日升公司对至禾公司的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍.......................................................................................................................1

1.1日升公司简介....................................................................................................1

1.2至禾公司简介....................................................................................................1

1.3来访目的............................................................................................................1

2接待前的准备...............................................................................................................2

2.1确认航班............................................................................................................2

2.2客户人数及情况................................................................................................2

2.3接待小组............................................................................................................2

2.4日程安排............................................................................................................3

2.5酒店安排............................................................................................................3

2.6商务礼仪............................................................................................................4

3接待工作.......................................................................................................................4

3.1接机....................................................................................................................4

3.2会前准备............................................................................................................5

3.3商务会议............................................................................................................6

3.4参观工厂............................................................................................................6

4游玩娱乐活动...............................................................................................................7

4.1橘子洲景区........................................................................................................7

4.2岳麓山.................................................................................错误!未定义书签。

5欢送贵宾.......................................................................................................................8

5.1欢送晚会............................................................................................................8

5.2赠送礼品............................................................................................................8

5.3送机....................................................................................................................9

6总结...............................................................................................................................9

参考资料.........................................................................................................................10

I

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日升公司对至禾公司的商务接待方案设计

1背景介绍

1.1日升公司简介

日升公司独创于一九七三年，专注于羽绒服五十余年，是国内外拥有大量

的现代化制造设施的品牌羽绒服制造商，员工1万余人。日升公司主要负责自

有羽绒服产品的研发与管理，涵盖产品的研发、产品设计、开发、原材料供应、

外包制造及市场与售后。日升公司羽绒服在欧美市场需求量很大，在全球羽绒

服市场中占有较大份额。日升公司羽绒服滞销美国英国等国家。日升公司一九

七三年独创于湖南省长沙市岳麓区。至二零一三年八月，日升有限公司在"201

3中国企业500强"中排名第四百三十三位。二零一七年9月1日，在二零一七

年中国制造业企业五百强名单发布中，日升股份有限公司位居第二百二十二名。

2017年10月17日，膺选“万企帮万村”全国优秀民企民录。至二零二零年八

月，在二零二零年长沙民营一百强名第十五名。

1.2至禾公司简介

至禾衣饰进出口公司是一家颇具规模的服装进出口公司，作为一家拥有庞

大客户群的进出口公司，至禾衣饰致力于提供多种多样的衣物，包括男、女、

童、衬衫、毛衣、羽毛衣等，并且其中的一些款式也深受消费者的青睐。如今，

公司的产品已经深受美国消费者的喜爱，甚至在当今的全球金融环境下，任然

有着发展的良好前景。公司坐落在洛杉矶的繁华地带，周围的道路和景色十分

宜人。公司始建于1999年，注册资本高达20万美元。在过去20年里，该公

司通过准确洞察市场、独具匠心的设计、卓越的制造和高超的开发能力，实现

了蓬勃发展。目前，公司2012年6月拥有的雇佣人数超过15000，一年中的销

售额达至一百亿美元，堪称一家强大的服装公司。该企业的商品种类繁多，产

品质量出众，致力于满足所有消费者的个性化需求。为提高生产效率，该企业

设立了多个职能部门，包括生产、销售、研发和产品检测。在经营产品方面种

类完备，价廉物美，适合广大人群。

1.3来访目的

本次商务接待有以下几个来访目的：知悉我公司基本运营情况；知悉我公

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司生产规模体系；知悉我公司产品品质控制体系；知悉我公司研发体系；促成

相关的商务洽谈；双方公司之间进行相关合作的沟通交流。

2接待前的准备

2.1确认航班

通过邮件告知至禾公司，航班信息为2023年2月12日晚上23：55洛杉

矶机场B厦门航空MF830波音787（大），然后是2月14日的6：00在高崎机

场T3中转厦门航空MF8459波音737（中）15：55到达黄花机场T2（中转行李

提醒：行李直达无需办理中转托运）。

2.2客户人数及情况

表1客户信息表

姓名职务年龄性别

Aami艾米总经理45女

Nino尼诺设计总监32女

Mike麦克市场部经理36男

Zoe佐伊秘书28女

Paul保罗助理30男

2.3接待小组

表2接待人员安排表

姓名职务年龄性别

宋可欣总经理46女

丁泽轩市场总监33男

知文商务部经理35男

谢伊人秘书26女

梅以浅助理30女

何以琛司机45男

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2.4日程安排

表3日程安排表

日期时间地点活动内容

15：30长沙黄花机场接机

2.1419：00君庭中餐馆欢迎晚宴

9：30-11：30日升公司外宾考察

2.1512：00-13：00橘洲1910法式餐厅午餐

14：30-17：30日升公司会议室谈合作

9：30-12：00日升公司工厂参观工厂

2.1612：30-13：30TOHOW土蚝午餐

14：30-18：00橘子洲游玩

9：30湖南博物馆体验中国文化

2.1712：00-13：00费大厨午餐

14：30-18：30岳麓山游玩

19：30季会席欢送晚宴

2.1810：30黄花机场送行

2.5酒店安排

表4住宿安排表

姓名性别房型房号酒店

Aami艾米女尊享行政房6010北辰洲际酒店

Nino尼诺女豪华大床房6011北辰洲际酒店

Mike麦克男豪华大床房6012北辰洲际酒店

Zoe佐伊女豪华大床房6013北辰洲际酒店

Paul保罗男豪华大床房6014北辰洲际酒店

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2.6商务礼仪

当得知我们的客户抵达时，我们需主动的热情的上前迎接，见面时主动的

向对方代表团问好。作为公司领导，当对方公司代表到来时，如若自己不能够

亲自迎接，那便需要安排恰当的人去代替你迎接，除此之外在客户到达时主动

热情走向客户以示礼貌外，我们还需要注意如下几点：提前了解客户信息：在

客户到达之前，应该详细了解客户的信息和背景，包括公司情况、行业特点等，

这样可以更好地为客户提供服务和解答问题。

在客户到来期间，尽可能为客户提供周到又贴心的接待服务，如安排专人

招待、提供茶水、提供便利设施、提供必要的信息等等。我们需要注意自己的

仪态礼仪与言行举止，保持微笑并主动询问对方需求。同时也要关注对方的反

应，依据双方之间的情形做出相应的调整。

确认商务议程：在与客户见面之前，应该确认双方商务议程、时间表和会

议地点等信息，确保双方能够充分沟通交流，达成合作共识。营造良好的氛围：

在与客户见面的过程中，我们可以适当的营造一种轻松愉快的氛围，例如通过

幽默、谈趣闻等方式，让客户感受到贵公司的热情和亲切。以表示自己对对方

公司代表们满满的诚意。

在会议室安排接待员在宾客到达会议室时候主动倒水，并且随时续水。在

和客户进行合作交谈时，我们需要全身心的投入，密切关注宾客的需求尽可能

满足。无论客户的问题是繁琐还是棘手，我们都需要以耐心、真诚甚至于细致

的态度对待我们的宾客，不断地为客户解决问题、提供咨询，从而赢得客户的

信赖和尊重。同时，我们也要同时保持礼仪和礼貌，注重细节和专业，以确保

客户在交流中得到高质量的体验和服务。

3接待工作

3.1接机

接机时间为2月14日15:00，由于二月十四日恰逢情人节，道路交通可能

出现拥堵情况的情况，我们需要做好几种路线规划，提前准备好备选路线，有

效的避开交通堵塞的情形节省时间；接机时务必避免让客人等的的局面；当我

们接到宾客时需向宾客进行自我介绍；引领宾客抵达停车处前需提醒客人在后

并保持一米左右距离；在送达客人去酒店可及时与宾客沟通宾客的行程安排并

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安排好相应车辆及人员安排；司机需要检查汽车的状况：耗油、汽车出车记录

表、卫生等情况。

3.2会前准备

拟定会议通知：通知需要包括会议名称、会议的时间与地点、会议的内容、

此次会议的议程。确认参会人员：汇总统计参与会议人员的名单，及时的给参

加会议的领导或会议主持人做出反映。要协调出席领导，提醒领导出席会议，

需要给领导提醒会议的时间、会议的地点、主要参加会议的人员以及议程等。

需要提前安排好会议室，提前至少一个工作日确定会议地点、会议预定时间需

比确定的开始时间提前至少2小时（方便会议室布置及设备测试等准备工作）。

准备会议需用物品，开会前，应该认真检查和准备好会议所需资料。留出

用量的10%作为备量：①备好一定数量的饮用水，不同茶水、矿泉水、咖啡等。②

准备干湿纸巾、热/冷毛巾。③准备一些生活用品备用，例如应急药品、充电

宝/数据线、女性用品等。④准备水果，会议时间短且中途不休息，准备小颗

粒水果，尽量不吐核不吐皮，切小块一口而下。⑤准备小点心，坚果苏打饼干

小糕点等，必要可准备三明治等充饥食物。通常，会议桌上都会放置纸夹、公

司宣传册、铅笔、矿泉水、茶杯、毛巾架、纸巾、烟灰缸和清口糖等物品，以

满足不同的需求。疫情当下，准备免洗洗手液消毒，一次性口罩等备用。保证

物品的整洁，无破损且在保质期内。

图1会场布置图

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3.3商务会议

2月15日，下午两点半在日升公司会议室召开会议，由公司服务部负责会

议会场的布置。我们应该精心设计会议室的布局。会议桌应该保持干净、整洁，

没有任何污渍；椅子应该保持合理的间距，形成一条直线。此外，我们还需要

维持会议室内卫生环境给人舒适的环境，确保没有任何异味和杂物。严格控制

会议室内的一切电器，特别是空调的使用，并且注意及时清扫，保持室内的整

洁。会场场地布局：全围式。在这个会议室里，我们按照顺序安排了一些工作

人员。首先是至禾公司的总经理，其次是设计总监、市场部经理和秘书。接下

来是日升公司的总经理，秘书及上级领导。我们在这个地方使用了温馨的颜色

来布置氛围，并在入口处摆了两盆盆景。我们还在会议室的正中心摆了一束鲜

花，并在每个人的座位旁都放了一瓶矿泉水。每两个座位间摆放一盒纸巾。小

盘子中我们会放置湿毛巾，小盘子将被放置在会议桌上，以供与会者随时使用。

我们希望通过这项服务为与会者提供更加贴心的关怀，确保与会者在会议期间

能够保持清爽、舒适的状态，以更好地参与会议。我们将尽力满足与会者的要

求。布置主席台：会议桌上面摆放桌签、配备麦克风。迎宾小姐将在会议会场

门口等候并进行引导。会议需配备翻译以便双方沟通顺畅。

会议开始时，公司总经理发表讲话表示欢迎至禾公司代表人的到来并表示

期望会议顺利进行，合作创造共赢。介绍合作项目，双方进行合作交流，达成

一致后由双方公司总经理进行签约，签约结束后，双方总经理致辞。秘书在会

议结束后整理好会议总结。

3.4参观工厂

2月16日上午，我们的接待团队将带领客人参观我们的企业和工厂。在此

之前，我们将会进行一个PPT展示（大约持续5-10分钟）。这次展示对于客

人来访我们的企业会产生非常重要的影响，具有特别关键的作用。我们的业务

人员将会使用流利的英文将展示的内容以流利的方式呈现，并且在展示的同时，

我们也会提供一些互动的环境，以便于客人随时了解我们的企业。通过提供详

细的公司简介PPT，由此便大大地提高了客户的参与度。

其次是展厅参观：为了更加准确地了解用户的情况，我们的工作人员会提

前准备一份详细的资料，包括用户的产品信息、他们的疑惑和建议。如果他们

想亲自体验或者演示一些新的产品，我们会提出完善的服务，帮助他们更快地

掌握最新的信息。当前，业务人员必须保持快速响应，并且随时注意用户的市

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场情况。通常情况下，当前面临的挑战与障碍都为公司带来了巨大的商机。为

了更进一步地了解公司，业务人员将会前往5S标准所规定的产线进行参观。

他们将可以更加深入地了解公司的产品制造生产地过程，并且会使用最适合当

前情况的方法。同时，他们还将会努力提高自身的技术，以便最好地适应客户

的需求。制定有效的方案可以让客户认可我们的专业水平，进而形成良好的企

业形象。

在最后一个阶段，我们将会进行检验室参观，以便更好地了解客户对于产

品质量的要求。为此，我们将会向客户展示QC全流程，包括半成品和成品以

及原材料检验，以及检验方法，以便客户更好地理解我们的标准和流程。

4游玩娱乐活动

4.1橘子洲景区

橘子洲头坐落在湘江江心，是湘江战役中最重要的战略要地，它从南到北，

一条长达数十里的江流，最窄处仅有四十米，最宽处达一百四十米，犹如一座

长岛，西边是岳麓山，东边是长沙城区，四周环绕着碧波荡漾的湘江。橘子洲

的入园门票是免费的，但是要想进入，我们需要提前三天在网上进行预约注意

每次最多可以预约五个人。在预约的过程中，游客可以使用二维码或者刷脸进

入橘子洲。

毛泽东青年艺术雕像是一个令人难以忘怀的景点，1925年的毛泽东青年时

期为创作此景点的灵感，并将橘子洲秀美的自然风光和毛泽东青年时代的勇敢

和豁达完美地结合在一起。长沙的标志性建筑，客户来长沙一定要合影!景区

里的物价普遍比外面的贵一些，接待小组要帮客户备好饮用水。

4.2岳麓山

岳麓山旅游期间，请一定使用您的手机使用岳麓山风景名胜区的小程序，

以便在当天获取最佳的旅游体验。该服务的开放日期可以在06:00-14:00，14:

00-23:30等不同的时间段内使用。请在网上提交您的身份信息并进行预订。一

旦您的身份信息被确认，您就能在景点的大厅内使用您的二维码。请记得把它

们拍下来。岳麓山最美的季节在每年的十月下旬，从那时起整个景区都会变成

红色的世界，景色也是非常的美，海拔不高的岳麓山，只有三百米左右，不过

自古以来他就是长沙的名山。

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5欢送贵宾

5.1欢送晚会

由长沙芭蕾舞团带来精彩的开场舞表演《蝶恋花》，演员身上美丽的彩绘

与华美的服饰搭配在一起显得更加惊艳。此舞蹈运用了光与影，演员们身体与

音乐之间的完美结合，高科技的加入让观众体验到别具一格的艺术感受。晚会

节目单：歌曲串烧、民族舞、乐器演奏、戏曲表演、相声。

游戏环节：“闹钟炸弹游戏”游戏中任一人设定一个手机闹钟，之后参与

游戏的人互相问问题，谁回答问题谁就拿着手机，每个人回答问题过后，需立

即把手机传给下一个玩家手中，并给下一个玩家问问题，由此类推，手机在哪

个玩家手上响起来谁就输了。

晚会最后由总经理发表讲话，祝愿双方公司合作创造共赢。讲话结束后双

方代表人合照留影。

5.2赠送礼品

手工刺绣《千里江山图》画卷送给艾米，艾米对中国画有着深厚的热爱，

《千里江山图》画卷是一件手工刺绣艺术品，呈现了中国青绿山水画发展的重

要发展理念。该画卷融合了自北宋以来水墨山水画的精髓，展现出作者对自然

山水的深厚感情和对艺术的极致追求。每一根线、每一针都是作者倾注心血的

结果，呈现出它独有的生命力和灵性，令人叹为观止。

陶瓷摆件送给尼诺和麦克，他们在交流中表示喜爱陶瓷摆件，瓷器和中国

在英文中经常被视为同义词，这从侧面证明了瓷器在西方文化中所代