公司电子文件归档与电子档案管理规定

I公司电子文件归档与电子档案管理规定总则为加强公司电子文件归档与电子档案管理，确保电子文件真实、完整、可用和安全，根据相关制度，结合实际，制定本规定。本规定适用于公司电子文件与电子档案的管理。公司电子文件归档与电子档案管理，应遵循纳入信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则。基本术语电子文件是指公司在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。元数据是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。公司应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，加强电子文件前端控制，对有价值的文件采取相应的保护措施，确保电子文件和电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性。相关文件GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T47版式电子文件长期保存格式需求DA/T48基于XML的电子文件封装规范DA/T46文书类电子文件元数据方案DA/T54照片类电子档案元数据方案DA/T63录音录像类电子档案元数据方案DA/T1档案工作基本术语DA/T58电子档案管理基本术语《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《公司档案工作管理办法》管理机构与职责公司办公室负责牵头建立电子文件及电子档案管理工作协同机制，推进电子档案标准规范建设、电子文件归档与电子档案管理工作。各单位、各部门职责各单位、各部门作为电子文件归档管理责任部门负责按照归档范围开展电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作，对电子文件的真实、完整、可用负责，指定兼职档案员统一管理并确保人员稳定；对于公司外工程项目的电子档案，应由工程项目的项目经理负责电子文件归档工作，所在单位、部门负责监督、检查。公司办公室职责（一）档案室职责1.负责宣传、贯彻、执行国家关于电子档案管理的有关规定，制定电子文件归档与电子档案管理制度规范。2.制定电子档案元数据方案。3.负责电子文件接收归档和电子档案整理、保管、处置、统计等工作，并提供电子档案利用，定期对电子档案进行检测。4.对公司电子文件归档及电子档案管理工作进行指导、监督和检查。5.提出电子文件归档及电子档案管理系统建设需求，参与系统规划、设计、开发、实施、培训与验收工作。6.做好电子档案备份、灾备及恢复工作，保证电子档案的安全性。7.积极探索电子档案知识化服务，充分利用信息技术提高电子档案服务水平。（二）信息技术科职责1.推动业务系统电子文件归档工作，将电子文件归档相关功能需求纳入业务系统建设范围。2.推动业务系统与档案管理系统集成建设，实现业务系统的电子文件归档。（三）网络设备科职责负责档案服务器的维护、提供网络环境及软硬件支持。业务系统、电子档案管理系统建设及集成业务系统应对电子文件全生命周期进行有效管控，确保归档电子文件真实、完整、可用和安全。建设业务系统时，应充分考虑电子文件归档的需求，按照本规定要求，形成、收集、归档电子文件及元数据。以业务办理流程为依据，结合业务特点，明确各业务系统电子文件及元数据归档范围及规范，建立电子文件与元数据之间的关联关系。业务系统应采取严格的安全措施，保证电子文件不被篡改。电子档案管理系统应具备以下功能：（一）系统配置管理功能。（二）电子档案管理功能，包括电子档案及其元数据的采集、登记、分类、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份、报表管理等功能。（三）电子档案安全管理功能，包括身份认证、权限管理、跟踪审计、生成固化信息等功能。（四）系统管理功能，包括系统参数管理、系统用户和资源管理、系统功能配置、操作权限分配、事件报告等功能。（五）传统载体档案辅助管理功能，包括对电子档案和传统载体档案同步编目、排序、编制档号等功能。业务系统应与电子档案管理系统无缝对接。新建业务系统或者原有业务系统升级时，归档接口应与业务系统同设计、同开发、同测试、同实施，实施时未开发归档接口的业务系统应及时通过二次开发实现。归档接收接口应具备以下功能：（一）对归档的电子文件及其元数据的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，防止存在瑕疵的电子文件归档；（二）将归档成功的电子文件转入已接收文件并防止重复归档。应结合业务系统、电子档案管理系统运行网络环境及实际情况，确定电子文件及其元数据归档接口建设方式。电子档案管理系统应具备良好的扩展能力，能接收业务系统移交归档的电子文件及元数据。为保证电子文件的安全性，电子档案管理系统的相关服务器须安装国内通用杀毒软件，并定期升级，更新病毒库，对操作系统进行漏洞扫描。电子文件的形成、收集与归档公司电子文件归档依据公司文件材料归档范围和档案保管期限表执行，电子文件的背景信息和元数据的保管期限与电子文件内容信息保管期限一致。电子文件收集归档时间按照各类档案管理规定执行。不同类型电子文件的收集格式要求采用文字处理技术形成的文本电子文件，包括：文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时一并保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、DOC、DOCX、XLS、XLSX、PPT、PPTX、TIFF、PDF、OFD为通用文件格式。使用数字设备采集或制作的二维图像电子文件为非通用文件格式时，应转换为通用文件格式后收集。如无法转换，则应将相关软件一起收集。二维图像电子文件以PDF、OFD、JPEG、TIFF为通用文件格式。采用计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的三维图形电子文件(如设计模型等)，收集时应注明软硬件环境和各种相关数据。三维图像电子文件以DWG、PDF、OFD、JPEG、TIFF为通用文件格式。用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件，收集其压缩计算方法和相关软件，并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。影像数据以MPEG4、AVI为通用文件格式。用数码相机拍摄的照片，或将纸质照片转化为电子照片的电子文件应转换为通用文件格式后收集。照片数据以PDF、OFD、JPEG、TIFF为通用文件格式。用数字音频设备获得的声音文件，收集时应注意收集其属性标识、参数和相关软件，并注意收集其非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式。纸质档案数字化成果应以PDF、OFD、JPEG、TIFF为通用文件格式。对专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，则收集时应当连同专用软件一并收集。电子文件的归档方式（一）业务系统自动归档，归档的电子文件应包括正文、附件、著录信息及背景信息等内容，在办理完毕后归档。（二）手工归档方式，由电子文件形成部门离线移交归档，档案管理员在档案管理系统内完成电子文件著录，同时上载相应的电子文件。档案管理部门应对归档的电子文件进行检验并接收，检验不合格的，需组织重新归档。以项目移交的电子文件均需填写《电子文件登记表》（附件2），并将电子文件与《电子文件登记表》一同刻录光盘保存，参见《电子文件归档规范》（附件1）。电子档案的保管与利用电子文件整理包括分类、组成保管单位、保管单位内文件编号、排序等。可以件为管理单位整理电子文件,整理活动应保持电子文件内在的有机联系,建立电子文件与元数据的关联。电子档案的保管（一）应采用一次写光盘、磁带、磁盘等离线存储介质对电子档案及元数据等进行离线备份。禁止使用软磁盘、U盘作为电子档案长期保存载体。（二）存储电子文件的载体须使用装具存放，装具应贴有标签（附件4），存储电子档案的载体应设置成只读状态。（三）电子档案离线存储介质应至少制作一套，可采用异质保管方式。离线载体应按要求进行标识。（四）电子档案离线备份要求离线备份介质的保管除满足纸质档案保管要求外，还应满足以下要求：1.应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；2.应装盒、竖立存放或平放，避免挤压；3.应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；（五）应定期对磁性载体进行抽样检测，抽样率不低于10%。抽样检测过程中发现永久性误差时，应扩大抽检范围或进行100%检测，并立即对发生永久性误差的磁性存储介质进行复制或更新。（六）封存的电子档案载体不得外借使用，利用时提供拷贝件；未经批准任何单位或个人不得擅自复制电子档案。公司业务系统应从制度、技术上对自然灾害、突发事件、非法访问、非法操作、人为破坏、计算机病毒等方面做好防范措施，采用符合系统安全和保密等级要求的网络设备，采取具备信息安全、数据安全和操作安全的保证措施。电子档案的利用电子档案利用参见下表执行：权限内容权限说明范围利用手续利用电子档案本部门/单位形成的管理类电子档案全体员工预授权，无需审批，可在数字档案平台中自行查询下载已在办公网上公开发布的管理类电子档案全体员工预授权，无需审批，可在数字档案平台中自行查询下载合同类电子档案投标经营员工预授权，无需审批，可在数字档案平台中自行查询下载其他部门/单位形成的管理类电子档案全体员工填写《利用档案审批表》，档案形成部门/单位领导审批，员工所在部门/单位领导审批（部门/单位已撤销的由相关职能部门领导审批）不可编辑格式的产品类电子档案（如PDF/TIFF等）全体员工可在数字档案平台中自行查询浏览，如需下载应向档案室提交申请，并由档案室提供下载利用可编辑格式的产品类电子档案（如DWG/DOC等）全体员工填写《利用档案审批表》，档案形成部门/单位领导审批利用实物类(资质证照获奖材料)电子档案全体员工填写《利用档案审批表》，员工所在部门/单位领导审批利用声像类(照片、音视频)电子档案全体员工填写《利用档案审批表》，员工所在部门/单位领导审批（一）应根据工作岗位、职责等要求在电子档案管理系统为利用者设置相应的电子档案利用权限。原则上可编辑格式的电子档案需审批后提供参考利用。（二）利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案及其元数据。（三）电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借,其使用应在档案管理部门的监管范围内。电子档案的鉴定与处置电子档案的鉴定销毁按照《公司档案工作规定》执行。销毁电子档案应填写电子档案销毁登记表（附件3）并归档保存。电子档案长期保存管理（一）长期保存文件格式应满足真实性保证、格式透明、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、持续可解释、持续可用、可转换、易存储的要求符合长期保存要求的电子档案存储格式：1.文本型电子文件以XML文档和RTF、OFD、PDF为长期保存格式。2.图像类电子文件以JPEG、TIFF为长期保存格式。3.音频类电子文件以WAV、MP3为长期保存格式。4.视频类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI为长期保存格式。5.数据库文件以ET、XLS、XML、DBF为长期保存格式。6.电子邮件以EML为长期保存格式。7.网页、社交媒体类电子文件以HTML为长期保存格式。8.图形类二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF为长期保存格式；三维矢量文件以STEP为长期保存格式。（二）电子档案的迁移1.出现以下但不限于以下情况时，应实施电子档案及其元数据的转换或迁移：电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，应实施电子档案或元数据的格式转换；因技术更新、介质检测不合格等原因需要更换离线存储介质时，应实施电子档案或元数据离线存储介质的转换；支撑电子档案管理系统运行的操作系统、数据库管理系统、台式计算机、服务器、磁盘阵列等主要系统硬件、基础软件等设备升级、更新时，应实施电子档案管理系统、电子档案及其元数据的迁移；档案管理系统更新时，应实施电子档案及其元数据的迁移。2.电子档案迁移前应进行迁移可行性评估，包括目标载体、系统、格式的可持续性评估和保管成本评估等，并保证迁移过程中电子文件真实性，防止迁移过程中电子文件信息丢失、非法篡改。3.应在确信转换或迁移活动成功实施之后，填写《电子档案格式转换与迁移登记表》（附件4），根据实际对转换或迁移前的电子档案及其元数据进行销毁或继续留存处置。对经过格式转换后的电子档案及其元数据应重新进行备份。附则本规定由公司办公室负责解释。本规定自发布之日起施行。原《公司电子文件归档与电子档案管理细则》公司办〔2017〕14号同时废止。

附件1电子文件归档规范一、归档范围凡属于管理类档案、产品档案、科学技术研究档案、建设项目档案、设备仪器档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案9大类归档范围的文件材料，在实体归档的同时，相关电子文件要求同步归档。光盘作为承载归档电子文件的载体，不仅具有对部分无法上传档案系统的数据体或超大电子文件进行归档的功能，还具有对各类归档电子档案进行异质备份的功能，并符合电子档案安全管理要求。二、电子文件定义及基本数据类型归档的电子文件主要包括以下数据类型：(一)文本文件（Text，代码为T）：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。文本文件中除了存储文件有效字符信息（包括能用ASCII码字符表示的回车、换行等信息）外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信息。(二)图形文件（Graphic，代码为G）：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量（如：应力、强度等）用图标表示的图形；计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件等即为图形文件。(三)图像文件（Image，代码为I）：指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。(四)视频文件（Video，代码为V）：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。(五)音频文件（Audio，代码为A）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。用音频设备录入并转换为数字形式的文件，主要有11kHZ（电话质量）、22KHz（FM调频收音机质量）和44kHz（CD质量）三种。(六)数据库文件（Database，代码为D）：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据对象。(七)计算机程序文件（Program，代码为P）：指用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机，通过相应的程序编译后执行，有些还要经过连接程序才能执行。“源程序”能表明版权的归属，对于计算机软件的开发者来说具有重要的保存价值。(八)多媒体文件（Multimedia，代码为M）：包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”，它使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。(九)表格文件（Excel，代码为E）。三、光盘制作要求(一)格式要求1.归档电子文件应满足通用格式要求。对非通用格式的电子文件，应将其转换成通用格式，如无法转换，应将纸质文件扫描后以TIFF或PDF格式归档。2.专用软件产生的电子文件原则上应转换为通用格式的电子文件，若不能转换，必须将专用软、硬件环境相关信息在《电子文件登记表》（附件2）中填写清楚。3.特殊的无法转换为通用格式的电子文件，应同时收集其特殊的软硬件环境、压缩算法和其他相关数据。(二)制作要求1.归档电子文件的内容必须与其他载体内容一致。2.归档电子文件的制作应与归档实体对应，不应将封面、目录、附图、附表与正文分别制作成多个电子文件，应对应传统载体文件材料的目录编制成一个完整的电子文件。3.电子文件的页码应与传统载体文件材料的页码对应。4.对附图、附表类电子文件，每一个附图、附表均应有表名和表头。制作电子表格时，无论是Excel格式还是Word格式，不应将不同题名的电子表格设置或编辑在一个文件中，要求对应实体分别制作。(三)归档要求1.电子文件要求原生格式电子文件和格式转换后的电子文件同时归档。2.加密电子文件应解密后归档。3.向档案部门移交的光盘一般1式2套，其中1套封存保管,1套提供利用。4.归档的电子文件要包括《电子文件登记表》(附件2)，并存入归档光盘中，作为电子文件机读目录以备查询。(四)质量要求1.归档光盘应采用优质独立包装的品牌CD-R或DVD±R一次性写入档案适用光盘。2.电子文件归档时，归档管理人员应检验电子文件的外形与技术环境。归档光盘及电子文件检验内容：(1)载体外观检验：如载体有无划痕，是否清洁等。(2)可用性检验：如电子文件是否可正常打开，是否可读，无乱码等问题。(五)光盘标签规格光盘盒正面标识(光盘标签)由名称、主要内容、形成单位、光盘内容量、记录总数、光盘刻录时间和刻录人组成。标签规格样式见附件5。1.密级、保密期限：按照实体档案标注的密级和保密期限打印在标签右上角，不涉密则不标注。2.名称：填写光盘内刻录文件内容的项目名称。3.主要内容：填写光盘内电子文件的主要内容。4.形成单位：填写光盘刻录单位的规范名称。5.光盘内容量：填写光盘中电子文件容量的总量，以“数字+计算单位”表示。如：680MB。6.记录总数：光盘内刻录电子文件的个数(实际数量)。7.刻录时间：填写光盘的刻录日期。如：20150323。8.刻录人：填写光盘刻录责任人姓名。9.备注：填写光盘中原生格式电子文件和格式转换后的电子文件的归档情况。

附件2电子文件登记表文件特征形成部门形成日期光盘内容量密级保密期限软硬件环境硬件环境（主机/网络服务器型号/制造厂商等）操作系统开发工具及版本文本:图像:数据体或软件：文件记录特征源电子文件个数归档电子文件个数总字节数（MB）文件类别及代码○文本文件T

○图形文件G

○图像文件I○数据库D

○音频文件A

○视频文件V○表格文件E

○多媒体文件M

○计算机程序文件P载体类型存储方式□一件一盘□多件一盘□一件多盘□多件多盘制表审核填表人（签名）：年月日审核人（签名）：年月日移交签字移交人（签名）：移交时间