山东友臣食品有限公司采购业务内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介..........................................................1

2公司采购业务内部控制基本情况......................................1

2.1采购部门人员配置............................................1

2.2采购方式及组织架构..........................................1

2.3采购业务内部控制流程........................................2

3公司采购业务内部控制存在的问题....................................3

3.1采购人员素质不高............................................3

3.2缺乏完备的供应商选择机制....................................3

3.3采购计划制定不合理..........................................4

3.4采购费用控制不合理..........................................5

4公司采购业务内部控制优化设计......................................5

4.1提高采购人员素质............................................5

4.2完善供应商筛选机制..........................................6

4.3制定完备的采购计划..........................................7

4.4将采购费用控制在合理范围....................................7

5总结..............................................................8

参考资料...........................................................9

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山东友臣食品有限公司采购业务内部控制优化设计

1公司简介

山东友臣食品有限公司于2013年在临沂经济技术开发区市场监督管理局登

记成立的一家民营企业，是一家食品制造业，注册资本1000万人民币；经营范

围包括研发、生产、销售：糕点（烘烤类糕点）、膨化食品、糖果制品（糖果）、

饼干、其他休闲食品、饮料（果汁及蔬菜汁类、蛋白饮料、茶饮料类）、罐头、

饮料类保健食品开发，通过互联网及实体店销售预包装食品及其他休闲食品等。

公司推出各种衍生产品，并不断根据品牌定位和市场需求优化升级，致力于打

造一流的烘焙品牌。在研发及品质把控方面，友臣拥有国内先进的研发中心和

经验丰富的研发团队，掌握多项核心技术知识产权。

2公司采购业务内部控制基本情况

2.1采购部门人员配置

为了确保采购工作的顺利进行，我们需要在企业内组建一支高效，团结的

采购队伍，每一位都具有自己特有的职能，以确保采购工作的顺利进行。采购

人员应具有良好的素质和能力，才能使采购业务顺利开展。友臣公司的采购团

队由市场及需求分析员、供应商管理人员、采购经理、采购人员、库存管理人

员、采购统计分析人员以及财务与成本核算人员等多个专业人员组成。

采购部门

市场及需求供应商管理库存管理人采购统计分财务与成本

采购经理采购人员

分析员人员员析人员核算人员

图1采购部门人员配置图

2.2采购方式及组织架构

该公司采购方式为采购方式不限于公开招标和邀请招标，而应根据技术特

点、使用环境和市场供求等因素制定相应的采购计划，以获取货物、工程和服

务。在政府投资项目中应用非招标方式可以减少中间环节、简化程序、降低成

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本、提高效率、避免腐败。以下是可供选择的非招标采购方式：通过询价现购、

比价采购、议价采购、订价收购以及公开市场采购等方式。

该公司采用混合型采购的组织架构，即总部采购负责建立整体采购战略，

负责供应商的筛选，各个事业部负责日常业务交易。混合型组织架构整合企业

资源，有利于供应商管控及进行更好的议价。

2.3采购业务内部控制流程

（1）制定采购计划。采购部门依据制定的生产计划，并参考以往产品销

售价格及以往产品销售记录等方面，做出相应的成本核算分析后拟定采购计

划。

（2）供应商的选择与考核。采购员根据公司所需物料清单，将所需原材

料及生产所需设备信息、产品参数、技术参数等相关信息提供给供应商，联系

供应商，供应商进行相关信息提供及产品报价。

（3）询价、比价、议价。采购人员建立供应商资料，综合考虑价格、付

款方式等条件，货比三家。

（4）合同的签订。与供应商协商后，达成一致，确定报价、交货日期、

付款方式等。

（5）交货验收。采购人员需要确定货物品种、数量、质量的准确。质检

合格的货物安排入库，不合格的需要安排补救和退换货。

（6）财务结算。会计人员会对采购合同、采购订单、验收单等进行仔细

审查，以确保各类明细数据的准确性和符合财务规定的要求。如有问题，就需

要财务人员与相关部门负责人沟通协商。在经过财务部的审核并确认无误后，

将按照企业的审批制度进行审批，并由财务部进行付款安排。

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图2采购内部控制流程图

3公司采购业务内部控制存在的问题

3.1采购人员素质不高

采购部门作为一个拥有大量“油和水”的部门，采购部门人员混杂；采购

管理队伍在政策，理论水平和管理能力等方面，普遍较低。由于知识结构存在

缺陷，对于招投标、合同、商业谈判、市场调查、法律等方面的认知不足，因

此将采购活动委托给社会中介机构来主办，从而导致采购成本的增加。这些都

是影响政府采购制度有效运行的主要原因。对于政府采购的复杂性，缺乏充分

的认知，不了解专业系统采购方式与流程，许多采购人员不熟悉采购业务与技

术，不掌握厂商信誉与商品质量，缺乏市场信息搜索与解析能力，不敏感不了

解政府采购政策，不规范情况时有发生。

企业对采购监管缺乏制约机制、对个别部门或者单人把握的采购工作不加

监督、采购产生弊端的可能性很大。采购资金是否安全，采购材料是否优质都

不能准确保证，发展前景受到了很大威胁。

3.2缺乏完备的供应商选择机制

在采购工作的推进过程中，首要问题在于如何进行供应商的筛选和选择。

供应商的质量好坏直接影响到企业能否顺利地完成采购任务以及是否能够按时

按质保量地向客户交付产品。为了确保生产作业的顺畅进行，企业需寻觅品质

卓越的供应商，以供应所需之相关物资。为了能够快速响应市场需求，企业也

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开始注重自身供应商体系的建设。然而，当前公司仍然奉行传统的采购理念，

只有在物资供应不足的情况下，才会大力寻找相应的供应商，这导致了大量时

间和资金的浪费，同时也无法及时找到所需的供应商。另外，由于供应商之间

存在着不同的需求，所以在选择供应商时往往会产生一些困难。尽管在规定时

间内确定了供应商，然而缺乏足够的时间去搜集既选供应商信息，致使提供的

信息无法满足企业自身的生产需求。

山东友臣公司对供应商价值认识不到位，与供应商信息沟通过少。公司感

觉到采购工作只是企业开展日常工作的一项辅助职能，以为它只给企业提供生

产所需的原料，这样就使得企业对于自身和供应商之间的关系没有充分的了解，

也就没有准确地评价供应商给自身企业带来的冲击，从而使得企业内部采购效

率进有了比较明显的降低。此外，在与供应商的合作中，均以企业自身利益为

主要准则，这使得与供应商难以维持长期合作关系，从而使得供应商对于本企

业所不具备的关注度不足，最终给企业带来了严重经济损失。

3.3采购计划制定不合理

采购工作计划性不强。在编制采购计划时，往往没有考虑到物资采购的时

效性，有的甚至没有考虑到物资配送的时间性。有计划但不实行计划管理，而

是由领导拍脑袋决定采购数量，采购计划不符合企业实际情况，忽视了行业环

境，采购过多造成了库存积压，空间占用，浪费资源；采购过少导致物资紧

缺，造成断货，匆忙采购，成本可能过高，使得公司资金周转产生一系列问

题，增加了计划的随意性，工作的计划性不强。

采购计划与生产及经营脱节。由于公司缺乏必要的管理知识和管理水平，

在编制采购计划时往往只是根据本单位的年度预算来决定采购量，而不是按照

产品规格、性能特点、批量大小及市场行情来确定采购量，这样会导致物资采

购量超过本单位实际所需数量，这种做法是不利于企业经营活动的正常进行。

在制定采购计划过程中，单重视编制采购计划，但是忽视了采购计划的制定依

据与实际生产经营情况之间的关系。按照上级领导提出的年度物资需求量来制

定下一年的采购计划，忽视了实际生产经营要求和成本控制目标，这样制定的

采购计划影响企业的正常生产经营秩序，会使得采购计划往往与实际生产计划

脱节，从而影响了公司的正常生产任务，不利于公司生产计划的顺利进行，在

采购周期上也受到了限制，使生产和需求之间形成一种恶性循环。

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3.4采购费用控制不合理

一般而言，采购批量大，则采购次数少，存货费用高。对于企业而言，至

关重要的是确定最优的订货批量，以实现相关存货成本的最小化目标。在订货

批量一定的情况下，企业应根据不同类型产品的特点，选择合适的订货量及相

应的库存水平。影响库存成本的因素包括购买价、订货成本、储存成本和缺货

成本等，最为重要的是订购成本和库存成本。采购批量和采购次数是影响订货

和储存成本的两个重要因素。随着采购次数的增加，所需的订货成本，包括采

购人员的费用等，也随之增加。

该公司信息化程度不高。目前公司与供应商之间的信息交流十分有限，与

供应商之间是典型的非信息对称的博弈过程。信息化程度差，导致工作效率很

低。现代物流技术和电子信息技术technology的应用仍然处于低水平，各种采

购信息管理水平较低，导致采购业务的物流成本昂贵，严重影响了物流业的现

金流。而且由于物流信息系统使用欠缺，整个采购渠道的重复运输非常严重，

定购提前期长，中间商、供应商无法直接与市场上的消费者联系消费者反馈调

查，无法及时了解市场和产品信息。

4公司采购业务内部控制优化设计

4.1提高采购人员素质

提高员工的素养与价值理念。企业氛围对采购业务有着决定性作用。首先，

企业员工把公司的利益放至第一位，还需避免出现个人利益与公司利益发生冲

突；企业要遵守诚信为根的基本理念，在平常工作中遵照有关的法规。企业要

明确职工遵守道德准则，严重违纪人员得免去职位；企业得针对地制定政策来

保护机密信息不被泄露，特别是在采购时要避免泄露。其次，提高胜任能力。

在新情况下，为了提高企业员工的胜任能力，管理层需要在选拔和招聘员工时

制定条件，并在完成各项工作任务时为其设定合适的工作岗位。在制定工作所

需的知识技能时，必须考虑到工作的本质特征，同时也需要从实际情况出发，

对人力资源成本进行深入思考和研究。在采购部门的发展过程中，必须确保采

购人员具备敏锐的市场洞察力和高效的市场信息搜集能力。

完善职位不相容制度，避免一个职位拥有多个权限，防止以权谋私。按照

机构间相互支持、相互制衡原则建立相关监管制度。以保证企业资金安全，采

购部门必须接受严格的监管和限制，以避免权力过度膨胀的风险。在采购活动

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中，通过设置监督机构来实现对各环节的控制，并建立起完善的管理制度。监

管人员全程监督和管理采购计划和执行过程。

4.2完善供应商筛选机制

完善供应商体系，多渠道、多方位获取尽可能多的供应商资料，对材料的供

应商要求达到三四家，确保材料能及时供应。确保现有供应商、争取潜在供应

商和健全供应商体系。随着市场的冲击，各类原材料价格均有不同程度的提高

或降低，采购员应搞好价格比较工作，搞好比价，议价工作，摸清市场价格，

择优选用供应商，避免供应商借故要求提价。

图3供应商筛选流程

确保企业在采购信息上的保持信息畅通，加强各个时段与供应商的信息沟

通，从而使供应商能够更好地满足企业的需求，创造更大的价值。采购人员应

熟悉市场价格等动态，以便采购工作开展中能全面掌握具体资料加以比较，摸

清市场供求状况，并能处于价格谈判中的有利位置。之外，对市场信息的足够

了解，确保企业采购的最佳进货时间点，避免延误给公司造成损失。

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4.3制定完备的采购计划

提前规划采购计划，同时保留一定的灵活性，以避免不利局面的出现。将

企业的内外环境相结合，进行全面分析，以加强采购计划的制定。在内部环境

方面，我们会根据生产年度、季度和月废计划的需要，逐步制定采购计划。在

执行采购计划时，我们会根据库存量、生产计划和供应商供货周期等因素，制

定合理的采购物料计划，以确保计划的科学性和合理性。分析整个食品行业过

去的数据，预测未来的发展趋势，以了解市场状况。

表1采购计划表

保持采购部门和生产部门之间信息的流通，能够帮助采购部门提高预测的

准确性。计划制定的重要输入信息是预测结果，若预测不准确，则管理过程中

会暴露出许多问题，因此提高预测准确性的关键在于完善预测方法，采用滚动

预测的方法，准确预测需求。不同的预测方法会因行业特点有所差异，有的将

市场份额分析或者客户选择理论与其他方法相结合，有的将在宏观经济相关分

析的基础上进行，滚动预测能够对市场情况做出更可靠的反应，从而使得所需

信息更精准。

4.4将采购费用控制在合理范围

实施大规模采购以减少单次采购的费用，达到规模效应、降低采购成本。

大规模采购的最大优势在于发挥集中采购的规模效应，将分散采购物资集中采

购，一方面可减少采购批次，有效降低采购实施成本；另一方面，采购量的增

加可以带来更多价格折扣，从而降低采购价格。整合采购资源、提升采购质量。

集中采购可以通过整合现有供应商资源，从众多供应商中选择优质供应商进行

合作，提升采购产品质量与售后服务质量。统一采购标准、降低运作成本。集

中采购可以更加有效地推行上级机构采购策略，通过同步化供应链计划进行控

制，统一策划，统一采购，统一配置标准，从而提高物资采购供应管理水平，

降低采购价格，整合采购职能，减少作业和管理费用。

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为控制采购费用，公司可进行存货管理。存货管理主要方法有:ABC分类管

理、经济订货批量法。ABC分类管理是指根据一定的标准把公司库存分为A类、B

类和C类，再根据每一类库存的重要性分别采用不同的方式进行管理，包括:A

类库存具有金额大但是品种数量少等特点；B类存货数额大、品种数量多；C类

存货种类较多，但其价值数额较小。一般来说，这三种存货金额比例大致是

A:B:C=0.7:0.2:0.1,品种数量比例则大致是A:B:C=0.1:0.2:0.7。经济订货批量

属于固定订货批量模型，它可用于决定企业单次订货量。企业在按经济订货批

量订货的情况下，可以使订货成本与储存成本的总和达到最小。进行存货管理，

控制存货水平，发挥存货降低存货成本功能，还可以发挥防止停工待料，适应

市场变化，维护均衡生产的功能。

表2采购成本费用表