合同签订及执行过程管理办法

合同签订及执行过程管理办法TOC\o"1-2"\h\u4604第一章合同签订前期准备 1296831.1合同需求确定 117981.2对方资质审查 118132第二章合同起草与审核 2288052.1合同起草规范 2316372.2合同审核流程 314255第三章合同签订流程 3190573.1合同签署权限 3246203.2合同签署形式 42914第四章合同执行计划 43154.1执行步骤规划 4172044.2责任分工明确 513552第五章合同履行监控 546615.1履行情况跟踪 558035.2问题发觉与解决 622892第六章合同变更管理 6291686.1变更申请与审批 6211156.2变更后的执行调整 73397第七章合同款项支付 7306157.1付款条件与流程 763417.2款项支付的监督 817466第八章合同档案管理 8180578.1档案整理与归档 8236828.2档案保管与查询 8第一章合同签订前期准备1.1合同需求确定在开展任何业务合作之前，明确合同需求是的。业务部门应根据公司的发展战略和实际业务需求，提出具体的合同需求，包括合同的类型、标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式等内容。在确定合同需求时，业务部门应充分考虑市场情况、行业标准以及公司的利益和风险承受能力。例如，在采购合同中，业务部门需要根据公司的生产计划和库存情况，确定采购的物资种类、数量和交货时间，同时要考虑供应商的信誉、产品质量和价格等因素。1.2对方资质审查在确定合同需求后，对对方的资质进行审查是必不可少的环节。对方的资质审查主要包括对对方的主体资格、信誉状况、履约能力等方面的审查。要审查对方的主体资格，确认对方是否具有签订合同的资格和能力。这包括审查对方的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证件，核实对方的名称、住所、法定代表人、经营范围等信息是否真实有效。例如，在签订买卖合同时要审查卖方是否具有合法的生产经营资格，是否有权销售所涉商品。要审查对方的信誉状况。可以通过查询对方的信用记录、了解对方的商业口碑、调查对方的过往交易情况等方式，评估对方的信誉水平。对于信誉不佳的对方，应谨慎考虑是否与其签订合同。还要审查对方的履约能力。这包括审查对方的财务状况、生产能力、技术水平、管理能力等方面的情况，评估对方是否有能力按照合同约定履行义务。例如，在签订工程承包合同前，要审查承包方的资质等级、施工经验、技术装备、财务状况等，以保证其有能力按时、按质完成工程建设。在审查对方资质时，应要求对方提供相关的证明材料，并对材料的真实性进行核实。同时还可以通过第三方机构进行调查和评估，以获取更全面、准确的信息。第二章合同起草与审核2.1合同起草规范合同起草是合同签订过程中的重要环节，为保证合同的合法性、完整性和可操作性，必须遵循一定的起草规范。合同的内容应完整、明确，包括合同的主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。这些条款应具体、清晰，避免使用模糊、含混的语言，以防止产生歧义。例如，在买卖合同中，对于商品的质量标准，应明确规定具体的指标和检测方法；对于价款的支付方式，应详细说明付款的时间、金额和方式。合同的格式应规范、统一。合同应采用书面形式，使用统一的字体、字号和排版格式。合同的标题、正文、条款编号、签名栏等应布局合理，便于阅读和理解。同时合同的语言应简洁、准确，避免使用冗长、复杂的句子和生僻的词汇。合同起草时应遵循法律法规和行业惯例。对于一些特殊类型的合同，如劳动合同、租赁合同、借款合同等，应根据相关法律法规的要求进行起草。同时应参考行业内的通行做法和标准合同文本，保证合同的内容符合行业惯例和市场规则。2.2合同审核流程合同起草完成后，必须经过严格的审核流程，以保证合同的合法性、有效性和风险可控性。合同审核流程一般包括初审、复审和终审三个环节。初审由业务部门负责，主要审核合同的业务内容和条款是否符合公司的业务需求和利益。初审人员应仔细审查合同的标的、数量、质量、价格、履行期限、违约责任等条款，保证合同内容与业务需求一致，同时要注意防范业务风险。例如，在销售合同初审时，要审核销售价格是否合理，收款方式是否安全，交货期限是否能够满足客户需求等。初审通过后，合同将提交给法务部门进行复审。法务部门主要审核合同的法律条款和风险防范措施是否得当。复审人员应从法律专业角度审查合同的合法性、有效性和可执行性，重点审查合同的主体资格、合同条款的合法性、违约责任的约定、争议解决方式的选择等方面。例如，在审查采购合同时要审核供应商的资质是否合法，合同条款是否存在法律漏洞，违约责任是否明确合理等。法务部门复审通过后，合同将提交给公司领导进行终审。终审主要从公司的整体利益和战略角度对合同进行审核，保证合同符合公司的发展战略和经营目标。终审人员应综合考虑合同的业务内容、法律风险和公司利益等因素，做出最终的审核决定。例如，在重大项目合同终审时，公司领导要评估合同对公司业务发展的影响，权衡合同的风险和收益，做出是否签订合同的决策。第三章合同签订流程3.1合同签署权限为了保证合同的签订符合公司的管理规定和授权体系，必须明确合同签署的权限。公司应根据合同的性质、金额、重要程度等因素，制定相应的合同签署权限规定。一般来说，合同签署权限分为一般授权和特别授权两种。一般授权是指公司根据岗位职责和管理规定，授予相关人员在一定范围内签订合同的权限。例如，公司的采购部门经理可能被授权签订一定金额以下的采购合同。特别授权是指在特定情况下，公司对特定人员授予的超出一般授权范围的合同签署权限。特别授权必须经过严格的审批程序，由公司管理层根据具体情况进行审批。例如，对于涉及重大投资、战略合作等重要合同，可能需要公司董事会或股东会的特别授权。在签订合同时签署人员必须严格按照公司的授权规定进行操作，不得超越授权范围签订合同。如果签署人员超越授权范围签订合同，公司将不予承认，并追究相关人员的责任。3.2合同签署形式合同的签署形式应符合法律法规的要求和公司的管理规定。一般来说，合同可以采用书面形式、电子形式或其他法定形式进行签署。书面形式是最常见的合同签署形式，包括合同书、信件、电报、电传、传真等。在采用书面形式签署合同时合同双方应在合同文本上签字、盖章，并注明签署日期。例如，在签订房屋租赁合同，双方应在租赁合同书上签字、盖章，并注明租赁期限、租金及支付方式等内容。电子形式是信息技术的发展而出现的一种新型合同签署形式，包括邮件、电子数据交换、电子签名等。在采用电子形式签署合同时合同双方应按照法律法规和相关技术标准的要求，保证电子合同的真实性、完整性和不可否认性。例如，在签订电子商务合同，双方应使用符合法律规定的电子签名技术，对合同内容进行签名确认，并保存相关的电子证据。对于一些特殊类型的合同，如需要经过公证、审批等程序的合同，应按照相关法律法规的要求办理相应的手续后，方可签署生效。第四章合同执行计划4.1执行步骤规划合同签订后，为保证合同的顺利履行，需要制定详细的执行计划。执行步骤规划应根据合同的具体内容和要求，明确各个环节的工作任务、责任人、时间节点和工作标准。要对合同的履行过程进行分解，将其划分为若干个具体的工作步骤。例如，在销售合同的执行中，可以将其分解为产品生产、质量检验、发货运输、客户验收等步骤。为每个工作步骤确定责任人。责任人应具备相应的专业知识和技能，能够承担起该步骤的工作任务。同时要明确每个工作步骤的时间节点。时间节点应根据合同的履行期限和实际情况进行合理安排，保证合同能够按时履行。例如，在产品生产步骤中，应确定生产开始时间和完成时间，以保证产品能够按时交付。要制定每个工作步骤的工作标准。工作标准应明确、具体，可衡量，以便对工作质量进行评估和考核。例如，在质量检验步骤中，应制定详细的检验标准和检验方法，保证产品质量符合合同要求。4.2责任分工明确在合同执行过程中，明确各部门和人员的责任分工是保证合同顺利履行的关键。要根据合同的内容和执行步骤，确定涉及的部门和人员。这些部门和人员可能包括业务部门、生产部门、质量部门、物流部门、财务部门等。要明确每个部门和人员在合同执行中的具体职责和任务。例如，业务部门负责与客户沟通协调，了解客户需求，及时反馈合同履行情况；生产部门负责按照合同要求组织生产，保证产品质量和交货期；质量部门负责对产品进行质量检验，保证产品符合质量标准；物流部门负责产品的运输和交付，保证货物按时到达指定地点；财务部门负责合同款项的收付，保证资金安全。为了保证责任分工的落实，应建立相应的考核机制。对各部门和人员在合同执行中的工作表现进行定期考核和评价，对表现优秀的部门和人员给予表彰和奖励，对未履行职责或工作不力的部门和人员进行批评和处罚。同时要加强各部门之间的沟通和协作。合同执行过程中，各部门之间需要密切配合，及时解决出现的问题和矛盾。通过建立有效的沟通机制和协调机制，加强部门之间的信息共享和工作协同，保证合同执行的顺利进行。第五章合同履行监控5.1履行情况跟踪合同履行监控是保证合同双方按照合同约定履行义务的重要手段。在合同履行过程中，应建立有效的履行情况跟踪机制，及时掌握合同的履行进度和存在的问题。要确定跟踪的内容和频率。跟踪的内容包括合同双方的履行情况，如货物交付、款项支付、服务提供等；跟踪的频率应根据合同的重要性和履行期限进行合理安排，对于重要合同和履行期限较短的合同，应增加跟踪的频率。要建立跟踪的渠道和方法。可以通过电话、邮件、传真等方式与合同对方进行沟通，了解合同的履行情况；也可以通过实地考察、检查验收等方式对合同的履行情况进行核实。例如，对于采购合同，可以定期与供应商联系，了解货物的生产进度和发货情况；对于工程合同，可以定期到施工现场进行检查，了解工程的进展情况。要对跟踪的结果进行记录和分析。将合同的履行情况及时记录下来，形成跟踪报告。对跟踪报告进行分析，找出合同履行中存在的问题和风险，并及时采取措施加以解决。例如，如果发觉供应商未能按时交货，应及时与供应商沟通，了解原因，并要求其采取措施加快交货进度；如果发觉工程质量存在问题，应及时要求施工方进行整改，保证工程质量符合合同要求。5.2问题发觉与解决在合同履行监控过程中，及时发觉问题并采取有效的解决措施是保证合同顺利履行的关键。要建立问题发觉机制。通过对合同履行情况的跟踪和分析，及时发觉合同履行中存在的问题，如违约行为、履行障碍、争议纠纷等。问题发觉后，应及时进行评估，确定问题的性质、影响范围和严重程度。要制定解决方案。根据问题的评估结果，制定相应的解决方案。解决方案应具有针对性和可操作性，能够有效解决问题，减少损失。例如，对于违约行为，应根据合同约定追究违约方的责任，要求其承担违约责任；对于履行障碍，应积极与合同对方协商，寻求解决办法，如调整履行期限、变更合同条款等；对于争议纠纷，应首先通过友好协商解决，协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。在解决问题的过程中，要加强沟通和协调。与合同对方保持密切沟通，及时交换意见，共同寻求解决问题的最佳方案。同时要协调公司内部各部门的工作，形成合力，共同解决问题。问题解决后，要对解决过程和结果进行总结和评估，吸取经验教训，完善合同履行监控机制，防止类似问题的再次发生。第六章合同变更管理6.1变更申请与审批在合同履行过程中，由于各种原因可能需要对合同进行变更。合同变更应遵循一定的程序，首先是变更申请。当合同一方认为需要变更合同时应向对方提出变更申请，并说明变更的原因、内容和要求。变更申请应以书面形式提出，并附相关的证明材料。例如，在工程建设合同中，如果由于设计变更导致工程量增加，施工方应向发包方提出变更申请，说明设计变更的情况、增加的工程量以及对工程造价和工期的影响。对方收到变更申请后，应进行审查和评估。如果对方同意变更，双方应共同协商确定变更的内容和条款，并签订变更协议。如果对方不同意变更，应书面回复申请人，并说明理由。变更申请经双方协商一致后，应按照公司的内部审批流程进行审批。审批部门应根据合同的性质、变更的内容和对公司利益的影响等因素，对变更申请进行审查和评估，并做出审批决定。例如，对于重大合同的变更，可能需要经过公司管理层的审批；对于涉及财务条款的变更，可能需要经过财务部门的审批。6.2变更后的执行调整合同变更经审批通过后，双方应按照变更后的合同内容履行各自的义务。双方应及时将变更后的合同内容传达给相关部门和人员，保证他们了解合同的变更情况。例如，在采购合同变更后，采购部门应及时将变更后的采购数量、价格等信息传达给供应商和公司内部的相关部门。双方应根据变更后的合同内容对合同的执行进行调整。例如，如果合同变更导致交货时间提前，卖方应调整生产计划，保证按时交货；如果合同变更导致价格调整，买方应相应地调整付款计划。在合同变更后的执行过程中，双方应继续对合同的履行情况进行监控，及时发觉并解决可能出现的问题。如果发觉变更后的合同执行存在困难或问题，双方应及时沟通协商，寻求解决方案。例如，如果变更后的合同条款在执行过程中出现争议，双方应按照合同约定的争议解决方式进行处理。第七章合同款项支付7.1付款条件与流程合同款项的支付是合同履行的重要环节，为保证款项支付的安全、准确和及时，必须明确付款条件和流程。付款条件应在合同中明确约定，包括付款的时间、金额、方式、条件等内容。例如，在采购合同中，付款条件可能是货物验收合格后支付一定比例的货款，剩余货款在质保期届满后支付。付款流程一般包括申请、审核、审批和支付四个环节。由业务部门根据合同约定和实际履行情况，填写付款申请单，并附上相关的证明材料，如发票、验收报告等。将付款申请单提交给财务部门进行审核。财务部门主要审核付款申请的真实性、合法性和准确性，包括核对发票金额、合同条款、验收情况等。审核通过后，付款申请单将提交给公司领导进行审批。公司领导根据公司的财务状况和合同履行情况，对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门将按照审批意见进行款项支付。7.2款项支付的监督为保证合同款项支付的合规性和安全性，必须加强对款项支付的监督。要建立健全内部监督机制。财务部门应定期对合同款项支付情况进行核对和检查，保证付款申请的审批手续齐全、付款金额准确、付款方式合规。同时内部审计部门应定期对合同款项支付情况进行审计，发觉问题及时提出整改意见。要加强对供应商的监督。在付款前，应要求供应商提供相关的证明材料，如发票、质量检验报告等，保证供应商按照合同约定履行了义务。同时要对供应商的信誉和履约能力进行评估，对于信誉不佳或履约能力差的供应商，应谨慎付款或采取相应的风险防范措施。要加强对款项支付过程的风险控制。在付款过程中，应注意防范欺诈、挪用、截留等风险。例如，采用银行转账等安全的付款方式，避免使