如下图点击相关原文中的某个电子文件，有权限的用户即可查看该条电子文件（10）批量修改鼠标点击某个文件表区域后，勾选上要修改的数据后点击“批量修改”按钮，批量修改页面如下图：选择一个字段和表达式类别表达式类别：‘添加自动编号’为下图：比如起始值为1，勾选填充零，位数为5，点击“添加”按钮，点击“保存”后那么修改完成后该表的字段的值为00001，00002，….。

表达式类别‘添加固定字符串’在输入框中添加要修改成的字符串。如下图点击“添加”按钮后，点击“保存”按钮那么修改完成后，该表的字段所有的字段值为输入的值：表达式类别‘添加数据库字段’为从该表的字段中选择一个或者多个字段。获得这些字段的值，拼成的字符串为要修改字段的值如果点击“高级”按钮出现下图勾选“部分修改”是对要修改字段的值一部分字符串修改，起始位置为该字段的第几位字符开始，取值长度为要修改位数。连同上面的条件一起对该字段修改，比如一个字段的值为“组织部3号楼”表达式类别选择的为“修改固定字符”输入的字符串为“test”然后起始值为1，取值长度为2，那么修改完成后该字段值为“test部3号楼”勾选‘部分修改’是对要修改字段的值一部分字符串修改，输入查找字符串后，点击保存，会把该字段值中有查找条件的修改为表达式设置的值（11）预设字段鼠标点击某个文件表区域后，勾选上要修改的数据后点击“预设字段”按钮，弹出预设字段页面，选择增加时设置下拉框选项，点击“保存”按钮后，以后增加数据就会按照预设字段这里设置（12）导入鼠标点击某个文件表区域后，点击“导入”按钮，导入是对当前表进行Excel数据导入，Excel格式为该表当前显示的格式，为了保证格式的正确性，最好把该表的数据选择一条导出成EXCEL，然后在该Excel上录入数据完成后进行导入，导入过程选择excel文件，点击“开始导入”如下图（为一级表导入页面）下图（为二级和三级表导入页面），字段对应导入，本表和父表各选一个字段作对应，导入Excel中选择的字段和父表中选择字段值相同的时候，就把该条数据加入到父表那条案卷下。如果不选择字段对应。默认为所有数据都只导入当前案卷下。（13）导出鼠标点击某个文件表区域后，勾选需要导出的数据，点击“导出”按钮，生成EXCEL供其下载！如下图（14）申请浏览原文申请浏览原文是对某条信息的原文进行申请浏览或下载。鼠标点击某个文件表区域后，勾选需要申请的数据，点击“申请原文浏览”按钮弹出填写申请表单页面必须选择勾选“浏览”或者“下载”，必须选择开始时间和结束时间，然后点击“申请”按钮，申请成功后“提示申请成功，等待管理员审批”。已归档数据鼠标移动到文件管理处弹出下拉框，选中“已归档数据”选项 已归档数据中可以查看在文件收集中归入整编的数据。选中一个档案类型，即可查看该档案类型下的已归档数据。如下图:备注：其他功能同文件收集档案管理档案整编鼠标移动到档案管理处弹出下拉框，选中“档案整编”选项，如下图选择一个档案类型如同下图（1）拆卷：鼠标点击某个档案表区域后，选择需要拆卷的数据后点击“拆卷”按钮。如下图（2）归档鼠标点击某个档案表区域后，选择需要拆卷的数据后点击“归档”按钮。如下图（3）拆出当前卷鼠标点击二级档案表区域后，选择需要拆出当前卷的数据后点击“拆出当前卷”按钮。如下图（4）加入当前卷鼠标点击二级档案待整理表区域后，选择需要拆出当前卷的数据后点击“加入当前卷”按钮。如下图备注：其他功能同文件收集数据管理鼠标移动到档案管理处弹出下拉框，选中“数据管理”选项，如下图选择一个档案类型（1）返回整理鼠标点击档案表区域