数字档案馆二期建设项目质量奖评审系统集成对接方案

现状分析质量奖评审档案属于公司的管理类档案。根据数字档案馆建设计划，质量奖评审系统集成对接工作以健全电子档案信息资源，减轻业务系统的存储压力，丰富档案信息资源建设，全面推进数字档案馆建设各项工作为目标，充分利用公司的优质工程、优质混凝土、优秀设计等质量奖评审系统形成的电子文件，为支撑档案知识管理服务模式转变提供有力保障。质量奖评审系统是公司的统建系统，于2015年上线，采用自主开发方式，系统覆盖到公司各单位及直属项目部，系统用户约八千多人，各单位逐级上报奖项，层层把关，统一由二级单位在系统上报申报材料，包括申报表、证明材料、照片、突出贡献者等电子文件资料。目前安监部（应急办）移交的申报奖项归档材料以纸质载体和电子目录为主，未开展电子档案的移交工作。通过充分调研论证，系统形成的电子文件符合国家档案局电子档案管理的要求，因此，数字档案馆系统与质量奖评审系统进行集成对接，将每年产生的200多个奖项，约2500多份电子文件，实现电子文件归档；同时开展历史纸质档案的数字化扫描工作，实现电子档案管理要求。需求分析2.1纸质档案目前2019年之前的纸质档案已经移交至档案室，2016-2019年的档案需要同质量奖评审系统生成的电子文件相匹配，其他档案需要通过数字化加工形成电子档案。2.2电子档案归档要求质量奖评审系统从2016年至今形成的评审材料比较齐全，除在线提交的评审材料外，每个项目有5分钟视频，大部分为高清文件，一年视频约100多GB，目前由安监部（应急办）线下保管，后期需要移交归档。（1）业务流程审批业务系统应具备全流程管理与审核功能，电子文件从形成到最终定稿、发布、生效，均必须有完整的审核流程，能够详细记录审核过程，包括审核人、审核时间、审核意见。（2）元数据捕获电子文件从形成到归档过程中的所有元数据，均能够通过业务系统自动捕获。（3）电子文件格式转换按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894），提出了电子文件归档格式的要求：“电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式”。因此，质量奖评审系统要具备格式转换功能，将系统中电子文件的非通用格式转换为通用格式后，向数字档案馆系统移交。（4）四性检测质量奖评审系统进行电子文件归档前，应调用接口四性检测工具，保证电子文件的完整性、准确性、安全性、可用性，对于检测未通过的电子文件将反馈安全质量奖评审系统，需要安全质量奖评审系统修正后重新归档。（5）EEP封装按照《公司电子文件封装规范》（公司办发〔2020〕200号），业务系统向数字档案馆系统归档时，应将电子文件及元数据生成EEP数据包，满足封装要求。实施方案根据《关于公司数字档案馆第一阶段建设情况及第二阶段建设内容的报告》（公司办签报〔2020〕164号）《公司数字档案馆一期正式上线培训暨一期推广二期建设启动会纪要》（公司办发〔2020〕491号），《公司数字档案馆第二阶段建设计划》（公司办发〔2020〕496号），办公室、安监部（应急办）与流程与信息化管理部确定了数字档案馆与质量奖评审系统集成对接方案。3.1归档范围、保管期限质量奖评审系统形成的电子档案按照管理类档案进行管理，保管期限为永久，采用电子、纸质双套制管理。序号归档材料名称保管期限归档方式纸质电子1优质工程奖文件材料永久√√2优质混凝土奖文件材料永久√√3优秀设计奖文件材料永久√√优质工程奖优质工程奖的归档文件包括申报表、证明材料、照片、突出贡献者申报表等，归档范围如下：序号归档材料名称保管期限归档方式纸质电子1优质工程奖1.1申报表永久√√2证明材料2.1封面、目录永久√√2.2施工合同，仅上传工期和合同额所在页永久√√2.3合同主要条款永久√√2.4工程交工证书永久√√2.5竣工验收证书永久√√2.6质量鉴定书永久√√2.7局优证明永久√√2.8施工总结永久√√2.9企业安全、环保及工程质量部门证明文件永久√√2.10企业财务部门关于项目盈利情况证明文件永久√√2.11创优目标、创优计划复印件和获得本单位优质工程奖文件复印永久√√2.12新技术、新工艺、新材料、新设备及相关创新证明材料永久√√2.13建设单位、业主或咨询工程师的反馈意见永久√√2.14其他说明材料或证明文件复印件永久√√3照片3.1项目实施过程控制照片，结构重点部位的细部照片(照片应能反映工程的关键工序)永久√√4突出贡献者4.1突出贡献者申报表永久√√优质混凝土奖优质混凝土奖的归档文件包括申报表、证明材料、照片、突出贡献者申报表等，归档范围如下：序号归档材料名称保管期限归档方式纸质电子1优质混凝土1.1申报表永久√√2证明材料2.1工程承包合同(仅附合同签约方、合同金额、主要工程数量及工期等主要条款)复印件，预制厂提供合同清单永久√√2.2预制生产概况及工艺说明永久√√2.3质量检验验收评定相关资料永久√√2.4二级企业安全、环保及工程质量部门证明文件永久√√2.5二级企业财务部门关于项目盈利情况证明文件永久√√2.6项目质量目标、质量策划(计划)永久√√2.7局优证明永久√√2.8采用新技术、新工艺、新材料、新设备及相关创新证明材料永久√√2.9建设单位、业主、咨询工程师或委托单位的反馈意见永久√√2.10其他说明材料或证明文件复印件永久√√3照片3.1项目实施过程控制照片，结构重点部位的细部照片(照片应能反映工程的各道关键工序)永久√√4突出贡献者4.1突出贡献者申报表永久√√优秀设计奖优秀设计奖的归档文件包括申报表、证明材料、照片、突出贡献者申报表等，归档范围如下：序号档案名称保管期限归档方式纸质电子1优质混凝土1.1申报表永久√√2证明材料2.1设计说明，初步设计和施工图设计批复文件永久√√2.2主要工程设计代表性图纸永久√√2.3项目质量管理情况、质量目标、质量控制与保证措施永久√√2.4二级企业优秀设计奖获奖证明永久√√2.5交工验收证书永久√√2.6企业质量部门安全、环保及工程质量鉴定书永久√√2.7项目盈利情况证明文件永久√√2.8相关创新证明材料永久√√2.9项目建设单位对勘察设计的评价和效益证明材料永久√√2.10其他说明材料永久√√3照片3.1工程建设简介、反映主体工程全貌的照片永久√√4突出贡献者4.1突出贡献者申报表永久√√3.2元数据设计及实现情况序号元数据英文名

元数据中文名元素类型捕获节点捕获方式说明1QZH全宗号简单型形成系统捕获2DH档号复合型归档系统捕获3ND年度简单型形成系统捕获4MJ密级简单型形成系统捕获5BGQX保管期限简单型整理系统捕获+人工6FLH分类号简单型整理系统捕获7ZRZ责任者简单型形成系统捕获8JH件号简单型整理系统捕获9HH盒号简单型整理人工10ZTLX载体类型简单型形成系统捕获+人工11YS页数简单型整理系统捕获+人工12HJH互见号简单型整理人工13YJDW移交单位简单型归档系统捕获14YJRQ移交日期简单型归档系统捕获15YJR移交人简单型归档系统捕获16JSR接收人简单型归档系统捕获17GDR归档人（立卷人）简单型归档系统捕获18GDBM归档部门简单型归档系统捕获19GDRQ归档日期简单型归档系统捕获20KWM库位码简单型业务处置系统捕获21CFWZ存放位置复合型业务处置人工22STFS实体份数简单型整理系统捕获23STDQFS实体当前份数简单型业务处置系统捕获24ZTC主题词简单型形成系统捕获25BZ备注简单型整理人工26TM题名简单型形成系统捕获27WH文号简单型形成系统捕获28NGBM拟稿部门简单型形成系统捕获29WZ文种简单型形成系统捕获30SFLX收发类型简单型形成系统捕获31FWRQ发文日期简单型形成系统捕获32WJRQ文件日期简单型形成系统捕获33WJLX文件类型简单型形成系统捕获34ZSDW主送单位简单型形成系统捕获35CSDW抄送单位简单型形成系统捕获36LWLB来文类别简单型形成系统捕获37CSGR抄送个人简单型形成系统捕获38QBR签报人简单型形成系统捕获39LWRQ来文日期简单型形成系统捕获40NGR拟稿人简单型形成系统捕获41SWBH收文编号简单型形成系统捕获42SWRQ收文日期简单型形成系统捕获43HQBM会签部门简单型形成系统捕获44LWDW来文单位简单型形成系统捕获45XBBM协办部门简单型形成系统捕获46ZBBM主办部门简单型形成系统捕获47ZNFL职能分类简单型形成系统捕获3.3电子文件归档方案质量奖评审系统电子文件的格式申请表为PDF格式，其他申请材料为原始文件类型。形成的电子文件在评审完成后归档。归档流程通过调用接口平台提供的SFTP服务，上传封装好的电子文件归档信息包（EEP格式）；调用接口平台提供的归档批次服务，同步需要传递的档案的信息。在接口调用失败的情况下，同步模块需要记录下失败的信息，并有重试的处理；ETL根据传递的档案信息，对EEP包进行四性校验（校验方案依据电子文件检测工具配置的四性检测方案检测项），并调用校验结果接收服务，推送校验状态等结果信息。校验成功的数据，通过分发配置，自动流转到数字档案馆系统；系统管理员可以通过接口界面查看归档的情况，以及反馈信息。具体流程见下图。存储格式在统一数据接口平台开发电子文件归档信息包，业务系统按照封装规范要求，将封装完成的EEP包数据分批次推送至接口平台。类型实现方式存储格式申请表归档时生成版式文件PDF证明材料获取原始文件DOC、PDF等照片获取原始文件（需要提供高清照片）JPG突出贡献者获取原始文件DOC、PDF等视频文件通过光盘离线移交MPG4、MP4等EEP包命名规范封装包名称主要由系统名称、批次名称、封装日期等内容组成，例如AQZLXT952720171012.eep。接收电子文件评审流程结束后进行电子文件封装后推送到中间数据库和中间SFTP服务器上。档案系统电子文件接收平台每天定时将推送过来的电子文件封装包进行解析及四性检测，检测通过则导入档案系统全流程管理环节，校验失败则记录失败原因，修改数据状态为失败。整理电子文件（1）分类归档电子文件管理类的文件按照年度、保管期限、归档部门进行分类。（2）组件分别按照评审的项目加奖项将申请表、证明材料、照片、突出贡献者成件。（3）组卷或盒（保管单位）按照每个项目对应的每个奖项为单位进行装盒，根据纸质档案厚度进行装盒。（4）卷（保管单位）排列质量奖评审档案按照管理类档案的排列，纸质和电子档案排列顺序一致、从安全质量环保监督管理部管理类档案最后一盒开始排列。（5）编号方法电子档案的编号规则与纸质档案相同，档号编制规则：接口方案及实现情况质量奖评审系统电子文件归档接口方案见附件《公司数字档案馆二期质量奖评审系统电子文件归档接口方案》。3.4纸质文件归档方案根据《公司管理类档案管理办法》，纸质版档案由安监部（应急办）进行组件、分类、整理、装盒完成后同电子档案一起移交。项目计划进度工作事项计划开始时间计划完成时间承建方业务部门一、需求调研阶段业务需求调研2020-05-192020-05-22量子信科办公室信息部安监部（应急办）系统接口方案沟通2020-05-212020-05-29量子信科接口方案评审2020-11-272020-11-27量子信科二、接口开发电子文件接收接口开发2020-11-272020-11-30量子信科办公室信息部安监部（应急办）优质工程奖文件材料接口开发2020-11-272020-11-30信科量子优质混凝土奖文件材料接口开发2020-11-272020-11-30信科量子优秀设计奖文件材料接口开发2020-11-272020-11-30信科量子三、接口联调质量奖评审系统接口2020-12-12020-12-3量子信科办公室信息部安监部（应急办）四、生产接口上线质量奖评审系统接口2020-12-42020-12-4量子信科办公室信息部安监部（应急办）五、数据初始化质量奖评审系统数据同步2020-12-52020-12-6量子信科办公室信息部安监部（应急办）六、归档整理质量奖评审数据归档整理2020-12-72020-12-7安监部（应急办）办公室项目推进措施5.1项目组织机构和职责为确保项目有序推进，根据《公司数字档案馆第二阶段建设计划》，成立数字档案馆系统建设组织机构，现由办公室、安监部（应急办）、信息化部共同组成数字档案馆质量奖系统对接工作领导小组。领导小组下设专业小组和实施小组。5.2质量奖系统对接专业小组公司数字档案馆系统建设工作领导小组下设专业小组。专业小组职责：协助领导小组办公室开展数字档案馆建设相关调研及建设计划的落实，负责指导数字档案馆建设的有效开展，指导、监督各试点单位数字档案馆建设，组织数字档案馆建设交流、培训，对各单位各阶段开展情况进行评估和考核等。5.3实施小组公司数字档案馆系统建设工作专业小组下设实施小组，由信息技术团队、数字档案馆项目组组成。实施小组职责：（1）信息技术团队作为项目总集成商支撑项目建设，负责项目总体的管理、组织和协调工作，负责项目全过程文档及相关成果管控，针对项目设计文档、实施方案等关键里程碑成果组织评审；负责项目分包采购；负责对项目质量进行把控，对系统进行确认测试，并组织各使用单位进行用户测试；负责与协调准备系统实施环境。（2）档案系统供应商作为项目实施主体实施商，负责数字档案馆建设相关标准、制度梳理及编制工作；数字档案馆软件系统功能开发及实施部署，联调测试，使用培训；配合系统推广；承担系统运维服务。（3）关联供应商，信科软件厂商，主要负责配合项目开发，对接系统联调测试，数据同步到生产环境，系统推广应用等。5.4项目实施组织项目实施小组由需求调研组、系统研发组、系统实施组、系统测试