普通企业文件与档案管理办法

普通企业文件与档案管理办法TOC\o"1-2"\h\u31474第一章文件与档案管理的总则 1247631.1目的与依据 1250901.2适用范围 2186811.3管理原则 22973第二章文件的形成与收集 2300242.1文件的分类与编号 268972.2文件的形成要求 2234642.3文件的收集流程 214179第三章文件的归档 3291213.1归档范围与时间 393183.2归档文件的质量要求 3184083.3归档手续 318693第四章档案的分类与编号 4268664.1档案分类方法 4114714.2档案编号规则 435844.3分类与编号的调整 423807第五章档案的保管 4280245.1档案保管设施 410535.2档案保管条件 4262875.3档案的存放与排列 43945第六章档案的利用 561746.1档案查阅规定 5227286.2档案借阅手续 571956.3档案利用的限制 516667第七章档案的销毁 5185347.1档案销毁的条件 5179407.2档案销毁的程序 5284267.3档案销毁的监督 614356第八章附则 6213498.1解释权 660368.2实施日期 6236368.3相关表格清单 6第一章文件与档案管理的总则1.1目的与依据为了加强企业文件与档案的管理，保证文件与档案的完整、准确、系统和安全，提高文件与档案的利用价值，根据国家有关法律法规和企业实际情况，制定本办法。1.2适用范围本办法适用于本企业内部各类文件与档案的管理，包括行政管理文件、业务文件、财务文件、人事文件等。同时也适用于下属分支机构和部门的文件与档案管理工作。1.3管理原则文件与档案管理应遵循以下原则：（1）集中统一管理原则。企业的文件与档案应由专门的管理部门进行集中统一管理，保证管理的规范性和一致性。（2）完整性原则。文件与档案的收集、整理、归档、保管和利用等环节应保证文件与档案的完整性，不得遗漏或丢失。（3）准确性原则。文件与档案的内容应准确无误，真实反映企业的各项活动和业务情况。（4）安全性原则。采取必要的安全措施，保证文件与档案的安全，防止文件与档案的损毁、丢失和泄露。（5）便利性原则。文件与档案的管理应便于查阅和利用，提高工作效率。第二章文件的形成与收集2.1文件的分类与编号企业文件按照内容和性质可分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人事管理类等。文件编号应按照一定的规则进行，保证编号的唯一性和系统性。例如，行政管理类文件可以以“XZ”开头，业务管理类文件以“YW”开头，财务管理类文件以“CW”开头，人事管理类文件以“RS”开头，后面跟具体的编号。2.2文件的形成要求文件的形成应符合以下要求：（1）文件的内容应真实、准确、完整，能够反映实际情况。（2）文件的格式应规范、统一，符合企业的文件格式要求。（3）文件的语言应简洁、明了，避免使用模糊、含混的词汇。（4）文件的签署应符合企业的审批流程，保证文件的合法性和有效性。2.3文件的收集流程文件的收集应按照以下流程进行：（1）各部门应指定专人负责本部门文件的收集工作，定期将本部门的文件进行整理和汇总。（2）收集人员应按照文件的分类和编号要求，对文件进行分类和编号，并填写文件收集清单。（3）收集人员将整理好的文件和收集清单提交给文件管理部门，文件管理部门进行审核和接收。第三章文件的归档3.1归档范围与时间归档范围包括企业在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，如重要的会议文件、合同协议、财务报表、人事档案等。归档时间应根据文件的性质和重要程度确定，一般来说，行政管理文件应在每年年底进行归档，业务文件应在项目结束后一个月内进行归档，财务文件应在会计年度结束后三个月内进行归档，人事文件应在员工离职后一个月内进行归档。3.2归档文件的质量要求归档文件应符合以下质量要求：（1）文件应为原件，如因特殊原因无法提供原件的，应提供具有法律效力的复印件。（2）文件应完整、无破损，字迹清晰，图表整洁。（3）文件的装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。（4）文件的内容应经过审核和批准，保证其准确性和合法性。3.3归档手续归档手续包括以下内容：（1）归档人员应填写归档申请表，注明归档文件的名称、编号、数量、归档时间等信息。（2）文件管理部门对归档文件进行审核，如发觉问题应及时通知归档人员进行整改。（3）审核通过后，文件管理部门在归档申请表上签字盖章，并将归档文件存入档案库。第四章档案的分类与编号4.1档案分类方法档案分类应根据企业的实际情况和管理需要，采用科学合理的分类方法。例如，可以按照部门分类，将档案分为行政管理档案、业务管理档案、财务管理档案、人事管理档案等；也可以按照时间分类，将档案分为年度档案、季度档案、月度档案等；还可以按照项目分类，将档案分为工程项目档案、科研项目档案、市场项目档案等。4.2档案编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性、可扩展性的原则。编号规则可以采用分类号加流水号的方式，例如，行政管理档案的编号可以为“XZ001”、“XZ002”等，业务管理档案的编号可以为“YW001”、“YW002”等。4.3分类与编号的调整当企业的业务范围、管理模式等发生变化时，应及时对档案的分类与编号进行调整。调整应经过充分的调研和论证，保证调整后的分类与编号更加科学合理，符合企业的发展需要。第五章档案的保管5.1档案保管设施企业应配备专门的档案保管设施，如档案库房、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，保证档案的安全保管。档案库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防尘等要求，库房内的温度和湿度应保持在适宜的范围内。5.2档案保管条件档案保管应满足以下条件：（1）档案应按照分类和编号的要求，整齐地存放于档案柜中，便于查找和利用。（2）档案库房应保持清洁、卫生，定期进行打扫和消毒。（3）档案管理人员应定期对档案进行检查，如发觉档案有破损、霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行处理。5.3档案的存放与排列档案的存放与排列应按照一定的规律进行，便于管理和利用。例如，可以按照分类号的顺序进行存放，同一类档案应按照编号的顺序依次排列。也可以按照时间顺序进行存放，将同一时间段的档案存放在一起。第六章档案的利用6.1档案查阅规定查阅档案应遵守以下规定：（1）查阅人员应填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。（2）查阅档案应在指定的地点进行，不得将档案带出指定地点。（3）查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、勾画、折叠，不得损坏档案。6.2档案借阅手续借阅档案应办理以下手续：（1）借阅人员应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。（2）借阅人员应按照规定的时间归还档案，如因特殊原因需要延期归还的，应提前办理延期手续。（3）档案管理部门应定期对借阅的档案进行催还，保证档案的及时归还。6.3档案利用的限制档案的利用应受到一定的限制，以保护企业的商业秘密和个人隐私。例如，涉及企业商业秘密的档案，未经企业负责人批准，不得对外提供查阅和借阅；涉及个人隐私的档案，未经本人同意，不得对外提供查阅和借阅。第七章档案的销毁7.1档案销毁的条件档案销毁应符合以下条件：（1）保管期限已满，且无继续保存价值的档案。（2）经鉴定确认为无保存价值的档案。（3）因特殊原因需要销毁的档案，如档案内容涉及违法、违规等情况。7.2档案销毁的程序档案销毁应按照以下程序进行：（1）档案管理部门提出销毁申请，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并附相关的鉴定材料。（2）企业负责人对销毁申请进行审核，如同意销毁，应签署意见。（3）档案管理部门组织人员对拟销毁的档案进行清点和核对，并编制销毁清单。（4）销毁清单经企业负责人签字批准后，由档案管理部门和相关部门共同进行销毁，并在销毁清单上签字确认。7.3档案销毁的监督档案销毁过程应接受企业内部监督部门的监督