广佛线二期工程招投标文件归档管理细则

佛山市铁路投资建设集团有限公司FoshanRailwayInvestmentConstructionGroupCo.，Ltd.文件编号版本/版次A版/0次管理制度流程汇编广佛线二期工程招投标文件归档细则页码第页共8页PAGEPAGE81.总则1.1为加强广佛线二期工程招投标文件管理，建立、健全工程档案管理工作，规范相关资料的收集、整理、编写、组卷、传递、借阅管理，确保满足工程管理和合同移交、文件归档要求，更好地为各单位、技术部门服务，制订本细则。1.2本细则根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）以及国家、省市的相关法律法规、政策文件和佛山市轨道交通发展有限公司（以下简称市轨道公司）发布的《工程档案管理办法》，并根据广佛线二期工程档案的实际情况制定。2.管理职责2.1通用职责2.1.1相关2.1.2招标采购相关文件应随2.1.32.1.4投标单位2.2建设单位合同部管理职责2.2.1负责招标采购相关文件总体管理，2.2.2在编制招标文件期间，获取业务部门的需求，并在招标文件中明确投标文件及合同文档的套数。2.2.32.2.42.2.5收集和汇总2.2.6每年第一季度将已完成的招标采购相关文件移交市轨道公司档案室2.3招标代理单位职责2.3.1对评标、答疑、投诉及投诉处理等过程中的留档文件进行收集、整理和移交。2.32.32.3.4编制评标所需要的过程文件。2.33.招投标文件分类及编号3.1文件分类及归档编号3.1.1广佛线二期招投标文件划分及归档编号按照下表3-1的规定。表3-1广佛线二期招投标归档编号招投标文件(E1·1·2·3)勘察设计招投标文件(E1·1·2·3·1)勘察招投标文件土建工程设计招投标文件装饰装修工程设计招投标文件机电设备工程设计招投标文件勘察设计监理招投标文件其它工程设计招投标文件监理招投标文件（按标段组卷）土建工程监理招投标文件装饰装修工程监理招投标文件机电设备工程监理招投标文件土建工程施工招投标文件（按标段组卷）装饰装修工程招投标文件（按标段组卷）机电设备工程招投标文件（按标段组卷）机电设备供货工程招投标文件机电设备安装工程施工招投标文件其它工程招投标文件（不限于）科研项目招投标文件管线迁改工程招投标文件临水临电工程招投标文件交通导改工程招投标文件4.招投标文件归档原则及办法4.1文件归档原则及办法4.1.1招投标文件按广佛线二期工程线路线别、专业类别、标段划分进行归档。第一篇勘察设计招投标文件第一册勘察招投标文件第二册土建工程设计招投标文件第三册装饰工程设计招投标文件第四册设备工程设计招投标文件第五册勘察设计监理招投标文件第六册其它工程设计招投标文件第二篇监理招投标文件第一册土建工程监理招投标文件第二册装饰装修工程监理招投标文件第三册机电设备工程监理招投标文件第三篇土建工程施工招投标文件第四篇装饰工程施工招投标文件第五篇机电设备安装工程招投标文件第一册机电设备供货工程招投标文件第二册机电设备安装工程施工招投标文件第六篇科研项目招投标文件第七篇管线迁改招投标文件第八篇绿化迁移招投标文件第九篇其它工程招投标文件5.招投标文件的整理与归档5.1招投标文件的整理5.1.1招标采购项目档案资料是指在招标采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声像资料等，可分为项目开标前文件资料、项目开标文件资料、项目评审文件资料、项目中标（成交）文件资料、履约文件资料和其它有关文件资料。5.1.2合同预算部(以下简称招标人)、招标采购代理机构(以下简称代理机构)，对招标采购各环节形成的档案资料要及时收集，并妥善保存。5.1.3招标采购代理机构必须向招标采购方和投标方索要招标采购活动中过程中的文字材料、图纸、图表及声象资料的全部电子档文件。（1）招标采购项目完成后，代理机构应及时完成档案资料原件的整理、装订和立卷，报送至市相关部门备案后移交。代理机构应在每个项目中标通知书发放后7个工作日内将立卷整理好的项目档案移交完毕。（2）代理机构应将项目留存档案妥善保管，档案保管情况纳入年终考核内容。（3）为方便日后电子档案的建立和电子信息化管理，有条件的代理机构在立卷整理项目档案的同时一并整理出项目档案的全部电子档资料刻成光盘随存档案卷一并移交。5.2招投标文件的组卷5.2.1组卷要遵循工程资料的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。5.2.2组卷基本原则（1）招标采购项目档案按“卷”管理，当一个招标采购项目资料过多时，可将资料按顺序分册装订，一个项目单独设一个案卷号。投标人投标文件正本及其他不可装订的档案资料自然成册存档。（2）招标文件、各投标文件资料分别装订成册，并分别按文字页独立编排页码、前置目录和加装封面，组成的案卷应美观、整齐。（3）除招标文件、各投标文件资料外的招标采购项目档案资料，按照形成的时间顺序排放，装订成册，并按文字页编排页码，前置档案卷内目录，后置卷内备考表，并加装封面。（4）案卷不宜过厚，一般不超过30mm。案卷内不应有重复资料。（5）案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件、该卷保管期限从长。5.3组卷具体要求5.3.1招标采购项目基本文件资料全部列入卷内目录（见附录1），如果还有其他文件资料，按生成的时间顺序编入。5.3.2卷内目录包括档号、工程名称、序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注。（1）序号：按照题名以流水号顺编；（2）题名：依据招标采购过程中实际发生的主题命名；（3）页次：填写每份文件所在的分册号和起止页码;（4）备注：填写需要附加说明的事项，例如，同一题名的文件资料份数为2份以上时，需在相应的备注栏内填写实际份数。5.3.3卷内备考表设置包括：本卷情况说明、立卷人、审核人和立卷时间。各项填写要求如下：（1）本卷情况说明：填写需要说明的事项，如果没有要特别说明的事项可以不填写；（2）立卷人：案卷整理人签名；（3）审核人：市轨道公司合同预算部审核签名；（4）立卷时间：具体立卷的日期。5.3.4招标采购档案相关责任部门要建立档案案卷目录，案卷目录采用表格形式，表格栏目设置包括：案卷号、题名、起始年月日、终止年月日、件数、页数和备注。各栏目具体填写要求：（1）题名：填写“招标采购单位名称+关于+招标采购项目的文件材料”,例如，“XXX市XXX单位关于XXX采购项目的文件材料”、“XXX市XXX工程招标项目的文件材料”；（2）起始年月日：填写开标年月日，采用8位数，前4位数为年度，后4位数分别为月、日份，月、日份不足2位加“0”补齐，例如，“2010.01.02”；（3）终止年月日：填写项目验收年月日，格式同上；（4）册数：填写本案卷内包含的实际册数；（5）页数：填写本案卷内各册资料页数相加，例如“24+68+59+┄”；（6）备注：填写其他需要说明的事项。5.4卷内装订要求：5.4.1将大小不一的文件材料用折叠的办法整理成A4纸面大小，左、下侧分别对齐，采用左侧、棉线三孔一线装订（线头应在后面）或用两个不锈钢钉装订成册。5.4.2封面、封底用粘贴的方法固定在资料册上，将装订线封装在里面。5.5招投标资料的归档5.5.1招投标项目完成后，将经整理、编目后所形成的资料按合同协议规定的要求，向市轨道公司合同预算部归档。合同预算部审核通过后向市轨道公司档案室归档。5.5.2归档资料应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的招投标的全过程；真实记录和准确反映项目招投标过程的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合规定。5.5.3需要向佛山市城建档案馆归档的文件，应按国家有关档案管理的规定要求单独立卷归档。5.5.4凡外来、外购的图纸资料，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。5.5.5外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文；经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。5.6招投标资料的归档时间5.6.1除受委托进行项目档案汇总整理外，各招标代理单位应在项目招投标完成后7个工作日内将招投标资料向市轨道公司合同预算部归档；有尾工的应在尾工完成后7个工作日内归档。6.档案的移交6.1所有文档在编制完毕后，各招标代理单位资料管理人员负责对所收集资料的齐全、系统、完整，以及资料的电子版是否符合要求等进行复核、造册，经检查无误后，签名认可并呈报部门负责人审核、签字。按要求造册归档清单(含电子版),认真填写移交目录并签名。由招标代理单位在3个工作日内到市轨道公司合同预算部办理移交手续。6.2各招标代理单位技术人员在移交项目档案或项目资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或资料不全的，或未按规定程序办理移交的，市轨道公司合同预算部有权拒绝接收。6.3各招标代理单位成套的收集不齐的项目档案资料，应由相关的责任部门负责如期补齐。不能补齐者，按合同要求执行。6.4各单位工程档案资料管理第一责任人应及时跟踪、检查、督促业务经办人将工作中形成的工程资料进行清理，保证工程资料的及时归档、及时移交。除有明文规定的外，均应移交原件（含电子版光盘）至少一式六份，同时办理工程文件移交手续。6.5为便于档案的归档和查寻，工程档案移交前，先行移交城建档案移交书和移交目录册（应附带电子文件）。移交目录册包括以下内容：（1）档案封面；（2）工程档案编制说明；（3）案卷目录；（4）全部案卷的卷内目录；（5）备考表。6.6承担档案业务的人员工作变动调动时，须将本人承担任务中形成、积累的工程资料清理、移交接任人，方可办理变动、调动手续。7.附则7.1本细则由合同预算部负责解释和修订。7.2本细则自发布之日起执行。8.附录8.1《卷内文件目录模版》

附录1-1卷内目录（招标项目）序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注1招标申请表2建设工程项目立项批文（复印件）3建设工程规划许可证（复印件）4建设规划用地许可证（复印件）5建设单位资金证明文件6施工图审查批准书（复印件）7建设单位法人证书（复印件） 8代理机构抽签表9招标代理合同10招标方案11招标公告12招标文件13工程量清单及备案后的控制价14招标文件澄清、修改、答疑资料15中标通知书及审查备案呈批标签16合同17开标现场监督表18专家抽取及签到表19评标监督表20评标报告21第一、二、三名中标候选人的投标文件正本22中标公示23需要存档的其他材料①与本项目相关的文件、领导批示等②投诉登记表③投诉调查资料④投诉处理资料⑤其他附录1-2卷内目录（政府采购项目）序号文件编号责任者文件材