广佛线二期工程征地拆迁文件归档管理细则

佛山市铁路投资建设集团有限公司FoshanRailwayInvestmentConstructionGroupCo.，Ltd.文件编号版本/版次A版/0次管理制度流程汇编广佛线二期工程征地拆迁文件归档管理细则页码第页共17页PAGEPAGE151.总则1.1为加强广佛线二期征地拆迁、管线迁改等工程文件管理，建立、健全工程档案管理工作，规范相关资料的编写、收集、整理、组卷、传递、借阅管理，确保满足工程施工和移交、文件归档要求，更好地为各单位、技术部门服务，特制订本细则。1.2本细则根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）等国家、地方现行的有关工程建设和档案管理的法律、法规、规范、标准以及佛山市轨道交通发展有限公司（以下简称市轨道公司）发布的《工程档案管理办法》，结合广佛线二期工程前期工作实际情况编制。1.3凡参与广佛线二期前期工程项目的单位均应执行本细则。1.4凡参与广佛线二期前期工程等项目的单位要把各项目资料管理纳入自身业务管理工作中，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和整理、归档工作，保证工程资料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按进度及时移交档案室归档，以保证技术档案系统工作的顺利开展。1.5按照“属地出资、属地负责、属地管理”的基本原则，前期征拆及管线迁改等项目文件由各区管理，市轨道公司征地拆迁部配备专职人员负责协调和指导各单位编制竣工结算文件及整理归档相关文件，直到档案移交至各相关职能单位为止。以求达到工程资料的及时、完整、准确、系统、安全和有效利用。1.6在签委托协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件（含电子版）以及所提交文件的整理、归档责任。用表由属地负责，填写内容及格式要求符合省市相关规定。2.管理职责2.1通用职责2.1.1相关2.1.2各参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程过程2.1.3工程2.1.42.1.52.2实施单位职责2.2.1负责征地拆迁及管线迁改等文件总体管理，设专人对2.2.2在工程招标及与施工各方签订合同或协议时，对工程资料和工程档案的编2.2.32.2.4负责监督和检查各参建单位工程资料的形成、积累和立卷工作，委托监理单位2.2.5对须2.2.6收集和汇总2.2.7完成结算审核3个月内将前期征拆及管线迁改等文件3.文件管理流程3.1补偿类资料管理3.13.1.施工单位收集齐整理各阶段资料，征地文件以每个车站为基本立卷单位，拆迁文件以每个门牌号为基本立卷单位。整理后，交至实施单位审核。实施单位审核通过后移交市轨道公司征地拆迁部。征地拆迁部核实无误后，定期移交市轨道公司档案室。类别主要细目文件形成征地补偿文件1、征地补偿协议，2、获得批准的征地方案3、相关会议纪要，4、建设用地规划许可证、建设用地批准书、相应的红线图，5、土地所有权证，6、征地公告7、征地前后的照片。借地补偿文件1、借地委托书（有借地面积及借地时间），2、签订的借地补偿协议，3、建设临时用地规划许可证，4、有效的权属证明，5、如发生临迁停业补偿的需提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证，6、身份证和法人代表证明书，7、借地前的照片及测绘图，8、退地通知或退地移交文件。拆迁补偿文件1、签订的房屋拆迁补偿协议，2、建设用地规划许可证，3、房屋拆迁许可证4、房屋拆迁委托书，5、房屋产权有效证明文件6、拆迁补偿标准，7、被拆迁人的户口簿证明文件，8、拆迁前照片。实报实销文件具体资料按各区实际操作情况而定3.3.2管线类资料管理3.23.2施工单位收集齐整理各阶段资料，交至实施单位审核。实施单位审核通过后移交市轨道公司征地拆迁部。征地拆迁部核实无误后，移交市轨道公司档案室。管线文件材料以专项（供电、电信、给水、排水、煤气等）为基本立卷单位。3.资料主要组成主要细目文件形成管线迁改文件（临时迁改/永久迁改）1、《中标通知书》2、《施工合同》3、《委托书》4、施工单位营业执照及资质证书5、《工程预算书》6、《开工报告》7、《施工方案设计》8、《设计变更书》9、《工程签证》10、《工程计量依据及计算书》11、《竣工验收报告》12、《工程竣工图》13、《竣工结算审批表》14、《电子文档》15、《财局结算批复》16、发票复印件3.3服务类资料管理3.3.3.3施工单位收集齐整理各阶段资料，交至实施单位审核。实施单位审核通过后移交市轨道公司征地拆迁部。征地拆迁部核实无误后，移交市轨道公司档案室。3.资料主要组成主要细目文件形成服务类合同文件（监理、设计、预算编制、招标代理等项目）1、《中标通知书》2、《施工合同》3、《委托书》4、《工程计量书》5、《工程补充协议》6、《合同变更》7、《成果报告》8、《竣工结算审批表》9、《电子文档》10、《财局结算批复》11、发票复印件3.4报建类资料管理3.4.3.4.由征地拆迁部收集汇总，完成所有项目报建工作后，将资料移交市轨道公司档案室。3.4资料主要组成主要细目文件形成报建类文件（临水、临电报建；临时用地，永久用地报建；交通组织方案）1、平面布置图2、施工复函，3、两区涉及工程报建的复函。4、规划用地建设许可证5、建设项目规划许可证6、交通组织方案交警回复意见4.征地拆迁竣工文件的编制4.1竣工文件编制要求4.1.1项目竣工4.1.2竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核，（1）征地文件归档的基本内容：规划许可证、征地红线图、建设用地通知书、用地红线图、红线外借用地拆迁委托书、房屋拆迁通告、房屋产权查册表、地籍图、房屋拆迁许可证、拆迁承包合同。征地文件以每个车站为基本立卷单位（2）拆迁安置文件归档的基本内容：轨道交通工程建设用地房屋调查表、拆迁安置补偿协议书、公证书、国有土地使用证、房屋所有权证、房屋租赁合同、弃租补偿协议、弃产补偿协议、常住户口登记表、身份证（户主）、营业执照、房屋共有权保持证、佛山市房屋估价答复书、发领征用私房补偿费用通知单、广东省归侨侨眷身份证明书、产权交换证明书、重要的会议纪要，红线外借用地拆迁补偿协议、车站及区间各证汇总表、征地拆迁安置补偿汇总表、合同以外外增住宅情况汇总表。结案、结算一览表。拆迁文件以每个门牌号为基本立卷单位（3）管线文件归档基本内容：立项报告、报建材料、施工合同、供电、电信、排水、煤气等专业的竣工图，管网勘测成果资料、工程量预、结算表、审计报告、竣工结算资料。管线文件材料以专项（供电、电信、给水、排水、煤气等）为基本立卷单位（4）绿化迁移文件归档的基本内容：市政园林局迁移批复、预算及其补偿协议。（5）施工（临水）用水、电、道路等，文件归档的基本内容：合同、竣工图、竣工验收证明书（记录）、结算书。（6）农田（菜地）：耕地占用费，农转非，粮差补贴等。（7）报建：规划用地建设许可证、平面布置图、施工复函以及两区涉及工程报建的复函。4.1.3根据附录一4.1.4与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，4.1.4.2竣工图编制要求4.2.1工程4.2.2竣工图应完整、准确、清晰、规范、4.2.34.2.4一般性图纸变更及符合杠改或划改要4.2.54.24.2.4.2.8竣工图图幅应按GB／T10609.4.24.3竣工图的更改方法4.3.1文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制4.3.2用4.3.34.3.44.3.54.3.64.4竣工图章的使用4.4.14.4.2如按4.4.3竣工图章采用《建设工程文件归档整理规范》（CB/T50328-2001）中的4.4.45.工程文件的整理与归档5.1征地拆迁等项目的整理5.1.1各单位（分单位）工程的竣工文件材料必须遵循文件材料的自然形成规律、内容之间的系统联系，进行分类、组卷，5.1.2（1）职责划分。档案资料由施工单位整理好提交给区拆迁办，区拆迁办审核资料完整后再移交至各归档单位。（2）鉴别。由市轨道公司征地拆迁部确保工程资料的完整性。（3）分类提交档案。工程类及服务类项目按单一项目提交档案，补偿类合同按站点提交档案。（4）卷内文件排列。如果一个项目形成的同类型文件数量不多，能装入一个档案盒，可以组织为一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列：如果图纸、文字性文件分别组卷时，图纸的排列可按图纸目录的顺序进行，文字性文件遵循反映同一问题、同一结构的文件排列在一起的原则，同一案卷中有若干个问题时，按问题的时间顺序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工图文件时，反映同一个问题、同一工作进程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工图文件在后。支付发票复印件须付于合同后。5.2工程文件的组卷5.2.1组卷要遵循工程资料5.2.2（1）工程资料应按照工程类、补偿类、服务类、报建类划分类别，按不同类别的要求分别进行组卷。（2）卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定，一般顺序为封面、目录、资料部分、备考表和封底。组成的案卷应美观、整齐。（3）案卷不宜过厚，一般不超过30mm。案卷内不应有重复资料。（4）案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件、该卷保管期限从长。5.2.3文字：页号正面在右下角，反面在左下角（空白页面不编号）；图纸：页号在右下角，每一张图都填写档号。5.3案卷与卷内文件的排列5.3.1管理性文件5.3.2施工文件5.3.35.3.45.4案卷编目5.4.1填写卷内目录（1）“序号”从“1”（2）“文件编号”填写文头上的文号、图标中的图号，没有文号者可不填。（3）“责任者”填写文件材料的直接形成单位，有多个负责者时，选择一个主要责任者，其余用“等”代替。（4）“文件材料题名”填写文件材料的全称或图纸的图名。（5）“日期”用八位阿拉伯数字填写编制文件材料的日期。（6）“页次”填写每份文件首页在卷内的页号，最后一份文件填写其首末两页在卷内的页号。（7）“卷号”即案卷的顺序号，待所有案卷编目完成后编排卷号。5.4.2（1）卷内备考表要标明卷内文件的件数，页数，不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人，审查人，立卷时间等；

（2）卷内备考表排列在卷内文件之后；（3）互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档案号，并注明其载体形式。5.5案卷装订要求5.5.1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；装订的案卷卷内文字材料、图纸统一折叠为A4标准(297×2105.5.25.5.35.5.45.5.55.5.6每卷内容排列顺序为：案卷封面一卷内目录一文件材料一5.6卷盒、卷内表格规格、要求及制成材料5.6.1卷盒采用国家标准的档案5.6.2案卷内的卷内目录的尺寸为297×210mm5.6.35.7特殊载体档案材料的整理随着信息技术的普及，在建设中积累了大量的非纸质载体的文件内容，它是建设项目档案的补充，更是日后工作查考的重要的信息。它们涉及的内容相当广泛。由于它的信息记录形式比较特殊，在立卷中应单独处理。5.7.1声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。凡是归档的声像文件，必须图像清晰、声音清楚，并附以必要的文字说明，必须是原版、原件。录音、录像档案以自然盒(盘)为一卷，每盒(盘)的外套上要贴有标签，注明其内容、主要人物、形成日期、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等，并填写移交目录。5.7.2照片档案应以本项目建设活动为主，选用具有查考价值大体可以包括以下几个方面：（1）本项目筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片；（2）本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片；（3）本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片（4）本项目在工作中选用的外单位的照片。照片档案的构成应当由底片(向外单位收集的可以没有底片)、照片和文字说明等部分构成。一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。如一组初步设计审查会的照片，可能在查看线路现场的照片，有在会议室具体讲座的照片，可以把这一闪会议形成的若干张照片作为一组照片。又如一个单项工程的建设，可以把施工前的地形、地貌拍摄下来，连同开工仪式领导到场奠基的若干张照片作为一组。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”…同组中的照片其组联符号相同。组联符号不应越册。组合照片说明放在本组第一张照片的上方。对于某次活动只收集了单张照片的，则要以单张照片为单位拟写说明。照片说明“六要素”的内容：①事由②时间③地点④人物：⑤背景⑥摄影者伴随着施工进程，各阶段都应留一些反映施工具体过程的照片。它们是工程竣工文件主要组成部分，项目竣工时将照片档案应移交6份给市轨道公司。施工单位移交前，根据分组说明写出照片档案的总说明。总说明应该介绍整个项目或单位工程设计、竣工、管理情况，如果照片中有施工工艺的改进，质量问题的处理，还应重点介绍相关整个工程项目的照片。整理完成后，还要编制照片档案目录。5.8工程资料的归档5.8.1各施工承包单位应在项目完工后，将经整理、编目后所形成的工资料按合同协议规定的要求，向实施单位归档。实施单位审核资料齐全后，向市轨道公司征地拆迁部移交归档。征地拆迁部审核通过后向市轨道公司档案室5.8.2根据建设程序和项目特点，归档按不同类别分期进行。单项工程完成结算后，与财局结算终审资料5.8.3归档资料5.8.45.8.5.9工程资料的归档审查施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经市轨道公司征地拆迁部确认并办理交接手续后，连同审查记录全部交市轨道公司档案室。5.10工程资料的归档时间各标段工点的征（收、借）地、房屋拆迁、迁改工程工作自完成之日起，乙方必须在三个月内将完整的竣工结算资料报甲方办理结算手续。6.工程档案的整理与移交6.1档案的整理相关档案的汇总整理应由市轨道公司征地拆迁部负责进行或组织，其内容包括：（1）对档案进行统一编码。（2）依据档案分类编号表（见附录3）进行统一分类和编号；施工及监理单位如对编号有疑问可提前确认。（3）对前期征地拆迁、管线迁改等项目档案进行清点、编目，并编制档案案卷目录及档案整理情况说明。6.2档案的移交6.2.1实施单位在完成各自案卷的编制工作后，应把各自整理的档案连同案卷目录、移交清单向市轨道公司征地拆迁部移交。为了便于向市轨道公司档案室汇总和移交，项目各参单位在完成项目档案的编制工作后，应按市轨道公司发布的档案分类编号表填写6.2.2所有文档在编制完毕后，各单位资料管理人员负责对所收集资料的原件(公章)、完整、齐全、电子版是否符合要求等进行复核、造册，经检查无误后，签名认可并呈报部门负责人审核、签字。按要求造册归档清单(含电子版),认真填写移交目录并签名。由实施单位在3个工作日内到市轨道公司征地拆迁部办理移交手续。6.2.3各单位档案人员在移交档案时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或资料不全的，或未按规定程序办理移交的市轨道公司征地拆迁部6.2.46.2.56.2.6各单位档案资料管理第一责任人应及时跟踪、检查、督促业务经办人将工作中形成的档案资料进行清理，保证工程资料的及时归档、及时移交。除有明文规定的外，均应移交原件（含电子版光盘）至少一式六份，同时办理档案为便于档案的归档和查寻，档案文件移交前，先行移交市城建档案移交书和移交目录册（应附带电子文件）。移交目录册包括以下内容：（1）档案封面；（2）工程档案编制说明；（3）案卷目录；（4）全部案卷的卷内目录；（5）备考表。6.2.7承担档案业务的7.附则7.1本细则由征地拆迁部负责解释和修订。7.2本细则自发布之日起执行。8.附录8.1《工程结算移交表》8.2《工程档案移交书》8.3《广佛线二期工程征地拆迁档案分类编号表》

附录1工程结算移交表合同名称：合同编号：施工单位申报金额：公章经办人：年月日法人代表（代理人）：年月日中介单位审核意见：公章经办人：年月日负责人:年月日实施单位申报金额：公章经办人：年月日法人代表（代理人）：年月日

附录2项目名称工程地点报建号竣工日期本档案共卷，其中文字材料卷，图纸卷，照片（或其它）卷承包单位（签名盖章）经办人：负责人：（公章）年月日3、佛山市轨道交通发展有限公司征地拆迁部（签名盖章）经办人：负责人：