关于进一步优化集团公司档案管理体制有关事项的函

—PAGE18——PAGE17—关于进一步优化集团公司档案管理体制有关事项的函人力资源部：集团公司一直以来高度重视档案工作，自成立之初就设立了专门档案机构，贯彻落实《档案法》等档案法规，不断完善档案工作体制机制，持续提升三峡工程档案管理和集团公司档案工作，为服务保障集团公司生产经营和改革发展发挥了重要作用。但是，随着近年来集团主营业务深入拓展、集团化管控体系逐步建立以及管理信息化的不断深入，特别是面对建设国际一流清洁能源集团和“两翼齐飞”发展战略的新形势，集团公司档案管理体制存在的问题日益凸显，已经不能适应新的任务和新的要求。为切实加强和改进集团公司档案工作，推动档案工作更好地服务集团战略发展，集团办公室、综合管理部经反复研究，建议进一步优化集团公司档案管理体制。一、集团公司档案管理体制简要回顾1998年集团公司成立三峡工程档案馆（三峡人字〔1998〕第97号），负责归口管理集团公司档案工作，并明确机构级别为三峡企业五级，由办公室领导，编制7人，其主要负责人为党组管理干部。1999年国家档案局批准三峡工程档案馆为全国首批五家企业档案馆之一并登记备案（档函〔1999〕150号），其业务工作直接接受国家档案局的指导。2011年集团总部由宜昌搬迁至北京，集团公司将三峡工程档案馆更名为集团公司档案馆（三峡人〔2011〕291号），继续归口管理集团公司档案工作，业务上接受办公厅领导，行政后勤挂靠三峡枢纽管理局管理，编制6人。2014年集团公司在工程建设管理局内增设档案馆（三峡人〔2014〕225号），主要负责集团公司成都区域各部门档案业务指导与档案集中保管，金沙江溪洛渡、向家坝水电站竣工档案正本的接收与管理，以及三峡大厦档案库房的管理，业务上接受集团公司档案馆指导，编制6人。2015年集团公司印发总部三定方案（三峡人〔2015〕421号），在办公厅内设立档案管理中心，归口管理集团公司档案工作，编制4人。2016年集团公司在明确流域枢纽管理局三定方案时（三峡人〔2016〕394号），将集团公司档案馆再次更名为三峡工程档案馆，其主要职责与人员编制保持不变。2019年12月集团公司调整总部部分职能部门设置（三峡人〔2019〕318号），在综合管理部内设立档案管理中心，归口管理集团公司档案工作，编制3人。二、当前档案工作重点任务与档案管理体制存在的问题立足服从服务集团公司主营业务和战略发展需要，遵循国家有关档案法规和政策要求，当前集团公司档案工作重点任务主要包括档案业务管控体系建设、建设项目档案管理与验收、数字档案建设和档案队伍建设等四个方面，但由于现有档案管理体制还存在一些突出问题，对上述工作产生了明显影响，主要表现在：（一）适应集团化管控的档案业务体系亟待健全，但总部档案机构职责尚未完全理顺，影响了相关工作的有序开展自2017年初实际运转以来，总部档案管理中心积极履行集团档案工作管理职能，以构建适应集团化管控的档案业务体系为重点，组织开展档案调研检查，逐步修编档案制度规范，协调推进重大项目档案验收，加快建设集团公司数字档案馆，相关工作取得了一定进展。但与集团公司业务发展的速度和“两翼齐飞”发展战略的要求相比，集团公司档案管理还存在很大差距，档案工作任务一直很重；加之由于总部档案管理中心与三峡工程档案馆的机构职责还存在交叉现象，均有集团公司档案工作管理职能，且档案管理中心人员一直没有全部到位，以致近几年来档案管理中心和三峡工程档案馆处于不太合理的并行工作状态。按照集团管控体系建设和档案工作发展要求，档案管理体制机制亟待进一步理顺。（二）建设项目档案管理与专项验收工作任务重、协调难度大，且项目档案长期归属问题亟需明确，但由于区域性档案机构未能延续，相关职能不能有效履行建设项目档案工作一直是集团档案工作的重点，自2015年、2017年三峡工程及三峡升船机工程档案先后通过国家档案局组织的验收后，金沙江下游四座电站档案验收也逐步提上日程。目前向家坝、溪洛渡电站正在筹备最后的竣工档案验收，乌东德、白鹤滩电站档案验收总体规划已明确，正在开展第一阶段既截流阶段档案验收准备工作。预计3年内四座电站将进行6次以上的阶段或竣工档案验收，任务重、难度大；同时，按照重大建设项目档案要求，电站竣工后项目档案的接续管理问题也需统筹安排。正因如此，集团公司于2014年在成都增设了区域性档案机构——工程建设管理局档案馆，以切实加强金沙江流域档案工作的规划与实施。但是，在集团工程建设板块改制过程中，成都区域档案机构设置及相关职责未能得到衔接和明确：2016年印发的三峡建设管理公司三定方案（三峡人〔2016〕84号），没有明确原工程建设管理局档案馆机构的延续设置，也没有明确溪洛渡、向家坝电站竣工档案和三峡大厦档案库房的管理责任，以致集团区域性档案管理职能不能有效履行，影响了金沙江电站建设期档案工作的规划设计、组织实施以及竣工后项目档案的接续管理。加之集团在成都的直属机构大部分已改制为公司法人，三峡建设管理公司与其他法人单位之间原有的档案集中保管等协同业务，在实际工作中很难落实，以致大部分单位的档案材料一直无法规范地归档入库，存在档案资源损失的风险。此外，随着近年来集团公司新能源业务、国际业务的快速发展，新能源项目、境外项目档案工作任务也越来越重，但项目单位的档案管理能力、人员力量仍相对薄弱，目前尚未全面、规范地开展项目档案验收工作；作为新的一“翼”的长江生态环保业务，成为集团公司项目档案工作的新领域，各项档案业务正逐步展开，总部层面亟需加强对新能源项目、境外项目和生态环保项目的档案工作管控和业务指导。（三）数字档案建设面临新课题与新挑战，但现有档案资源管理模式不能适应数字化转型的要求随着管理信息化不断拓展，电子文件已成为新的档案形态，档案收集、整理、保管工作将逐步由纸质环境向电子环境转变，数字化转型是档案管理的必由之路。自2018年以来，集团公司实施数字档案馆建设并推动纳入国家试点，目前已基本完成一期建设任务，在完成主营业务板块存量纸质档案电子化管理基础上，实现了首批业务系统电子文件直接归档。但档案数字化转型仅完成了第一步，后续数字档案馆将逐步与集团公司各业务系统对接，实现全面电子化归档；传统纸质档案电子化管理的范围也将进一步扩展到全集团各个单位，实现全面覆盖。同时，按照国家关于数据管理的最新要求，对数据资产的管理与利用将是企业信息化的重点，如何将档案数字化与数据管理紧密结合，实现信息资源的统筹管理与共享利用，也是亟待研究的新课题。但受传统的档案工作“分级管理”体系的影响，目前全集团档案资源管理仍然是“一级管一级”的层级分明的模式，一方面占用资源多、管理成本高、运行效率低，另一方面各单位档案管理水平也参差不齐，不能适应当前数字档案建设管理和档案集约化利用的要求。而构建“共享型”的集中式的档案资源管理模式，加强档案资源的专业化管理，提高数字档案建设管理与档案共享利用的效率，势必成为档案数字化转型的发展方向。（四）专业化档案队伍建设亟待加强，但专职档案人员配备严重不足、职业发展体系尚不完备，影响了档案事业的长远发展档案队伍建设是集团公司档案工作的薄弱环节。自档案管理中心运转以来，在集团人力资源部支持下，集团总部及所属单位通过校园招聘等方式，先后补充了4名档案专业人员，为档案工作开展补充了新鲜血液。但从总体上看，集团公司专业化档案队伍建设仍然严重不足，加之职业发展通道尚不完备，档案队伍不稳定的问题比较突出。据不完全统计，截至2019年集团公司总部、7个直属和特设机构、所属22家二级公司以及金沙江下游4座电站从事档案工作的专职人员共计仅30人，其中具有档案专业学历的人员14人，专职和专业人员数量总体配备不足；特别是承担档案业务工作量最大、档案专项验收任务最重的金沙江下游4座电站，专职档案人员共计仅5人（每座电站1.25人），其中在建的乌东德电站2人、白鹤滩电站1人，相比较三峡工程建设期配备的专职档案人员7人差距较大，尤其不足。同时，由于所属各单位档案机构设置参差不齐（目前仅3家单位设有档案机构），档案岗位层级较低，档案人员职业发展受限，导致人员流失问题比较突出。据了解，近3年金沙江下游4座电站已先后有4名专职档案人员调岗或离职（其中乌东德离职1人、白鹤滩离职1人）。加强档案队伍建设、健全档案职业发展体系刻不容缓。三、国家和行业关于档案管理体制建设的要求和经验参考（一）国家有关要求国家档案局2019年印发《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》（档发〔2019〕1号），要求“优化国有企业档案机构建设”，“档案机构设置应与企业档案工作发展相适应”，“中央企业应在总部的组织架构中设置档案机构（档案管理部、档案中心或档案馆等）”，“根据《档案法》赋予的档案保管利用和档案业务监督指导两种职能设置档案机构的岗位和配备人员”。同时，国家档案局非常重视集团公司档案工作，在2014年底至2015年初的档案行政执法检查中，国家档案局就曾指出集团公司档案管理体制与公司发展不相适应，要求集团公司统筹规划好档案机构设置问题。并且近年来，国家档案局一直关注集团档案管理中心设立后的实际运转问题，相关领导在多次会议、检查、验收中提出，希望集团公司落实好档案管理中心负责人职级设置，保障集团公司档案工作发展的连续性和稳定性。此外，工业和信息化部2020年印发《关于印发<工业数据分类分级指南>（试行）的通知》（工信厅信发〔2020〕6号），要求“工业企业、平台企业等企业承担工业数据管理的主体责任”，“有条件的企业可结合实际设立数据管理机构，配备专职人员”。（二）行业经验参考中国宝武于2020年2月成立档案中心，定位集团总部职能部门，初期编制45人，目前档案中心主任由运营共享服务中心总经理兼任，内设机构正在设置过程中。档案中心承担档案工作归口管理与总部档案业务双重职能，具体负责监督指导集团各成员单位档案工作，承担集团总部档案保管利用业务，接受子公司委托承担档案管理职责及档案保管利用业务。各成员单位设置档案机构或配备专职档案人员，负责本单位档案工作。中国石油于2017年设立档案馆，作为办公厅内设机构，办公厅副主任兼任档案馆馆长，设常务副馆长1人、副馆长2人，总编制38人（其中8人由总部管理，30人由二级子企业派遣），内设综合部、档案管理部、档案编研部、档案信息化部。中国石油档案馆承担档案工作归口管理与总部档案业务双重职能。各成员单位设置档案机构或配备专职档案人员，负责本单位档案工作。中航工业承接原航空工业部所属航空档案馆，负责航空工业系统档案管理和集团总部档案业务双重职能，设馆长1人、副馆长2人，编制72人，内设综合管理处、计划财务处、档案管理部、档案业务指导部（档案信息化部）。航空档案馆按国家事业单位管理，纳入中航工业成员单位考核。各成员单位设置档案机构或配备专职档案人员，负责本单位档案工作。四、优化集团公司档案管理体制的建议方案立足集团公司档案工作面临的形势和任务，为切实加强和改进集团公司档案工作，推动档案工作更好地服务集团公司改革发展，按照国家档案局《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》等有关要求，并参考兄弟单位有关经验做法，对进一步优化集团公司档案管理体制提出如下建议方案：（一）完善档案管理体制顶层设计根据集团公司管控体系要求，结合档案管理工作实际，建议建立“归口管理、共享服务、区域协同、分级负责”的档案管理体制。1．“归口管理”综合管理部归口管理集团公司档案工作，将档案管理中心更名为档案处，人员编制不变，承担集团公司档案管理职能，主要负责档案工作统筹规划、制度建设、监督指导等。2．“共享服务”成立集团公司档案馆（档案共享中心），承担集团公司档案业务职能，为集团公司业务发展提供档案资源支撑，主要负责统筹规划、组织实施各类档案资源的收藏、保管、利用、编研、知识管理等共享服务，承担北京区域各单位档案共享服务业务，负责档案业务标准建设、数字档案建设管理、建设项目档案验收管理等事务，负责集团总部和北京城市副中心办公场所档案馆舍的管理等。档案共享中心作为集团公司直属机构管理，业务上接受综合管理部领导，编制10人，其中主任1人、副主任1人、企业档案处（数字档案处）5人、项目档案处3人。企业档案处（数字档案处）主要负责集团公司综合档案资源统筹管理与共享服务、业务标准建设，集团总部和北京城市副中心办公场所档案馆舍管理，承担北京区域各单位档案共享服务业务，负责集团数字档案建设管理事务等，设处长1人、副处长1人、其他主岗员工3人；项目档案处主要负责集团公司建设项目档案资源统筹管理与共享服务、业务标准建设，以及集团建设项目档案验收管理事务等，设处长1人、副处长1人、其他主岗员工1人。3．“区域协同”在集团公司主营业务相对集中的宜昌、成都、昆明等区域，立足已有档案馆舍资源，在原有机构基础上设立集团公司档案共享中心分中心，为区域内各所属单位提供档案保管、利用、编研等共享服务，负责区域数字档案建设管理、建设项目档案验收管理，永久保管重大建设项目档案。各分中心业务上接受档案共享中心领导，行政后勤属地化管理；分中心人员任职、考核等事项由档案共享中心牵头并商挂靠单位办理。现阶段各分中心设置建议如下：（1）档案共享中心宜昌分中心：将三峡工程档案馆更名为集团公司档案共享中心宜昌分中心，继续挂靠流域枢纽管理局，主要负责三峡工程建设与枢纽运行档案管理，三峡工程档案馆舍的管理（面积约4000平方米），根据馆藏条件为宜昌区域相关单位提供档案保管、利用、编研等共享服务，负责区域数字档案建设管理、建设项目档案验收管理事务。岗位编制6人，其中主任1人、副主任1人、其他主岗员工4人。（2）档案共享中心成都分中心：立足成都三峡大厦档案馆舍设立，挂靠集团公司四川分公司，主要负责成都三峡大厦档案馆舍的管理（面积约1400平方米），为成都区域各单位提供档案保管、利用、编研等共享服务，负责区域数字档案建设管理、建设项目档案验收管理事务，并结合国家重大建设项目档案管理有关要求，待金沙江溪洛渡、向家坝电站竣工后，永久保管溪洛渡、向家坝工程竣工档案正本。岗位编制6人，其中主任1人、副主任1人、其他主岗员工4人（参考原工程建设管理局档案馆编制）。为便于项目档案的接续管理，成都分中心人员优先安排溪洛渡、向家坝电站建设期档案管理人员。（3）档案共享中心昆明分中心：立足昆明调控中心大楼档案馆舍设立，挂靠集团公司云南分公司，负责昆明调控中心大楼档案馆舍的管理（面积约2600平方米），为昆明区域各单位提供档案保管、利用、编研等共享服务，负责区域数字档案建设管理、建设项目档案验收管理事务，并参照成都分中心设置，待金沙江乌东德、白鹤滩电站竣工后，永久保管乌东德、白鹤滩工程竣工档案正本。岗位编制6人，其中主任1人、副主任1人、其他主岗员工4人。为便于项目档案的接续管理，昆明分中心人员优先安排乌东德、白鹤滩电站建设期档案管理人员。（4）档案共享中心传媒分中心：根据声像类档案资源管理需要，挂靠集团公司新闻品牌中心（三峡出版传媒公司）设立，负责统筹管理集团公司照片、音频、视频等声像类档案资源及其载体，并为全集团提供共享服务。岗位编制5人，其中主任1人、副主任1人、其他主岗员工3人。新能源、国际业务、生态环保等业务板块，可根据今后业务发展实际需要设置相应档案共享分中心。4．“分级负责”各所属单位在综合管理部档案处的总体监管和档案共享中心的协同服务下，根据业务规模、下属单位数量、档案数量等实际，设立档案机构或配备专（兼）职档案工作人员，承担本单位档案工作的管理职能以及文件归档等部分业务职能。（二）强化档案工作队伍建设按照集团公司建设世界一流清洁能源集团的总体战略部署，结合总部管控能力建设和各业务板块发展需要，建议集团公司加强统筹规划，督导各所属单位根据业务规模、下属单位数量和档案数量，及时补充必要的专（兼）职档案人员，确保各单位档案管理职能有效履行。其中，金沙江乌东德、白鹤滩等在建重大建设项目的档案工作量最大、档案验收任务最重，且按照两电站档案验收总体规划要求，相关工作进度已经滞后，其档案人员不足的问题须重点解决。根据三峡工程和溪洛渡、向家坝电站档案管理经验与教训，乌东德电站和白鹤滩电站在平时工作中，至少各需要4名专职档案人员，才能满足工程档案管理与专项验收准备工作需要。目前乌东德缺口2人、白鹤滩缺口3人，亟待补充。（三）明确相关档案机构负责人职级为确保集团公司档案管理职能有效运转，打通档案人员职业发展通道，保障档案事业发展基础，建议立足已有干部职位，并结合实际工作需要，明确相关档案机构负责人职级。1．关于集团公司档案馆（档案共享中心）根据当前档案管理体制设计，为理顺管理关系，延续干部职位设置，建议集团公司档案馆职级仍保留三峡工程档案馆职级设置，即集团公司档案馆馆长（档案共享中心主任）职级为二级机构副职级（M3），集团公司档案馆副馆长（档案共享中心副主任）职级为M4级。同时，明确内设的企业档案处（数字档案处）、项目档案处处长职级为M5级，副处长职级为M6级。2．关于档案共享中心各分中心为构建合理的档案系统职级架构，建议明确集团公司档案共享中心宜昌分中心、成都分中心、昆明分中心和传媒分中心的主任职级为三级机构正职级（M5级），副主任职级为M6级。特致此函，望支持为盼！集团办公室综合管理部2020年4月30日

附件：一、集团公司档案馆（档案共享中心）集团公司档案馆（档案共享中心）作为集团公司直属机构，在集团公司综合管理部领导下，承担集团公司档案业务职能，为集团公司经营管理和业务发展提供档案资源支撑。（一）主要职责１．统筹规划、组织实施集团公司各类档案资源管理与共享服务；２．承担北京区域各单位档案集中保管、利用、编研、知识管理等共享服务业务；3．负责档案业务标准建设；4．负责数字档案建设管理事务；5．负责建设项目档案验收管理事务；6．负责集团总部和北京城市副中心办公场所档案馆舍的管理；7．配合指导集团所属单位的档案工作；8．完成集团公司交办的其他工作。（二）内部机构设置１．企业档案处（数字档案处）负责综合档案资源统筹管理、共享服务及业务标准建设；承担北京区域各单位档案集中保管、利用、编研、知识管理等共享服务业务；负责组织实施集团公司数字档案建设管理工作；负责集团总部和北京城市副中心办公场所档案馆舍的管理；配合指导集团所属单位综合档案业务；承担档案共享中心综合事务。2．项目档案处负责建设项目档案资源统筹管理、共享服务及业务标准建设；负责组织实施集团公司建设项目档案验收工作；配合指导集团所属单位项目档案业务。（三）人员编制集团公司档案馆（档案共享中心）主岗员工编制10人，其中馆长（主任）1人、馆长（副主任）1人、企